Ein Lehrvertrag begleitet die berufliche Grundbildung einer lernenden Person. Für die Personaladministration genügt es deshalb nicht, einen normalen Arbeitsvertrag umzubenennen. Beruf, Bildungsdauer und verantwortliche Berufsbildnerin oder verantwortlicher Berufsbildner gehören ebenso zum Vorgang wie die kantonale Genehmigung. Dieser Ratgeber erklärt den Ablauf in HR | base: von der Wahl der Vertragsart über die Prüfung der Angaben bis zum dokumentierten Entscheid des Amts. Lohnempfehlungen werden dabei nicht als allgemeingültige Beträge vorgegeben. Entscheidend sind die für den Beruf und den Lehrbetrieb belegten Grundlagen.
Rechtliche Grundlage und Zuständigkeit
Die besonderen Regeln des Lehrvertrags stehen in Art. 344–346a OR. Art. 344a verlangt Schriftlichkeit und nennt den Mindestinhalt. Art. 14 BBG regelt die kantonale Genehmigung. Die ordentliche Kündigungsklausel eines unbefristeten Arbeitsvertrags nach Art. 335c OR gehört deshalb nicht unverändert in diesen Vorgang. Die Lehrdauer und die beruflichen Bildungsinhalte prüfen Sie anhand der einschlägigen Bildungsverordnung.
Klären Sie zuerst, welcher Kanton für den Lehrbetrieb zuständig ist. Der Gesellschaftssitz kann eine hilfreiche Vorgabe sein; er beantwortet aber nicht jeden Fall eines Betriebs an einem anderen Ort. In der Maske lässt sich der Kanton für den einzelnen Vertrag überschreiben. Das angezeigte Amt und sein Link führen zur weiteren Prüfung des Einreichungswegs. Ist dieser nicht belegt, bleibt er ausdrücklich zu prüfen.
Beruf und Lehrdauer erfassen
Öffnen Sie in der Personalakte den Vertrag und wählen Sie die Art «Lernende». HR | base führt dann zur Lehrvertragsmaske. Ein bereits vorhandener Lehrvertrag wird ebenfalls über diesen Einstieg geöffnet. So bearbeiten Sie denselben Vorgang weiter, anstatt zusätzlich einen Arbeitsvertrag anzulegen. Überprüfen Sie die Person und die zugehörige Gesellschaft vor der Eingabe.
Erfassen Sie den Beruf mit der offiziellen Bezeichnung, den Abschluss EFZ oder EBA und eine allfällige Fachrichtung. Eine Berufsnummer kann die Zuordnung unterstützen. Freie Berufsbezeichnungen sind noch kein Nachweis dafür, dass alle Voraussetzungen der jeweiligen Ausbildung erfüllt sind. Vergleichen Sie die Angaben deshalb mit den Unterlagen des Berufs und dem kantonalen Formular.
Danach folgen Lehrbeginn, Lehrende und Dauer in Monaten. Die Maske kann aus Beginn und Dauer ein Enddatum vorschlagen. Umgekehrt lässt sich aus einem passenden Beginn und Ende eine ganze Monatsdauer übernehmen. Prüfen Sie den Vorschlag vor dem Speichern. Ein abweichendes Enddatum wird nicht stillschweigend auf eine gerundete Dauer verändert. Die hinterlegten Grenzen bestimmen auch, welche Lehrjahre für den Lohn erscheinen.
Probezeit, Betreuung und Lohn prüfen
Die Probezeit beträgt nach Art. 344a OR grundsätzlich ein bis drei Monate. Ohne andere Abrede gelten drei Monate. Eine Verlängerung bis insgesamt höchstens sechs Monate setzt eine rechtzeitige Abrede und die Zustimmung der kantonalen Behörde voraus. Das zusätzliche Datumsfeld in der Maske ist kein solcher Nachweis. Klären Sie die Unterlagen mit dem Amt, bevor Sie eine verlängerte Probezeit als vereinbart behandeln.
Wählen Sie die verantwortliche Berufsbildnerin oder den verantwortlichen Berufsbildner aus den zugänglichen Mitarbeitenden derselben Firma. Kontrollieren Sie den Namen für das Dokument und die tatsächliche Zuständigkeit im Betrieb. Die Auswahl einer Person im System ersetzt keine berufsrechtliche Abklärung ihrer Eignung. Bei einer anderen Zuständigkeit führen Sie den Vertrag bewusst nach.
Für jedes angezeigte Lehrjahr erfassen Sie den vereinbarten Bruttomonatslohn und die Regelung zum 13. Monatslohn. Die Software setzt dafür keine erfundenen Empfehlungen ein. Verwenden Sie belegte Grundlagen des Berufs oder eine überprüfte Vereinbarung. Fehlt eine Jahreszeile, bleibt die Prüfliste offen. Bei einer späteren Verkürzung der Lehrdauer kontrollieren Sie ausdrücklich die Lohnzeilen ausserhalb der neuen Dauer, bevor Sie diese entfernen.
Arbeitszeit, Ferien und Bildung ergänzen
Erfassen Sie die vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit. Gleichen Sie die betriebliche Arbeit mit den schulischen und weiteren verpflichtenden Bildungsanteilen ab. Die Maske sammelt Vertragsangaben; sie bestätigt nicht automatisch die Zulässigkeit jedes Arbeitszeitmodells. Gerade bei jungen Lernenden müssen auch die einschlägigen Schutzbestimmungen in der betrieblichen Planung berücksichtigt werden.
Der Ferienvorschlag richtet sich nach dem Alter bei Lehrbeginn. Die gesetzlichen Grundlagen finden Sie bei der angezeigten Quelle. Prüfen Sie zudem allfällige weitergehende Vereinbarungen. Wenn Sie den Beginn ändern, laden Sie die Vorschläge erneut und entscheiden bewusst, ob Sie den neuen Wert übernehmen. Ein bereits eingegebener Vertragswert soll dadurch nicht unbemerkt überschrieben werden.
Ergänzen Sie Berufsfachschule, Ort und Schultage je Lehrjahr. Für überbetriebliche Kurse stehen eigene Zeilen mit Bezeichnung, Anbieter, Ort und Tagen zur Verfügung. Erfassen Sie nur bekannte Angaben. Ungeklärte Bildungsanteile gehören auf die Prüfliste und müssen vor der endgültigen Abstimmung mit dem Amt geklärt werden. Art. 345a OR regelt unter anderem die erforderliche Freistellung für Bildung und Prüfungen.
Kosten und Versicherungen festhalten
Halten Sie fest, wer Schulmaterial, Kurse und weitere vereinbarte Kosten trägt. Eine Beschreibung der Kostentragung ist hilfreicher als eine unbelegte Pauschale. Nutzen Sie die konkreten Unterlagen des Lehrbetriebs und die für den Ausbildungsgang geltenden Vorgaben. Kontrollieren Sie, ob die Angaben im Vertrag mit den Unterlagen übereinstimmen, die Sie der lernenden Person zur Unterzeichnung vorlegen.
Prüfen Sie anschliessend die Angaben zu Berufsunfallversicherung, Nichtberufsunfallversicherung und Krankentaggeldversicherung. Erfassen Sie nachvollziehbare Vereinbarungen anhand der vorhandenen Versicherungsunterlagen. Eine Auswahl oder ein Freitext im Formular ersetzt keine Prüfung der tatsächlichen Deckung. Wenn die Gesellschaft mehrere betriebliche Situationen kennt, ist die konkrete Zuordnung für dieses Lehrverhältnis massgebend.
Praxisbeispiel: ein erfundener Lehrbetrieb
Die erfundene Muster Werkstatt AG bereitet den Vertrag für Lina Wolkenfels vor. Die Personalverantwortliche öffnet Linas Akte und wählt «Lernende». Sie kontrolliert den Kanton des tatsächlichen Lehrbetriebs, trägt den Beruf ein und vergleicht Beginn und Ende mit den Ausbildungsunterlagen. Die zuständige Berufsbildnerin wird aus der Firma gewählt. Für den Lohn übernimmt sie keine allgemeine Zahl, sondern prüft die dokumentierten Grundlagen und die konkrete Abrede.
Nach der Erfassung der Schule und der Kosten speichert sie den Entwurf. Die Prüfliste zeigt noch offene Angaben und Prüfhinweise. Erst nach deren Bearbeitung erstellt sie das PDF in der Akte. Der sichtbare Hinweis auf die noch fehlende Genehmigung bleibt bestehen. Ein gespeichertes Dokument oder ein Haken in der Eintrittscheckliste wird damit nicht mit einem positiven Amtsentscheid verwechselt.
Einreichen und Genehmigung dokumentieren
Vergleichen Sie das Dokument mit dem aktuellen Formular des zuständigen Kantons und organisieren Sie die erforderlichen Unterschriften. Die Software versendet den Vertrag nicht automatisch an das Amt. Nach der tatsächlichen Einreichung erfassen Sie deren Datum und eine vorhandene Referenz. Der Status bildet damit einen belegten Schritt ab, keinen bloss geplanten Versand.
Liegt die Genehmigung vor, erfassen Sie Datum und Nummer anhand des Entscheids. Die Genehmigung kann erst nach der Einreichung eingetragen werden. Bis dahin zeigt die Oberfläche den Vorbehalt «gültig erst nach Genehmigung». Wird der Vertrag abgelehnt, dokumentieren Sie diesen Stand und klären die erforderlichen Anpassungen. Für eine vorzeitige Auflösung ist Art. 346 OR zu beachten; die normale Kündigungsberechnung ist dafür nicht der passende Ablauf.
So löst es KMU | base
Die Lehrvertragsmaske führt durch die Abschnitte des Dokuments und speichert Entwurf, PDF und Behördenstatus über gemeinsame geschützte Serverfunktionen. Die Aktenkarte zeigt den Stand, das aktuelle Lehrjahr und den nächsten Lehrjahrwechsel. Die Einsicht folgt den Rechten auf die Person und deren Vertragsdaten. Geschützte Personen bleiben auch bei diesem Vertrag geschützt.
Unter Lehrvertrag-Vorgaben pflegt die Administration berufliche und kantonale Grundlagen mit Quelle, Stand und Prüfstatus. Ohne Quelle oder datierten Stand bleibt eine Vorgabe zu prüfen. Die Maske zeigt diese Herkunft, damit Sie den Vertragswert bewusst abgleichen können. Bei der Genehmigung werden die vorgesehenen Lohnstamm-Einträge je Lehrjahr nachgeführt. Lesen Sie die Rückmeldungen, insbesondere bei erhaltenen manuellen Zeilen oder einem noch nicht eingerichteten Lohnmodul.