Das Zertifizierungsaudit ist der Moment, in dem eine unabhängige Stelle bestätigt, dass Ihr Qualitätssystem die Anforderungen von ISO 9001 erfüllt. Für ein KMU ist es kein Examen, das man in letzter Minute bestehen muss, sondern der Schlusspunkt einer Arbeit, die vorher sichtbar sein sollte: Kontext, Ziele, Prozesse, interne Audits und Managementbewertung. Dieser Ratgeber erklärt, wie eine Zertifizierung abläuft, worauf Sie bei der Wahl der Stelle achten, was sich mit der neuen Ausgabe 2026 ändert und wie Sie sich vorbereiten. Normtext wird nicht wiedergegeben.
Zertifizierung, Akkreditierung und Freiwilligkeit
Ob ein Betrieb nach ISO 9001 zertifiziert wird, entscheidet er selbst. ISO hält fest, dass Organisationen, die die Norm anwenden, wählen können, ob sie eine Zertifizierung anstreben. Ein Zertifikat einer akkreditierten Stelle schaffe zusätzliches Vertrauen, weil die Akkreditierung die Kompetenz der Stelle unabhängig bestätigt.
Die Schweizerische Akkreditierungsstelle (SAS, Teil des SECO) erklärt den Unterschied: Zertifizierung bestätigt, dass ein System festgelegte Anforderungen erfüllt; Akkreditierung bestätigt die Kompetenz der Stelle, die zertifiziert. Laut KMU-Portal des Bundes erteilt in der Schweiz ausschliesslich die SAS international und national anerkannte Akkreditierungen für Zertifizierungsstellen. Stellen für Managementsysteme heissen dort SCESm und arbeiten nach der Norm ISO/IEC 17021-1. Ohne Akkreditierung müssen sich Interessierte laut SAS auf die Aussage der Stelle verlassen.
Prüfen Sie ein Zertifikat oder die Stelle Ihrer Wahl anhand dieser Angaben, die laut SAS unter anderem auf jedem Zertifikat stehen müssen: Identifikationsnummer, Name und Adresse der Stelle, Name und Adresse der zertifizierten Organisation, bei akkreditierter Zertifizierung zusätzlich das Akkreditierungszeichen mit Nummer. Mit diesen Angaben können Sie die Gültigkeit bei der Stelle oder bei der SAS erfragen. Beachten Sie auch die Trennung von Beratung und Zertifizierung: Laut SAS-Fragen und Antworten darf eine Organisation keine Beratung anbieten, wenn sie oder Teile von ihr zertifizieren. Namen von Stellen nennen wir hier nicht; das Verzeichnis der akkreditierten Stellen führt die SAS.
Ablauf: Stufe 1, Stufe 2, Überwachung, Rezertifizierung
Das KMU-Portal des Bundes beschreibt den Rahmen: Auf das Erstzertifizierungsaudit folgen in periodischen, meist jährlichen Abständen Überwachungsaudits während der Gültigkeit der Zertifizierung. Soll die Zertifizierung darüber hinaus bestehen bleiben, muss sie vor Ablauf durch ein Rezertifizierungsaudit erneuert werden. Zertifikate sind zeitlich befristet; eine SNV-Meldung von 2024 spricht von einem üblicherweise dreijährigen Zertifikatgültigkeitszyklus. Die genaue Dauer legt die Stelle fest.
| Schritt | Zweck | Quelle |
|---|---|---|
| Stufe 1 | Vorbesuch: Überblick, Reife und Planung von Stufe 2 | APG; SAS-Dokument 506 (Kap. 9.3.1.2 der ISO/IEC 17021-1) |
| Stufe 2 | eigentliches Zertifizierungsaudit | SAS-Dokument 506 (Kap. 9.3.1.3) |
| Entscheid der Stelle | Erteilen, Aufrechterhalten, Aussetzen oder Entzug | SAS, Seite SCESm |
| Überwachungsaudits | meist jährlich während der Gültigkeit | KMU-Portal |
| Rezertifizierung | Erneuerung vor Ablauf | KMU-Portal |
Die Auditing Practices Group (APG, eine informelle Gruppe von Fachleuten aus ISO/TC 176 und dem International Accreditation Forum IAF; ihre Papiere sind von ISO und IAF nicht formell bestätigt) beschreibt Stufe 1 als Vorbesuch, der vor allem der Abgrenzung und Planung von Stufe 2 dient und beurteilt, ob die Organisation für die Zertifizierung bereit ist. Eine formelle Planung oder einen Bericht erwartet sie dafür nicht. Zeigt sich ein Mangel, soll die Stelle ihn formell mitteilen, damit Sie ihn vor Stufe 2 beheben können. Zwei Stufen sind nicht bei jedem späteren Zertifizierungsaudit nötig; bei wesentlichen Änderungen kann eine ganze oder teilweise Stufe 1 sinnvoll sein.
Wie viel Zeit die Stelle einsetzt, ist nicht pauschal festgelegt. Nach dem SAS-Merkblatt muss die Stelle für jeden Kunden den Zeitaufwand nach dokumentierten Regeln ermitteln und begründen; für Qualitätsmanagementsysteme gelten dafür Vorgaben der IAF (MD 5). Fragen Sie in der Offerte nach, wie die Stelle den Aufwand bei Ihnen berechnet.
Umstellung auf ISO 9001:2026
ISO 9001:2026 ist am 16. September 2026 erschienen. Für die Umstellung nennt ISO/TC 176 in einer Meldung vom 23. September 2026 folgende Termine: Akkreditierungsstellen müssen spätestens am 31. März 2027 bereit sein, nach der neuen Ausgabe zu begutachten; zertifizierende Stellen reichen ihre Umstellungserklärung bis 30. Juni 2027 ein; ab 31. März 2028 dürfen neue und erste akkreditierte Zertifizierungen nur noch nach ISO 9001:2026 ausgestellt werden; wer nach der Ausgabe 2015 zertifiziert ist, hat bis 30. September 2029 Zeit und kann in einem Überwachungs- oder Rezertifizierungsaudit oder in einem eigenen Umstellungsaudit wechseln. Die Seite weist darauf hin, dass sie von Dritten gepflegt wird.
Praxis, nicht normativ: Fragen Sie Ihre Stelle, nach welcher Ausgabe sie heute schon auditiert. Die SAS führt auf ihrer Seite für Managementsysteme Übergangsregeln für einzelne Normen auf; für ISO 9001 war dort am 27. Oktober 2026 kein solches Dokument aufgeführt, für ISO 14001 war eine datiert auf den 9. Oktober 2026 vorhanden.
Was Stufe 1 ansieht: Ihre Vorbereitung
Die Liste der APG zu Stufe 1 ist eine brauchbare Vorbereitungsliste: Das Managementsystem muss dokumentiert sein (Hilfe bietet der Ratgeber QM-Handbuch erstellen) und angewendet werden; Standorte und Verantwortliche werden besprochen; es wird beurteilt, ob Sie die Anforderungen verstehen, insbesondere Kennzahlen, Prozesse, Ziele und den Betrieb des Systems; der Geltungsbereich, die Prozesse und Standorte sowie gesetzliche Vorgaben werden erhoben; und es wird beurteilt, ob interne Audits und Managementbewertungen geplant und durchgeführt werden und der Umsetzungsgrad die Bereitschaft für Stufe 2 belegt. Erledigen Sie diese Arbeit vor dem Vorbesuch, nicht danach.
Achten Sie auf den Zertifizierungsumfang. Laut APG steht er im Zertifikat, leitet sich vom Geltungsbereich Ihres Systems ab und muss klar und nicht irreführend sein; er kann kleiner sein als Ihr System. Kunden sollen daraus lesen können, was zertifiziert ist.
Praxisbeispiel: Muster Präzision AG
Die Muster Präzision AG ist ein erfundenes Unternehmen der Feinmechanik mit 28 Beschäftigten. Sie trägt im Plan als Start den 3. November 2026 und als Ziel-Termin das Zertifizierungsaudit (Stufe 2) am 14. Juni 2027 ein, also 223 Tage Vorbereitung. QMS | base verteilt die Fälligkeiten anteilig auf neun Phasen:
| Phase | Fällig bis |
|---|---|
| Grundlagen | 25.11.2026 |
| Politik und Ziele | 18.12.2026 |
| Prozesse | 31.01.2027 |
| Dokumente | 06.03.2027 |
| Risiken und Chancen | 28.03.2027 |
| Betrieb: Meldungen und Massnahmen | 19.04.2027 |
| Internes Audit | 18.05.2027 |
| Managementbewertung | 03.06.2027 |
| Zertifizierungsaudit | 14.06.2027 |
Am 12. Januar 2027 zeigt der Plan: «24 % erfüllt», noch 153 Tage. Die Phase Grundlagen ist erledigt, die Qualitätspolitik ist freigegeben, aber eines der beiden Ziele hat noch keinen Ist-Wert. Deshalb ist die Phase Politik und Ziele überfällig, Prozesse steht auf «Später». Die Verantwortliche trägt den fehlenden Wert nach und wählt noch im Januar die Stelle; im Plan lässt sich die Stelle jederzeit eintragen, nicht erst in der letzten Phase. Im März zeigt der Lückenbericht sechs von 52 anwendbaren Kapiteln ohne Nachweis, darunter eines zu den Prüfmitteln; der Link führt direkt in diesen Bereich. Für Stufe 1 gibt die Qualitätsleiterin der Auditleitung der Stelle einen Zugang für 30 Tage, beschränkt auf Dokumente, Prozesse, Ziele und interne Audits.
Checkliste
- Die Stelle ist akkreditiert (SAS-Verzeichnis geprüft) und berät nicht gleichzeitig.
- Zeitaufwand und Offerte sind nachvollziehbar, die Ausgabe der Norm ist geklärt.
- Geltungsbereich und Zertifizierungsumfang sind klar und nicht irreführend formuliert.
- Politik, Ziele, Prozesse und Dokumente sind gelenkt und bekannt gemacht.
- Mindestens ein internes Audit ist geplant, besser durchgeführt, Abweichungen sind in Bearbeitung.
- Die Managementbewertung ist geplant, besser durchgeführt.
- Gesetzliche Vorgaben für den Betrieb sind erhoben.
- Unterlagen für Stufe 1 liegen bereit (Handbuch, Nachweise, Berichte, Massnahmenliste).
- Zugang für die Stelle ist befristet und auf Bereiche beschränkt.
- Nach dem Zertifikat sind Überwachungsaudits und die Rezertifizierung im Kalender.
So löst es KMU | base
QMS | base führt Sie mit eigenen Kriterien durch die Vorbereitung. Die Prüfpunkte sind Orientierungshilfen, kein Normtext; massgebend sind die Norm und Ihre Zertifizierungsstelle. QMS | base stellt keine Zertifikate aus und versendet keine Anfragen.
Weg zum Zertifikat. Auf der QMS-Übersicht öffnen Sie über den Knopf Weg zum Zertifikat (für Personen mit dem Recht für Berichte und Zertifizierungsstand) einen Plan bis zum Zertifizierungsaudit in neun Phasen mit Ziel-Termin, Fälligkeiten und Stand aus Ihren Daten. «Jetzt dran» führt direkt zur offenen Aufgabe. Ohne eigenen Plan schlägt das System ein Audit in 90 Tagen vor; der Ziel-Termin darf höchstens zwei Jahre nach dem Start liegen.
Lückenbericht Normkapitel. Auf derselben Seite zeigt er alle anwendbaren Normkapitel ohne Nachweis und führt in den Bereich, in dem Sie den Nachweis anlegen. Den Nachweisbericht je Norm als PDF mit Abdeckung, Bewertung, Nachweisen und offenen Lücken erstellen Sie im Normabgleich (Nachweisbericht je Norm).
Zertifizierungsbereitschaft. Unter Managementsystem › Berichte und Zertifizierungsstand sehen Sie 14 Prüfpunkte von Kontext bis Normabdeckung, je «nachgewiesen», «nicht erfüllt», «nicht geprüft» oder «nicht anwendbar» mit Begründung (Zertifizierungsbereitschaft mit Lückenliste). Fehlende Daten zählen nie als erfüllt. Die Schwellen sind eigene Vorgaben der Software, etwa mindestens drei Kontextthemen, drei Prozesse, 90 Prozent Lesebestätigungen, 80 Prozent Normabdeckung und ein internes Audit sowie eine Managementbewertung in den letzten zwölf Monaten. Sie stammen nicht aus der Norm.
Stelle, Anfrage, Zertifikat. Unter Managementsystem › Audits › Zertifizierung führen Sie Ihre Zertifizierungsstellen mit Akkreditierung und Normen, legen ein geplantes externes Audit an und bereiten die E-Mail in Ihrem Mailprogramm vor (Zertifizierungsstellen und Auditanfrage). Zertifikatsnummer und Ablaufdatum erfassen Sie im Bericht des externen Audits; 90 Tage vor Ablauf erscheint eine Warnung (Zertifikat mit Ablaufwarnung).
Zugang und Paket. Auditorinnen und Auditoren erhalten einen befristeten Lesezugang ohne Konto, nur für die gewählten Bereiche (Zugang für die Zertifizierungsstelle). Jeder Zugriff wird protokolliert, der Zugang lässt sich jederzeit sperren; er gilt höchstens 90 Tage, der Link ist nur bei der Erstellung sichtbar. Das Auditpaket bündelt Handbuch, Nachweisbericht, letzte freigegebene Managementbewertung, Berichte interner Audits (die jüngsten zehn) und Massnahmenliste als ZIP; Teile, für die Ihnen das Recht fehlt, werden ausgelassen.
Grenzen, die Sie kennen sollten:
- Das Auditpaket entsteht auch unvollständig: Teile, die fehlen oder für die Ihnen das Recht fehlt, bleiben weg, ohne Fehlermeldung. Prüfen Sie den Inhalt, bevor Sie es weitergeben.
- Die Bereitschaft misst Ihren Stand nach den Kriterien der Software; sie ersetzt weder Stufe 1 noch die Entscheidung der Stelle.
- Der Plan zwingt keine Reihenfolge auf; die Stelle gehört zur letzten Phase, lässt sich aber früher eintragen.
- Die Software prüft nicht, ob die Stelle akkreditiert ist. Das erfragen Sie bei der SAS.
Die Anleitung zu QMS | base erläutert die Bedienung. Sehen Sie sich die Demo an oder eröffnen Sie ein Testkonto. Bei Fragen hilft die Kontaktseite. Konditionen finden Sie unter Preise.
Quellen
- ISO: ISO 9001:2026, Quality management systems – Requirements (Edition 6, veröffentlicht am 16.09.2026), abgerufen am 27.10.2026.
- ISO/TC 176: ISO 9001:2026 has been released!, News vom 23.09.2026, abgerufen am 27.10.2026. Die Seite weist darauf hin, dass sie von Dritten gepflegt wird.
- ISO 9001 Auditing Practices Group: Guidance on Two stage initial certification audit (Edition 1, 13.01.2016; von ISO und IAF nicht bestätigt), abgerufen am 27.10.2026.
- ISO 9001 Auditing Practices Group: Guidance on Scope and applicability (Edition 3, 01.12.2023), abgerufen am 27.10.2026.
- Schweizerische Akkreditierungsstelle SAS (SECO): Zertifizierungsstelle für Managementsysteme SCESm, abgerufen am 27.10.2026.
- SAS (SECO): Häufige Fragen zum Thema Akkreditierung, abgerufen am 27.10.2026.
- SAS (SECO): Merkblatt zur Ermittlung der Dauer eines Zertifizierungsaudits für Managementsysteme (Dokument 526, Rev. 02, Dezember 2018), abgerufen am 27.10.2026.
- SAS (SECO): Referenzdokument zur Norm ISO/IEC 17021-1:2015 (Dokument 506, Rev. 14, April 2024; nur die Gliederung der Norm in Kap. 9.3 und 9.6), abgerufen am 27.10.2026.
- KMU-Portal des Bundes (SECO): Stellen, die Audits und Zertifizierungen durchführen, abgerufen am 27.10.2026.
- SNV: Revision der ISO 9001 und 14001 – Was ändert sich für Unternehmen? (Meldung zum Informationsanlass vom 8. März 2024; Hinweis auf den dreijährigen Gültigkeitszyklus), abgerufen am 27.10.2026.
Die Tabellen, Beispiele und Empfehlungen mit dem Vermerk «Praxis» sind redaktionelle Hilfen, kein Normtext. Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand der Informationen: 27.10.2026.