Archiviare automaticamente i giustificativi conviene soprattutto per documenti ricorrenti con mittente e contenuto chiaramente riconoscibili. Il vero lavoro comincia però prima della prima regola: deve decidere quali dati sono riconoscibili in modo affidabile, dove va collocato un giustificativo e che cosa succede in caso di incertezza. Questa guida mostra una possibile procedura aziendale. I controlli proposti sono raccomandazioni pratiche e non quote di riconoscimento o termini di elaborazione fissati dalla legge.
Scegliere casi semplici per iniziare
Inizi con un gruppo di documenti gestibile, ad esempio fatture ricorrenti di fornitori di una società. Tali documenti si confrontano più facilmente di un’entrata mista di contratti, pubblicità, fatture e note interne. Esamini diverse varianti effettive dello stesso mittente prima di ricavarne una regola generale.
Definisca prima la struttura di destinazione. Se la Sua azienda ha bisogno della distinzione per società, tipo di documento o esercizio, anche questi dati devono essere determinati in modo affidabile. Il semplice nome di cartella adatto non risponde ancora alla domanda se il giustificativo appartenga alla società giusta. Gli stessi fornitori possono lavorare per diverse parti della Sua impresa.
Stabilisca inoltre quali documenti restano volutamente nell’elaborazione manuale. Mittenti sconosciuti, importi contraddittori o scansioni incomplete non dovrebbero essere archiviati automaticamente solo perché una regola generale in qualche modo si adatta. Per indicazioni sulla qualità del materiale di partenza veda la guida «Digitalizzare documenti» di quest’area.
Formare regole da caratteristiche inequivocabili
Una regola di archiviazione collega caratteristiche riconoscibili a un’assegnazione desiderata. Possono essere adatti, ad esempio, mittente, oggetto e passaggi di testo caratteristici. Usi caratteristiche che distinguono il caso effettivo. La sola parola «fattura» è troppo generica se società e tipi di documento diversi finiscono nella stessa entrata.
Descriva la regola in linguaggio quotidiano prima di impostarla: «I documenti di questo mittente con questa caratteristica appartengono a questo tipo di documento e a questa cartella.» Se non riesce a formulare la frase in modo inequivocabile, manca ancora la delimitazione tecnica specialistica. L’impostazione tecnica non dovrebbe nascondere una decisione aziendale poco chiara.
Preveda modifiche dell’aspetto. Un nuovo oggetto o un modello di fattura cambiato possono alterare caratteristiche finora affidabili. Designi quindi una persona per la cura delle regole. Un automatismo, una volta configurato, non è una prova duratura che ogni giustificativo successivo presenti ancora le stesse proprietà.
Verificare i campi riconosciuti rispetto al giustificativo
Separi il riconoscimento di un’informazione dal suo significato specialistico. Una data può essere la data della fattura, il momento della prestazione o la scadenza. Un importo può significare netto, imposta o importo totale. Il fatto che un valore compaia nel documento non significa ancora che appartenga al campo scelto.
Nelle fatture QR aiutano i dati strutturati. Secondo le Swiss Implementation Guidelines di SIX, la sezione di pagamento contiene i dati necessari per eseguire un pagamento come codice QR e come informazione leggibile. È il lato del pagamento: IBAN, importo, riferimento. Per prestazione e imposta resta determinante la fattura stessa; dati aggiuntivi strutturati nel campo «Informazioni sulla fattura» del codice QR sono possibili, ma non obbligatori. Un riferimento di pagamento letto correttamente non prova nemmeno che la prestazione sia stata ordinata o fornita dalla Sua azienda.
Anche le fatture elettroniche strutturate richiedono una verifica nel merito. Il file può fornire i campi in modo affidabile mentre l’operazione commerciale è ancora poco chiara. Tratti quindi riconoscimento e approvazione come fasi distinte. La guida sulle fatture in entrata digitali spiega l’ulteriore percorso di elaborazione dal punto di vista della contabilità; come la controparte costruisce una fattura QR è spiegato nella guida Creare una fattura QR.
Mantenere le eccezioni visibili e modificabili
Stabilisca dove vanno a finire i documenti non riconosciuti con certezza e chi li verifica. Un deposito di eccezioni senza responsabilità diventa presto un nuovo archivio disordinato. Ogni richiesta dovrebbe far capire quale informazione manca: ad esempio l’assegnazione alla società, un importo illeggibile o un allegato cui il documento rinvia espressamente.
Verifichi le proposte errate senza ampliare subito ogni regola simile. Una singola fattura speciale può rimanere un caso eccezionale. Se una regola generale diventa troppo generosa, in futuro altri documenti possono essere archiviati erroneamente senza che ce ne si accorga. Decida consapevolmente se basta una correzione manuale o se la regola va adattata.
Nelle correzioni deve restare tracciabile che cosa è stato modificato. Un’assegnazione errata non è un motivo per eliminare silenziosamente la storia di un documento. Distingua il file conservato dai dati di archiviazione corretti e documenti il motivo della correzione.
Che cosa richiede il diritto per i giustificativi
Le fatture sono di regola documenti contabili. Secondo l’art. 958f cpv. 1 CO, i libri di commercio e i documenti contabili sono conservati per dieci anni; il termine di conservazione decorre dalla fine dell’esercizio. Secondo il cpv. 3 possono essere conservati su supporto cartaceo, su supporto elettronico o in forma analoga, sempreché sia garantita la concordanza con le operazioni e gli altri eventi cui si riferiscono e possano essere resi leggibili in ogni momento. Chi è assoggettato all’IVA conserva debitamente i giustificativi secondo l’art. 70 cpv. 2 della legge federale concernente l’imposta sul valore aggiunto (LIVA; MWSTG) fino alla prescrizione assoluta del credito fiscale; resta salvo l’art. 958f CO.
L’ordinanza sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio (Olc; GeBüV) lo concretizza. Secondo l’art. 3 Olc i documenti contabili devono essere registrati e conservati in modo da non poter essere modificati senza che la modifica sia constatabile. L’art. 4 richiede, a dipendenza della natura e dell’estensione dell’azienda, istruzioni di lavoro su organizzazione, competenze, processi, procedure e infrastruttura; l’art. 4 cpv. 2 richiede di aggiornarle e di conservarle per la stessa durata. Vi descriva anche l’archiviazione automatica: chi modifica le regole, chi controlla i risultati, come si correggono gli errori?
L’art. 5 Olc richiede una conservazione con cura, in modo ordinato e protetta da influenze dannose, l’art. 6 la consultazione e la verifica da parte di una persona autorizzata entro un termine adeguato. Un automatismo non deve quindi archiviare solo rapidamente: il documento deve restare reperibile e verificabile, e i diritti di accesso dell’archivio di destinazione devono essere adeguati al contenuto. Per i dati personali valgono inoltre i principi dell’art. 6 cpv. 2, 3 e 5 LPD (proporzionalità, finalità, esattezza) e l’obbligo di una sicurezza dei dati adeguata secondo l’art. 8 cpv. 1–2 LPD. L’archiviazione automatica non autorizza a rendere visibili a tutta l’azienda contenuti riservati.
Esempio pratico: introdurre l’automatismo con controllo
L’azienda di riparazioni fittizia Tannensteg elabora un primo insieme di 60 giustificativi. In base ai criteri stabiliti, 42 si prestano a un’archiviazione automatica inequivocabile. In 12 mancano dati per l’assegnazione, in 6 la leggibilità è insufficiente. Sono quindi registrati 42 + 12 + 6 = 60 giustificativi, e 18 di essi passano come eccezioni all’elaborazione manuale.
Il team non designa tutti e 60 come archiviati con successo. Controlla i 42 documenti assegnati automaticamente e tratta separatamente le 18 eccezioni. 42 su 60 sono il 70 per cento di assegnazioni automatiche. Il numero è un esempio fittizio, non un indicatore del prodotto né una raccomandazione per una quota minima.
Durante il controllo salta all’occhio un giustificativo che proviene dal fornitore atteso, ma riguarda un’altra società. Il team conferma 41 delle 42 assegnazioni, ne corregge una con motivazione e precisa la regola. Il caso mostra perché un mittente corretto come unica caratteristica non basta: un’alta quota di assegnazione varrebbe poco se nascondesse tali errori di contenuto.
Per il turno successivo il team mantiene la chiara separazione tra assegnazione automatica e casi aperti, documenta la modifica della regola nelle proprie istruzioni di lavoro secondo l’art. 4 Olc e presta particolare attenzione al modello di errore riconosciuto.
Checklist prima dell’uso generalizzato
- Gruppo di documenti adatto chiaramente delimitato
- Società di destinazione, tipo di documento e cartella stabiliti
- Regole verificate su più varianti
- Dati riconosciuti controllati nel merito rispetto al loro significato
- I casi incerti hanno un percorso di elaborazione manuale
- Persona responsabile di regole ed eccezioni stabilita
- I documenti archiviati automaticamente vengono controllati
- Correzioni e modifiche della procedura restano tracciabili
- Le regole dell’archiviazione automatica sono descritte nelle istruzioni di lavoro
- I diritti di accesso dell’archivio di destinazione sono adeguati al contenuto
L’archiviazione automatica non è inoltre un’approvazione del pagamento. Un giustificativo tecnicamente riconosciuto per intero può essere ancora non verificato nel merito. Se altre persone devono confermare la prestazione o l’importo, serve a tal fine una fase decisionale a sé, come la descrive la guida sul flusso di approvazione dei documenti.
La soluzione KMU | base
Docu | base propone tipo di documento e campi in base a regole, da parole chiave, data, importo, IBAN e numero. Nelle fatture QR svizzere Docu riprende IBAN, importo e riferimento; altri codici a barre diventano ricercabili. Le fatture elettroniche strutturate, cioè XML incorporato in un PDF o un file XML, compilano direttamente i campi della fattura in entrata. Non è quindi garantito il supporto di qualsiasi formato di fattura; ciò che non viene riconosciuto resta in «In entrata» e viene completato a mano.
I nuovi documenti compaiono sotto Docu | base › In entrata. Lì verifica la proposta per ogni documento, integra i dati mancanti e clicca «Archiviare». Le regole di archiviazione le impostano le persone autorizzate nella pagina «Regole di entrata» (nella checklist di configurazione sotto «Configurare le regole di entrata»; è necessario il diritto «Gestire tipi di documento, regole di archiviazione e viste»). Una regola determina tipo di documento e cartella in base a mittente, oggetto o testo; vale la prima regola corrispondente.
I documenti riconosciuti con certezza e per intero possono essere archiviati da Docu stesso, ma solo a certe condizioni: serve una destinazione fissa (l’indirizzo di scansione di una cartella, una regola con l’opzione «automatico» o tre archiviazioni uguali dello stesso mittente) e tutti i dati obbligatori del tipo di documento, e l’interruttore «Archiviare automaticamente i documenti riconosciuti con certezza» deve essere attivato; di fabbrica è attivato. Se vuole usare l’automatismo solo dopo una fase di prova, lo disattivi per ora nella pagina «Regole di entrata». Tutto ciò che è automatico resta poi per 30 giorni in «In entrata» per il controllo; con «Corretto» conferma l’archiviazione. Questi 30 giorni sono una finestra di controllo del prodotto, non un termine legale.
Dovrebbe conoscere due limiti. Primo: tipi di documento come la fattura in entrata vengono archiviati subito in modo inalterabile al momento dell’archiviazione, anche con archiviazione automatica. I dati di ordinamento errati li corregge poi solo con motivo obbligatorio tramite «Correggere i dati dopo l’archiviazione»; il file e le versioni restano invariati, lo storico dei campi registra la modifica. Secondo: l’archiviazione automatica non significa né registrazione contabile automatica né approvazione del pagamento.
La guida a Docu | base descrive l’utilizzo e integra la procedura aziendale qui illustrata. Provi la demo, apra un conto di prova o ci scriva tramite i Contatti.
Fonti
- Codice delle obbligazioni (CO, RS 220), art. 958f cpv. 1 e 3, stato 1° ottobre 2026: fedlex.admin.ch, consultato il 27.10.2026.
- Ordinanza sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio (Olc; GeBüV, RS 221.431), art. 3–6, stato 1° gennaio 2013: fedlex.admin.ch, consultato il 27.10.2026.
- Legge federale concernente l’imposta sul valore aggiunto (LIVA; MWSTG, RS 641.20), art. 70 cpv. 2, stato 31 marzo 2025: fedlex.admin.ch, consultato il 27.10.2026.
- Legge federale sulla protezione dei dati (LPD, RS 235.1), art. 6 cpv. 2, 3 e 5 e art. 8 cpv. 1–2, stato 7 luglio 2025: fedlex.admin.ch, consultato il 27.10.2026.
- SIX: Swiss Implementation Guidelines fattura QR, versione 2.3, cap. 2.2 (documento del 20 novembre 2023, valido dal 21 novembre 2025): PDF (in tedesco); panoramica delle versioni: six-group.com, consultato il 27.10.2026.
Questa guida non sostituisce una consulenza legale o fiscale. Stato delle informazioni: 27.10.2026.