Abacus est un système modulaire que de nombreuses PME suisses exploitent avec un partenaire Abacus. L’export ne passe donc pas par un seul bouton, mais par des programmes distincts, chacun portant un numéro. Ce guide montre quel programme fournit quoi, et dans quels cas il vaut mieux demander au partenaire.
Avant de commencer : ce qu’il vous faut
Tous les programmes ne sont pas forcément ouverts à chaque utilisateur. Votre partenaire Abacus et votre fiduciaire savent le mieux quels modules votre entreprise utilise. Associez donc le partenaire dès le début : il connaît votre installation, vos mandants et le choix des champs. Créez un dossier où vous rassemblez tous les fichiers. Exportez avant de résilier Abacus : vous devez conserver les livres comptables pendant dix ans (art. 958f CO).
Étape par étape : l’export depuis Abacus
Les indications suivent l’aide Abacus sur la comptabilité financière. Les noms de programme sont ceux de l’interface Abacus en allemand.
- Plan comptable : le programme 554 «Kontenplan Import/Export» exporte les plans comptables, les plans de centres de coûts et de projets avec leur classification. Le format est ASCII ou XML ; il n’y a pas de format Excel à cet endroit.
- Écritures : le programme 5534 «Import/Export Buchungen AbaConnect» exporte le journal en ASCII, XML ou Excel (xlsx). Choisissez le journal, les écritures effectives et le domaine «Finanzbuchhaltung & Kostenrechnung» (comptabilité financière et comptabilité analytique).
- Journal comme évaluation : le programme 15 «Journalauswertungen» fournit le journal sous forme de liste. La manière de sortir cette liste en Excel est décrite dans le guide d’un partenaire Abacus (voir les sources) ; en cas de doute, demandez à votre partenaire.
- Soldes et soldes d’ouverture : dans le programme 31 «Bilanz / Erfolgsrechnung / Saldi» (bilan, compte de résultat, soldes), appelez dans la vue des soldes, au niveau «Jahreszahlen» (chiffres annuels), l’export des valeurs annuelles par un clic droit, par exemple vers Excel. Vous en tirez les soldes d’ouverture.
- Codes TVA : le programme 535 «Import/Export Mehrwertsteuer Code» exporte vos codes de TVA.
- Postes ouverts : le programme 14 «Offene-Posten-Listen» établit les listes des débiteurs et des créanciers. L’aide ne décrit pas si et comment les sortir en Excel ; en cas de doute, une liste PDF à la date de référence suffit, nous la rapprochons.
Répétez les exports pour chaque exercice que vous souhaitez reprendre.
Débiteurs, créanciers et adresses
Pour les clients, fournisseurs, adresses et personnes de contact, Abacus propose l’interface AbaConnect, par exemple «DEBI Kunden» (clients) sous forme de fichier XML. C’est une voie technique, pour laquelle il n’existe pas de chemin de menu destiné aux non-initiés. Faites configurer et lancer ces exports par le partenaire Abacus. Il voit tout de suite quels champs vous tenez réellement à jour.
Salaires
Abacus indique que les journaux et listes de la comptabilité salaires (AbaLohn) peuvent être enregistrés en Excel ou en PDF, de même que les listes du personnel. Nous ne disposons pas d’un chemin de menu documenté pour cela ; l’aide d’Abacus ne décrit pas l’export des fiches de salaire, des vacances et des absences. Là aussi, demandez au partenaire ou au support du fabricant. Conservez également les certificats de salaire et les fiches de salaire en PDF.
Exemple pratique : Alpstein Bau AG
L’Alpstein Bau AG est une entreprise de construction fictive de douze collaborateurs. Elle change au 1er janvier. En novembre, elle demande les exports à son partenaire Abacus : plan comptable, écritures des deux dernières années, liste des soldes au 31 décembre, codes TVA et liste des postes ouverts. Les fichiers atterrissent dans un dossier, et l’entreprise les envoie à KMU | base. Lors de l’essai, elle voit ce qui sera créé. La liste des soldes sert de contrôle : les comptes concordent ou sont corrigés avant la validation.
La solution KMU | base
1. Vous fournissez l’export, nous trions et saisissons les données. La reprise des données est gratuite et prend au maximum 24 heures les jours ouvrables. Tout le reste figure sur la page De Abacus à KMU | base.
2. Essai avant la reprise. Vous voyez ce qui sera créé et ce qui existe déjà. La reprise n’a lieu qu’après votre validation, et une reprise peut être annulée.
3. Modèles pour les systèmes courants. Nous avons des modèles pour les exports des systèmes suisses courants ; vous n’avez donc pas à transformer vos fichiers.
Si vous souhaitez essayer vous-même, regardez la Démo ou ouvrez un compte test.
Sources
- Aide Abacus «Finanzbuchhaltung» (état au 19.09.2024) et description de fin d’année 2022, consultées le 9 novembre 2026 : downloads.abacus.ch
- Abacus AbaConnect, interface «DEBI Kunden» et aperçu des documentations, consultés le 9 novembre 2026 : downloads.abacus.ch
- Prospectus comptabilité salaires RH (2019), consulté le 9 novembre 2026 : media.abacus.ch
- Heyde (Schweiz) AG pour la HSLU, guide d’export de données Abacus (2021) : sites.hslu.ch
- Code des obligations (CO, RS 220), art. 958f : fedlex.admin.ch
Ce guide décrit les menus de Abacus d’après l’aide du fabricant ; les intitulés peuvent changer. État des informations : 9 novembre 2026.