Signature électronique en Suisse : quelle forme de signature numérique convient à votre document ? La réponse dépend de la question de savoir si la loi ou votre contrat exige une forme quelconque. Un clic sur une confirmation n’est pas automatiquement assimilé à une signature manuscrite. Ce guide explique les notions de la loi fédérale sur la signature électronique (SCSE, ZertES), l’assimilation selon le code des obligations (CO, OR) et un processus d’exploitation qui distingue version du document, compétence et signature. Il ne remplace pas l’examen juridique d’un contrat particulier.
Vérifier d’abord la forme requise
Selon l’art. 11 CO, al. 1, les contrats ne sont soumis à une forme particulière pour leur validité que si la loi en dispose autrement. Lorsque la loi n’en dispose pas autrement quant à la portée et aux effets de la forme prescrite, la validité du contrat dépend de l’observation de cette forme (al. 2). Au quotidien : examinez d’abord le type de contrat, puis choisissez la procédure de signature.
Beaucoup de contrats n’obéissent à aucune forme. Selon l’art. 320 CO, al. 1, le contrat individuel de travail n’est soumis à aucune forme spéciale, sauf disposition contraire de la loi ; pour en savoir plus, voir le guide Créer un contrat de travail : contenu et structure. D’autres actes exigent expressément la forme écrite. Exemples tirés du CO :
- La cession d’une créance exige, pour sa validité, la forme écrite (art. 165, al. 1).
- Une prohibition de faire concurrence après la fin du contrat suppose que le travailleur capable d’exercer ses droits civils s’y engage par écrit (art. 340, al. 1).
- Le contrat d’apprentissage exige, pour sa validité, la forme écrite (art. 344a, al. 1).
- Le cautionnement exige la déclaration écrite de la caution ; pour les personnes physiques, l’art. 493, al. 2, y ajoute en principe l’acte authentique, une forme propre qui n’est pas l’objet de ce guide.
Lorsque la loi prescrit la forme écrite, celle-ci vaut aussi pour les modifications, selon l’art. 12 CO, à l’exception des clauses accessoires complémentaires qui ne contredisent pas l’acte. Selon l’art. 13, al. 1, le contrat doit porter la signature de toutes les personnes qu’il oblige. Des accords peuvent aussi réserver une forme : si une telle convention prévoit la forme écrite sans autre précision, l’art. 16, al. 2, applique à son exécution les exigences de la forme écrite prescrite par la loi. Une clause « par écrit » dans votre contrat-cadre peut donc déclencher les mêmes exigences que la loi.
Pour le rapport de gestion enfin, le CO prévoit une signature : il est signé par le président de l’organe supérieur de direction ou d’administration et par la personne qui répond de l’établissement des comptes au sein de l’entreprise (art. 958, al. 3), et un exemplaire imprimé et signé en est conservé (art. 958f, al. 2). Comment le réaliser pour des comptes tenus sous forme électronique, clarifiez-le avec votre fiduciaire.
Consignez l’appréciation avant l’envoi. Le nom d’une fonction logicielle ne répond pas à la question de forme.
Ce que distingue la SCSE
La SCSE nomme à l’art. 2 plusieurs niveaux. L’expression « signature électronique simple » ne figure pas dans la loi ; elle sert au quotidien à la distinguer des niveaux aux propriétés plus étendues.
| Notion selon la SCSE | Ce que la loi exige (art. 2) | Assimilée à la signature manuscrite (CO, art. 14, al. 2bis) ? |
|---|---|---|
| Signature électronique (let. a) | Ensemble de données électroniques jointes ou liées logiquement à d’autres données électroniques et servant à vérifier leur authenticité | Non mentionnée |
| Signature électronique avancée (let. b) | Liée uniquement à la titulaire ou au titulaire, permet de l’identifier, est créée par des moyens que le titulaire peut garder sous son contrôle exclusif, et rend détectable toute modification ultérieure des données | Non mentionnée |
| Signature électronique réglementée (let. c) | Signature avancée, créée au moyen d’un dispositif sécurisé de création de signature et fondée sur un certificat réglementé se rapportant à une personne physique et valable au moment de la création | Non mentionnée |
| Signature électronique qualifiée (let. e) | Signature réglementée fondée sur un certificat qualifié | Oui, si elle est associée à un horodatage électronique qualifié |
Un certificat réglementé est, selon la let. g, un certificat numérique qui remplit les conditions fixées à l’art. 7 et est délivré par un fournisseur de services de certification reconnu en vertu de la SCSE. Un certificat qualifié (let. h) est un certificat réglementé qui remplit les conditions fixées à l’art. 8. Un code de confirmation envoyé par e-mail ne remplit pas à lui seul ces exigences.
La loi elle-même ne règle en principe pas les effets juridiques des certificats numériques ; l’art. 1, al. 2, SCSE n’excepte que la responsabilité selon les art. 17 et 18. Pour l’assimilation à la signature, le code des obligations est donc déterminant.
Quand l’assimilation à la signature manuscrite s’applique
Selon l’art. 14 CO, al. 1, la signature doit être écrite à la main par celui qui s’oblige. Selon l’al. 2, la signature qui procède de quelque moyen mécanique n’est tenue pour suffisante que dans les affaires où elle est admise par l’usage, notamment lorsqu’il s’agit de signer des papiers-valeurs émis en nombre considérable. L’art. 14, al. 2bis, dispose : « La signature électronique qualifiée avec horodatage électronique qualifié au sens de la loi du 18 mars 2016 sur la signature électronique est assimilée à la signature manuscrite. Les dispositions légales ou conventionnelles contraires sont réservées. »
La combinaison est décisive : signature qualifiée et horodatage qualifié. Selon l’art. 2, let. j, SCSE, l’horodatage électronique qualifié est un horodatage électronique (let. i : attestation que des données numériques déterminées existent à un moment précis) opéré par un fournisseur de services de certification reconnu et muni d’un cachet électronique réglementé. Une date affichée dans un PDF n’est donc pas encore un horodatage qualifié.
Conséquences pour votre entreprise :
- Une image de signature numérisée, un clic sur un lien de confirmation ou une signature électronique simple ne remplace pas la forme écrite prescrite par la loi.
- Savoir si un tel acte est néanmoins documenté comme consentement, par exemple pour des contrats sans forme, est une autre question qui dépend des faits. Ne confondez pas un consentement documenté avec le respect d’une prescription de forme.
- Pour une procédure avec signature qualifiée, faites-vous expliquer quel niveau est réellement utilisé et de quelles preuves vous disposez.
Fixer la version du document avant l’envoi
Une signature judicieuse commence par la bonne version. Vérifiez contenu, annexes et parties concernées avant de demander des signatures. Notez en interne quel fichier doit être finalisé. Si une annexe contient des conditions essentielles, elle ne doit pas manquer lors du contrôle et de l’envoi. La procédure ne peut pas compléter un contrat incomplet.
Déterminez les personnes qui signent et vérifiez leur compétence. Des personnes identifiées techniquement ne sont pas pour autant autorisées à représenter l’entreprise pour toute déclaration ; clarifiez les pouvoirs avant l’envoi et consignez les décisions pertinentes.
Si une modification de contenu intervient après une signature, évaluez à nouveau la suite. Le consentement à la version plus ancienne ne doit pas être reporté discrètement sur un texte modifié. Une gestion des versions aide à garder visible le lien entre les versions, mais ne remplace pas un nouveau consentement.
Exemple pratique : deux groupes de documents
La société de conseil fictive Seidenweg GmbH veut faire signer numériquement sept documents : trois prises de connaissance internes, deux mandats de conseil avec la clientèle, une cession de créance à sa banque et une prohibition de faire concurrence avec une collaboratrice.
L’entreprise examine d’abord la forme. Pour les trois prises de connaissance et les deux mandats de conseil, la loi ne prescrit aucune forme particulière et les parties n’en ont pas convenu (art. 11 CO, al. 1). Ces cinq documents suivent une procédure de confirmation simple et documentée. Pour la cession (art. 165 CO, al. 1) et la prohibition de faire concurrence (art. 340 CO, al. 1), la forme écrite est prescrite. L’entreprise recueille donc ici la signature manuscrite de la personne qui s’oblige (art. 13 CO, al. 1) ; elle pourrait aussi faire examiner si elle peut recourir à une procédure avec signature qualifiée et horodatage qualifié. L’ensemble est entièrement réparti : 5 + 2 = 7 documents.
Pour la prohibition de faire concurrence s’ajoute une seconde question : selon l’art. 340 CO, al. 2, elle n’est valable que si les rapports de travail permettent au travailleur d’avoir connaissance de la clientèle ou de secrets de fabrication ou d’affaires, et si son utilisation pourrait causer à l’employeur un préjudice sensible. Une signature correcte ne guérit donc pas une condition manquante. Avant l’envoi d’une des prises de connaissance, une annexe est rectifiée ; la personne responsable remplace la version de projet et contrôle à nouveau le fichier complet avant de déclencher la demande.
Traiter un refus et la clôture de façon traçable
Prévoyez comment gérer un refus. Une réserve exprimée peut entraîner une question, une nouvelle version ou un nouvel examen sur le fond. Renvoyer le même lien ne répond pas à une objection de contenu. Désignez une personne qui traite les signatures en cours et les questions.
Après la clôture, la version signée et ses preuves devraient rester retrouvables. Vérifiez que toutes les personnes prévues ont participé et que la version enregistrée correspond au contenu envoyé. Approbation interne et signature sont deux tâches distinctes ; pour l’approbation préalable, voir le guide sur l’approbation des documents comme workflow.
Si un contrat déclenche des délais, saisissez-les séparément. Une signature n’inscrit pas automatiquement toutes les conditions de résiliation dans un registre.
Checklist pour choisir la procédure
- But du document et type de contrat clairs.
- Exigences de forme légales et convenues par contrat examinées et consignées.
- Si la forme écrite est prescrite : signature manuscrite ou signature qualifiée avec horodatage qualifié prévue.
- Niveau de signature réellement utilisé et ses preuves connus.
- Bonne version et toutes les annexes préparées.
- Personnes signataires et pouvoirs clarifiés.
- Refus et modifications ont une suite réglée.
- Version signée et preuves restent conservées de façon traçable.
La solution KMU | base
Docu | base propose une signature électronique simple. En interne, les collaborateurs signent un PDF en étant connectés ; la version signée avec feuille de signature est enregistrée comme nouvelle version. Les personnes externes signent via un lien avec un code envoyé par e-mail ou refusent en indiquant un motif, si souhaité dans un ordre fixe.
Marche à suivre : ouvrez le document sous Docu | base › Documents (PDF uniquement ; les documents archivés ne peuvent plus être signés). Dans la zone « Signatures », choisissez « Demander une signature », ajoutez des personnes de l’équipe ou des signataires externes avec nom et adresse e-mail, définissez au besoin « Dans cet ordre », fixez la validité en jours et envoyez la demande. Les personnes internes signent sur le document ou via « Tâches documents » ; les personnes externes reçoivent un lien personnel et confirment avec un code envoyé par e-mail.
La limite est importante : ces fonctions sont des signatures électroniques simples. Elles ne remplacent pas la signature manuscrite, et Docu | base l’indique ainsi dans le produit même. Une signature électronique avancée ou qualifiée avec horodatage qualifié ne fait pas partie, à l’état de ce guide, de l’étendue des fonctions. La sélection « Niveau de signature » mentionne déjà ces niveaux ; ils ne sont utilisables que si un fournisseur reconnu est configuré. Ne les prévoyez pas pour des documents soumis à la forme écrite prescrite par la loi. Utilisez la signature simple pour les cas où ni la loi ni le contrat n’exigent la forme écrite et où un processus documenté suffit.
Le guide d’utilisation de Docu | base décrit pas à pas le processus de signature. Consultez la démo, ouvrez un compte d’essai ou écrivez-nous via la page Contact.
Sources
- Code des obligations (OR ; CO, RS 220), art. 11 à 14, 16, 165, 320, 340, 344a, 493, 958 al. 3 et art. 958f al. 2, état au 1er octobre 2026 : fedlex.admin.ch, consulté le 27.10.2026.
- Loi fédérale sur les services de certification dans le domaine de la signature électronique et des autres applications des certificats numériques (loi sur la signature électronique, SCSE, ZertES, RS 943.03), art. 1 al. 2 et art. 2 let. a à e, g à j, état au 1er janvier 2020 : fedlex.admin.ch, consulté le 27.10.2026.
Ce guide ne remplace aucun conseil juridique ou fiscal. État des informations : 27.10.2026.