Un contrat d’apprentissage accompagne la formation professionnelle initiale d’une personne. Pour l’administration du personnel, changer le titre d’un contrat de travail ordinaire ne suffit donc pas. La profession, la durée de formation et la personne responsable dans l’entreprise font partie du dossier, tout comme l’approbation cantonale. Ce guide présente le parcours dans HR | base, depuis le choix du type de contrat jusqu’à l’enregistrement de la décision officielle. Aucun montant salarial universel n’est proposé. Les références pertinentes sont celles de la profession et de l’entreprise formatrice, accompagnées de leurs justificatifs.
Bases légales et compétence
Les dispositions particulières du contrat d’apprentissage figurent aux art. 344–346a CO. L’art. 344a exige la forme écrite et définit le contenu minimal. L’art. 14 LFPr prévoit l’approbation cantonale. La clause de résiliation ordinaire d’un contrat de travail à durée indéterminée selon l’art. 335c CO ne doit donc pas être reprise sans adaptation dans ce processus. Vérifiez la durée et le contenu professionnel dans l’ordonnance de formation concernée.
Commencez par déterminer le canton compétent pour l’entreprise formatrice. Le canton de la société peut constituer une indication utile, mais il ne règle pas tous les cas où la formation se déroule ailleurs. Vous pouvez modifier le canton pour ce contrat particulier. Le nom du service et son lien vous permettent de vérifier la procédure de dépôt. Lorsque cette procédure n’est pas documentée, elle reste clairement signalée comme étant à vérifier.
Profession et durée
Ouvrez le contrat dans le dossier personnel et choisissez le type correspondant aux apprentis. HR | base affiche alors le formulaire du contrat d’apprentissage. Un contrat déjà enregistré est également ouvert depuis cette entrée. Vous poursuivez ainsi le même dossier plutôt que de créer en parallèle un contrat de travail ordinaire. Contrôlez la personne et la société concernées avant de saisir les conditions. Ce contrôle reste utile lorsque vous préparez plusieurs dossiers à la suite.
Saisissez la désignation officielle de la profession, le titre CFC ou AFP et, si nécessaire, l’orientation. Un numéro de profession peut faciliter l’identification. Une désignation saisie librement ne prouve pas que les conditions de cette formation sont remplies. Comparez les informations avec la documentation de la profession et le formulaire du canton. En cas de différence, clarifiez la référence à utiliser avant de finaliser le document.
Indiquez ensuite le début, la fin et la durée en mois. Le formulaire peut proposer une date de fin à partir du début et de la durée. Inversement, un début et une fin correspondant exactement à des mois entiers permettent de reprendre cette durée. Vérifiez la proposition avant de l’enregistrer. Une fin différente n’est pas remplacée discrètement par une durée arrondie. Ces limites déterminent également les années de formation à renseigner pour le salaire.
Temps d’essai, encadrement et salaire
Selon l’art. 344a CO, le temps d’essai est en principe d’un à trois mois. Sans autre accord, il est de trois mois. Une prolongation jusqu’à six mois au total exige un accord dans les délais et le consentement du service cantonal. Le champ de date supplémentaire n’est pas une preuve de ce consentement. Clarifiez les pièces avec le service avant de considérer la prolongation comme convenue. Conservez une distinction claire entre une proposition et un accord effectivement justifié.
Choisissez la personne formatrice responsable parmi les collaborateurs accessibles de la même entreprise. Contrôlez son nom dans le document et sa responsabilité réelle sur le terrain. Le fait de sélectionner un nom dans le logiciel ne remplace pas une vérification de son aptitude au regard des règles professionnelles. Si les responsabilités changent, actualisez le contrat de manière explicite et vérifiez la suite à donner auprès du service compétent.
Pour chaque année affichée, saisissez le salaire mensuel brut convenu et la règle relative au treizième salaire. Le logiciel n’invente pas de recommandation pour remplir ces champs. Utilisez les références documentées de la profession ou un accord vérifié. Une ligne annuelle manquante reste signalée dans la liste de contrôle. Si vous raccourcissez ensuite la durée de formation, examinez les lignes qui dépassent la nouvelle période avant de les retirer. Vous évitez ainsi de conserver des conditions devenues incohérentes.
Travail, vacances et formation
Saisissez la durée hebdomadaire de travail convenue. Comparez le travail en entreprise avec les périodes scolaires et les autres activités obligatoires de formation. Le formulaire rassemble les conditions contractuelles, mais ne certifie pas automatiquement la légalité de chaque modèle horaire. La planification des jeunes personnes en formation doit aussi tenir compte des dispositions de protection applicables. Une information manquante doit être clarifiée plutôt que remplacée par une valeur habituelle sans justificatif.
La proposition de vacances dépend de l’âge au début de l’apprentissage. Le lien affiché indique la base légale. Vérifiez aussi les accords plus favorables qui pourraient s’appliquer. Si vous changez le début, actualisez les propositions, puis décidez expressément de reprendre ou non la nouvelle valeur. Une condition déjà saisie ne doit pas être modifiée à votre insu. La proposition est une aide au contrôle, pas une confirmation de toutes les conditions particulières.
Complétez l’école professionnelle, le lieu et les jours d’école par année. Les cours interentreprises disposent de lignes propres pour la désignation, le prestataire, le lieu et le nombre de jours. Saisissez uniquement ce qui est connu et vérifié. Les éléments encore ouverts doivent être clarifiés avant la coordination finale avec le service cantonal. L’art. 345a CO règle notamment le temps à accorder pour la formation et les examens.
Coûts et assurances
Précisez qui assume le matériel scolaire, les cours et les autres coûts convenus. Une description claire de la prise en charge est plus utile qu’un forfait sans fondement. Appuyez-vous sur les documents de l’entreprise et sur les directives pertinentes pour cette formation. Vérifiez que les conditions contractuelles correspondent aux pièces présentées à la personne en formation pour signature. Si plusieurs documents décrivent la même prise en charge, contrôlez leur cohérence.
Examinez ensuite les informations sur les accidents professionnels, les accidents non professionnels et l’assurance d’indemnités journalières maladie. Décrivez des accords compréhensibles à partir des documents d’assurance disponibles. Un texte libre dans le formulaire ne remplace pas la vérification de la couverture réelle. Lorsque plusieurs situations existent dans la société, utilisez celle qui concerne précisément cet apprentissage. Une formulation générale peut laisser une question essentielle sans réponse.
Exemple pratique : une entreprise fictive
L’entreprise fictive Atelier Nuage prépare le contrat de Lina Wolkenfels. La responsable du personnel ouvre son dossier et choisit le type des apprentis. Elle vérifie le canton de l’entreprise formatrice, saisit la profession et compare le début et la fin avec les documents de formation. Elle choisit la formatrice responsable dans l’entreprise. Pour le salaire, elle n’utilise pas un chiffre général : elle contrôle les références disponibles et l’accord concret.
Après l’école et les coûts, elle enregistre le projet. La liste de contrôle montre encore les champs manquants et les points à vérifier. Elle crée le PDF au dossier après avoir traité ces éléments. L’indication sur l’approbation encore manquante reste visible. Un document enregistré ou une coche dans la liste d’entrée ne peut ainsi pas être confondu avec une décision positive du service. Les différentes étapes restent lisibles pour la personne qui reprendra ensuite le dossier.
Dépôt et approbation
Comparez le document avec le formulaire actuel du canton et organisez les signatures nécessaires. Le logiciel ne transmet pas automatiquement le contrat au service. Après le dépôt réel, enregistrez sa date et la référence disponible. Le statut décrit alors une étape justifiée, et non un envoi simplement envisagé. Le lien cantonal vous aide à consulter les consignes propres à la situation.
Lorsque l’approbation est reçue, saisissez sa date et son numéro selon la décision. L’enregistrement de l’approbation exige un dépôt préalable. Jusque-là, l’interface indique la réserve de validité après approbation. En cas de refus, documentez ce statut et clarifiez les adaptations. Une résiliation anticipée relève de l’art. 346 CO ; le calcul ordinaire du délai de congé ne constitue pas le parcours approprié.
La solution KMU | base
Le formulaire suit les sections du document et utilise des fonctions serveur communes et protégées pour le projet, le PDF et les statuts officiels. La carte du dossier affiche le statut, l’année actuelle et le prochain changement d’année. L’accès respecte les droits sur la personne et sur ses données contractuelles. Les personnes protégées conservent cette protection pour leur contrat d’apprentissage.
L’administration gère les références professionnelles et cantonales avec source, date et statut dans les directives des contrats d’apprentissage. Sans source ou date, une valeur reste à vérifier. Le formulaire rend cette provenance visible pour permettre une comparaison consciente. L’approbation actualise les données salariales prévues par année. Consultez les retours, notamment pour les lignes manuelles conservées ou lorsque le module salarial n’est pas encore configuré.