Il dossier del personale contiene i dati più sensibili di un’azienda: salario, assenze, valutazioni, spesso anche certificati medici. Dal 1° settembre 2023 vale la legge sulla protezione dei dati interamente rivista (nLPD) e vale anche per la più piccola PMI. Questa guida sulla protezione dei dati nel dossier del personale mostra che cosa devono fare i datori di lavoro: informare, dare accesso, limitare gli accessi, cancellare i dati in tempo. Distingue inoltre ciò che sta nella legge da ciò che è buona prassi.
Base: art. 328b CO e LPD
Il datore di lavoro può trattare dati concernenti il lavoratore soltanto in quanto si riferiscano all’idoneità lavorativa o siano necessari all’esecuzione del contratto di lavoro; per il resto sono applicabili le disposizioni della legge sulla protezione dei dati (art. 328b CO). Sono dati personali tutte le informazioni concernenti una persona fisica identificata o identificabile. Sono degni di particolare protezione, tra l’altro, i dati concernenti la salute (art. 5 lett. a e c LPD). Ciò riguarda assenze per malattia e certificati medici.
I principi nella vita quotidiana
L’art. 6 LPD enuncia i principi: i dati personali devono essere trattati in modo lecito e secondo i principi della buona fede e della proporzionalità, possono essere raccolti soltanto per uno scopo determinato e riconoscibile e sono distrutti o resi anonimi appena non sono più necessari per lo scopo del trattamento (cpv. 1–4). Chi tratta dati personali deve accertarsi della loro esattezza (cpv. 5). Se il consenso è necessario, è valido soltanto se, dopo debita informazione, è dato in modo libero in riferimento a trattamenti specifici (cpv. 6); per i dati degni di particolare protezione dev’essere espresso (cpv. 7 lett. a). L’IFPDT osserva che, a causa della loro subordinazione, i collaboratori molto raramente sono in grado di accordare, rifiutare o revocare liberamente il loro consenso. Non si basi quindi su consensi quando il contratto o la legge permettono comunque il trattamento.
Per il dossier del personale ciò significa: archiviare solo ciò che serve al rapporto di lavoro. Già nella guida del 2014 l’IFPDT afferma che non devono esistere dossier «grigi» secondari con informazioni riservate non accessibili alla persona, e raccomanda di ripulire regolarmente il dossier (di regola ogni due anni).
Obbligo d’informare
Chi raccoglie dati personali informa in modo adeguato la persona interessata. Vanno comunicati almeno l’identità e i dati di contatto del titolare del trattamento, lo scopo del trattamento e, se del caso, i destinatari; se i dati sono comunicati all’estero, anche lo Stato e le garanzie (art. 19 cpv. 1, 2 e 4 LPD). In pratica si tratta di un’informativa sulla protezione dei dati per i collaboratori, che consegna all’entrata, e di un avviso sulla protezione dei dati nel modulo di candidatura. La violazione intenzionale dell’obbligo d’informare è punita, a querela di parte, con la multa fino a CHF 250’000 (art. 60 cpv. 1 LPD).
Diritto d’accesso dei collaboratori
Chiunque può domandare al titolare del trattamento se dati personali che lo concernono sono oggetto di trattamento (art. 25 cpv. 1 LPD). In ogni caso riceve identità e dati di contatto del titolare del trattamento, i dati personali trattati in quanto tali, lo scopo, la durata di conservazione o i criteri per stabilirla, le informazioni disponibili sulla provenienza dei dati e, se del caso, i destinatari (art. 25 cpv. 2 LPD). Le regole in sintesi:
- Forma: la domanda la presenta la persona per scritto; se Lei è d’accordo, può essere anche orale. È ammessa la via elettronica. Deve adottare misure adeguate per identificare la persona (art. 16 OPDa).
- Termine: di norma l’informazione è fornita entro 30 giorni dalla ricezione della domanda (art. 25 cpv. 7 LPD, art. 18 cpv. 1 OPDa). Se non è possibile, informi la persona e comunichi il termine entro il quale l’informazione seguirà (art. 18 cpv. 2 OPDa).
- Costi: l’informazione è fornita gratuitamente; in caso di onere sproporzionato si può richiedere una partecipazione alle spese di al massimo CHF 300, che va comunicata in anticipo (art. 25 cpv. 6 LPD, art. 19 OPDa).
- Nessuna rinuncia preventiva: nessuno può rinunciare preventivamente al diritto d’accesso (art. 25 cpv. 5 LPD).
- Restrizioni: può rifiutare, limitare o differire l’informazione, ad esempio per interessi preponderanti di terzi o se la domanda è manifestamente infondata; in tal caso deve indicare il motivo (art. 26 cpv. 1 e 4 LPD).
- Dati sulla salute: possono essere comunicati alla persona, con il suo consenso, per il tramite di un professionista della salute da lei designato (art. 25 cpv. 3 LPD).
Il diritto d’accesso sussiste anche dopo l’uscita. I dati inesatti vanno rettificati su richiesta (art. 32 cpv. 1 LPD).
Accessi, sicurezza e incidenti
I titolari del trattamento devono garantire, mediante appropriati provvedimenti tecnici e organizzativi, una sicurezza dei dati adeguata al rischio (art. 8 cpv. 1 LPD). L’ordinanza sulla protezione dei dati indica come obiettivi confidenzialità, disponibilità, integrità e tracciabilità (art. 2 OPDa). Per il dossier del personale sono particolarmente importanti:
- Controllo dell’accesso ai dati: le persone autorizzate hanno accesso solo ai dati personali di cui abbisognano per adempiere i loro compiti (art. 3 cpv. 1 lett. a OPDa). La contabilità salariale non ha bisogno di certificati medici, i superiori non hanno bisogno dei dati salariali di altri team.
- Controllo dell’introduzione: si deve poter verificare quali dati personali sono stati introdotti o modificati, in quale momento e da chi (art. 3 cpv. 3 lett. a OPDa).
- Verbalizzazione: un obbligo espresso di verbalizzare gli accessi esiste per i titolari privati solo se dati personali degni di particolare protezione sono trattati automaticamente su grande scala o se si esegue una profilazione a rischio elevato e i provvedimenti preventivi possono non garantire la protezione dei dati; i verbali sono conservati per almeno un anno separatamente dal sistema (art. 4 cpv. 1 e 5 OPDa).
- Registro: le imprese con meno di 250 collaboratori al 1° gennaio sono esentate dall’obbligo di tenere un registro delle attività di trattamento, salvo che trattino su vasta scala dati personali degni di particolare protezione o eseguano una profilazione ad alto rischio (art. 12 cpv. 5 LPD, art. 24 OPDa). Che cosa significhi «su vasta scala» la legge non lo dice; nel dubbio tenga un registro (prassi).
- Notificare un incidente: una violazione della sicurezza dei dati che comporta verosimilmente un rischio elevato per la persona interessata la notifica quanto prima all’IFPDT (art. 24 cpv. 1 LPD). La notifica avviene tramite il modulo online dell’IFPDT.
Conservare e cancellare
Non esiste una legge con un unico termine per il dossier del personale. Fanno stato termini diversi per ogni documento:
| Documento | Termine | Fonte |
|---|---|---|
| Conteggi del salario e altri giustificativi contabili | 10 anni dalla fine dell’esercizio | Art. 958f cpv. 1 CO |
| Documenti sul tempo di lavoro | almeno 5 anni dopo la scadenza della validità | Art. 73 cpv. 2 OLL 1 |
| Prescrizione dei crediti derivanti dal rapporto di lavoro | 5 anni | Art. 128 n. 3 CO |
| Candidature rifiutate | restituire o distruggere; prassi: almeno fino alla scadenza del termine per agire di tre mesi | IFPDT; art. 8 cpv. 2 LPar |
| Pool di talenti | fino alla data concordata, con consenso | IFPDT |
| Restante dossier del personale | da stabilire per tipo di dato; l’IFPDT indica di regola da 5 a 10 anni, a seconda delle disposizioni di legge (guida 2014: regola 5, in via eccezionale 10) | IFPDT; prassi, non di legge |
La guida risale a prima della nLPD; i principi valgono ancora, ma stabilisca per scritto i termini per ogni tipo di dato e li rispetti. Allo scadere del termine cancelli o renda anonimi i dati (art. 6 cpv. 4 LPD). Verifichi prima se è pendente una procedura o se potrebbe essere richiesto un certificato.
Esempio pratico: Muster Elektro AG
La Muster Elektro AG è un’azienda fittizia con 45 collaboratori (stato 1° gennaio 2026). Poiché gestisce assenze per malattia e certificati medici, tiene per prudenza un registro delle attività di trattamento.
Martedì 3 novembre 2026 un’ex collaboratrice chiede per scritto l’informazione. La risposta scade al più tardi giovedì 3 dicembre 2026 (30 giorni dalla ricezione). La responsabile del personale crea l’esportazione il 10 novembre, la verifica per dati di terzi e la invia il 12 novembre.
Nella revisione annuale dell’elenco di cancellazione compare il signor Roth, uscita il 31 marzo 2016. L’azienda ha impostato il termine per i dossier del personale a 10 anni; dal 1° aprile 2026 è nell’elenco. I suoi conteggi del salario per il 2016 sono però giustificativi contabili: il termine decorre dalla fine dell’esercizio il 31 dicembre 2016 e dura dieci anni, quindi fino al 31 dicembre 2026 (art. 958f cpv. 1 CO, con anno civile come esercizio). La responsabile del personale cancella perciò solo dopo il 31 dicembre 2026.
Checklist
- Informativa sulla protezione dei dati per i collaboratori e avviso nel modulo di candidatura presenti
- Nel dossier solo dati necessari al rapporto di lavoro; nessun dossier secondario
- Ruoli e accessi stabiliti secondo il compito; dati sulla salute solo per poche persone
- Procedura per le domande d’accesso: ricezione annotata, identità verificata, risposta entro 30 giorni
- Gli accessi vengono registrati; i verbali sono conservati almeno un anno
- Registro delle attività di trattamento verificato
- Procedura per un incidente sui dati con notifica all’IFPDT nota
- Termini di conservazione per tipo di dato stabiliti per scritto
- I dati scaduti vengono cancellati o resi anonimi regolarmente
La soluzione KMU | base
HR | base supporta le parti tecniche. Le decisioni che deve prendere il software non le prende per Lei. Ne fanno parte i termini, il registro delle attività di trattamento, un’eventuale valutazione d’impatto sulla protezione dei dati e la notifica di un incidente all’IFPDT.
1. Informazione. In Personale › Collaboratori apra il dossier e scelga nel menu Altre azioni la voce Esportare le informazioni. Riceve tutti i dati personali della persona come ZIP con un file strutturato, una vista leggibile e i documenti originali. Le parti sensibili come salario o salute vengono esportate solo con il diritto corrispondente; ciò che manca compare nell’esportazione come «non esportato». Per l’informazione alla persona esporta quindi qualcuno con tutti i diritti necessari. Il prelievo viene registrato. Se trattenere qualcosa secondo l’art. 26 LPD lo decide Lei; verifichi l’esportazione prima dell’invio. Per le candidature esiste la stessa esportazione nella candidatura.
2. Ruoli e accesso. Esistono quattro ruoli di base (amministrazione, HR, superiori, collaboratori) e ruoli propri con livelli per ambito. I campi sensibili (salario, AVS, banca, salute, privato) e l’ambito dei dati (tutti, aziende, reparti, sedi, team, se stessi) si assegnano separatamente.
3. Registro degli accessi. In Impostazioni aziendali › Registro degli accessi vede chi ha consultato o modificato quali dati personali e quando. Vengono registrati anche gli accessi in lettura (dossier, cronologia, documenti, download, esportazioni) nonché accessi e tentativi falliti, con IP e canale. L’elenco si può filtrare per ambito, persona e periodo. Il registro si trova nello stesso sistema; se soddisfa i requisiti dell’art. 4 OPDa (conservazione separata dal sistema) deve chiarirlo Lei stesso, se necessario.
4. Termini di cancellazione. In Impostazioni HR › Dati › Termini di cancellazione imposta i termini: foto di timbratura (predefinito 30 giorni), protocollo degli accessi (predefinito 24 mesi, impostabile da 12 mesi), protocollo delle e-mail (predefinito 12 mesi) e dossier del personale (predefinito 10 anni dopo l’uscita). Un processo giornaliero in background cancella le foto di timbratura e i protocolli degli accessi e delle e-mail alla scadenza del termine. I dossier del personale non vengono mai cancellati automaticamente: alla scadenza la persona compare nell’elenco «Da cancellare» e la cancella Lei stesso nel dossier, dopo averla verificata. I valori predefiniti sono proposte di KMU | base e non sostituiscono una consulenza legale. Li faccia approvare internamente o da un giurista, in particolare per i documenti con termine legale (giustificativi del salario).
5. Candidature. In Impostazioni HR › Candidature imposta il termine per le candidature concluse (da 1 a 24 mesi, predefinito 6) e sceglie se allo scadere si cancella o si rende anonimo. Il pool di talenti esiste solo con consenso; la durata la imposta tra 6 e 36 mesi e la persona può revocare in qualsiasi momento.
Le basi sui dati di candidatura le trova nella guida sulla gestione delle candidature, per l’uscita nella guida sulla checklist uscita. Per il certificato si veda Scrivere un certificato di lavoro; per la registrazione del tempo di lavoro Registrazione del tempo di lavoro. Se desidera provare di persona, guardi la demo o apra un conto di prova. Per i prezzi si veda la pagina dei prezzi. In caso di domande ci contatti tramite la pagina dei contatti.
Fonti
- Legge federale sulla protezione dei dati (LPD; DSG, RS 235.1), art. 5, 6, 8, 12, 19, 24, 25, 26, 32, 60, stato 7 luglio 2025: fedlex.admin.ch, consultato il 27.10.2026.
- Ordinanza sulla protezione dei dati (OPDa; DSV, RS 235.11), art. 2–4, 16, 18, 19, 24, stato 1° dicembre 2025: fedlex.admin.ch, consultato il 27.10.2026.
- Codice delle obbligazioni (CO; OR, RS 220), art. 128 n. 3, 328b, 958f, stato 1° ottobre 2026: fedlex.admin.ch, consultato il 27.10.2026.
- Ordinanza 1 concernente la legge sul lavoro (OLL 1; ArGV 1, RS 822.111), art. 73 cpv. 2, stato 1° settembre 2024: fedlex.admin.ch, consultato il 27.10.2026.
- Legge federale sulla parità dei sessi (LPar; GlG, RS 151.1), art. 8 cpv. 2, stato 1° luglio 2020: fedlex.admin.ch, consultato il 27.10.2026.
- IFPDT, Trattamento dei dati da parte del datore di lavoro (pagina senza indicazione di data): edoeb.admin.ch, consultato il 27.10.2026; Le diverse fasi del rapporto di lavoro: edoeb.admin.ch, consultato il 27.10.2026.
- IFPDT, Guida al trattamento di dati personali nel settore del lavoro, privati, stato ottobre 2014, cifre 3.2.1 e 3.3.1 (redatta ancora in base alla precedente legge sulla protezione dei dati) (in tedesco): edoeb.admin.ch, consultato il 27.10.2026.
- IFPDT, Notifica di violazioni della sicurezza dei dati (modulo online DataBreach): edoeb.admin.ch, consultato il 27.10.2026.
Questa guida non sostituisce una consulenza legale o fiscale. Stato delle informazioni: 27.10.2026.