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Finance | base: Rapport für unterwegs
Aufträge im Einsatzplan, Rapport mit Stunden, Ersatzteilen und Pauschalen, Kundenunterschrift, Rapport-PDF, bis zur Sammelrechnung.
Finance | base ist das ERP für alle, die beim Kunden arbeiten: vom Auftrag im Einsatzplan über den unterschriebenen Rapport bis zur Rechnung, ohne Zettel und ohne Abtippen.
Aufträge disponieren
Das Büro legt Serviceaufträge an, mit Kunde oder Projekt, Datum (auch über mehrere Tage), Einsatzadresse, Ansprechperson und Beschrieb. Aus der Auftragsliste plant es sie nach Tag und Person. Die zugewiesenen Aufträge erscheinen im Einsatzplan der Mitarbeitenden, auch in der App. Konflikte mit Absenzen und anderen Einsätzen zeigt die Planung als Warnung. Unter «Meine Aufträge» setzen die Mitarbeitenden den Stand selbst: in Arbeit, erledigt. Spontane Aufträge legen sie im Web oder in der App selbst an, das Büro prüft sie, bevor verrechnet wird.
Rapport auf Auftrag, Projekt oder Kunde
Ein Rapport hängt an einem Auftrag, einem Projekt oder einem Kunden. Ihre Firma stellt ein, welcher Bezug Pflicht ist, ob die Unterschrift verlangt wird, ob Material abgebucht wird und wie Fahrzeit und Kilometer verrechnet werden.
- Arbeitszeit je Tätigkeit: Die Einsatzzeit aus dem Auftrag ist schon vorgeschlagen, Sie passen nur noch an.
- Fahrzeit und Kilometer.
- Ersatzteile und Material aus dem Artikelstamm oder als Freitext, direkt ab Fahrzeug- oder Lagerort, bei verfolgten Artikeln mit Seriennummer oder Charge.
- Pauschalen als eigener Block, mit festen Preisen aus dem Artikelstamm.
- Arbeitsbeschrieb, interne Notiz und Fotos.
- In der App funktioniert die Erfassung auch ohne Netz, der Rapport wird danach übertragen.
Unterschrift, PDF und Visum
Die Kundin oder der Kunde unterschreibt auf dem Gerät, mit Finger, Stift oder Maus. Daraus entsteht das Rapport-PDF, das unveränderlich abgelegt und auf Wunsch gleich per Mail verschickt wird. Wenn Sie das Vier-Augen-Prinzip einschalten, wird jeder Rapport vor der Verrechnung visiert: im Büro oder direkt durch die vorgesetzte Person, einzeln oder gesammelt. Ein Rapport kann auch mit Grund zurückgewiesen werden, und jede spätere Korrektur steht mit Grund im Protokoll.
Verrechnen in einem Zug
Rapporte werden zur Rechnung: Stunden mit dem richtigen Satz, Fahrzeit, Kilometer, Material und Pauschalen. Mehrere Rapporte desselben Kunden fassen Sie zu einer Sammelrechnung zusammen, die Rapport-PDFs hängen als Beilage am Beleg.
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