Finance | base : le rapport pour le terrain

Finance | base est l’ERP de toutes les personnes qui travaillent chez le client : de l’ordre de service dans le planning au rapport signé puis à la facture, sans papier ni ressaisie.

Planifier les ordres de service

Le bureau crée des ordres de service, avec client ou projet, date (aussi sur plusieurs jours), adresse d’intervention, personne de contact et description. Depuis la liste des ordres, il les planifie par jour et par personne. Les ordres attribués apparaissent dans le planning des collaborateurs, aussi dans l’app. Le planning signale les conflits avec absences et autres engagements. Sous « Mes ordres », les collaborateurs mettent eux-mêmes l’état à jour : en cours, terminé. Ils créent eux-mêmes les ordres spontanés sur le web ou dans l’app, le bureau les vérifie avant la facturation.

Rapport sur ordre, projet ou client

Un rapport est lié à un ordre, un projet ou un client. Votre entreprise définit quel lien est obligatoire, si la signature est exigée, si le matériel est déstocké et comment temps de trajet et kilomètres sont facturés.

• Temps de travail par activité : la durée d’intervention de l’ordre est déjà proposée, vous ne faites qu’ajuster.
• Temps de trajet et kilomètres.
• Pièces de rechange et matériel du fichier articles ou en texte libre, directement depuis le véhicule ou le lieu de stockage, avec numéro de série ou lot pour les articles suivis.
• Forfaits comme bloc séparé, avec prix fixes du fichier articles.
• Description du travail, note interne et photos.
• Dans l’app, la saisie fonctionne aussi sans réseau, le rapport est transmis ensuite.

Signature, PDF et visa

Le client signe sur l’appareil, au doigt, au stylet ou à la souris. Il en résulte le PDF du rapport, archivé de façon inaltérable et, sur demande, envoyé aussitôt par e-mail. Si vous activez le principe des quatre yeux, chaque rapport est visé avant la facturation : au bureau ou directement par la personne supérieure, un par un ou en lot. Un rapport peut aussi être refusé avec motif, et chaque correction ultérieure figure avec motif au protocole.

Facturer d’un trait

Les rapports deviennent facture : heures au bon tarif, temps de trajet, kilomètres, matériel et forfaits. Vous regroupez plusieurs rapports d’un même client en une facture groupée, les PDF des rapports sont joints à la pièce.

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