Un bon départ contribue à décider si les nouveaux collaborateurs restent. Dans une PME, le temps manque souvent, et dans le stress de l’entrée, des points importants passent à la trappe : l’annonce à la caisse de pension, l’instruction de sécurité, l’accès à la boîte e-mail. Une checklist onboarding fixe qui fait quoi et pour quand. Ce guide montre quelles obligations la loi pose à l’entrée, comment structurer le déroulement en phases et ce que vous pouvez régler déjà avant le premier jour de travail.
Ce que le droit exige à l’entrée
La plupart des points d’une liste d’entrée relèvent de la pratique. Quelques-uns sont toutefois des obligations légales :
- Information écrite : pour un rapport de travail de durée indéterminée ou de plus d’un mois, vous devez informer la personne par écrit, au plus tard un mois après le début, sur le nom des parties, la date du début, la fonction, le salaire et les éventuels suppléments salariaux ainsi que la durée hebdomadaire du travail (art. 330b, al. 1, CO). Un contrat qui contient ces cinq indications y satisfait. Plus de détails dans le guide Créer un contrat de travail.
- Temps d’essai : le premier mois vaut comme temps d’essai ; vous convenez par écrit d’une autre durée de trois mois au plus (art. 335b, al. 1 et 2, CO). Détails dans le guide Temps d’essai.
- Protection des données : vous ne pouvez traiter que les données qui portent sur les aptitudes ou sont nécessaires à l’exécution du contrat (art. 328b CO). Qui collecte des données personnelles informe la personne concernée de manière adéquate, au moins sur l’identité et les coordonnées du responsable du traitement, la finalité du traitement et, le cas échéant, les destinataires (art. 19, al. 1 et 2, LPD).
- Sécurité : l’information et l’instruction sur les risques et les mesures de protection ont lieu lors de l’entrée en service, pendant les heures de travail (art. 6, al. 1 et 4, OPA).
- Assurance-accidents : elle produit ses effets dès le jour où débute le rapport de travail ou naît le droit au salaire, en tout cas dès que la personne prend le chemin pour se rendre au travail (art. 3, al. 1, LAA). Qui travaille au moins huit heures par semaine chez vous est aussi assuré contre les accidents non professionnels (art. 13, al. 1, OLAA).
- Caisse de pension : l’assurance obligatoire commence avec le rapport de travail (art. 10, al. 1, LPP), pour autant que le seuil d’entrée soit dépassé et qu’aucune exception ne s’applique, par exemple un engagement de durée limitée ne dépassant pas trois mois (art. 1j OPP 2). Voir le guide sur le seuil d’entrée LPP.
- Allocations familiales : l’employeur informe sur le droit, met le formulaire de demande à disposition et le transmet à la caisse de compensation pour allocations familiales (OFAS).
- Impôt à la source : pour les personnes soumises à l’impôt à la source, vous annoncez l’engagement dans les huit jours suivant le début de l’occupation (art. 5, al. 1, OIS).
L’enregistrement du temps de travail obéit à ses propres règles, expliquées dans le guide Enregistrement du temps de travail.
Le déroulement en quatre phases
Les délais ci-dessous sont des propositions issues de la pratique, non des délais légaux. Ils sont comptés en jours avant ou après l’entrée.
| Phase | Tâches | Généralement responsable |
|---|---|---|
| Avant l’entrée (environ six semaines à une semaine) | Établir et envoyer le contrat ; vérifier CCT et salaire minimal ; récupérer les documents signés ; ouvrir le dossier du personnel ; saisir les données de base et le salaire (comptabilité des salaires) ; clarifier l’autorisation ; préparer les annonces à la caisse de pension, à l’assurance-accidents et à l’assurance d’indemnités journalières en cas de maladie | RH, finances |
| Préboarding (environ 14 à 3 jours avant) | E-mail de bienvenue avec les infos sur le premier jour ; programme d’intégration ; désigner une marraine ou un parrain ; informer l’équipe | RH, supérieurs |
| Premier jour de travail | Accueil et visite ; remettre le matériel de travail contre quittance ; expliquer les règlements ; remettre l’information sur la protection des données ; instruction de sécurité ; introduction informatique | Supérieurs, RH, informatique |
| Intégration et temps d’essai | Feed-back après la première semaine ; convenir d’objectifs ; planifier les formations ; contrôler le premier décompte de salaire ; entretien de temps d’essai avant l’échéance | Supérieurs, finances, RH |
D’autres points dépendent de la personne : autorisation de séjour, impôt à la source, véhicule de service, équipement de protection, permis de cariste ou carte de conducteur. Un bon modèle ne les affiche qu’en cas de besoin.
Préboarding : recueillir les données avant l’entrée
Avant le premier jour, vous avez besoin de la nouvelle personne : données personnelles, adresse, numéro AVS, coordonnées bancaires, contact d’urgence et documents comme la pièce d’identité ou l’autorisation. Plutôt que papier et e-mails, la personne peut les saisir elle-même. Ne recueillez que ce dont vous avez vraiment besoin (art. 328b CO) et dites-lui à quoi servent les données (art. 19 LPD). Un lien limité dans le temps et un contrôle des indications par les RH avant leur passage dans le dossier du personnel sont judicieux.
Qui est responsable de quoi ?
Attribuez chaque point à un rôle ou à une personne : RH, supérieurs, informatique, finances. C’est la seule manière pour que chacun voie ce qui reste ouvert. Les supérieurs connaissent le poste et l’intégration, l’informatique le compte et l’appareil, les finances le salaire et les assurances ; les RH tiennent les fils. Convenez de qui remplace en cas d’absence.
Exemple pratique : Elektro Gisler AG
L’Elektro Gisler AG est une entreprise fictive. Sofia Rossi commence le lundi 8 mars 2027 comme planificatrice à plein temps. Son salaire annuel est de CHF 62’400 (13 × 4’800). Elle a une autorisation de séjour B et un enfant. Trois mois de temps d’essai figurent par écrit dans le contrat. L’entreprise travaille avec les délais standard du modèle :
| Date | Tâche | Qui | Contexte |
|---|---|---|---|
| lu 25.1.2027 | Envoyer le contrat (42 jours avant l’entrée) | RH | Avec les cinq indications, il satisfait à l’art. 330b CO |
| lu 8.2.2027 | Documents signés retournés (28 jours avant) | RH | Allocations familiales : réclamer les justificatifs |
| lu 15.2.2027 | Saisir les données de base (21 jours avant) | RH | |
| ve 26.2.2027 | Saisir le salaire dans la comptabilité des salaires (10 jours avant) | Finances | Salaire 62’400, code de barème de l’impôt à la source |
| lu 1.3.2027 | E-mail de bienvenue (7 jours avant) | RH | |
| me 3.3.2027 | Annonces AVS, caisse de pension, LAA, IJM (5 jours avant) | RH | 62’400 dépasse le seuil de CHF 23’040 ; salaire coordonné 62’400 − 26’880 = 35’520 |
| lu 8.3.2027 | Premier jour : accueil, instruction de sécurité, information sur la protection des données | Supérieurs, RH | Art. 6 OPA, art. 19 LPD |
| je 11.3.2027 | Annoncer l’impôt à la source (3 jours après l’entrée) | RH | Délai légal de huit jours ; par prudence jusqu’au lu 15.3.2027 |
| sa 13.3.2027 | Feed-back après la première semaine (5 jours après l’entrée) | Supérieurs | Jours calendaires : tombe un week-end |
| lu 15.3.2027 | Demande d’allocations familiales à la CAF (7 jours après l’entrée) | RH | |
| me 7.4.2027 | Contrôler le premier décompte de salaire (30 jours après l’entrée) | Finances | Déductions, allocations, impôt à la source |
L’autorisation et l’impôt à la source étaient cochés lors de la saisie. Le point sur l’impôt à la source figure donc sur la liste ; il manque pour une personne suisse. L’information selon l’art. 330b CO est déjà remplie par le contrat ; sinon, elle serait due au plus tard le 8 avril 2027. En cas d’entrée à court terme, le logiciel placerait les délais échus au jour d’entrée et les marquerait « à rattraper ».
Checklist
- Contrat avec les cinq indications selon l’art. 330b CO et temps d’essai par écrit signés
- Autorisation, assujettissement à l’impôt à la source et application d’une CCT clarifiés
- Données de base du personnel, salaire et assurances saisis dans la comptabilité des salaires
- Caisse de pension, assurance-accidents et assurance d’indemnités journalières en cas de maladie annoncées ; allocations familiales demandées
- Impôt à la source annoncé dans les huit jours (si applicable)
- Accès, poste de travail et matériel de travail prêts, remise contre quittance
- Information sur la protection des données remise, règlements expliqués
- Instruction de sécurité donnée et documentée le premier jour
- Entretien de feed-back après la première semaine, objectifs du temps d’essai convenus
- Premier décompte de salaire contrôlé, entretien de temps d’essai planifié
La solution KMU | base
HR | base crée automatiquement la checklist d’entrée, date chaque point et laisse la nouvelle personne saisir elle-même des données avant l’entrée.
1. Saisir l’entrée. Sous Personnel › Collaborateurs › Saisir une nouvelle entrée, vous indiquez l’entrée, le taux d’occupation, le temps d’essai et d’autres informations. Sous « Qu’est-ce qui s’applique ? », vous choisissez ce qui concerne la personne, par exemple impôt à la source, autorisation, matériel de travail ou équipement de protection. Avec « Saisir l’entrée et créer la checklist », la checklist se crée d’elle-même ; si vous modifiez ensuite l’entrée ou les indications, elle s’adapte. Les points effectués restent inchangés.
2. Modèle et échéances. Les nouveaux clients démarrent avec environ 90 points prêts pour l’entrée et le départ (modèle standard pour PME suisses). Chaque point est daté automatiquement à partir de l’entrée, de l’entretien de temps d’essai, de la fin du temps d’essai, du départ ou de la résiliation, plus un nombre de jours ; ce qui est en retard est marqué en couleur. Vous adaptez le modèle sous Personnel › Onboarding : points, rôle, échéance, condition et sous-points.
3. Préboarding. Sous Personnel › Plus › Preboarding, vous envoyez à la nouvelle personne, à son adresse privée, un lien limité dans le temps (3 à 60 jours, 14 par défaut), avec les infos sur le premier jour, la personne de contact, un texte de bienvenue et, en option, le contrat en PDF. Sur la page de bienvenue, sans connexion, elle saisit ses données personnelles, son adresse, son téléphone, son numéro AVS, son IBAN et le titulaire du compte, son contact d’urgence et son autorisation avec sa validité ; l’AVS et l’IBAN sont vérifiés. Les RH contrôlent les données, les renvoient pour correction si nécessaire ou les reprennent dans le dossier du personnel ; les points de checklist correspondants sont cochés.
4. Attribuer. Vous attribuez des points isolés ou toute la checklist à une personne, qui reçoit un lien par e-mail. Les tâches figurent alors sous Personnel › Mes tâches – toutes les applications. Attribuez de préférence les points pour l’informatique et les finances à une personne fixe.
5. Des checklists libres pour tout le reste. Pour les sujets hors entrée et sortie, par exemple clôture annuelle, salon, déménagement ou onboarding d’un client, chaque application propose sous Personnel › Checklists des checklists communes libres. Vous commencez vide ou avec un modèle, partagez la liste avec des personnes, des équipes ou des rôles et définissez qui peut modifier, seulement cocher ou seulement lire. Les points attribués apparaissent aussi sous Mes tâches ; les commentaires avec mention @ arrivent dans la cloche.
À savoir :
- Les délais et indications du modèle sont des propositions issues de la pratique, en jours calendaires, et peuvent tomber un week-end ou un jour férié. Vérifiez vous-même les délais légaux, par exemple pour l’impôt à la source.
- Le préboarding suppose que la personne soit saisie comme entrée ; la confirmation du contrat par le lien ne remplace pas la signature du contrat.
- Le modèle est neutre quant à la branche. Adaptez points, rôles et conditions à votre entreprise.
- Vous établissez le contrat lui-même séparément de la checklist.
Pour essayer, consultez la démo ou ouvrez un compte d’essai. Pour toute question, nous vous aidons via la page Contact.
Sources
- Code des obligations (CO, OR, RS 220), art. 328b, 330b, al. 1, et 335b, al. 1 et 2, état au 1er octobre 2026 : fedlex.admin.ch, consulté le 27.10.2026.
- Loi fédérale sur la protection des données (LPD, DSG, RS 235.1), art. 19, état au 7 juillet 2025 : fedlex.admin.ch, consulté le 27.10.2026.
- Ordonnance sur la prévention des accidents et des maladies professionnelles (OPA, VUV, RS 832.30), art. 6, état au 1er mai 2018 : fedlex.admin.ch, consulté le 27.10.2026.
- Loi fédérale sur l’assurance-accidents (LAA, UVG, RS 832.20), art. 3, al. 1, état au 1er janvier 2026 : fedlex.admin.ch ; Ordonnance sur l’assurance-accidents (OLAA, UVV, RS 832.202), art. 13, al. 1, état au 1er janvier 2026 : fedlex.admin.ch, consulté le 27.10.2026.
- Loi fédérale sur la prévoyance professionnelle vieillesse, survivants et invalidité (LPP, BVG, RS 831.40), art. 10, al. 1, état au 1er janvier 2025, et OPP 2 (BVV 2, RS 831.441.1), art. 1j, état au 1er janvier 2025 : fedlex.admin.ch, consulté le 27.10.2026.
- Ordonnance du DFF sur l’imposition à la source dans le cadre de l’impôt fédéral direct (OIS, QStV, RS 642.118.2), art. 5, al. 1, état au 10 janvier 2025 : fedlex.admin.ch, consulté le 27.10.2026.
- OFAS, Allocations familiales, organisation : bsv.admin.ch, consulté le 27.10.2026.
Ce guide ne remplace aucun conseil juridique ou fiscal. État des informations : 27.10.2026.