Abacus è un sistema modulare che molte PMI svizzere gestiscono insieme a un partner Abacus. L’esportazione non passa quindi da un unico pulsante, ma da singoli programmi, ciascuno con un proprio numero. Questa guida mostra quale programma fornisce che cosa e quando è meglio chiedere al partner.
Prima di iniziare: che cosa serve
Non è detto che tutti i programmi siano abilitati per ogni utente. Quali moduli usa la vostra azienda lo sanno meglio il vostro partner Abacus e il vostro fiduciario. Coinvolgete quindi presto il partner: conosce la vostra configurazione, i vostri mandanti e la scelta dei campi. Create una cartella in cui raccogliere tutti i file. Esportate prima di disdire Abacus: i libri contabili vanno conservati per dieci anni (art. 958f CO).
Passo dopo passo: l’esportazione da Abacus
Le indicazioni seguono la guida Abacus sulla contabilità finanziaria. I nomi dei programmi sono quelli dell’interfaccia Abacus in tedesco.
- Piano dei conti: il programma 554 «Kontenplan Import/Export» esporta piani dei conti, piani dei centri di costo e dei progetti con la relativa classificazione. Il formato è ASCII o XML; qui non esiste un formato Excel.
- Registrazioni: il programma 5534 «Import/Export Buchungen AbaConnect» esporta il giornale come ASCII, XML o Excel (xlsx). Scegliete il giornale, le registrazioni effettive e l’area «Finanzbuchhaltung & Kostenrechnung» (contabilità finanziaria e contabilità analitica).
- Giornale come valutazione: il programma 15 «Journalauswertungen» fornisce il giornale come elenco. Come ottenere questo elenco in Excel lo descrive la guida di un partner Abacus (vedere le fonti); in caso di dubbio chiedete al vostro partner.
- Saldi e saldi di apertura: nel programma 31 «Bilanz / Erfolgsrechnung / Saldi» (bilancio, conto economico, saldi) richiamate nella vista dei saldi, al livello «Jahreszahlen» (cifre annuali), con il tasto destro del mouse l’esportazione dei valori annuali, per esempio verso Excel. Da qui ricavate i saldi di apertura.
- Codici IVA: il programma 535 «Import/Export Mehrwertsteuer Code» esporta i vostri codici IVA.
- Partite aperte: il programma 14 «Offene-Posten-Listen» crea gli elenchi per debitori e creditori. La guida non descrive se e come ottenerli in Excel; in caso di dubbio basta un elenco PDF alla data di riferimento, che confrontiamo noi.
Ripetete le esportazioni per ogni esercizio che desiderate trasferire.
Debitori, creditori e indirizzi
Per clienti, fornitori, indirizzi e persone di contatto Abacus offre l’interfaccia AbaConnect, per esempio «DEBI Kunden» (clienti) come file XML. È una via tecnica, per la quale manca un percorso di menu pensato per i non addetti. Fate configurare e avviare queste esportazioni dal partner Abacus. Vede subito quali campi curate davvero.
Salari
Abacus indica che giornali ed elenchi della contabilità salari (AbaLohn) si possono salvare come Excel o PDF, come pure gli elenchi del personale. Non disponiamo di un percorso di menu documentato; la guida di Abacus non descrive l’esportazione di conteggi salariali, vacanze e assenze. Anche qui rivolgetevi al partner o al supporto del produttore. Conservate anche i certificati di salario e i conteggi salariali in PDF.
Esempio pratico: Alpstein Bau AG
La Alpstein Bau AG è un’impresa edile fittizia con dodici collaboratori. Cambia il 1° gennaio. A novembre chiede al proprio partner Abacus le esportazioni: piano dei conti, registrazioni degli ultimi due anni, elenco dei saldi al 31 dicembre, codici IVA e un elenco delle partite aperte. I file finiscono in una cartella e l’azienda li invia a KMU | base. Nella prova vede che cosa viene creato. L’elenco dei saldi serve da controllo: i conti tornano oppure vengono corretti prima dell’approvazione.
La soluzione KMU | base
1. Voi fornite l’esportazione, noi ordiniamo e inseriamo i dati. L’importazione dei dati è gratuita e nei giorni lavorativi richiede al massimo 24 ore. Il resto è sulla pagina Da Abacus a KMU | base.
2. Prova prima dell’importazione. Vedete che cosa viene creato e che cosa esiste già. L’importazione avviene solo dopo la vostra approvazione e può essere annullata.
3. Modelli per i sistemi diffusi. Abbiamo modelli per le esportazioni dei sistemi svizzeri più diffusi; non dovete quindi modificare i vostri file.
Se volete provare da soli, guardate la Demo o aprite un account di prova.
Fonti
- Guida Abacus «Finanzbuchhaltung» (stato 19.09.2024) e descrizione di fine anno 2022, consultate il 9 novembre 2026: downloads.abacus.ch
- Abacus AbaConnect, interfaccia «DEBI Kunden» e panoramica delle documentazioni, consultate il 9 novembre 2026: downloads.abacus.ch
- Prospetto contabilità salari HR (2019), consultato il 9 novembre 2026: media.abacus.ch
- Heyde (Schweiz) AG per la HSLU, guida all’esportazione dei dati Abacus (2021): sites.hslu.ch
- Codice delle obbligazioni (CO, RS 220), art. 958f: fedlex.admin.ch
Questa guida descrive i menu di Abacus secondo la guida del produttore; le denominazioni possono cambiare. Stato delle informazioni: 9 novembre 2026.