Tout le monde connaît « Offre_finale_nouvelle_2_corrigée.docx ». Tant qu’une seule personne travaille sur un fichier, cela passe encore. Dès que plusieurs personnes échangent des versions, la question devient délicate : quelle version le client a-t-il reçue ? Qui a modifié le prix, et quand ? Une bonne gestion des versions de documents répond à ces questions sans que personne n’ait à entretenir des noms de fichiers. Ce guide explique ce que font les versions, l’historique des modifications et le verrou, quelles règles aident au quotidien et où le droit exige réellement quelque chose.
Pourquoi les noms de fichiers ne sont pas une gestion des versions
Les noms de fichiers avec « final », « nouveau » ou une date sont une tentative de mettre de l’ordre à la main. Ils échouent pour trois raisons. Premièrement, l’ordre n’est pas fiable : deux personnes attribuent indépendamment « v3 ». Deuxièmement, le nom ne dit rien de ce qui a changé ni pourquoi. Troisièmement, les anciennes versions restent dans des pièces jointes et sur des disques locaux, et un jour la mauvaise est réutilisée.
Gérer les versions signifie que le système numérote les versions, consigne qui les a déposées et quand, et laisse les états antérieurs inchangés. Le nom du fichier reste le même, le système tient le numéro.
Distinguer version, historique des modifications et verrou
Trois choses sont souvent confondues :
- La version concerne le fichier lui-même. Chaque nouveau fichier devient une nouvelle version avec son propre numéro. Les versions antérieures restent consultables.
- L’historique des modifications des indications concerne la description du document, par exemple montant, date, contact ou validité. Il montre qui a changé quel champ, quand, de quelle valeur à quelle valeur, même si le fichier est resté inchangé.
- Le verrou règle qui peut modifier à un moment donné. Il empêche deux personnes de déposer en même temps des versions qui se chevauchent.
Il faut les trois, car ils interceptent des erreurs différentes : l’écrasement d’un fichier, la modification inaperçue d’un chiffre dans la description et la modification parallèle.
Règles pour les versions au quotidien
Ce qui suit relève de la pratique et non d’une prescription légale. Cela a fait ses preuves dans de nombreuses entreprises :
- Un fichier, une source. Le document vit à un seul endroit. Qui en a besoin met un lien au lieu de l’envoyer en pièce jointe. Les pièces jointes sont des instantanés.
- Nouvelle version seulement en cas de modification de fond. Qui dépose une nouvelle version après chaque petite correction crée un déluge de versions. Regroupez les modifications jusqu’à ce que la version ait un sens.
- Court commentaire sur la version. Une phrase comme « Armoire murale ajoutée, rabais pris en compte » évite plus tard de comparer.
- Restaurer ne signifie pas revenir en arrière. Qui a de nouveau besoin d’un ancien état le dépose comme nouvelle version. La chaîne reste complète, et l’on voit qu’un retour en arrière a eu lieu, et quand.
- Séparer brouillon et version finale. Tant qu’un document est à l’état de brouillon, il peut changer. Avec la validation ou la signature, il est clos. Ensuite, plus de modification silencieuse, tout au plus une nouvelle version renvoyant à la précédente.
- Entretenir ensemble les indications et le fichier. Qui remet le fichier à un état antérieur vérifie aussi si le montant et la date dans les indications y correspondent encore.
Modifier en même temps sans perdre de versions
La modification parallèle est la cause la plus fréquente de modifications perdues. Deux voies ont fait leurs preuves :
- Verrouiller : qui modifie un document le verrouille pour modification. Toutes les autres personnes voient par qui il est verrouillé et ne déposent pas leur propre version. Après la modification, le verrou est levé. Une habitude claire est importante : qui oublie le verrou bloque les autres.
- Modification commune dans le navigateur : pour les documents Office, plusieurs personnes travaillent dans le même fichier et se voient. Les états intermédiaires ne forment alors pas chacun une version.
Autre écueil : les copies locales. Qui télécharge un fichier, le modifie et le retéléverse travaille sur un état qui peut ne plus exister entre-temps. Un avertissement lors du dépôt (« la version a changé ») est donc important.
Quand le droit intervient
Pour la plupart des documents de travail, par exemple projets d’offres, procès-verbaux ou concepts, la loi ne prescrit aucune gestion des versions. Il en va autrement pour les livres et les pièces comptables. Selon l’art. 957a, al. 3, CO, une pièce comptable est tout document écrit, établi sur support papier, sur support électronique ou sous toute forme équivalente, qui permet la vérification de la transaction ou du fait qui est l’objet de l’enregistrement. Pour elles, l’art. 3 de l’ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico, GeBüV) exige qu’elles soient tenues et conservées, respectivement saisies et conservées, de manière à ne pas pouvoir être modifiées sans que la modification soit apparente. L’ensemble de la conservation des documents comptables est présenté dans le guide Obligation de tenir une comptabilité en PME. L’art. 958f, al. 3, CO autorise la conservation sur support électronique, pour autant que le lien avec les transactions et les autres faits sur lesquels les pièces portent soit garanti et que leur lecture reste possible en toutes circonstances.
Il en découle qu’un historique des versions est un élément judicieux lorsqu’un document est une pièce, mais pas la preuve à lui seul. Savoir si un classement concret satisfait aux exigences dépend de l’ensemble de la procédure. Ce guide ne traite pas d’autres obligations, par exemple pour les contrats ou les dossiers du personnel ; elles figurent dans les guides spécialisés correspondants.
Exemple pratique : Keller Holzbau AG
Keller Holzbau AG est une menuiserie fictive. En septembre 2026, une offre est établie pour une cuisine à Musterstadt. Le montant figure comme indication sur le document. Voici le déroulement de l’offre :
| Date | Événement | Version | Montant selon l’indication |
|---|---|---|---|
| 08.09.2026 | Première offre après le rendez-vous client | 1 | CHF 38’400.00 |
| 10.09.2026 | Armoire murale ajoutée après le relevé de mesures (CHF 2’450.00) | 2 | CHF 40’850.00 |
| 14.09.2026 | Rabais de 5 pour cent pris en compte (CHF 2’042.50) | 3 | CHF 38’807.50 |
| 17.09.2026 | Le client renonce au rabais, la version 2 est de nouveau utilisée | 4 (contenu de la version 2) | CHF 40’850.00 |
Les montants sont exacts : 38’400.00 plus 2’450.00 font 40’850.00 ; 5 pour cent de ce montant sont 2’042.50, ce qui laisse 38’807.50 une fois déduit. Deux points importants du point de vue de la gestion des versions. Le 14.09, le planificateur Marco Brunner verrouille le document pour modification. Lorsque la responsable de bureau Sandra Keller veut déposer en même temps une correction, elle reçoit le message que le document est verrouillé par une autre personne, et elle attend. Le 17.09, la version 2 n’est pas « rejouée » en arrière, mais déposée comme version 4. La chaîne de 1 à 4 reste complète. Comme la restauration ne concerne que le fichier, Sandra Keller remet à la main le montant des indications à CHF 40’850.00. L’historique des indications montre ensuite trois entrées pour le montant, avec la personne et l’heure, de sorte qu’on peut comprendre plus tard pourquoi le chiffre a fait des allers-retours.
Le 24.09.2026, le client accepte l’offre. L’offre est archivée ; le fichier et les versions ne peuvent ensuite plus être modifiés, les indications seulement avec une justification.
Checklist
- Le document vit à un seul endroit et est lié plutôt qu’envoyé en pièce jointe
- De nouvelles versions n’apparaissent qu’en cas de modification de fond, avec un court commentaire
- Qui modifie verrouille le document et lève ensuite le verrou
- Les versions antérieures ne sont jamais écrasées, mais restaurées au besoin comme nouvelle version
- Après une restauration, les indications (montant, date, validité) sont vérifiées
- L’historique des indications est consulté en cas de modification de chiffres
- Les documents clos sont identifiés comme tels ; toute modification ultérieure exige un motif
- Pour les pièces et les livres de comptes, la procédure est documentée et coordonnée avec la fiduciaire
La solution KMU | base
Dans Docu | base, vous travaillez sur la page du document ; elle s’ouvre depuis la liste sous Documents.
1. Versions. Chaque nouveau fichier que vous déposez sur le document devient une version propre. Sous Versions, vous voyez les versions, en téléversez une nouvelle (« Téléverser une nouvelle version ») et ajoutez facultativement un commentaire sur la version. Vous restaurez une version plus ancienne via « Restaurer comme nouvelle version ». Si vous déposez à nouveau le même fichier que la version actuelle (même somme de contrôle), aucune nouvelle version n’est créée. Chaque version est déposée comme entrée d’archive distincte et inaltérable.
2. Historique des indications. Dans la zone Historique des indications, vous voyez qui a changé quel champ, quand, de quelle valeur à quelle valeur.
3. Verrous. Sous Statut, vous verrouillez le document avec « Verrouiller pour modifier ». Ensuite, personne d’autre ne peut déposer simultanément une nouvelle version ; après la modification, vous levez le verrou avec « Lever le verrou ». Si vous ouvrez un document Office via « Modifier dans Word » (Excel et PowerPoint de même), il est verrouillé pour vous tant qu’il est ouvert, et chaque enregistrement devient une nouvelle version. Cela suppose un accès au lecteur.
4. Clore. À l’état « En cours », vous pouvez modifier le document ; avec « Archiver », vous le clôturez, après quoi plus aucune modification n’est possible. À l’archivage, le fichier et les versions restent inaltérables. Les indications d’ordre comme les champs, le type de document, la société ou le dossier ne sont corrigées plus tard que par des personnes autorisées avec un motif obligatoire ; l’historique des indications consigne qui a modifié quoi et pourquoi. Certains types de documents, par exemple les factures entrantes, sont archivés immédiatement.
5. Comparer les versions. Si vous utilisez les fonctions d’IA de Docu | base, vous choisissez deux versions sur la page du document, Docu | base calcule les différences et l’IA explique brièvement ce qui est nouveau et ce qui disparaît. La base est le texte reconnu du document ; la mise en page et les images ne sont pas comparées.
Ce que Docu | base ne peut pas faire : lors de la restauration, seul le fichier est récupéré, vous entretenez les indications séparément. Et le verrou ne vous empêche pas de copier un fichier localement ; il protège le classement, pas la copie téléchargée.
Pour l’essayer vous-même, consultez la démo ou ouvrez un compte d’essai. En cas de questions, nous vous aidons via la page Contact. Les conditions actuelles figurent sous Tarifs.
Sources
- Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico, GeBüV, RS 221.431), art. 3, état au 1er janvier 2013 : fedlex.admin.ch, consulté le 27.10.2026.
- Code des obligations (CO, OR, RS 220), art. 957a, al. 3, et art. 958f, al. 3, état au 1er octobre 2026 : fedlex.admin.ch, consulté le 27.10.2026.
Ce guide ne remplace aucun conseil juridique ou fiscal. État des informations : 27.10.2026.