Un contrat de maintenance qui se reconduit en silence pour un an, un leasing résilié trop tard, une licence logicielle dont plus personne n’a besoin : dans beaucoup de PME, la gestion des contrats n’échoue pas par complexité, mais faute de vue d’ensemble. Les contrats se trouvent dans des classeurs, des boîtes e-mail et des têtes, et l’échéance tombe précisément quand personne n’y pense. Ce guide montre quelles indications un registre des contrats requiert, comment calculer correctement les échéances, ce que le code des obligations dit des délais et comment vous faire rappeler à temps.
Pourquoi les échéances de résiliation passent à la trappe
Les contrats sont signés puis classés, et ne sont sollicités que lorsque quelque chose se passe mal ou que le moment de résilier est largement dépassé. Trois schémas se répètent : la fin du contrat ne figure que dans le PDF, dans aucune liste. Le délai de résiliation est confondu avec la fin du contrat, alors que la résiliation est due des mois plus tôt. Et la personne qui a conclu le contrat n’est plus dans l’entreprise ou change de fonction.
Un registre des contrats n’y remédie pas par plus de travail, mais par une règle : chaque contrat porte les mêmes cinq ou six indications, et un seul endroit en calcule l’échéance et rappelle.
Ce qui appartient à un registre des contrats
La loi ne prescrit aucun registre des contrats déterminé. Ce qui suit relève de la pratique, non de la loi. Ces indications ont fait leurs preuves pour chaque contrat :
- Partenaire contractuel et nature du contrat : qui, et ce qui est livré ou fourni.
- Fin du contrat : la date à laquelle le contrat prend fin sans résiliation ou se reconduit.
- Délai de résiliation : tel qu’il figure au contrat, avec chiffre et unité, par exemple « 3 mois » ou « 90 jours ».
- Reconduction : si, et pour combien de temps, le contrat se reconduit lorsque personne ne résilie.
- Personne responsable : qui suit le contrat et doit décider à temps. Un nom, pas « la direction ».
- Lieu de classement du document signé, afin que la résiliation renvoie au bon texte.
Vous pouvez ajouter les coûts, le début du contrat ou la personne de contact chez le partenaire. L’essentiel est que les champs portent le même nom et soient remplis de la même manière.
Ce que le code des obligations dit des délais
Le délai applicable dépend de la nature du contrat et du contrat lui-même ; la loi n’admet toutefois pas partout des dérogations. Le code des obligations (CO, OR) contient des règles pour certains types de contrats ; le tableau suivant reproduit uniquement ce que disent les articles cités, état au 1er octobre 2026 :
| Type de contrat | Règle légale | Référence |
|---|---|---|
| Bail d’habitation | Délai de congé de trois mois pour le terme fixé par l’usage local ou, à défaut, pour la fin d’un trimestre de bail | Art. 266c CO |
| Bail de locaux commerciaux | Délai de congé de six mois pour le terme fixé par l’usage local ou, à défaut, pour la fin d’un trimestre de bail | Art. 266d CO |
| Bail de choses mobilières | Résiliation à n’importe quel moment, avec un délai de congé de trois jours | Art. 266f CO |
| Contrat de travail après le temps d’essai | Pour la fin d’un mois, avec un délai de congé d’un mois pendant la première année de service, de deux mois de la deuxième à la neuvième année de service, de trois mois ultérieurement ; modifiable par accord écrit, contrat-type de travail ou convention collective, en dessous d’un mois uniquement par convention collective et seulement la première année de service | Art. 335c, al. 1 et 2, CO |
| Mandat | Peut être révoqué ou répudié en tout temps ; la partie qui le fait en temps inopportun doit indemniser l’autre du dommage causé | Art. 404 CO |
Trois remarques. Premièrement : pour le bail, les parties peuvent convenir selon l’art. 266a, al. 1, CO d’un délai plus long ou d’un autre terme. Si le délai ou le terme de congé n’est pas respecté, la résiliation produit effet selon l’al. 2 pour le prochain terme pertinent. Deuxièmement : les locaux d’habitation et commerciaux doivent être résiliés par écrit (art. 266l, al. 1, CO) ; le bailleur doit utiliser pour cela une formule agréée par le canton (al. 2). Troisièmement : un bail de durée déterminée prend fin sans résiliation à l’expiration de sa durée selon l’art. 266, al. 1, CO ; si les parties le poursuivent tacitement, il est réputé de durée indéterminée selon l’al. 2.
Les rapports de travail relèvent du dossier du personnel et suivent leurs propres règles, par exemple sur le temps d’essai (art. 335b CO) et les délais de protection. Le guide Calculer le délai de congé vous aide. Pour beaucoup d’autres contrats (maintenance, licences, leasing, abonnements), le contrat est d’abord déterminant. La question de savoir si des règles légales impératives s’appliquent en parallèle, par exemple le droit de résilier en tout temps pour le mandat (art. 404 CO), dépend de la qualification juridique. La qualification d’un tel contrat (mandat, contrat d’entreprise ou contrat mixte) ne se tranche pas de façon générale. En cas de doute, clarifiez-la avec un professionnel avant de résilier.
Calculer correctement l’échéance de résiliation
En pratique, vous calculez à rebours : fin du contrat moins délai de résiliation donne le jour auquel la résiliation devrait au plus tard parvenir à l’autre partie. C’est une règle de planification, non un renseignement juridique : savoir si c’est l’envoi ou la réception qui compte dépend du contrat et de sa nature. Planifiez donc avec la réception et gardez une marge.
Deux règles du CO montrent comment la loi calcule les délais :
- Les délais fixés en mois expirent selon l’art. 77, al. 1, ch. 3, CO le jour du dernier mois qui correspond, par son quantième, au jour de la conclusion du contrat. Si ce jour manque dans le dernier mois, c’est le dernier jour de ce mois. Selon l’al. 2, cela vaut par analogie lorsque le délai court à partir d’un autre moment.
- Lorsque l’échéance tombe sur un dimanche ou sur un autre jour reconnu férié par les lois en vigueur dans le lieu du paiement, elle est reportée selon l’art. 78, al. 1, CO au premier jour non férié qui suit ; les conventions contraires demeurent réservées (al. 2). Une note de bas de page de la loi précise que, pour les délais légaux du droit fédéral et les délais fixés par les autorités, le samedi est assimilé à un jour férié. Ne décidez pas de mémoire si et comment cette règle s’applique à la résiliation de votre contrat. Qui veut être sûr résilie un jour ouvrable plus tôt.
Veillez en outre à l’unité. « 3 mois » et « 90 jours » ne sont pas la même chose : pour une fin de contrat au 15.06.2027, « 3 mois » mène au 15.03.2027, « 90 jours » au 17.03.2027. Reprendre la mauvaise écriture décale l’échéance de deux jours.
Reconduction tacite
De nombreux contrats prévoient qu’ils se reconduisent pour une durée fixe si l’on ne résilie pas à temps. C’est une convention contractuelle et non un automatisme légal. Dans le registre, elle appartient à un champ propre, par exemple « 12 mois ». Qui manque l’échéance est alors lié pour la durée suivante, et la prochaine échéance se situe une année entière plus tard. Ce cas peut coûter cher.
Exemple pratique : Weber Elektro AG
Weber Elektro AG est une entreprise fictive d’installations électriques, avec douze collaborateurs à Musterstadt. La responsable de bureau Sandra Keller tient trois contrats dans le registre. Les valeurs proviennent des contrats respectifs ; les échéances ont été recalculées :
| Contrat | Fin du contrat | Délai | Reconduction | Résilier d’ici le | Rappel (60 jours avant) |
|---|---|---|---|---|---|
| Bail atelier (locaux commerciaux) | 30.09.2027 | 6 mois | 12 mois | 31.03.2027 | 30.01.2027 |
| Contrat de maintenance support IT | 31.12.2026 | 3 mois | 12 mois | 30.09.2026 | 01.08.2026 |
| Abonnement logiciel de planification | 15.06.2027 | 90 jours | 12 mois | 17.03.2027 | 16.01.2027 |
Pour les locaux commerciaux, la loi prévoit six mois pour le terme fixé par l’usage local (art. 266d CO). Dans l’exemple, durée, délai et reconduction sont expressément fixés au contrat ; le texte du contrat, que vous lisez avant de résilier, est déterminant. Lorsque la fin du contrat tombe sur une fin de mois, le registre calcule aussi l’échéance de résiliation sur une fin de mois, comme il est d’usage (ici 31.03.2027).
Le contrat de maintenance illustre le cas critique. Le rappel arrive le samedi 01.08.2026 ; Sandra Keller le lit le lundi 03.08.2026 : il reste 58 jours jusqu’au 30.09.2026. Le prestataire ayant plusieurs fois réagi trop tard ces derniers mois, elle décide de résilier le 14.09.2026. Le courrier part le lundi 14.09.2026 en recommandé, 16 jours avant l’échéance. Elle saisit la résiliation avec la date d’envoi 14.09.2026 et effet au 31.12.2026. Sans action, le contrat aurait été reconduit de douze mois après le 30.09.2026, jusqu’au 31.12.2027, avec la prochaine échéance de résiliation au 30.09.2027.
L’abonnement logiciel montre la valeur de l’unité : avec « 90 jours », l’échéance est le 17.03.2027 ; avec « 3 mois », ce serait le 15.03.2027. Qui manque l’échéance reste lié jusqu’au 15.06.2028 ; la prochaine échéance serait alors le 17.03.2028.
Checklist
- Chaque contrat porte fin du contrat, délai de résiliation et reconduction dans les mêmes champs
- Le délai de résiliation figure avec chiffre et unité (« 3 mois », « 90 jours »), et pas seulement en texte courant
- Une personne responsable est inscrite nommément
- Le document signé est joint au contrat, et pas seulement dans la boîte e-mail
- Pour les locaux d’habitation et commerciaux : résiliation écrite ; le bailleur utilise la formule agréée par le canton (art. 266l CO)
- L’échéance de résiliation est vérifiée au regard des week-ends et jours fériés ; en cas de doute, un jour ouvrable plus tôt
- Il est établi si l’envoi ou la réception compte ; la résiliation est expédiée de façon à parvenir à temps
- La date d’envoi et l’effet de la résiliation sont consignés
- Le registre des contrats est vérifié lors du départ ou du changement de fonction de la personne responsable
La solution KMU | base
Dans Docu | base, le contrat est un document de type « Contrat » et porte les indications dont le registre a besoin. Voici le chemin.
1. Classer le contrat. Docu | base propose des types de documents prêts à l’emploi, dont « Contrat » avec les champs Fin du contrat, Délai de résiliation, Reconduction tacite et Responsable (adresse e-mail). Vous classez le contrat via Boîte de réception, confirmez le type, la société et les champs, et seulement alors il est archivé. Vous créez des types de documents avec leurs propres champs sous Plus › Types de documents ; pour le registre, comptent tous les documents dont le type possède un champ « Fin du contrat ».
2. Consulter le registre. Sous Échéances des contrats, vous voyez tous les contrats avec fin du contrat, délai de résiliation, la date « Résilier d’ici le » et la reconduction. Filtres selon l’état : Résiliation bientôt échue, En cours, Reconduit, Résilié, Terminé. Avec une reconduction enregistrée, le registre passe après l’échéance à la durée suivante ; la fin de contrat initiale reste visible comme mention.
3. Être rappelé. La personne responsable reçoit un e-mail 60 jours avant l’échéance de résiliation. La personne destinataire est celle inscrite dans le champ « Responsable » (adresse e-mail d’une personne ayant accès à KMU | base), sinon celle qui a saisi le contrat. L’e-mail est envoyé une fois par échéance.
4. Consigner la résiliation. Sur la page du document, vous ouvrez dans la zone « Contrat » le point « Saisir une résiliation », saisissez la date d’envoi et « Effective au », et pouvez ajouter une note. Si la date d’envoi est postérieure à l’échéance de résiliation, Docu | base avertit. Le registre passe à « Résilié ».
Ce que Docu | base ne fait pas : il calcule en jours et mois civils, ignore week-ends et jours fériés et ne lit dans le champ « Délai de résiliation » que le chiffre et l’unité. Des ajouts comme « pour la fin du trimestre » ou « pour un terme fixé par l’usage local » ne sont pas évalués ; saisissez alors la fin de contrat concrète et vérifiez vous-même l’échéance. L’avertissement compare la date d’envoi à l’échéance, pas la réception chez le partenaire contractuel. Docu | base n’apprécie juridiquement aucun contrat, il rappelle et documente.
Pour l’essayer vous-même, consultez la démo ou ouvrez un compte d’essai. En cas de questions, nous vous aidons via la page Contact. Les conditions actuelles figurent sous Tarifs.
Sources
- Code des obligations (CO, OR, RS 220), art. 77, al. 1, ch. 3, et al. 2, art. 78, art. 266, 266a, 266c, 266d, 266f, 266l, art. 335b, 335c et art. 404, état au 1er octobre 2026 : fedlex.admin.ch, consulté le 27.10.2026.
Ce guide ne remplace aucun conseil juridique ou fiscal. État des informations : 27.10.2026.