Toute PME active dans la vente collecte des données de contact : cartes de visite, demandes, listes de clients, e-mails. Depuis le 1er septembre 2023, la loi révisée sur la protection des données (LPD, DSG) s’applique : il faut pouvoir prouver d’où viennent les données, à quoi elles servent et sur quoi repose un e-mail publicitaire. Ce guide sur le consentement et les données de contact montre quand un consentement est nécessaire et quand il ne l’est pas, ce qu’il faut consigner, comment traiter désinscription, accès et effacement, et ce qu’un fichier de contacts propre implique au quotidien.
Quelles données de contact la loi protège
La LPD régit le traitement de données personnelles concernant des personnes physiques par des personnes privées et des organes fédéraux (art. 2, al. 1). Sont des données personnelles toutes les informations concernant une personne physique identifiée ou identifiable (art. 5, let. a) ; le traitement est toute opération relative à ces données, de la collecte à l’effacement (art. 5, let. d).
Dans votre liste de contacts, la personne de contact (nom, fonction, e-mail, téléphone) est protégée, l’entreprise en tant que telle ne l’est pas : la loi vise les personnes physiques. Dès qu’une personne identifiable est rattachée à une entreprise, vous traitez des données personnelles, même pour des contacts professionnels.
Les principes au quotidien
L’art. 6 LPD énonce les principes. Les données doivent être traitées de manière licite (al. 1), conforme à la bonne foi et proportionnée (al. 2). Elles ne peuvent être collectées que pour une finalité déterminée et reconnaissable pour la personne concernée, puis traitées de manière compatible avec elle (al. 3). Elles sont détruites ou anonymisées dès qu’elles ne sont plus nécessaires à cette finalité (al. 4). Qui traite des données doit s’assurer qu’elles sont exactes et prendre des mesures appropriées pour rectifier, effacer ou détruire celles qui sont inexactes ou incomplètes (al. 5).
En vente, cela donne : ne saisissez que ce dont la relation client a besoin, consignez pourquoi une adresse a été saisie, nettoyez doublons et entrées périmées, et effacez ce qui n’a plus de finalité. La loi ne fixe pas en années la durée de conservation d’une adresse : la finalité décide.
Consentement ou autre motif ?
Une atteinte à la personnalité est illicite à moins d’être justifiée par le consentement de la personne concernée, par un intérêt privé ou public prépondérant ou par la loi (art. 31, al. 1, LPD). Le consentement est donc l’un de trois motifs, non le seul. Les intérêts prépondérants du responsable du traitement entrent notamment en considération lorsque le traitement est en relation directe avec la conclusion ou l’exécution d’un contrat et concerne le cocontractant (art. 31, al. 2, let. a). Pour l’adresse de facturation d’un client, aucun consentement distinct n’est donc requis (pour la facture elle-même : Créer une facture QR).
Il en va autrement de la publicité de masse par e-mail (par exemple une newsletter) : l’art. 3, al. 1, let. o, de la loi fédérale contre la concurrence déloyale (LCD, UWG) exige le consentement préalable, sauf si l’exception pour la clientèle s’applique. Le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT, EDÖB) décrit les exigences : consentement explicite, libre, éclairé, révocable en tout temps ; accepter des conditions générales ne suffit pas. La LPD ajoute (art. 6, al. 6) que, lorsque le consentement est requis, la personne ne consent valablement que si elle exprime librement sa volonté concernant un ou plusieurs traitements déterminés et après avoir été dûment informée. Les règles propres à la newsletter font l’objet du guide « Newsletter en Suisse : envoi conforme à la loi ».
Informer : ce que vous devez communiquer
Qui collecte des données personnelles en informe la personne concernée de manière adéquate, que la collecte ait lieu auprès d’elle ou non (art. 19, al. 1, LPD). Il faut communiquer au moins l’identité et les coordonnées du responsable du traitement, la finalité du traitement et, le cas échéant, les destinataires (al. 2). Si les données ne proviennent pas de la personne, s’y ajoutent les catégories de données traitées (al. 3), et l’information intervient au plus tard un mois après l’obtention des données (al. 5). Elle doit être concise, transparente, compréhensible et facilement accessible (art. 13 de l’ordonnance sur la protection des données, OPDo, DSV).
Le devoir d’informer tombe notamment lorsque la personne dispose déjà des informations (art. 20, al. 1, let. a) et, pour des données non collectées auprès d’elle, lorsque l’information est impossible ou exige des efforts disproportionnés (art. 20, al. 2). D’ordinaire, une déclaration de protection des données figure sur le site web, et formulaires et signatures y renvoient (pratique). Qui omet intentionnellement d’informer encourt, sur plainte, une amende de CHF 250’000 au plus (art. 60, al. 1, let. b).
Consigner le consentement
L’art. 6 LPD ne prévoit aucune forme particulière pour le consentement. Il doit être exprès notamment pour le traitement de données sensibles (al. 7, let. a). Recommandation pratique (non légale) : consignez pour chaque consentement
- l’adresse concernée,
- la finalité (par exemple « newsletter » ou « offres »),
- date, source et texte présenté (formulaire, entretien, carte),
- une révocation avec sa date.
Séparez les finalités : qui s’inscrit à la newsletter n’a pas consenti à des appels téléphoniques ni à des e-mails d’offres. Séparez aussi consentement et relation client : l’achat fait de quelqu’un un client, pas automatiquement un abonné.
Droits des contacts : accès, rectification, effacement
Accès. Toute personne peut demander si des données personnelles la concernant sont traitées (art. 25, al. 1, LPD). Elle reçoit notamment l’identité et les coordonnées du responsable, les données traitées, la finalité, la durée de conservation et les informations disponibles sur l’origine (al. 2). Les renseignements sont en principe gratuits (al. 6) ; s’ils exigent des efforts disproportionnés, une participation aux coûts de CHF 300 au plus peut être demandée, communiquée au préalable (art. 19 OPDo). Ils sont en règle générale fournis dans un délai de 30 jours (al. 7). Selon l’art. 18 OPDo, ils le sont dans les 30 jours suivant la réception de la demande ; sinon, informez la personne en indiquant le délai. La demande se fait par écrit, par voie électronique aussi (art. 16 OPDo) ; vous devez identifier la personne. Le PFPDT précise que la demande n’a pas à être motivée. Fournir intentionnellement des renseignements inexacts ou incomplets est passible d’une amende (art. 60, al. 1, let. a).
Rectification et effacement. La personne concernée peut exiger la rectification de données inexactes (art. 32, al. 1). Par voie d’action, elle peut notamment demander l’interdiction d’un traitement, l’interdiction d’une communication à des tiers ou l’effacement de données (art. 32, al. 2). Traiter des données contre la manifestation expresse de sa volonté est une atteinte à la personnalité (art. 30, al. 2, let. b).
Obligations de conserver. Les factures servent en général de pièces comptables (art. 957a, al. 3, CO) ; elles se conservent dix ans, dès la fin de l’exercice (art. 958f, al. 1, CO). Plus à ce sujet dans Obligation de tenir une comptabilité. Le rapport entre une demande d’effacement et cette obligation est, dans le cas concret, une question de droit. En pratique, bloquez pour la publicité et les relances les contacts liés à des factures et laissez les pièces inchangées.
Exemple pratique : Beispiel Holzbau AG
La Beispiel Holzbau AG (fictive) passe à une nouvelle gestion des contacts et reprend sa liste d’abonnés à la newsletter de 1’200 lignes, enregistrée depuis Excel en fichier CSV. Le nettoyage révèle 85 lignes qui répètent une adresse : restent 1’115 adresses. Pour le consentement, la liste indique ceci :
| Groupe | Lignes | Traitement |
|---|---|---|
| Date d’inscription et source présentes | 640 | reprises comme consentement |
| Date d’inscription manquante | 360 | « non clarifié », ne pas écrire |
| Source manquante | 115 | « non clarifié », ne pas écrire |
| Total adresses | 1’115 |
La directrice décide : 640 adresses recevront la newsletter à l’avenir, les 475 autres (360 plus 115) non. Elle ne veut pas leur demander leur accord par e-mail collectif : un tel e-mail peut lui aussi valoir publicité de masse sans consentement (interprétation ; le tribunal tranche au cas par cas). Elle sollicite ces personnes directement lorsqu’elles se manifestent. Trois semaines plus tard, un contact demande l’accès ; elle fournit nom et coordonnées de l’entreprise, les données enregistrées (nom, adresse e-mail), la finalité, la durée de conservation ou les critères, et l’origine (« Liste d’import octobre 2026 ») en huit jours, donc avant l’échéance des 30 jours. Une autre personne révoque son consentement ; l’adresse est bloquée pour la publicité, les factures restent inchangées.
Checklist
- Finalité, date et source du consentement sont consignées pour chaque adresse
- Les finalités sont séparées (newsletter, offres, téléphone)
- La déclaration de protection des données nomme identité, finalité et destinataires
- Données non collectées par vous : information dans le mois ou exception documentée
- Révocation et désinscription agissent aussitôt et sont traçables
- Les doublons sont nettoyés, chaque adresse n’est tenue qu’une fois
- Le processus pour les demandes d’accès est fixé : qui répond, jusqu’à quand (30 jours)
- Les contacts liés à des factures sont bloqués, non effacés, s’ils refusent la publicité
- Les contacts périmés sans finalité sont effacés régulièrement
La solution KMU | base
Dans Sales | base, chaque contact a une fiche à onglets : Vue d’ensemble (deals ouverts, chronologie, moyens de contact, relations), Marketing (tags et consentements), Autres (rubriques rarement utilisées).
1. Consigner le consentement. Dans le menu Vente, ouvrez Contacts, le contact et l’onglet Marketing. Sous « Bases juridiques et blocages d’envoi », choisissez « Saisir une base » avec adresse, finalité (par exemple newsletter ou offres), type de base et justificatif. Un consentement n’est valable qu’avec justificatif (quand, où, comment). Relation client, inscription ou recherche ne sont expressément pas un consentement. La fonction « Consentement par adresse et par finalité, blocages, désinscription, révocation » prouve à tout moment sur quoi repose un contact.
2. Révocation et blocage. Vous révoquez un consentement sur l’entrée (« Révoquer »). Après une révocation, l’adresse ne redevient valable qu’avec un nouveau consentement justifié. Avec « Bloquer l’adresse », vous bloquez une adresse à la main : elle ne reçoit plus d’envois, les envois en attente sont arrêtés. Désinscriptions, plaintes et demandes de suppression restent bloquées définitivement. Des contacts entiers se bloquent avec « Bloquer le contact » (« Exclure et bloquer ») ; cela peut être annulé.
3. Voir l’historique. La chronologie montre notes, activités, appels, e-mails et fichiers, puis l’historique avec deals, e-mails, consentements et journal (« Chronologie par contact »). Pour chaque valeur, vous voyez d’où elle vient et ce qui valait avant (« Priorité des sources et valeurs antérieures »), utile pour la question de l’origine.
4. Éviter les doublons. Vous tenez plusieurs moyens de contact par e-mail et téléphone, dont un principal ; la même adresse ne peut pas être créée deux fois (« Plusieurs adresses avec protection contre les doublons »). Une désinscription vaut pour l’adresse ; celle-ci n’étant tenue qu’une fois, elle ne peut échapper à une seconde fiche.
5. Import avec essai. Vous reprenez une liste de newsletter sous Pilotage › Plus › Import avec le profil « Liste de newsletter » (fichier CSV ou TSV). L’essai montre totaux et constats et ne modifie rien (« Import avec essai obligatoire (contacts CSV, liste de newsletter, liste de recherche) »). Un consentement n’est valable qu’avec date d’inscription et source, sinon l’adresse reste « non clarifiée » et ne reçoit aucun envoi. Pour reprendre des fichiers de contacts entiers depuis Excel ou CSV, l’assistant d’importation se trouve sous Paramètres de l’entreprise › Échange de données : avec essai, rapport de rapprochement, validation et annulation (« Reprendre des contacts par CSV ou Excel »). Si la colonne consentement indique « oui », Sales | base le reprend comme consentement à la newsletter avec la mention « Consentement issu du fichier d’import ». La preuve d’origine n’y figure donc pas : conservez-la vous-même et n’inscrivez « oui » que là où vous l’avez.
Limites. Sales | base n’offre pas pour les contacts d’accès en un clic comme dans le domaine du personnel : vous rassemblez les informations à partir de la fiche de contact, de la chronologie et du journal, ou exportez la liste en CSV si vous en avez le droit. Vous n’effacez un contact que s’il n’a aucun lien avec une facture ; sinon, « Exclure » reste le choix. Sales | base ne connaît pas de délais d’effacement automatiques pour les contacts ; l’entretien du fichier vous incombe.
Le guide de Sales | base décrit l’utilisation. Pour l’essayer vous-même, consultez la démo ou ouvrez un compte d’essai. En cas de questions, nous vous aidons via la page de contact. Tarifs : Tarifs.
Sources
- Loi fédérale sur la protection des données (LPD, DSG, RS 235.1), art. 2, al. 1, art. 5, let. a et d, art. 6, art. 19, art. 20, al. 1, let. a et al. 2, art. 25, art. 30, al. 2, let. b, art. 31, al. 1 et al. 2, let. a, art. 32 et art. 60, al. 1, état au 7 juillet 2025, consulté le 27.10.2026.
- Ordonnance sur la protection des données (OPDo, DSV, RS 235.11), art. 13, 16, 18 et 19, état au 1er décembre 2025, consulté le 27.10.2026.
- Loi fédérale contre la concurrence déloyale (LCD, UWG, RS 241), art. 3, al. 1, let. o, état au 1er janvier 2025, consulté le 27.10.2026.
- Code des obligations (CO, OR, RS 220), art. 957a, al. 3 et art. 958f, al. 1, état au 1er octobre 2026, consulté le 27.10.2026.
- PFPDT : Droit d’accès (page sans indication de date), consulté le 27.10.2026.
- PFPDT : Publicité et marketing, section « L’envoi de publicité par courrier électronique » (page sans indication de date), consulté le 27.10.2026.
Ce guide ne remplace aucun conseil juridique ou fiscal. État des informations : 27.10.2026.