Finance | base: il rapporto per il lavoro in esterno

Finance | base è l’ERP per tutte le persone che lavorano presso il cliente: dall’ordine nel piano d’impiego al rapporto firmato fino alla fattura, senza carta né doppie registrazioni.

Pianificare gli ordini di servizio

L’ufficio crea ordini di servizio, con cliente o progetto, data (anche su più giorni), indirizzo d’intervento, persona di contatto e descrizione. Dalla lista degli ordini li pianifica per giorno e persona. Gli ordini assegnati appaiono nel piano d’impiego dei collaboratori, anche nell’app. Il piano segnala i conflitti con assenze e altri impegni. In «I miei ordini» i collaboratori aggiornano da sé lo stato: in corso, concluso. Gli ordini spontanei li creano da sé sul web o nell’app, l’ufficio li verifica prima della fatturazione.

Rapporto su ordine, progetto o cliente

Un rapporto è collegato a un ordine, un progetto o un cliente. La Sua azienda stabilisce quale collegamento è obbligatorio, se serve la firma, se il materiale viene scaricato dal magazzino e come si fatturano tempo di viaggio e chilometri.

• Tempo di lavoro per attività: la durata d’intervento dell’ordine è già proposta, Lei la adatta soltanto.
• Tempo di viaggio e chilometri.
• Ricambi e materiale dall’anagrafica articoli o come testo libero, direttamente dal veicolo o dal luogo di deposito, con numero di serie o lotto per gli articoli tracciati.
• Forfait come blocco separato, con prezzi fissi dall’anagrafica articoli.
• Descrizione del lavoro, nota interna e foto.
• Nell’app la registrazione funziona anche senza rete, il rapporto viene trasmesso in seguito.

Firma, PDF e visto

Il cliente firma sul dispositivo, con il dito, la penna o il mouse. Ne risulta il PDF del rapporto, archiviato in modo immutabile e, su richiesta, inviato subito per e-mail. Se attiva il principio dei quattro occhi, ogni rapporto viene vistato prima della fatturazione: in ufficio o direttamente dal superiore, singolarmente o in blocco. Un rapporto può anche essere respinto con motivazione, e ogni correzione successiva figura con motivazione nel protocollo.

Fatturare in un colpo solo

I rapporti diventano fattura: ore con la tariffa corretta, tempo di viaggio, chilometri, materiale e forfait. Più rapporti dello stesso cliente li riunisce in una fattura collettiva, i PDF dei rapporti sono allegati al documento.

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