Elektronische Signatur Schweiz: Welche Form der digitalen Unterschrift passt zu Ihrem Dokument? Die Antwort hängt davon ab, ob das Gesetz oder Ihr Vertrag überhaupt eine Form verlangt. Ein Klick auf eine Bestätigung ist nicht automatisch einer eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt. Dieser Ratgeber erläutert die Begriffe des Bundesgesetzes über die elektronische Signatur (ZertES), die Gleichstellung nach dem Obligationenrecht und einen betrieblichen Ablauf, der Dokumentfassung, Zuständigkeit und Unterzeichnung auseinanderhält. Die rechtliche Prüfung eines besonderen Vertrags ersetzt er nicht.
Zuerst die erforderliche Form prüfen
Nach Art. 11 Abs. 1 OR bedürfen Verträge zu ihrer Gültigkeit nur dann einer besonderen Form, wenn das Gesetz eine solche vorschreibt. Ist über Bedeutung und Wirkung einer gesetzlich vorgeschriebenen Form nichts anderes bestimmt, hängt von deren Beachtung die Gültigkeit des Vertrages ab (Abs. 2). Für den Alltag heisst das: Prüfen Sie zuerst den Vertragstyp, dann wählen Sie das Unterzeichnungsverfahren.
Viele Verträge sind formfrei. Der Einzelarbeitsvertrag bedarf nach Art. 320 Abs. 1 OR zu seiner Gültigkeit keiner besonderen Form, wenn das Gesetz nichts anderes bestimmt; mehr dazu im Ratgeber Arbeitsvertrag erstellen. Andere Geschäfte verlangen ausdrücklich die Schriftform. Beispiele aus dem OR:
- Die Abtretung einer Forderung bedarf zu ihrer Gültigkeit der schriftlichen Form (Art. 165 Abs. 1).
- Ein Konkurrenzverbot nach Arbeitsende setzt voraus, dass sich der handlungsfähige Arbeitnehmer schriftlich verpflichtet (Art. 340 Abs. 1).
- Der Lehrvertrag bedarf zu seiner Gültigkeit der schriftlichen Form (Art. 344a Abs. 1).
- Die Bürgschaft verlangt die schriftliche Erklärung des Bürgen; für natürliche Personen kommt nach Art. 493 Abs. 2 grundsätzlich die öffentliche Beurkundung hinzu, eine eigene Form, die nicht Gegenstand dieses Ratgebers ist.
Ist die schriftliche Form gesetzlich vorgeschrieben, gilt das nach Art. 12 OR auch für Änderungen, ausgenommen ergänzende Nebenbestimmungen, die der Urkunde nicht widersprechen. Der Vertrag muss nach Art. 13 Abs. 1 die Unterschriften aller Personen tragen, die durch ihn verpflichtet werden sollen. Auch Vereinbarungen können eine Form vorbehalten: Geht eine solche Abrede auf schriftliche Form ohne nähere Bezeichnung, gelten nach Art. 16 Abs. 2 für deren Erfüllung die Erfordernisse der gesetzlich vorgeschriebenen Schriftlichkeit. Eine Klausel «schriftlich» in Ihrem Rahmenvertrag kann also dieselben Anforderungen auslösen wie das Gesetz.
Beim Geschäftsbericht schliesslich sieht das OR eine Unterschrift vor: Er ist vom Vorsitzenden des obersten Leitungs- oder Verwaltungsorgans und der für die Rechnungslegung zuständigen Person zu unterzeichnen (Art. 958 Abs. 3), und er ist schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren (Art. 958f Abs. 2). Wie Sie das bei einem elektronisch geführten Abschluss umsetzen, klären Sie mit Ihrer Treuhandstelle.
Halten Sie die Beurteilung vor dem Versand fest. Der Name einer Softwarefunktion beantwortet die Formfrage nicht.
Was das ZertES unterscheidet
Das ZertES nennt in Art. 2 mehrere Stufen. Der Ausdruck «einfache elektronische Signatur» steht nicht im Gesetz; er dient im Alltag der Abgrenzung von den Stufen mit weitergehenden Eigenschaften.
| Begriff nach ZertES | Was das Gesetz verlangt (Art. 2) | Gleichgestellt mit der Handschrift (OR Art. 14 Abs. 2bis)? |
|---|---|---|
| Elektronische Signatur (Bst. a) | Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verknüpft sind und zu deren Authentifizierung dienen | Nicht genannt |
| Fortgeschrittene elektronische Signatur (Bst. b) | Der Inhaberin oder dem Inhaber ausschliesslich zugeordnet, ermöglicht die Identifizierung, wird mit Mitteln erzeugt, die der Inhaber unter alleiniger Kontrolle halten kann, und macht nachträgliche Veränderungen der Daten erkennbar | Nicht genannt |
| Geregelte elektronische Signatur (Bst. c) | Fortgeschrittene Signatur, erstellt mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit und beruhend auf einem geregelten, auf eine natürliche Person ausgestellten und zum Zeitpunkt der Erzeugung gültigen Zertifikat | Nicht genannt |
| Qualifizierte elektronische Signatur (Bst. e) | Geregelte Signatur, die auf einem qualifizierten Zertifikat beruht | Ja, wenn sie mit einem qualifizierten Zeitstempel verbunden ist |
Ein geregeltes Zertifikat ist nach Bst. g ein digitales Zertifikat, das die Anforderungen von Art. 7 erfüllt und von einer nach dem ZertES anerkannten Anbieterin von Zertifizierungsdiensten ausgestellt wurde. Ein qualifiziertes Zertifikat (Bst. h) ist ein geregeltes Zertifikat, das zusätzlich die Anforderungen von Art. 8 erfüllt. Ein Bestätigungscode per Mail genügt für sich allein diesen Anforderungen nicht.
Das Gesetz selbst regelt die Rechtswirkungen digitaler Zertifikate grundsätzlich nicht; Art. 1 Abs. 2 ZertES nimmt nur die Haftung nach den Artikeln 17 und 18 aus. Für die Gleichstellung mit der Unterschrift ist deshalb das Obligationenrecht massgebend.
Wann die Gleichstellung mit der Handschrift gilt
Nach Art. 14 Abs. 1 OR ist die Unterschrift eigenhändig zu schreiben. Eine Nachbildung auf mechanischem Weg wird nach Abs. 2 nur dort als genügend anerkannt, wo ihr Gebrauch im Verkehr üblich ist, insbesondere bei Wertpapieren, die in grosser Zahl ausgegeben werden. Art. 14 Abs. 2bis lautet: «Der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt ist die mit einem qualifizierten Zeitstempel verbundene qualifizierte elektronische Signatur gemäss Bundesgesetz vom 18. März 2016 über die elektronische Signatur. Abweichende gesetzliche oder vertragliche Regelungen bleiben vorbehalten.»
Entscheidend ist die Kombination: qualifizierte Signatur und qualifizierter Zeitstempel. Der qualifizierte Zeitstempel ist nach Art. 2 Bst. j ZertES ein elektronischer Zeitstempel (Bst. i: Bestätigung, dass bestimmte digitale Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt vorliegen), der von einer anerkannten Anbieterin ausgestellt und mit einem geregelten elektronischen Siegel versehen wurde. Ein Datum, das in einem PDF angezeigt wird, ist deshalb noch kein qualifizierter Zeitstempel.
Folgerungen für Ihren Betrieb:
- Ein eingescanntes Unterschriftsbild, ein Klick auf einen Bestätigungslink oder eine einfache elektronische Signatur ist kein Ersatz für gesetzlich vorgeschriebene Schriftlichkeit.
- Ob ein solcher Vorgang dennoch als Zustimmung dokumentiert ist, bei formfreien Verträgen etwa, ist eine andere Frage und hängt vom Sachverhalt ab. Verwechseln Sie eine dokumentierte Zustimmung nicht mit der Erfüllung einer Formvorschrift.
- Lassen Sie sich bei einem Verfahren mit qualifizierter Signatur erklären, welche Stufe tatsächlich eingesetzt wird und welche Nachweise vorliegen.
Dokumentfassung vor dem Versand festlegen
Eine sinnvolle Unterzeichnung beginnt bei der richtigen Fassung. Prüfen Sie Inhalt, Anlagen und beteiligte Parteien, bevor Sie Unterschriften anfordern. Vermerken Sie intern, welche Datei abgeschlossen werden soll. Enthält eine Anlage wesentliche Bedingungen, darf sie beim Prüfen und Versenden nicht fehlen. Das Verfahren kann einen unvollständigen Vertrag nicht vervollständigen.
Bestimmen Sie die unterzeichnenden Personen und prüfen Sie ihre Zuständigkeit. Technisch identifizierte Personen sind nicht allein deshalb für jede Erklärung vertretungsberechtigt; klären Sie Befugnisse vor dem Versand und halten Sie relevante Entscheidungen fest.
Kommt nach einer Unterschrift eine inhaltliche Änderung hinzu, beurteilen Sie den weiteren Ablauf neu. Die Zustimmung zur älteren Fassung darf nicht still auf einen veränderten Text übertragen werden. Eine Versionsverwaltung hilft, den Zusammenhang zwischen Fassungen sichtbar zu halten, ersetzt aber keine erneute Zustimmung.
Praxisbeispiel: Zwei Gruppen von Dokumenten
Die erfundene Beratungsfirma Seidenweg GmbH möchte sieben Dokumente digital unterzeichnen lassen: drei interne Kenntnisnahmen, zwei Beratungsaufträge mit Kundschaft, eine Forderungsabtretung an ihre Bank und ein Konkurrenzverbot mit einer Mitarbeiterin.
Die Firma prüft zuerst die Form. Für die drei Kenntnisnahmen und die zwei Beratungsaufträge schreibt das Gesetz keine besondere Form vor, und die Parteien haben keine vereinbart (Art. 11 Abs. 1 OR). Diese fünf Dokumente gehen in einen einfachen, dokumentierten Bestätigungsablauf. Bei der Abtretung (Art. 165 Abs. 1 OR) und beim Konkurrenzverbot (Art. 340 Abs. 1 OR) ist die Schriftform vorgeschrieben. Deshalb holt die Firma hier die eigenhändige Unterschrift der sich verpflichtenden Person ein (Art. 13 Abs. 1 OR); alternativ liesse sie prüfen, ob sie ein Verfahren mit qualifizierter Signatur und qualifiziertem Zeitstempel einsetzen kann. Der Bestand ist vollständig aufgeteilt: 5 + 2 = 7 Dokumente.
Beim Konkurrenzverbot kommt eine zweite Frage hinzu: Nach Art. 340 Abs. 2 OR ist es nur verbindlich, wenn das Arbeitsverhältnis Einblick in den Kundenkreis oder in Fabrikations- und Geschäftsgeheimnisse gewährt und deren Verwendung den Arbeitgeber erheblich schädigen könnte. Eine korrekte Unterschrift heilt eine fehlende Voraussetzung also nicht. Vor dem Versand einer der Kenntnisnahmen wird eine Anlage berichtigt; die zuständige Person ersetzt die Entwurfsfassung und kontrolliert die vollständige Datei erneut, bevor die Anfrage ausgelöst wird.
Ablehnung und Abschluss nachvollziehbar behandeln
Planen Sie, wie Sie mit einer Ablehnung umgehen. Ein geäusserter Vorbehalt kann eine Rückfrage, eine neue Fassung oder eine neue fachliche Prüfung auslösen. Ein erneut versandter identischer Link beantwortet die inhaltliche Beanstandung nicht. Legen Sie eine Person fest, die offene Unterzeichnungen und Rückfragen bearbeitet.
Nach Abschluss sollten die unterzeichnete Fassung und ihre Nachweise auffindbar bleiben. Prüfen Sie, ob alle vorgesehenen Personen beteiligt waren und ob die gespeicherte Fassung dem versendeten Inhalt entspricht. Interne Freigabe und Unterzeichnung sind zwei verschiedene Aufgaben; zur vorgelagerten Freigabe siehe den Ratgeber zur Dokumentenfreigabe als Workflow.
Löst ein Vertrag Fristen aus, erfassen Sie diese gesondert. Eine Unterschrift trägt nicht automatisch alle Kündigungsbedingungen in ein Register ein.
Checkliste zur Wahl des Verfahrens
- Dokumentzweck und Vertragstyp sind klar.
- Gesetzliche und vertraglich vereinbarte Formvorgaben sind geprüft und festgehalten.
- Bei vorgeschriebener Schriftform: eigenhändige Unterschrift oder qualifizierte Signatur mit qualifiziertem Zeitstempel eingeplant.
- Die tatsächlich eingesetzte Signaturstufe und ihre Nachweise sind bekannt.
- Richtige Fassung und alle Anlagen sind vorbereitet.
- Unterzeichnende Personen und Befugnisse sind geklärt.
- Ablehnungen und Änderungen haben einen geregelten Folgeweg.
- Unterzeichnete Fassung und Nachweise bleiben nachvollziehbar erhalten.
So löst es KMU | base
Docu | base bietet eine einfache elektronische Signatur. Intern unterschreiben Mitarbeitende ein PDF angemeldet; die signierte Fassung mit Signaturblatt wird als neue Version gespeichert. Externe unterschreiben über einen Link mit Code per Mail oder lehnen mit Grund ab, auf Wunsch in fester Reihenfolge.
So gehen Sie vor: Öffnen Sie unter Docu | base › Dokumente das Dokument (nur PDF; archivierte Dokumente lassen sich nicht mehr signieren). Im Bereich «Signaturen» wählen Sie «Signatur anfordern», fügen Personen aus dem Team oder externe Unterzeichnende mit Name und E-Mail-Adresse hinzu, legen bei Bedarf «In dieser Reihenfolge» fest, setzen die Gültigkeit in Tagen und senden die Anfrage. Interne Personen unterschreiben auf dem Dokument oder über «Dokument-Aufgaben»; Externe erhalten einen persönlichen Link und bestätigen mit einem Code per Mail.
Die Grenze ist wichtig: Diese Funktionen sind einfache elektronische Signaturen. Sie ersetzen die eigenhändige Unterschrift nicht, und Docu | base weist das im Produkt selbst so aus. Eine fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur mit qualifiziertem Zeitstempel gehört zum Stand dieses Ratgebers nicht zum Funktionsumfang. Die Auswahl «Signaturstufe» nennt diese Stufen bereits; nutzbar sind sie erst, wenn eine anerkannte Anbieterin eingerichtet ist. Planen Sie sie für Dokumente mit gesetzlich vorgeschriebener Schriftform nicht ein. Nutzen Sie die einfache Signatur für Fälle, in denen Gesetz und Vertrag keine Schriftform verlangen und ein dokumentierter Ablauf genügt.
Die Anleitung zu Docu | base beschreibt den Unterzeichnungsablauf Schritt für Schritt. Sehen Sie sich die Demo an, eröffnen Sie ein Testkonto oder schreiben Sie uns über den Kontakt.
Quellen
- Obligationenrecht (OR, SR 220), Art. 11–14, 16, 165, 320, 340, 344a, 493, 958 Abs. 3 und Art. 958f Abs. 2, Stand 1. Oktober 2026: fedlex.admin.ch, abgerufen am 27.10.2026.
- Bundesgesetz über die elektronische Signatur (ZertES, SR 943.03), Art. 1 Abs. 2 und Art. 2 Bst. a–e, g–j, Stand 1. Januar 2020: fedlex.admin.ch, abgerufen am 27.10.2026.
Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand der Informationen: 27.10.2026.