L’archiviazione a prova di revisione non è un concetto previsto dalla legge: né il Codice delle obbligazioni né l’ordinanza sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio (Olc; GeBüV) utilizzano questa espressione. Si intende un’archiviazione che soddisfa i requisiti legali per i libri di commercio e i documenti contabili. I documenti devono rimanere autentici e inalterati, essere leggibili e reperibili per tutto il termine e la procedura deve essere descritta. Questa guida spiega tali requisiti per una PMI. È una base per la Sua procedura aziendale, ma non un’attestazione di conformità per un determinato software o archivio.
Quali documenti e quale forma sono ammessi
Secondo l’art. 957a cpv. 3 del Codice delle obbligazioni (CO; OR) sono documenti contabili i documenti scritti, redatti su supporto cartaceo, su supporto elettronico o in forma analoga, necessari per ricostruire un’operazione o un evento oggetto di una registrazione contabile. Secondo l’art. 958f cpv. 1 CO, i libri di commercio, i documenti contabili, la relazione sulla gestione e la relazione di revisione sono conservati per dieci anni; il termine di conservazione decorre dalla fine dell’esercizio. La relazione sulla gestione e la relazione di revisione sono conservate su supporto cartaceo e firmate (cpv. 2).
Secondo il cpv. 3, i libri di commercio e i documenti contabili possono essere conservati su supporto cartaceo, su supporto elettronico o in forma analoga. Valgono due condizioni: deve essere garantita la concordanza con le operazioni e gli altri eventi cui si riferiscono, e i documenti devono poter essere resi leggibili in ogni momento. I dettagli sono disciplinati dall’Olc su mandato del Consiglio federale (cpv. 4). Se tiene i libri in forma elettronica, l’art. 2 cpv. 2 Olc richiede inoltre il rispetto dei principi del trattamento regolare dei dati.
Lo stesso vale per l’imposta sul valore aggiunto: per la trasmissione e la conservazione dei giustificativi in forma non cartacea, l’art. 122 dell’ordinanza concernente l’imposta sul valore aggiunto (OIVA; MWSTV) rinvia agli art. 957–958f CO e all’Olc. L’Amministrazione federale delle contribuzioni (AFC) scrive nell’Info IVA 16 (n. 1.4.1, stato dal 5 gennaio 2024) che i libri e i giustificativi conservati esclusivamente in forma elettronica hanno la stessa forza probatoria di quelli leggibili senza ausili, a condizione che siano soddisfatti tutti i requisiti dell’Olc. Per la contabilità in generale veda la guida Obbligo contabile per le PMI.
Autentici e inalterati: le modifiche devono essere rilevabili
L’art. 3 Olc richiede che i libri di commercio siano tenuti e conservati e i documenti contabili rilevati e conservati in modo che un’eventuale modifica sia constatabile. L’ordinanza non vieta quindi le correzioni, ma richiede che rimangano visibili. La copia corretta di una fattura non deve sovrascrivere silenziosamente il file precedente. Registri che cosa è nuovo, chi lo ha modificato e quando, e a che cosa si riferisce la nuova versione.
Una somma di controllo (hash) mostra se il contenuto di un file è cambiato dopo l’archiviazione. Non dice però nulla sul fatto che il giustificativo fosse completo e corretto al momento della registrazione. Un giustificativo scansionato in modo errato resta errato anche con una somma di controllo valida. Completezza, correttezza del contenuto e protezione da modifiche inosservate richiedono quindi controlli distinti.
Supporti alterabili: quattro condizioni
L’art. 9 Olc distingue due tipi di supporti d’informazione. Sono inalterabili in particolare la carta, i supporti d’immagini e i supporti di dati inalterabili. Secondo il cpv. 2 sono considerati alterabili i supporti di dati sui quali le informazioni possono essere modificate o cancellate senza che sia possibile provarne la modifica o la cancellazione sul supporto di dati; l’ordinanza cita tra l’altro dischi rigidi o amovibili e supporti solid state. La memoria di un normale server su dischi fissi o SSD rientra quindi, di regola, tra i supporti alterabili.
Per i supporti alterabili devono essere soddisfatte, secondo il cpv. 1 lett. b, tutte e quattro le condizioni:
- Procedimenti tecnici garantiscono l’integrità delle informazioni registrate (come esempio è citata la firma digitale).
- È possibile provare in modo inequivocabile il momento della memorizzazione (come esempio è citata la marcatura oraria).
- Sono rispettate le ulteriori prescrizioni in vigore al momento della memorizzazione concernenti l’impiego dei relativi procedimenti tecnici.
- Sono stabiliti e documentati gli svolgimenti e i procedimenti atti al loro impiego e sono conservate le informazioni necessarie (verbali e log files).
L’ordinanza non prescrive alcun formato di file né alcun prodotto. È determinante se l’intera procedura soddisfa le quattro condizioni. Una catena di hash può sostenere la prima condizione; non sostituisce la prova del momento della memorizzazione. Si faccia quindi mostrare, per ogni sistema, quali condizioni sono soddisfatte e come, e quali no.
Documentare la procedura
Secondo l’art. 4 cpv. 1 Olc, a dipendenza della natura e dell’estensione dell’azienda, l’organizzazione, le competenze, i processi, le procedure e l’infrastruttura (macchinari e programmi informatici) impiegata devono essere documentati in istruzioni di lavoro in modo tale che i libri di commercio e i documenti contabili possano essere compresi. Descriva il percorso effettivo dall’entrata alla conservazione e alla consultazione, compresi i casi di errore: chi controlla una scansione incompleta? Chi valuta uno scostamento segnalato?
Secondo il cpv. 2, le istruzioni di lavoro devono essere aggiornate e conservate secondo gli stessi principi e per la stessa durata dei libri tenuti in base ad esse. Conservi quindi anche le versioni precedenti: solo così si potrà spiegare in seguito come è stata elaborata un’annata più vecchia.
Organizzare l’archivio: accesso, registro, disponibilità
Gli art. 5–8 Olc stabiliscono l’organizzazione:
- Diligenza (art. 5): i libri e i documenti contabili devono essere conservati con cura, in modo ordinato e protetti da influenze dannose.
- Disponibilità (art. 6): una persona autorizzata deve poterli consultare e verificare entro un termine adeguato fino alla fine del periodo di conservazione; il personale, gli apparecchi e i mezzi ausiliari necessari sono messi a disposizione. Su richiesta, i libri di commercio devono poter essere letti anche senza mezzi ausiliari.
- Organizzazione (art. 7): le informazioni archiviate devono essere separate da quelle attuali o contrassegnate in modo da poterle distinguere; la responsabilità per le informazioni archiviate deve essere disciplinata e documentata.
- Archivio (art. 8): le informazioni devono essere inventariate sistematicamente e protette da accessi non autorizzati. Gli accessi e le consultazioni sono registrati, e queste registrazioni sono soggette allo stesso obbligo di conservazione dei supporti di dati.
Una copia di sicurezza da sola non adempie questi compiti. Stabilisca anche come vengono conservati i registri degli accessi e come vengono resi comprensibili in occasione di una verifica.
Verificare e migrare i dati
L’art. 10 Olc richiede di verificare regolarmente l’integrità e la leggibilità dei supporti d’informazione. L’ordinanza non indica con quale frequenza; stabilisca una cadenza fissa e documenti i risultati. In caso di migrazione dei dati, cioè di trasferimento in un altro formato o su un altro supporto, la completezza e la correttezza devono essere mantenute e la disponibilità e la leggibilità devono continuare a essere sufficienti. La migrazione di dati è iscritta a verbale e il verbale è conservato assieme alle informazioni. Verifichi un cambio di sistema con documenti reali della Sua azienda prima di spegnere il vecchio sistema.
Esempio pratico: correggere in modo tracciabile un errore di scansione
L’azienda di produzione fittizia Auenwerk AG chiude il proprio esercizio il 31 dicembre. Nell’ottobre 2026 scansiona una pila di 24 fatture di fornitori e le archivia. Nella pila, 20 fatture hanno una pagina e 4 fatture due pagine, quindi sono attese 20 + 4 × 2 = 28 pagine. L’archivio contiene 24 file, il che corrisponde alle 24 fatture. Nel confronto mensile con l’elenco della pila risulta tuttavia che i file archiviati comprendono solo 27 pagine: in una fattura di due pagine manca il retro. Lo stesso numero di file e di fatture non prova una registrazione completa.
La persona responsabile scansiona di nuovo la fattura completa, verifica numero e ordine delle pagine e la archivia come nuova versione con riferimento alla precedente. Documenta il motivo della correzione. La prima versione resta e non viene sovrascritta (art. 3 Olc). Entrambe le versioni fanno parte della prova del giustificativo: l’esercizio 2026 termina il 31 dicembre 2026, il termine secondo l’art. 958f cpv. 1 CO dura dieci anni, quindi fino al 31 dicembre 2036.
Il caso mostra due controlli distinti: la completezza si verifica sulla pila cartacea, l’inalterabilità sullo stato archiviato. Una verifica dell’integrità non avrebbe aggiunto la pagina mancante. Per sapere come digitalizzare e archiviare le fatture in entrata, veda la guida Digitalizzare le fatture in entrata.
Checklist per la Sua procedura di archiviazione
- Sono stabiliti i tipi di documenti, le versioni determinanti e i termini.
- L’entrata e la completezza vengono controllate in modo tracciabile (numero di pagine, retro).
- Le modifiche restano rilevabili, le correzioni sono spiegabili e documentate con il motivo (art. 3).
- Per ogni sistema è chiaro come vengono soddisfatte le quattro condizioni per i supporti alterabili, in particolare la prova del momento della memorizzazione (art. 9).
- Le istruzioni di lavoro descrivono il processo effettivamente seguito e sono conservate insieme alle versioni precedenti (art. 4).
- Gli accessi vengono registrati, le registrazioni sono soggette allo stesso obbligo di conservazione (art. 8).
- Integrità e leggibilità vengono verificate regolarmente, i risultati sono documentati (art. 10).
- Le migrazioni vengono verificate quanto alla completezza e registrate (art. 10).
- La relazione sulla gestione e la relazione di revisione sono disponibili su supporto cartaceo e munite di firma (art. 958f cpv. 2 CO).
La soluzione KMU | base
In Docu | base trova le funzioni di archivio nell’area «Docu | base», alla voce di menu «Archivio». La voce compare per le persone con il diritto di consultare l’archivio.
1. Registrare in modo inalterabile. Ogni versione diventa una voce d’archivio a sé stante e inalterabile; le correzioni nascono solo come nuova versione con rimando all’originale. In «In entrata», al momento dell’archiviazione di tipi di documento che vengono archiviati subito (ad esempio fatture in entrata e giustificativi), Docu | base avverte che il documento viene archiviato subito in modo inalterabile; controlli quindi prima la società e i dati. Le successive correzioni di campi, tipo di documento, società e cartella richiedono un motivo, lo storico dei campi registra chi ha modificato che cosa e perché. Il file e le versioni restano nel frattempo invariati.
2. Dimostrare che nulla è stato modificato. Ogni file riceve una somma di controllo SHA-256; catene di hash su voci e registro provano che un documento e il registro degli accessi non sono stati modificati dopo l’archiviazione. Lettura, download, richiami di approvazione e accessi negati vengono registrati in catena.
3. Documentare la procedura. In «Archivio» apre la «Documentazione della procedura»: compila la Sua parte del modello, archivia le versioni con data di validità e le scarica in PDF; la parte del gestore è allegata. La documentazione viene essa stessa conservata nell’archivio. Il Suo effettivo processo di registrazione e verifica deve descriverlo Lei stesso correttamente: un modello adottato senza modifiche non descrive la Sua azienda.
4. Verificare ogni mese. Docu | base controlla ogni mese hash, catene, ancoraggi presenti e leggibilità di ogni file e lancia un allarme in caso di scostamento. I risultati li vede nella pagina dell’archivio, nella sezione per revisione e fiduciaria.
5. Consegnare alla revisione. Con il diritto di gestire l’archivio, scarica lì anche un’esportazione completa verificabile in formato ZIP, con file, metadati, elenco degli hash, estratto del registro, catene e istruzioni di verifica. L’ufficio di revisione controlla completezza e inalterabilità con lo script allegato, senza accesso a Docu | base.
Il prodotto ha dei limiti. La marca temporale giornaliera (RFC 3161) sullo stato dell’archivio è indicata nel catalogo delle funzioni come pianificata, non come realizzata. Proprio la prova non falsificabile del momento della memorizzazione secondo l’art. 9 cpv. 1 lett. b n. 2 Olc rientra però tra le quattro condizioni. Allo stesso modo è pianificata una versione PDF/A generata automaticamente accanto all’originale. Le funzioni realizzate non sono quindi una garanzia di piena conformità all’Olc. Verifichi l’intera procedura impiegata con la Sua fiduciaria prima di rinunciare agli originali cartacei o alle copie di sicurezza esistenti.
La guida a Docu | base spiega l’utilizzo. Provi la demo oppure apra un conto di prova. In caso di domande La aiutiamo tramite la pagina Contatti.
Fonti
- Codice delle obbligazioni (CO, RS 220), art. 957a cpv. 3 e art. 958f cpv. 1–4, stato 1° ottobre 2026: fedlex.admin.ch, consultato il 27.10.2026.
- Ordinanza sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio (Olc; GeBüV, RS 221.431), art. 2–10, stato 1° gennaio 2013: fedlex.admin.ch, consultato il 27.10.2026.
- Ordinanza concernente l’imposta sul valore aggiunto (OIVA; MWSTV, RS 641.201), art. 122, stato 1° gennaio 2025: fedlex.admin.ch, consultato il 27.10.2026.
- AFC: Info IVA 16 Contabilità e fatturazione, n. 1.4.1 Sistema di conservazione stato dal 5 gennaio 2024, consultato il 27.10.2026.
Questa guida non sostituisce una consulenza legale o fiscale. Stato delle informazioni: 27.10.2026.