Quand une collaboratrice ou un collaborateur s’en va, de nombreuses petites tâches s’accumulent en quelques semaines : décompter le salaire, récupérer les clés, annoncer la prévoyance, rédiger le certificat, bloquer les accès. Qui ne regarde que la lettre de résiliation oublie facilement quelque chose, parfois irrattrapable. Cette checklist de départ ordonne les tâches selon le déroulement et cite la référence là où la loi prescrit quelque chose ; la simple bonne pratique est signalée comme telle.
Vérifier la résiliation et fixer la date de départ
Chaque partie peut résilier un contrat de durée indéterminée, et doit motiver le congé par écrit si l’autre partie le demande (art. 335 CO). Sauf accord contraire, le contrat peut être résilié pour la fin d’un mois moyennant un délai d’un mois pendant la première année de service, de deux mois de la deuxième à la neuvième année de service et de trois mois ultérieurement (art. 335c, al. 1, CO). Accord écrit, contrat-type de travail ou convention collective peuvent y déroger ; moins d’un mois n’est possible que par convention collective et pour la première année de service (al. 2). Calcul : Calculer le délai de congé. Si c’est l’employeur qui résilie, vérifiez en plus la protection contre le congé.
Notez la date de réception de la résiliation, le motif du départ et la date de fin du rapport de travail : presque tous les autres délais en dépendent.
Salaire, vacances et heures supplémentaires à la fin
À la fin du contrat, toutes les créances qui en découlent deviennent exigibles (art. 339, al. 1, CO). Le dernier salaire est donc dû au plus tard le dernier jour du rapport de travail. Pour les provisions sur des affaires exécutées seulement après le départ, l’exigibilité peut être différée par accord écrit, en général pour six mois au plus (al. 2).
Tant que durent les rapports de travail, les vacances ne peuvent pas être remplacées par des prestations en argent (art. 329d, al. 2, CO). Pratique, non prévu par la loi : planifiez donc les vacances dans le délai de congé et ne décomptez que le solde qui ne peut manifestement plus être pris. Avec l’accord de la personne, vous compensez les heures supplémentaires par un congé d’une durée au moins égale (art. 321c, al. 2, CO). À défaut, et sauf accord écrit contraire, vous payez le salaire normal majoré d’un quart au moins (al. 3). Le travail supplémentaire, au-delà de la durée maximale légale de la semaine de travail, obéit à ses propres règles (art. 12 et 13 LTr) ; voir Heures supplémentaires et travail supplémentaire.
Cas particulier : si les rapports de travail d’une personne âgée d’au moins 50 ans prennent fin après vingt ans ou plus, l’employeur lui verse une indemnité à raison de ces longs rapports de travail (art. 339b CO). Fixé par contrat, il ne doit pas être inférieur au salaire de deux mois (art. 339c, al. 1, CO). Les prestations de la prévoyance peuvent être déduites aux conditions de l’art. 339d CO.
Prudence avec les conventions de fin de contrat : la personne ne peut pas renoncer, pendant le contrat et le mois qui suit, aux créances résultant de dispositions impératives (art. 341, al. 1, CO). Une clause générale de solde ne vous protège donc pas entièrement.
Restitutions et accès
À la fin du contrat, les parties se rendent tout ce qu’elles se sont remis pour la durée du contrat, de même que tout ce qu’elles ont reçu de tiers pour le compte de l’autre (art. 339a, al. 1, CO). La personne restitue notamment les véhicules à moteur et les permis de circulation, de même que les avances de salaire et de frais dans la mesure où elles excèdent ses créances (al. 2). Les droits de rétention sont réservés (al. 3).
Pratique, non légal : reprenez ordinateur, téléphone, clés, badge, carte de crédit et vêtements de travail contre quittance, bloquez compte utilisateur, accès à distance et portails externes le dernier jour de travail (immédiatement en cas de libération de l’obligation de travailler) et configurez un message d’absence limité dans le temps. Les e-mails privés n’ont pas leur place dans la redirection.
Prévoyance et assurances
- Caisse de pension : pour les risques de décès et d’invalidité, la personne demeure assurée durant un mois après la fin des rapports avec l’institution de prévoyance auprès de l’ancienne institution ; si elle entre plus tôt dans une nouvelle institution, c’est celle-ci qui est compétente (art. 10, al. 3, LPP). Qui quitte l’institution de prévoyance a droit à une prestation de sortie (art. 2, al. 1, LFLP). Si la personne entre dans une nouvelle institution, la prestation y est transférée (art. 3 LFLP). Sinon, la personne doit notifier à son institution sous quelle forme admise elle entend maintenir sa prévoyance ; à défaut de notification, la prestation est versée à l’institution supplétive au plus tôt six mois, au plus tard deux ans après (art. 4 LFLP).
- Assurance-accidents : elle cesse de produire ses effets à la fin du 31e jour qui suit le jour où prend fin le droit au demi-salaire au moins (art. 3, al. 2, LAA). L’assureur doit offrir la possibilité de la prolonger de six mois au plus par convention spéciale (al. 3). Cette convention doit être conclue avant l’expiration du rapport d’assurance (art. 8 OLAA). Rendez la personne attentive à temps (pratique).
- Indemnités journalières en cas de maladie, AVS, allocations familiales : les délais de passage et d’annonce dépendent de la police et de la caisse ; renseignez-vous auprès d’elles.
- Assurance-chômage : les employeurs établissent en temps utile les attestations que les travailleurs doivent produire lorsqu’ils font valoir leur droit aux prestations (art. 88, al. 1, let. b, LACI).
- Impôts : pour les personnes soumises à l’impôt à la source, vous devez, en tant que débiteur de la prestation imposable, retenir, attester et verser l’impôt, et vous en répondez (art. 100 LIFD) ; l’annonce du départ suit les prescriptions du canton. Les employeurs doivent délivrer au contribuable des attestations écrites sur leurs prestations (art. 127, al. 1, let. a, LIFD), donc établir le certificat de salaire.
Certificat et prohibition de faire concurrence
La personne peut demander un certificat en tout temps (art. 330a CO). Commencez tôt le projet pour qu’il soit prêt le dernier jour ; structure et formulation : guide Rédiger un certificat de travail.
Vérifiez une éventuelle prohibition de faire concurrence. Elle requiert la forme écrite (art. 340, al. 1, CO), doit être limitée quant au lieu, au temps et au genre d’affaires et ne peut excéder trois ans qu’en cas de circonstances particulières (art. 340a, al. 1, CO). Elle cesse si l’employeur résilie le contrat sans que la personne lui ait donné un motif justifié (art. 340c, al. 2, CO). Rappelez par écrit à la personne les obligations qui subsistent.
Clore le dossier et conserver les données
Après le départ, seules peuvent subsister les données dont vous avez encore besoin ; ce qui n’est plus nécessaire est détruit ou anonymisé (art. 6, al. 4, LPD). Aucune loi ne prévoit un délai unique pour le dossier du personnel. Repères fixes :
| Document | Délai | Référence |
|---|---|---|
| Décomptes de salaire et autres pièces comptables | 10 ans à partir de la fin de l’exercice | Art. 958f, al. 1, CO |
| Pièces relatives au temps de travail et de repos | au minimum 5 ans après l’expiration de leur validité | Art. 73, al. 2, OLT 1 |
| Prescription des créances découlant du rapport de travail | 5 ans | Art. 128, ch. 3, CO |
| Autre dossier du personnel | à fixer par catégorie de données ; le PFPDT indique en règle générale 5 à 10 ans, selon les prescriptions légales (guide 2014 : en règle générale 5 ans, exceptionnellement 10) | Pratique, non légal |
Exemple pratique : Muster Glaserei AG
La Muster Glaserei AG est une entreprise fictive de 22 collaborateurs. Mme Keller, planificatrice, est entrée le 1er mars 2021 et a résilié le vendredi 25 septembre 2026. Elle est dans sa sixième année de service, le délai de deux mois pour la fin d’un mois s’applique. Le rapport de travail prend fin le lundi 30 novembre 2026.
La responsable du personnel saisit le départ. Les échéances du modèle sont comptées en jours calendaires depuis la résiliation (R) ou le départ (D) et ne sont pas décalées les week-ends :
| Tâche | Référence | Échéance |
|---|---|---|
| Envoyer la confirmation de résiliation | R + 3 | lu 28.09.2026 |
| Calculer le solde de vacances et d’heures supplémentaires | R + 7 | ve 02.10.2026 |
| Demander le projet de certificat aux supérieurs | D − 30 | sa 31.10.2026 |
| Annoncer le départ à la caisse de pension | D − 14 | lu 16.11.2026 |
| Entretien de départ | D − 10 | ve 20.11.2026 |
| Établir le certificat | D − 3 | ve 27.11.2026 |
| Restitutions, blocage des accès, dernier salaire | D | lu 30.11.2026 |
| Établir le certificat de salaire | D + 30 | me 30.12.2026 |
Mme Keller a encore quatre jours de vacances ; elle les prend du 3 au 6 novembre. Son solde d’heures supplémentaires est de 12,5 heures. Elle ne convient d’aucune compensation en temps libre avec son supérieur, et le contrat n’exclut pas le supplément. Les heures sont donc payées : 12,5 h × CHF 36.00 de salaire normal × 1,25 = CHF 562.50. Le dernier salaire est dû le 30 novembre. La responsable du personnel avance l’échéance du samedi 31 octobre au vendredi 30 octobre.
Checklist
- Résiliation, réception et date de départ consignées, délais de protection vérifiés
- Confirmation de résiliation avec la date de départ envoyée
- Soldes de vacances et d’heures supplémentaires clarifiés, prise des vacances placée dans le délai
- Dernier salaire échu au jour du départ et décompté
- Départ annoncé à la caisse de pension, personne informée de la prestation de libre passage
- Personne rendue attentive à l’assurance-accidents et à l’assurance par convention spéciale
- Attestation pour l’assurance-chômage prête sur demande
- Caisse de compensation, allocations familiales et, le cas échéant, impôt à la source désannoncés
- Matériel de travail repris contre quittance, accès bloqués
- Certificat établi, prohibition de faire concurrence vérifiée
- Certificat de salaire établi
- Dossier clos, délais de conservation fixés pour chaque document
La solution KMU | base
HR | base génère la checklist à partir du départ et répartit les tâches. Les annonces à la caisse de pension, aux assureurs et à la caisse de compensation restent votre tâche : la checklist les rappelle, elle n’envoie rien à ces organismes.
1. Saisir le départ. Sous Personnel › Collaborateurs, ouvrez la personne et choisissez dans le menu Autres actions le point Saisir le départ. Vous indiquez la date de résiliation et le motif du départ (résiliation par le travailleur, résiliation par l’employeur, résiliation d’un commun accord ou retraite). La première date de départ possible est proposée et modifiable ; le dernier jour de travail est facultatif. En cas de résiliation par l’employeur après le temps d’essai, HR | base signale la protection contre le congé de l’art. 336c CO. C’est une indication, non un conseil juridique.
2. Checklist. Avec le départ, la checklist se crée, avec les sections Résiliation et communication, Assurances sociales et salaire, Restitutions et accès et Clôture. Les points ont des échéances à partir de la résiliation ou du départ et un rôle responsable ; vous les trouvez dans le dossier sous « Checklist de départ » et réunis sous Personnel › Suivis. La checklist s’imprime en PDF, et les supérieurs reçoivent un e-mail avec le formulaire de l’entretien de départ. Vous adaptez modèle et responsables sous Personnel › Onboarding.
3. Matériel de travail. Dans le dossier, vous saisissez la remise et la restitution et établissez les quittances. En cas de départ, le dossier avertit tant que quelque chose n’a pas été restitué. Le blocage des accès est un point de la checklist qu’une personne coche ; le logiciel ne bloque rien seul.
4. Certificat et salaire. Le certificat final se crée dans l’onglet « Certificat de travail » avec projet, vérification et validation selon le principe des quatre yeux, et se télécharge en PDF ou DOCX. Si le transfert vers le logiciel de paie raccordé est configuré, le départ y est transmis automatiquement. Le transfert est désactivé par défaut.
5. Conservation. À l’expiration du délai, la personne apparaît dans une liste d’effacement sous les délais d’effacement ; vous confirmez vous-même l’effacement. Le délai est une proposition que vous validez au préalable.
Pour essayer, consultez la démo ou ouvrez un compte d’essai. Les tarifs figurent sur la page Tarifs. Pour toute question, nous vous aidons via la page Contact.
Sources
- Code des obligations (CO, OR, RS 220), art. 128, ch. 3, 321c, 329d, 330a, 335, 335c, 339 à 339d, 340 à 340c, 341, 958f, état au 1er octobre 2026 : fedlex.admin.ch, consulté le 27.10.2026.
- Loi sur le travail (LTr, ArG, RS 822.11), art. 12 et 13, état au 1er septembre 2023 : fedlex.admin.ch, consulté le 27.10.2026.
- Loi fédérale sur la prévoyance professionnelle vieillesse, survivants et invalidité (LPP, BVG, RS 831.40), art. 10, al. 3, état au 1er janvier 2025 : fedlex.admin.ch, consulté le 27.10.2026.
- Loi sur le libre passage (LFLP, FZG, RS 831.42), art. 2 à 4, état au 1er janvier 2024 : fedlex.admin.ch, consulté le 27.10.2026.
- Loi fédérale sur l’assurance-accidents (LAA, UVG, RS 832.20), art. 3, al. 2 et 3, état au 1er janvier 2026 : fedlex.admin.ch ; Ordonnance sur l’assurance-accidents (OLAA, UVV, RS 832.202), art. 8, état au 1er janvier 2026 : fedlex.admin.ch, consulté le 27.10.2026.
- Loi sur l’assurance-chômage (LACI, AVIG, RS 837.0), art. 88, al. 1, let. b, état au 1er janvier 2026 : fedlex.admin.ch, consulté le 27.10.2026.
- Loi fédérale sur l’impôt fédéral direct (LIFD, DBG, RS 642.11), art. 100 et art. 127, al. 1, let. a, état au 2 septembre 2026 : fedlex.admin.ch, consulté le 27.10.2026.
- Ordonnance 1 relative à la loi sur le travail (OLT 1, ArGV 1, RS 822.111), art. 73, al. 2, état au 1er septembre 2024 : fedlex.admin.ch, consulté le 27.10.2026.
- Loi fédérale sur la protection des données (LPD, DSG, RS 235.1), art. 6, al. 4, état au 7 juillet 2025 : fedlex.admin.ch, consulté le 27.10.2026.
- PFPDT, Guide pour le traitement des données personnelles dans le secteur du travail, traitement par des personnes privées, état octobre 2014 (ch. 3.3.1, rédigé sous l’ancienne loi sur la protection des données) : edoeb.admin.ch, consulté le 27.10.2026.
- PFPDT, Différentes étapes de la relation de travail : edoeb.admin.ch, consulté le 27.10.2026.
Ce guide ne remplace aucun conseil juridique ou fiscal. État des informations : 27.10.2026.