Digitalizzare documenti significa trasformare la carta in un documento digitale completo, leggibile e correttamente assegnato. Una scansione rapida non basta. Particolarmente importante è il momento in cui decide se distruggere gli originali cartacei. Questa guida mostra una procedura controllata per una PMI, spiega che cosa dicono il Codice delle obbligazioni, l’ordinanza sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio (Olc; GeBüV) e l’Amministrazione federale delle contribuzioni (AFC) e distingue tre compiti spesso confusi: riconoscimento del testo, archiviazione e conservazione.
Chiarire prima patrimonio documentale e scopo
Inizi con un insieme gestibile. Separi i normali documenti contabili, i contratti, i documenti del personale e l’altra corrispondenza. La classificazione aiuta ad assegnare i diritti e a verificare i termini ed evita che una pila di fatture contenga, inosservati, documenti la cui importanza particolare nessuno ha ancora valutato.
Definisca anche l’obiettivo: rendere più semplice la ricerca quotidiana, rendere i giustificativi accessibili a tutti o sostituire l’archivio cartaceo? Una copia di lavoro digitale è presto utile, mentre la decisione sull’originale è ancora aperta. Documenti questa differenza. Prima della prima grande pila stabilisca inoltre chi acquisisce, chi controlla e chi conferma l’archiviazione. Per i contenuti riservati vale l’art. 8 cpv. 1–2 della legge federale sulla protezione dei dati (LPD; DSG): il titolare e il responsabile del trattamento garantiscono, mediante appropriati provvedimenti tecnici e organizzativi, che la sicurezza dei dati personali sia adeguata al rischio. La scelta delle persone autorizzate fa parte della preparazione.
Acquisire scansioni complete e ben leggibili
Prepari la carta in modo che nessuna pagina venga trascurata. Tolga le graffette, ordini i fogli che vanno insieme e contrassegni chiaramente i documenti di più pagine. Controlli anche i retri: una pagina apparentemente vuota può portare un’annotazione o un timbro importante per comprendere l’operazione commerciale.
Né gli art. 957a e 958f CO né l’Olc indicano un valore minimo legale per la risoluzione. Vale il criterio dell’art. 958f cpv. 3 CO: deve essere garantita la concordanza con le operazioni e gli altri eventi cui i documenti si riferiscono, e questi devono poter essere resi leggibili in ogni momento. Verifichi quindi a schermo che caratteri piccoli, evidenziazioni colorate e stampe termiche sbiadite siano conservati integralmente. Controlli numero di pagine, ordine e margini; inclinazione e importi tagliati rendono inutilizzabili le informazioni. Nella fase iniziale faccia rivedere a una seconda persona una parte del materiale, per scoprire errori ricorrenti prima di applicare la procedura a grandi quantità. È una raccomandazione organizzativa, non un obbligo legale.
Usare il riconoscimento del testo come aiuto
Il riconoscimento del testo (OCR) rende ricercabile il contenuto di una scansione e può suggerire dati per l’archiviazione. La parola riconosciuta non è però automaticamente corretta. Caratteri simili, nomi insoliti o importi stampati male richiedono un’occhiata. Distingua quindi l’immagine del giustificativo, il testo riconosciuto e i dati confermati per l’archiviazione. L’immagine può essere perfettamente leggibile mentre il riconoscimento del testo riporta un importo sbagliato. In tal caso corregga il dato e non il giustificativo.
Per i giustificativi ricorrenti un’assegnazione automatica può avere senso, se all’inizio la controlla. Verifichi società, tipo di documento ed esercizio: anche un riconoscimento del testo privo di errori porta all’archiviazione sbagliata, se la regola non si addice al documento. Per le fatture in particolare veda Digitalizzare le fatture in entrata.
Cosa dice il diritto sulla distruzione degli originali
La risposta breve: né il Codice delle obbligazioni né l’Olc né l’ordinanza concernente l’imposta sul valore aggiunto (OIVA; MWSTV) contengono una regola esplicita che permetta o vieti di distruggere i giustificativi cartacei dopo la scansione. L’ammissibilità risulta dalle regole sulla forma di conservazione:
- Forma (art. 958f cpv. 3 CO): i libri di commercio e i documenti contabili possono essere conservati su supporto cartaceo, su supporto elettronico o in forma analoga, sempreché sia garantita la concordanza con le operazioni e gli altri eventi cui si riferiscono e possano essere resi leggibili in ogni momento. Per i giustificativi IVA in forma non cartacea l’art. 122 OIVA rinvia agli art. 957–958f CO e all’Olc.
- Requisiti (Olc): le modifiche devono restare constatabili (art. 3), la procedura va documentata (art. 4), i documenti vanno conservati con cura e tenuti consultabili entro un termine adeguato (art. 5 e 6). Su un supporto alterabile, secondo l’art. 9 cpv. 1 lett. b devono inoltre essere applicati procedimenti tecnici che garantiscano l’integrità delle informazioni registrate, deve essere possibile provare in modo inequivocabile il momento della memorizzazione, devono essere rispettate le ulteriori prescrizioni sull’impiego di tali procedimenti e devono essere documentati gli svolgimenti e i procedimenti e conservate le informazioni necessarie (verbali e log files). L’art. 10 richiede esami regolari e, in caso di migrazione, un verbale.
- Prassi dell’AFC: secondo le domande e risposte dell’AFC sul commercio elettronico dell’IVA, fattura cartacea, fattura cartacea scansionata e fattura elettronica sono equiparate, perché i principi della regolare tenuta della contabilità valgono per tutti i documenti contabili. Nell’Info IVA 16 (n. 1.4.1, stato dal 5 gennaio 2024) precisa che i giustificativi elettronici sono accettati come prova se sono rispettati questi principi e tutti i requisiti dell’Olc. Come esempio l’AFC cita un’impresa che scansiona le fatture dei fornitori all’arrivo, le controlla digitalmente e distrugge gli originali. Precisa però anche che l’impresa tenuta alla conservazione si assume i rischi legati alla distruzione del supporto d’informazioni originale.
- Eccezione nella legge: la relazione sulla gestione e la relazione di revisione devono essere conservate su supporto cartaceo e munite di firma ai sensi dell’art. 958f cpv. 2 CO. L’agevolazione del cpv. 3 menziona solo i libri di commercio e i documenti contabili.
Qui non sono trattate le disposizioni esterne alla contabilità, ad esempio per atti pubblici o titoli di credito. Conservi tali originali finché un esperto non avrà risposto alla questione.
Decidere prima della distruzione
Stabilisca consapevolmente quali tipi di documento entrano in considerazione: i documenti contabili piuttosto sì, la relazione sulla gestione e la relazione di revisione no. Una semplice spunta «scansione presente» non verifica né la completezza né la procedura di archiviazione. La decisione di distruggere dovrebbe costituire una fase di controllo a sé: la scansione è completa, leggibile e correttamente assegnata, gli importi riconosciuti sono controllati, la procedura di conservazione soddisfa i requisiti dell’Olc e l’approvazione è documentata. Chi non può comprovare la procedura conserva i giustificativi cartacei fino alla scadenza del termine di conservazione e così non si assume il rischio della distruzione citato dall’AFC. Per le basi della contabilità veda la guida Obbligo contabile per le PMI.
Esempio pratico: controllare una pila di fatture
L’azienda di servizi fittizia Kieselblick AG digitalizza 36 fatture di fornitori del settembre 2026. Di queste, 28 hanno una pagina e 8 due pagine, quindi sono attese 28 + 8 × 2 = 44 pagine. Il primo controllo mostra 43 pagine: tutti i 36 file delle fatture sono presenti, ma in una fattura manca il retro. Il semplice numero di file non avrebbe mostrato l’errore.
La persona responsabile scansiona di nuovo per intero la fattura interessata, verifica l’ordine e arriva alle 44 pagine attese. Inoltre nota un importo totale riconosciuto in modo errato nei campi di archiviazione. Corregge il dato sulla base del giustificativo visibile e documenta il controllo. Poi il team conferma società, tipo di documento ed esercizio.
Gli originali restano inizialmente in un deposito apposito. Solo quando la direzione ha confermato con la fiduciaria che la procedura di archiviazione soddisfa i requisiti dell’Olc, decide sulla distruzione delle fatture cartacee. Il termine di conservazione non cambia: l’esercizio 2026 termina il 31 dicembre 2026, i dieci anni secondo l’art. 958f cpv. 1 CO decorrono fino al 31 dicembre 2036, su carta o come file.
Checklist dalla carta al documento digitale
- Tipi di documento e originali particolari separati
- Competenza per acquisizione e controllo stabilita
- Fronte, retro e allegati acquisiti per intero, numero di pagine verificato
- Ordine, margini e leggibilità verificati a schermo
- Importi riconosciuti e altri dati importanti controllati
- Società, tipo di documento ed esercizio confermati
- Procedura di archiviazione secondo l’Olc chiarita e documentata (art. 3, 4, 9)
- Relazione sulla gestione e relazione di revisione non sostituite, ma conservate su supporto cartaceo e munite di firma
- Originali conservati in ordine fino a una decisione separata e documentata
- Verifica regolare di integrità e leggibilità pianificata, migrazioni registrate (art. 10)
La soluzione KMU | base
In Docu | base lavora nell’area «Docu | base» con la voce di menu «In entrata».
Caricare e archiviare subito. I file caricati compaiono subito in «In entrata» con lo stato del riconoscimento del testo. Può archiviare con dati inseriti a mano già durante il riconoscimento o dopo un errore; il testo integrale viene aggiunto in seguito, i dati confermati restano. Per i tipi di documento archiviati subito (ad esempio fatture in entrata e giustificativi), il pulsante è «Archivia e continua»: il documento viene archiviato subito in modo inalterabile; controlli quindi prima società e dati. I dati (campi, tipo di documento, società, cartella) possono essere corretti in seguito indicando un motivo obbligatorio, il file e le versioni restano invariati.
Altri canali d’entrata. Oltre al caricamento, i documenti arrivano tramite l’indirizzo di scansione di una cartella, la cartella «Eingang» dell’unità (scansione in cartella) e la scansione con l’app. L’interfaccia per la scansione con la fotocamera accoglie in «In entrata» le scansioni di più pagine dell’app come un unico PDF, con proposta del tipo. Prima dell’introduzione verifichi la qualità delle riprese con una pila di prova.
Separare e raddrizzare le scansioni in serie. Nella pagina «Regole di entrata» (nella checklist di configurazione sotto «Configurare le regole di entrata») stabilisce che fogli separatori con codice QR e pagine vuote dividano una scansione in serie in singoli documenti e che le scansioni storte vengano raddrizzate. Il foglio separatore lo stampa lì. Importante: ciò vale per le scansioni dall’app, dall’unità e tramite l’indirizzo di scansione di una cartella, non per il caricamento nel browser; un file collettivo caricato in quel modo non viene separato. Le regole possono essere gestite solo da chi ha il diritto per tipi di documento, regole di archiviazione e viste.
Riconoscimento del testo in locale. Le pagine scansionate vengono lette in tedesco, francese, italiano e inglese sui server di KMU | base, senza che i dati escano all’esterno. «In entrata» mostra se il testo viene riconosciuto, è stato riconosciuto o non era leggibile; in tal caso integra i dati a mano e il file originale resta disponibile con «Vedere il file».
Il prodotto ha dei limiti. Da queste funzioni d’entrata non derivano né una conferma giuridica della Sua procedura di archiviazione né un’autorizzazione a distruggere gli originali cartacei. La marca temporale giornaliera (RFC 3161), che contribuirebbe alla prova del momento della memorizzazione secondo l’art. 9 Olc, è indicata nel catalogo delle funzioni come pianificata, così come una versione PDF/A generata automaticamente accanto all’originale. Chiarisca quindi con la Sua fiduciaria se l’intera procedura è sufficiente prima di distruggere gli originali.
La guida a Docu | base spiega l’utilizzo. Provi la demo oppure apra un conto di prova. In caso di domande La aiutiamo tramite la pagina Contatti.
Fonti
- Codice delle obbligazioni (CO, RS 220), art. 957a cpv. 3 e art. 958f cpv. 1–3, stato 1° ottobre 2026: fedlex.admin.ch, consultato il 27.10.2026.
- Ordinanza sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio (Olc; GeBüV, RS 221.431), art. 3–6 e art. 9–10, stato 1° gennaio 2013: fedlex.admin.ch, consultato il 27.10.2026.
- Ordinanza concernente l’imposta sul valore aggiunto (OIVA; MWSTV, RS 641.201), art. 122, stato 1° gennaio 2025: fedlex.admin.ch, consultato il 27.10.2026.
- AFC: Info IVA 16 Contabilità e fatturazione, n. 1.4.1 Sistema di conservazione stato dal 5 gennaio 2024, consultato il 27.10.2026.
- AFC: Domande e risposte, sezione «Domande & risposte sul commercio elettronico dell’IVA», consultato il 27.10.2026.
- Legge federale sulla protezione dei dati (LPD, RS 235.1), art. 8 cpv. 1–2, stato 7 luglio 2025: fedlex.admin.ch, consultato il 27.10.2026.
Questa guida non sostituisce una consulenza legale o fiscale. Stato delle informazioni: 27.10.2026.