Abacus ist ein modulares System, das viele Schweizer KMU zusammen mit einem Abacus-Partner betreiben. Der Export läuft deshalb nicht über einen einzigen Knopf, sondern über einzelne Programme, die jeweils eine Programmnummer tragen. Diese Anleitung zeigt, welches Programm was liefert, und wo Sie besser den Partner fragen.
Vorher: was Sie brauchen
Rechnen Sie damit, dass nicht alle Programme für jeden Benutzer freigeschaltet sind. Welche Module Ihr Betrieb nutzt, wissen Ihr Abacus-Partner und Ihre Treuhandstelle am besten. Beziehen Sie den Partner deshalb früh ein: Er kennt Ihre Einrichtung, Ihre Mandanten und die Auswahl der Felder. Legen Sie einen Ordner an, in dem Sie alle Dateien sammeln. Exportieren Sie, bevor Sie Abacus kündigen: Die Geschäftsbücher müssen Sie zehn Jahre aufbewahren (Art. 958f OR).
Schritt für Schritt: Export aus Abacus
Die Angaben folgen der Abacus-Hilfe zur Finanzbuchhaltung. Die Programmnamen sind die der Abacus-Oberfläche.
- Kontenplan: Programm 554 «Kontenplan Import/Export» exportiert Kontenpläne, Kostenstellen- und Projektpläne samt Klassierung. Das Format ist ASCII oder XML, ein Excel-Format gibt es dort nicht.
- Buchungen: Programm 5534 «Import/Export Buchungen AbaConnect» exportiert das Journal als ASCII, XML oder Excel (xlsx). Wählen Sie das Journal, effektive Buchungen und den Bereich «Finanzbuchhaltung & Kostenrechnung».
- Journal als Auswertung: Programm 15 «Journalauswertungen» liefert das Journal als Liste. Wie sich diese Liste als Excel ausgeben lässt, beschreibt die Drittanleitung eines Abacus-Partners (siehe Quellen); fragen Sie im Zweifel Ihren Partner.
- Saldi und Eröffnungssalden: Im Programm 31 «Bilanz / Erfolgsrechnung / Saldi» rufen Sie in der Saldenansicht auf der Ebene «Jahreszahlen» mit der rechten Maustaste den Export der Jahreswerte auf, zum Beispiel nach Excel. Daraus ergeben sich die Eröffnungssalden.
- MWST-Codes: Programm 535 «Import/Export Mehrwertsteuer Code» exportiert Ihre Steuercodes.
- Offene Posten: Das Programm 14 «Offene-Posten-Listen» erstellt die Listen für Debitoren und Kreditoren. Ob und wie Sie diese als Excel ausgeben können, beschreibt die Hilfe nicht; im Zweifel genügt eine PDF-Liste zum Stichtag, die wir abgleichen.
Wiederholen Sie die Exporte für jedes Geschäftsjahr, das Sie übernehmen möchten.
Debitoren, Kreditoren und Adressen
Für Kunden, Lieferanten, Adressen und Kontaktpersonen bietet Abacus die Schnittstelle AbaConnect an, zum Beispiel «DEBI Kunden» als XML-Datei. Das ist ein technischer Weg, für den ein Menüpfad für Laien fehlt. Lassen Sie diese Exporte vom Abacus-Partner einrichten und auslösen. Er sieht sofort, welche Felder Sie wirklich pflegen.
Lohn
Abacus bewirbt, dass sich Journale und Listen aus der Lohnbuchhaltung (AbaLohn) als Excel oder PDF speichern lassen, ebenso Personallisten. Ein belegter Menüpfad dafür liegt uns nicht vor; die Abacus-Hilfe beschreibt den Export von Lohnabrechnungen, Ferien und Absenzen nicht. Fragen Sie hier ebenfalls den Partner oder den Hersteller-Support. Auch Lohnausweise und Lohnabrechnungen als PDF sollten Sie aufbewahren.
Praxisbeispiel: Alpstein Bau AG
Die Alpstein Bau AG ist ein erfundener Baubetrieb mit zwölf Mitarbeitenden. Sie wechselt per 1. Januar. Im November bittet sie ihren Abacus-Partner um die Exporte: Kontenplan, Buchungen der letzten zwei Jahre, Saldenliste zum 31. Dezember, MWST-Codes und eine Liste der offenen Posten. Die Dateien landen in einem Ordner, und die Firma schickt sie an KMU | base. Im Probelauf sieht sie, was neu angelegt wird. Die Saldenliste dient als Kontrolle: Die Konten stimmen oder werden vor der Freigabe berichtigt.
So löst es KMU | base
1. Sie liefern den Export, wir sortieren und pflegen die Daten ein. Die Datenübernahme ist kostenlos und dauert werktags höchstens 24 Stunden. Alles Weitere steht auf der Seite Von Abacus zu KMU | base.
2. Probelauf vor der Übernahme. Sie sehen, was neu angelegt wird und was schon vorhanden ist. Übernommen wird erst nach Ihrer Freigabe, und eine Übernahme lässt sich zurücknehmen.
3. Vorlagen für gängige Systeme. Für Exporte gängiger Schweizer Systeme haben wir Vorlagen; so müssen Sie Ihre Dateien nicht umbauen.
Möchten Sie es selbst ausprobieren, sehen Sie sich die Demo an oder eröffnen Sie ein Testkonto.
Quellen
- Abacus Hilfe «Finanzbuchhaltung» (Stand 19.09.2024) und Jahresendbeschreibung 2022, abgerufen am 9. November 2026: downloads.abacus.ch
- Abacus AbaConnect, Schnittstellen «DEBI Kunden» und Übersicht der Dokumentationen, abgerufen am 9. November 2026: downloads.abacus.ch
- Prospekt HR-Lohnbuchhaltung (2019), abgerufen am 9. November 2026: media.abacus.ch
- Heyde (Schweiz) AG für die HSLU, Anleitung Datenexport Abacus (2021): sites.hslu.ch
- Obligationenrecht (OR, SR 220), Art. 958f: fedlex.admin.ch
Diese Anleitung beschreibt die Menüs von Abacus nach der Hilfe des Herstellers; Bezeichnungen können sich ändern. Stand der Informationen: 9. November 2026.