Una buona gestione delle candidature significa che nessuna candidatura resta in giacenza, che tutti i partecipanti vedono lo stesso stato e che alla fine nessuno ha più dati del necessario. Per una PMI senza un proprio reparto di reclutamento è soprattutto una questione di ordine: fasi fisse, responsabilità chiare e un piano su che cosa ne sarà dei documenti. Questa guida mostra come impostare la gestione delle candidature dall’arrivo all’assunzione e quali limiti giuridici valgono.
Stabilire le fasi
Basta un processo semplice: arrivo, preselezione, colloquio, offerta, poi assunzione o rifiuto. L’essenziale è che ogni candidatura si trovi in una sola fase e che qualcuno sia responsabile del passo successivo. Stabilisca chi esamina le candidature, chi partecipa ai colloqui e chi decide. Che le fasi si chiamino così è prassi e non un obbligo di legge; ciò che conta è la tracciabilità.
Che cosa può chiedere e memorizzare
Il datore di lavoro può trattare dati concernenti il lavoratore soltanto in quanto si riferiscano all’idoneità lavorativa o siano necessari all’esecuzione del contratto di lavoro; per il resto sono applicabili le disposizioni della legge sulla protezione dei dati (art. 328b CO). La LPD esige che i dati personali siano trattati in modo lecito, secondo i principi della buona fede e della proporzionalità, che siano raccolti soltanto per uno scopo determinato e riconoscibile e che siano distrutti o resi anonimi appena non sono più necessari per lo scopo del trattamento (art. 6 cpv. 1–4 LPD).
Per le candidature ciò significa, secondo le indicazioni dell’IFPDT: le domande su formazione e carriera professionale sono di regola ammesse. Le domande su malattie o su una gravidanza sono ammissibili solo se motivi particolari le giustificano, ad esempio un nesso con il posto messo a concorso. I dati concernenti la salute sono dati personali degni di particolare protezione (art. 5 lett. c n. 2 LPD; di più nella guida Protezione dei dati nella gestione del personale). Per le informazioni di referenza ottenga prima il consenso della candidata o del candidato. I documenti di candidatura possono essere visti solo da persone autorizzate, di regola il reparto del personale e i superiori diretti.
Informare i candidati
Chi raccoglie dati personali informa in modo adeguato la persona interessata. Vanno comunicati almeno l’identità e i dati di contatto del titolare del trattamento, lo scopo del trattamento e, se del caso, i destinatari dei dati (art. 19 cpv. 1 e 2 LPD). Per le candidature un breve avviso sulla protezione dei dati rientra perciò nel modulo di candidatura o nella conferma di ricezione. La violazione intenzionale di questo obbligo d’informare è punita, a querela di parte, con la multa fino a CHF 250’000 (art. 60 cpv. 1 LPD).
Se vuole conservare i documenti per posti futuri, serve il consenso della persona. Questo è valido soltanto se, dopo debita informazione, è dato in modo libero in riferimento a uno o più trattamenti specifici (art. 6 cpv. 6 LPD). Si parla di pool di talenti.
Valutare le candidature e decidere
Valuti tutte le persone secondo gli stessi criteri stabiliti in precedenza, ad esempio conoscenze specialistiche, esperienza e affinità con il team, e annoti brevemente per scritto le impressioni dei colloqui. Questo crea comparabilità e aiuta più tardi, se qualcuno chiede il motivo del rifiuto. Se impiega un software che scarta automaticamente le candidature, tenga presente l’art. 21 LPD: una decisione basata esclusivamente su un trattamento automatizzato che ha per la persona effetti giuridici o conseguenze significative fa scattare obblighi d’informare e dà il diritto a un riesame da parte di una persona fisica. La via più semplice è che decida sempre una persona.
Rifiuti e parità di trattamento
La legge sulla parità dei sessi vieta espressamente di pregiudicare le persone a causa del sesso anche all’assunzione (art. 3 cpv. 1 e 2 LPar). Se un’assunzione è rifiutata in modo discriminatorio, non esiste un diritto al posto, ma a un’indennità (art. 5 cpv. 2 LPar) pari al massimo a tre mesi di salario (art. 5 cpv. 4 LPar). Chi sostiene di non essere stato assunto per motivi discriminatori può pretendere una motivazione scritta del rifiuto (art. 8 cpv. 1 LPar). La pretesa a un’indennità decade se l’azione non è proposta entro tre mesi dalla comunicazione del rifiuto (art. 8 cpv. 2 LPar).
Prassi: invii i rifiuti con rapidità, cortesia e senza giudizi sulla persona. Un motivo lo indichi se la persona lo chiede, e allora in modo oggettivo.
Conservare, pool di talenti e cancellare
La legge non indica un termine fisso per le candidature rifiutate. Secondo le indicazioni dell’IFPDT, restituisca i documenti delle persone non considerate e distrugga le copie. Può tenere ciò che Le appartiene, ad esempio lettere di candidatura e questionari del personale; anche questi vanno prima o poi distrutti. Con il consenso dei candidati i documenti possono essere conservati per una durata fissata in anticipo, se è prevedibile che serviranno presto di nuovo. Senza consenso, in determinate circostanze un interesse preponderante dell’azienda può giustificare la conservazione; allora la persona va informata.
Prassi, non di legge: una conservazione di almeno tre mesi dopo il rifiuto è ovvia, perché il termine per agire secondo l’art. 8 cpv. 2 LPar è di tre mesi. Poi fissi un termine fisso e breve e lo rispetti.
Ogni persona può chiedere quali dati personali che la concernono Lei tratta. L’informazione è fornita gratuitamente e di norma entro 30 giorni (art. 25 cpv. 6 e 7 LPD); la domanda la presenta la persona per scritto (art. 16 cpv. 1 OPDa).
Posti soggetti all’obbligo di annuncio
Nei gruppi professionali con un tasso di disoccupazione elevato i posti vacanti devono essere annunciati al servizio pubblico di collocamento (art. 21a cpv. 3 LStrI, art. 53a segg. OC). Ciò influisce sulla procedura: l’URC trasmette entro tre giorni lavorativi dalla ricezione dell’annuncio completo i dossier adeguati (art. 53c cpv. 1 OC). Lei invita i candidati idonei a un colloquio di assunzione o a un test di attitudine professionale e comunica all’URC chi ha invitato e se ha assunto qualcuno (art. 21a cpv. 4 LStrI, art. 53c cpv. 2 OC). Chi viola intenzionalmente l’obbligo di annuncio o l’obbligo di invitare le persone idonee a un colloquio di assunzione o a un test di attitudine professionale è punito con la multa fino a CHF 40’000, in caso di negligenza fino a CHF 20’000 (art. 117a LStrI). I dettagli sono nella guida sull’annuncio di lavoro.
Esempio pratico: Muster Metallbau AG
La Muster Metallbau AG è un’azienda fittizia con 14 collaboratori. Lunedì 5 ottobre 2026 pubblica un posto da polimeccanico/a AFC con entrata il 1° febbraio 2027. Fino al termine di candidatura, venerdì 30 ottobre, arrivano 31 candidature: 18 tramite la pagina carriera, 8 per e-mail e 5 su carta. Nove passano alla preselezione, quattro al colloquio; la scelta della data avviene con tre proposte ciascuno.
Lunedì 9 novembre 2026 il team decide: una persona riceve l’offerta, 30 candidature vengono rifiutate. I rifiuti sono pianificati per mercoledì 11 novembre, ore 09:00. Le procedure sono concluse il 9 novembre; con il termine di sei mesi i documenti vengono cancellati dal 9 maggio 2027. Gli originali delle candidature cartacee l’azienda li rispedisce con il rifiuto; le copie scansionate scadono con il termine. Due persone hanno acconsentito nel modulo al pool di talenti (arrivo il 14 ottobre 2026, 24 mesi): i loro documenti restano fino al 14 ottobre 2028. Il termine di tre mesi per agire secondo l’art. 8 cpv. 2 LPar scade per i rifiuti dell’11 novembre l’11 febbraio 2027, quindi ben prima della cancellazione. Il 18 novembre una candidata rifiutata chiede l’informazione; la risposta scade il 18 dicembre 2026 (30 giorni).
Checklist
- Fasi e responsabilità stabilite
- Poste soltanto domande che riguardano l’idoneità per il posto
- Avviso sulla protezione dei dati nel modulo di candidatura, consenso per il pool di talenti volontario e separato
- Criteri stabiliti prima dei colloqui, impressioni annotate per scritto
- La decisione la prende sempre una persona
- Rifiuti inviati con rapidità, motivazione pronta su richiesta
- Termine di conservazione stabilito e impostato
- Verificato se il posto è soggetto all’obbligo di annuncio
- Domande d’informazione evase entro 30 giorni
- In caso di assunzione: documenti ripresi nel dossier del personale, il resto cancellato
La soluzione KMU | base
HR | base accompagna le candidature dal posto al dossier del personale. Trova tutto in Personale › Candidature.
1. Pipeline. La panoramica mostra i Suoi posti con candidature aperte e nuove; con il selettore Pipeline vede le candidature come schede nelle fasi Nuovo, Preselezione, Colloquio, Offerta, Assunzione e Rifiuto (nomi e ordine li gestisce nelle impostazioni). Sposta le schede con il mouse o la tastiera, filtra per nome, etichetta e fonte e inoltra o rifiuta più candidature in una volta.
2. Valutare. Il Suo team valuta con stelle e criteri e vede la media. Le note con menzione @ avvisano le colleghe e i colleghi; tutto compare in una cronologia. Superiori o persone esterne le inoltra con scadenza per la valutazione. Per ogni posto stabilisce team di selezione e criteri.
3. Colloqui. Fissa un appuntamento o invia fino a cinque proposte, tra le quali la persona sceglie tramite link. Persona e team ricevono un file di calendario. Le e-mail di invito e di rifiuto provengono da modelli con segnaposto. Per impostazione predefinita i rifiuti partono due giorni dopo alle 09:00 e fino ad allora si possono annullare.
4. Protezione dei dati. Le candidature concluse vengono cancellate o rese anonime con i file allo scadere del termine da Lei stabilito (da 1 a 24 mesi); singolarmente si può in qualsiasi momento su richiesta. Il valore predefinito è 6 mesi, una proposta che deve verificare. Le persone che hanno acconsentito nel modulo di candidatura le trova in Candidature › Talent pool; la durata del consenso la imposta tra 6 e 36 mesi e può revocarlo in qualsiasi momento. Per l’informazione scarica nella candidatura con «Esportare le informazioni» tutti i dati con i documenti come ZIP; il prelievo viene registrato. Le impostazioni relative le trova in Impostazioni HR › Candidature.
5. Assumere. Con «Assumere» crea la persona con la checklist di entrata nel dossier del personale. Documenti e foto del profilo vengono ripresi, su richiesta il posto viene coperto e gli annunci terminano. Il contratto di lavoro segue separatamente, si veda Creare un contratto di lavoro; sul periodo di prova legga Periodo di prova nel contratto di lavoro.
Limiti: HR | base non decide mai su una candidatura. Le risposte eliminatorie nel questionario vengono contrassegnate, ma non rifiutate automaticamente, e i rifiuti avvengono solo quando li avvia Lei. Stabilire se un posto sia soggetto all’obbligo di annuncio ed effettuare l’annuncio all’URC spetta a Lei.
Se desidera provare di persona, guardi la demo o apra un conto di prova. Per i prezzi si veda la pagina dei prezzi. In caso di domande ci contatti tramite la pagina dei contatti.
Fonti
- Codice delle obbligazioni (CO; OR, RS 220), art. 328b, stato 1° ottobre 2026: fedlex.admin.ch, consultato il 27.10.2026.
- Legge federale sulla protezione dei dati (LPD; DSG, RS 235.1), art. 5 lett. c, art. 6, 19, 21, 25, 60, stato 7 luglio 2025: fedlex.admin.ch, consultato il 27.10.2026.
- Ordinanza sulla protezione dei dati (OPDa; DSV, RS 235.11), art. 16 cpv. 1, stato 1° dicembre 2025: fedlex.admin.ch, consultato il 27.10.2026.
- Legge federale sulla parità dei sessi (LPar; GlG, RS 151.1), art. 3, 5, 8, stato 1° luglio 2020: fedlex.admin.ch, consultato il 27.10.2026.
- Legge federale sugli stranieri e la loro integrazione (LStrI; AIG, RS 142.20), art. 21a e 117a, stato 12 giugno 2026: fedlex.admin.ch; Ordinanza sul collocamento e il personale a prestito (OC; AVV, RS 823.111), art. 53a–53c, stato 1° agosto 2024: fedlex.admin.ch, consultato il 27.10.2026.
- IFPDT, Le diverse fasi del rapporto di lavoro (candidatura; pagina senza indicazione di data): edoeb.admin.ch, consultato il 27.10.2026.
- IFPDT, Guida al trattamento di dati personali nel settore del lavoro, privati, stato ottobre 2014, cifra 3.1.9 (mancata assunzione; redatta ancora in base alla precedente legge sulla protezione dei dati) (in tedesco): edoeb.admin.ch, consultato il 27.10.2026.
Questa guida non sostituisce una consulenza legale o fiscale. Stato delle informazioni: 27.10.2026.