Quando una collaboratrice o un collaboratore se ne va, in poche settimane si accumulano molti piccoli compiti: conteggiare il salario, ritirare le chiavi, annunciare la previdenza, scrivere il certificato, bloccare gli accessi. Chi guarda solo alla lettera di disdetta dimentica facilmente qualcosa, e certe cose non si possono più recuperare. Questa checklist uscita ordina i compiti secondo il processo e, dove la legge prescrive qualcosa, indica la fonte. Ciò che è soltanto prassi consolidata lo segnaliamo come tale.
Verificare la disdetta e fissare la data d’uscita
Un rapporto di lavoro a tempo indeterminato può essere disdetto da ciascuna delle parti. La parte che disdice deve, a richiesta dell’altra, motivare la disdetta per scritto (art. 335 CO). Salvo diverso accordo, nel primo anno di servizio il termine è di un mese, dal secondo al nono anno di servizio incluso di due mesi e in seguito di tre mesi, sempre per la fine di un mese (art. 335c cpv. 1 CO). Accordo scritto, contratto normale o contratto collettivo possono derogarvi; sotto il mese si può scendere solo con un contratto collettivo e solo nel primo anno di servizio (cpv. 2). Il calcolo è illustrato nella guida Calcolare il termine di disdetta. Se disdice il datore di lavoro, verifichi inoltre il periodo protetto.
Annoti quando la disdetta è pervenuta, quale motivo d’uscita sussiste e quale data pone fine al rapporto di lavoro. Da ciò dipendono quasi tutti gli altri termini.
Salario, vacanze e ore supplementari alla fine
Con la fine del rapporto di lavoro tutti i crediti che ne derivano diventano esigibili (art. 339 cpv. 1 CO). L’ultimo salario va quindi pagato al più tardi l’ultimo giorno del rapporto di lavoro. Per i crediti di provvigione in affari che saranno eseguiti solo dopo l’uscita, l’esigibilità può essere differita per accordo scritto, di regola non più di sei mesi (cpv. 2).
Finché dura il rapporto di lavoro, le vacanze non possono essere compensate con denaro (art. 329d cpv. 2 CO). Prassi, non testo di legge: pianifichi quindi la fruizione delle vacanze entro il termine di disdetta e conteggi solo il resto che comprovatamente non può più essere fruito. Le ore supplementari le compensi, con il consenso della persona, mediante un congedo di durata almeno corrispondente (art. 321c cpv. 2 CO). In caso contrario, e salvo diverso accordo scritto, paga il salario normale più un supplemento di almeno un quarto (cpv. 3). Per il lavoro straordinario, cioè il lavoro oltre la durata massima legale della settimana lavorativa, valgono regole proprie (art. 12 e 13 LL); la differenza è spiegata nella guida su lavoro straordinario e ore supplementari.
Un caso particolare: se il rapporto di lavoro di una persona con almeno 50 anni di età cessa dopo 20 o più anni di servizio, il datore di lavoro deve un’indennità di partenza (art. 339b CO). Se il suo importo è determinato per contratto, non deve essere inferiore al salario di due mesi (art. 339c cpv. 1 CO). Le prestazioni della previdenza del personale possono essere dedotte alle condizioni dell’art. 339d CO.
Attenzione agli accordi di chiusura: ai crediti risultanti da disposizioni imperative la persona non può rinunciare durante il rapporto di lavoro e nel mese successivo alla sua fine (art. 341 cpv. 1 CO). Una clausola di saldo generica non La protegge quindi completamente in questo periodo.
Restituzioni e accessi
Alla fine del rapporto di lavoro ciascuna parte deve restituire tutto quanto durante detto rapporto le è stato affidato dall’altra o ha ricevuto da terzi per conto dell’altra (art. 339a cpv. 1 CO). La persona è segnatamente tenuta a restituire i veicoli e le licenze di circolazione, come anche le anticipazioni sullo stipendio e sulle spese, in quanto superano l’importo dei suoi crediti (cpv. 2). Restano riservati i diritti di ritenzione (cpv. 3).
Prassi, non di legge: ritiri portatile, cellulare, chiavi, badge, carta di credito e abiti da lavoro contro ricevuta, blocchi account utente, accesso remoto e portali esterni l’ultimo giorno di lavoro, in caso di dispensa subito, e imposti un messaggio di assenza a tempo. Le e-mail private non vanno inoltrate.
Previdenza e assicurazioni
- Cassa pensione: per i rischi morte e invalidità la persona resta assicurata ancora per un mese dopo lo scioglimento del rapporto di previdenza presso il precedente istituto di previdenza; se subentra prima uno nuovo, questo è competente (art. 10 cpv. 3 LPP). Chi lascia l’istituto di previdenza ha diritto a una prestazione d’uscita (art. 2 cpv. 1 LFLP). Se la persona entra in un nuovo istituto di previdenza, la prestazione vi viene trasferita (art. 3 LFLP). Altrimenti la persona deve notificare al proprio istituto di previdenza sotto quale forma ammissibile intende mantenere la previdenza; senza notifica, il denaro va all’istituto collettore non prima di sei mesi e al più tardi due anni dopo (art. 4 LFLP).
- Assicurazione contro gli infortuni: termina allo spirare del 31° giorno susseguente a quello in cui cessa il diritto almeno al semisalario (art. 3 cpv. 2 LAINF). L’assicuratore deve offrire la possibilità di protrarla, mediante accordo speciale, fino a sei mesi (cpv. 3). Tale accordo va concluso prima della scadenza dell’assicurazione contro gli infortuni non professionali (art. 8 OAINF). Lo faccia presente per tempo alla persona (prassi).
- Indennità giornaliera di malattia, AVS, assegni familiari: i termini di passaggio e di annuncio dipendono dalla polizza e dalla cassa di compensazione; li richieda a loro.
- Assicurazione contro la disoccupazione: i datori di lavoro compilano tempestivamente gli attestati di cui i lavoratori hanno bisogno per far valere i diritti alle prestazioni (art. 88 cpv. 1 lett. b LADI).
- Imposte: per le persone assoggettate all’imposta alla fonte, come debitore della prestazione imponibile è tenuto a trattenere l’imposta, rilasciare l’attestazione e versarla, e ne risponde (art. 100 LIFD); l’annuncio dell’uscita segue le disposizioni del Cantone. I datori di lavoro devono rilasciare al contribuente un’attestazione scritta delle loro prestazioni (art. 127 cpv. 1 lett. a LIFD), cioè il certificato di salario.
Certificato e divieto di concorrenza
La persona può chiedere in ogni momento un certificato (art. 330a CO). Inizi presto con la bozza, così che sia pronto l’ultimo giorno di lavoro; struttura e formulazioni sono spiegate nella guida Scrivere un certificato di lavoro.
Verifichi un eventuale divieto di concorrenza pattuito. Richiede la forma scritta (art. 340 cpv. 1 CO), va limitato quanto a luogo, tempo e oggetto e può superare i tre anni soltanto in circostanze particolari (art. 340a cpv. 1 CO). Cessa quando il datore di lavoro disdice il rapporto di lavoro senza che la persona gli abbia dato un motivo giustificato (art. 340c cpv. 2 CO). Ricordi per scritto alla persona gli obblighi che continuano a valere.
Chiudere il dossier e conservare i dati
Dopo l’uscita possono restare solo i dati di cui ha ancora bisogno; ciò che non serve più viene distrutto o reso anonimo (art. 6 cpv. 4 LPD). Non esiste una legge con un termine unitario per il dossier del personale. I punti fermi sono:
| Documento | Termine | Fonte |
|---|---|---|
| Conteggi del salario e altri giustificativi contabili | 10 anni dalla fine dell’esercizio | Art. 958f cpv. 1 CO |
| Documenti su tempo di lavoro e di riposo | almeno 5 anni dopo la scadenza della validità | Art. 73 cpv. 2 OLL 1 |
| Prescrizione dei crediti derivanti dal rapporto di lavoro | 5 anni | Art. 128 n. 3 CO |
| Restante dossier del personale | da stabilire per tipo di dato; l’IFPDT indica di regola da 5 a 10 anni, a seconda delle disposizioni di legge (guida 2014: regola 5, in via eccezionale 10) | Prassi, non di legge |
Esempio pratico: Muster Glaserei AG
La Muster Glaserei AG è un’azienda fittizia con 22 collaboratori. La signora Keller, addetta alla pianificazione, è entrata il 1° marzo 2021 e ha dato la disdetta venerdì 25 settembre 2026. È nel sesto anno di servizio, vale il termine di due mesi per la fine del mese. Il rapporto di lavoro termina lunedì 30 novembre 2026.
La responsabile del personale registra l’uscita. Le scadenze del modello si contano in giorni di calendario dalla disdetta (D) o dall’uscita (U) e non vengono spostate in caso di fine settimana:
| Compito | Riferimento | Scadenza |
|---|---|---|
| Inviare la conferma della disdetta | D + 3 | Lu, 28.09.2026 |
| Calcolare il saldo di vacanze e ore supplementari | D + 7 | Ve, 02.10.2026 |
| Richiedere la bozza del certificato ai superiori | U − 30 | Sa, 31.10.2026 |
| Annunciare l’uscita alla cassa pensione | U − 14 | Lu, 16.11.2026 |
| Colloquio di uscita | U − 10 | Ve, 20.11.2026 |
| Rilasciare il certificato | U − 3 | Ve, 27.11.2026 |
| Restituzioni, bloccare gli accessi, ultimo salario | U | Lu, 30.11.2026 |
| Rilasciare il certificato di salario | U + 30 | Me, 30.12.2026 |
La signora Keller ha ancora quattro giorni di vacanza; li fruisce dal 3 al 6 novembre. Il suo saldo di ore supplementari è di 12,5 ore. Con il superiore non concorda alcuna compensazione con tempo libero e il contratto non esclude il supplemento. Perciò le ore vengono pagate: 12,5 ore × CHF 36.00 di salario normale × 1,25 = CHF 562.50. L’ultimo salario scade il 30 novembre. La scadenza di sabato 31 ottobre la responsabile del personale la anticipa a venerdì 30 ottobre.
Checklist
- Disdetta, ricezione e data d’uscita annotate, periodi protetti verificati
- Conferma della disdetta con data d’uscita inviata
- Saldo di vacanze e ore supplementari chiarito, fruizione collocata nel termine
- Ultimo salario esigibile al giorno d’uscita e conteggiato
- Uscita annunciata alla cassa pensione, persona informata sulla prestazione d’uscita
- Persona informata su assicurazione contro gli infortuni e assicurazione per accordo speciale
- Attestato per l’assicurazione contro la disoccupazione pronto su richiesta
- Cassa di compensazione, assegni familiari ed eventuale imposta alla fonte disdetti
- Mezzi di lavoro ritirati contro ricevuta, accessi bloccati
- Certificato rilasciato, divieto di concorrenza verificato
- Certificato di salario rilasciato
- Dossier chiuso, termini di conservazione stabiliti per ogni documento
La soluzione KMU | base
HR | base genera la checklist dall’uscita e distribuisce i compiti. Gli annunci a cassa pensione, assicuratori e cassa di compensazione restano un Suo compito: la checklist li ricorda, ma non invia nulla agli uffici.
1. Registrare l’uscita. In Personale › Collaboratori apra la persona e scelga nel menu Altre azioni la voce Registrare l’uscita. Inserisce la data della disdetta e il motivo d’uscita (disdetta da parte del lavoratore, disdetta da parte del datore di lavoro, scioglimento di comune accordo o pensionamento). La prima data d’uscita possibile viene proposta e può essere modificata; l’ultimo giorno di lavoro è facoltativo. In caso di disdetta da parte del datore di lavoro dopo il periodo di prova, HR | base segnala il periodo protetto secondo l’art. 336c CO. È un’indicazione, non una consulenza legale.
2. Checklist. Con l’uscita nasce la checklist con le sezioni disdetta e comunicazione, assicurazioni sociali e salario, restituzioni e accessi nonché chiusura. I punti hanno scadenze dalla disdetta o dall’uscita e un ruolo responsabile; li trova nel dossier sotto «Checklist d’uscita» e raccolti in Personale › Pendenze. La checklist si può stampare come PDF e i superiori ricevono un’e-mail con il modulo per il colloquio di uscita. Modello e responsabili li adatta in Personale › Onboarding. Le scadenze sono proposte.
3. Mezzi di lavoro. Nel dossier registra consegna e restituzione e crea le ricevute. In caso di uscita il dossier avverte finché qualcosa non è stato restituito. Il blocco degli accessi è un punto della checklist che una persona spunta; il software non blocca nulla da solo.
4. Certificato e salario. Il certificato finale lo crea nella scheda «Certificato di lavoro» con bozza, verifica e approvazione secondo il principio dei quattro occhi e lo scarica come PDF o DOCX. Se il trasferimento al software salariale collegato è configurato, l’uscita vi arriva automaticamente. Il trasferimento è disattivato per impostazione predefinita.
5. Conservazione. Alla scadenza del termine la persona compare in un elenco «Da cancellare» tra i termini di cancellazione; la cancellazione la conferma Lei stesso. Il termine è una proposta che approva prima dal punto di vista professionale.
Se desidera provare di persona, guardi la demo o apra un conto di prova. Per i prezzi si veda la pagina dei prezzi. In caso di domande ci contatti tramite la pagina dei contatti.
Fonti
- Codice delle obbligazioni (CO; OR, RS 220), art. 128 n. 3, 321c, 329d, 330a, 335, 335c, 339–339d, 340–340c, 341, 958f, stato 1° ottobre 2026: fedlex.admin.ch, consultato il 27.10.2026.
- Legge sul lavoro (LL; ArG, RS 822.11), art. 12 e 13, stato 1° settembre 2023: fedlex.admin.ch, consultato il 27.10.2026.
- Legge federale sulla previdenza professionale per la vecchiaia, i superstiti e l’invalidità (LPP; BVG, RS 831.40), art. 10 cpv. 3, stato 1° gennaio 2025: fedlex.admin.ch, consultato il 27.10.2026.
- Legge sul libero passaggio (LFLP; FZG, RS 831.42), art. 2–4, stato 1° gennaio 2024: fedlex.admin.ch, consultato il 27.10.2026.
- Legge federale sull’assicurazione contro gli infortuni (LAINF; UVG, RS 832.20), art. 3 cpv. 2 e 3, stato 1° gennaio 2026: fedlex.admin.ch; Ordinanza sull’assicurazione contro gli infortuni (OAINF; UVV, RS 832.202), art. 8, stato 1° gennaio 2026: fedlex.admin.ch, consultato il 27.10.2026.
- Legge sull’assicurazione contro la disoccupazione (LADI; AVIG, RS 837.0), art. 88 cpv. 1 lett. b, stato 1° gennaio 2026: fedlex.admin.ch, consultato il 27.10.2026.
- Legge federale sull’imposta federale diretta (LIFD; DBG, RS 642.11), art. 100 e art. 127 cpv. 1 lett. a, stato 2 settembre 2026: fedlex.admin.ch, consultato il 27.10.2026.
- Ordinanza 1 concernente la legge sul lavoro (OLL 1; ArGV 1, RS 822.111), art. 73 cpv. 2, stato 1° settembre 2024: fedlex.admin.ch, consultato il 27.10.2026.
- Legge federale sulla protezione dei dati (LPD; DSG, RS 235.1), art. 6 cpv. 4, stato 7 luglio 2025: fedlex.admin.ch, consultato il 27.10.2026.
- IFPDT, Guida al trattamento di dati personali nel settore del lavoro, privati, stato ottobre 2014 (cifra 3.3.1, redatta ancora in base alla precedente legge sulla protezione dei dati) (in tedesco): edoeb.admin.ch, consultato il 27.10.2026.
- IFPDT, Le diverse fasi del rapporto di lavoro: edoeb.admin.ch, consultato il 27.10.2026.
Questa guida non sostituisce una consulenza legale o fiscale. Stato delle informazioni: 27.10.2026.