Austritt Checkliste: Offboarding im KMU

Wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter geht, fallen in wenigen Wochen viele kleine Aufgaben an: Lohn abrechnen, Schlüssel einsammeln, Vorsorge melden, Zeugnis schreiben, Zugänge sperren. Wer nur auf das Kündigungsschreiben achtet, vergisst leicht etwas, und manches lässt sich später nicht mehr nachholen. Diese Austritt Checkliste ordnet die Aufgaben nach dem Ablauf und nennt dort, wo das Gesetz etwas vorschreibt, die Fundstelle. Was nur bewährte Praxis ist, kennzeichnen wir als solche.

Kündigung prüfen und Austrittsdatum festlegen

Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis kann jede Seite kündigen. Wer kündigt, muss die Kündigung schriftlich begründen, wenn die andere Seite das verlangt (Art. 335 OR). Ohne andere Abrede gilt im ersten Dienstjahr eine Frist von einem Monat, vom zweiten bis und mit neunten Dienstjahr von zwei Monaten und danach von drei Monaten, jeweils auf Ende eines Monats (Art. 335c Abs. 1 OR). Schriftliche Abrede, Normalarbeitsvertrag oder Gesamtarbeitsvertrag dürfen davon abweichen; unter einen Monat geht es nur durch Gesamtarbeitsvertrag und nur im ersten Dienstjahr (Abs. 2). Die Berechnung zeigt der Ratgeber Kündigungsfrist berechnen. Kündigt der Arbeitgeber, prüfen Sie zusätzlich die Sperrfrist.

Halten Sie fest, wann die Kündigung zugegangen ist, welcher Austrittsgrund vorliegt und welches Datum das Arbeitsverhältnis beendet. Daran hängen fast alle weiteren Fristen.

Lohn, Ferien und Überstunden am Ende

Mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses werden alle Forderungen daraus fällig (Art. 339 Abs. 1 OR). Der Schlusslohn ist also spätestens am letzten Tag des Arbeitsverhältnisses zu zahlen. Für Provisionen auf Geschäften, die erst nach dem Austritt erfüllt werden, kann die Fälligkeit schriftlich hinausgeschoben werden, in der Regel um höchstens sechs Monate (Abs. 2).

Ferien dürfen während des Arbeitsverhältnisses nicht durch Geld abgegolten werden (Art. 329d Abs. 2 OR). Praxis, nicht im Gesetzestext: Planen Sie den Ferienbezug deshalb in die Kündigungsfrist ein und rechnen Sie nur den Rest ab, der nachweislich nicht mehr bezogen werden kann. Überstunden gleichen Sie im Einverständnis der Person durch Freizeit von mindestens gleicher Dauer aus (Art. 321c Abs. 2 OR). Sonst und ohne andere schriftliche Abrede zahlen Sie den Normallohn mit einem Zuschlag von mindestens einem Viertel (Abs. 3). Für Überzeit, also Arbeit über der gesetzlichen Höchstarbeitszeit, gelten eigene Regeln (Art. 12 und 13 ArG); den Unterschied erklärt der Ratgeber Überzeit und Überstunden.

Ein besonderer Fall: Endet das Arbeitsverhältnis einer mindestens 50-jährigen Person nach 20 oder mehr Dienstjahren, schuldet der Arbeitgeber eine Abgangsentschädigung (Art. 339b OR). Wird ihre Höhe vertraglich bestimmt, darf sie nicht unter dem Lohn für zwei Monate liegen (Art. 339c Abs. 1 OR). Leistungen der Personalvorsorge können unter den Bedingungen von Art. 339d OR angerechnet werden.

Vorsicht bei Abschlussvereinbarungen: Auf Forderungen aus unabdingbaren Vorschriften kann die Person während des Arbeitsverhältnisses und noch einen Monat danach nicht verzichten (Art. 341 Abs. 1 OR). Eine pauschale Saldoklausel schützt Sie in dieser Zeit also nicht vollständig.

Rückgaben und Zugänge

Beide Seiten haben bei Beendigung herauszugeben, was sie für die Dauer des Arbeitsverhältnisses voneinander oder von Dritten für deren Rechnung erhalten haben (Art. 339a Abs. 1 OR). Die Person gibt insbesondere Fahrzeuge und Fahrausweise zurück und erstattet Lohn- oder Auslagenvorschüsse, soweit sie ihre Forderungen übersteigen (Abs. 2). Retentionsrechte bleiben vorbehalten (Abs. 3).

Praxis, nicht gesetzlich: Nehmen Sie Laptop, Handy, Schlüssel, Badge, Kreditkarte und Arbeitskleider gegen Quittung zurück, sperren Sie Benutzerkonto, Fernzugriff und externe Portale am letzten Arbeitstag, bei einer Freistellung sofort, und richten Sie eine befristete Abwesenheitsnotiz ein. Private Mails gehören nicht in die Weiterleitung.

Vorsorge und Versicherungen

Pensionskasse: Für die Risiken Tod und Invalidität bleibt die Person noch während eines Monats nach Auflösung des Vorsorgeverhältnisses bei der bisherigen Vorsorgeeinrichtung versichert; tritt vorher eine neue ein, ist diese zuständig (Art. 10 Abs. 3 BVG). Wer die Vorsorgeeinrichtung verlässt, hat Anspruch auf eine Austrittsleistung (Art. 2 Abs. 1 FZG). Tritt die Person in eine neue Vorsorgeeinrichtung ein, wird sie dorthin überwiesen (Art. 3 FZG). Sonst muss die Person ihrer Vorsorgeeinrichtung mitteilen, in welcher zulässigen Form sie den Schutz erhalten will; bleibt die Mitteilung aus, geht das Geld frühestens nach sechs Monaten, spätestens nach zwei Jahren an die Auffangeinrichtung (Art. 4 FZG).
Unfallversicherung: Die Versicherung endet mit dem 31. Tag nach dem Tag, an dem der Anspruch auf mindestens den halben Lohn aufhört (Art. 3 Abs. 2 UVG). Der Versicherer muss die Möglichkeit bieten, sie durch besondere Abrede bis zu sechs Monate zu verlängern (Abs. 3). Eine solche Abrede muss vor dem Ende der Nichtberufsunfallversicherung getroffen werden (Art. 8 UVV). Weisen Sie die Person rechtzeitig darauf hin (Praxis).
Krankentaggeld, AHV, Familienzulagen: Übertritts- und Meldefristen hängen von Police und Ausgleichskasse ab; holen Sie sie dort ein.
Arbeitslosenversicherung: Arbeitgeber stellen rechtzeitig die Bescheinigungen aus, die Arbeitnehmende für ihre Leistungsansprüche benötigen (Art. 88 Abs. 1 Bst. b AVIG).
Steuern: Bei quellensteuerpflichtigen Personen sind Sie als Schuldner der steuerbaren Leistung zu Abzug, Bestätigung und Ablieferung verpflichtet und haften für die Quellensteuer (Art. 100 DBG); die Meldung des Austritts richtet sich nach den Vorgaben des Kantons. Arbeitgeber müssen dem Steuerpflichtigen schriftlich ihre Leistungen bescheinigen (Art. 127 Abs. 1 Bst. a DBG), also den Lohnausweis ausstellen.

Zeugnis und Konkurrenzverbot

Die Person kann jederzeit ein Zeugnis verlangen (Art. 330a OR). Beginnen Sie mit dem Entwurf früh, damit es am letzten Arbeitstag vorliegt; Aufbau und Wortwahl erklärt der Ratgeber Arbeitszeugnis schreiben.

Prüfen Sie ein vereinbartes Konkurrenzverbot. Es braucht die Schriftform (Art. 340 Abs. 1 OR), ist nach Ort, Zeit und Gegenstand zu begrenzen und darf nur unter besonderen Umständen drei Jahre überschreiten (Art. 340a Abs. 1 OR). Es fällt dahin, wenn der Arbeitgeber kündigt, ohne dass die Person ihm dazu begründeten Anlass gegeben hat (Art. 340c Abs. 2 OR). Erinnern Sie die Person schriftlich an die Pflichten, die weitergelten.

Akte schliessen und Daten aufbewahren

Nach dem Austritt dürfen nur noch Daten bleiben, die Sie weiterhin brauchen; was nicht mehr erforderlich ist, wird vernichtet oder anonymisiert (Art. 6 Abs. 4 DSG). Ein Gesetz mit einer einheitlichen Frist für die Personalakte gibt es nicht. Feste Eckpunkte sind:

Unterlage	Frist	Fundstelle
Lohnabrechnungen und andere Buchungsbelege	10 Jahre ab Ablauf des Geschäftsjahres	Art. 958f Abs. 1 OR
Arbeitszeit- und Ruhezeitunterlagen	mindestens 5 Jahre nach Ablauf der Gültigkeit	Art. 73 Abs. 2 ArGV 1
Verjährung von Forderungen aus dem Arbeitsverhältnis	5 Jahre	Art. 128 Ziff. 3 OR
Übrige Personalakte	je Datenart festlegen; der EDÖB nennt in der Regel 5 bis 10 Jahre, je nach gesetzlicher Vorgabe (Leitfaden 2014: Regel 5, ausnahmsweise 10)	Praxis, nicht gesetzlich

Praxisbeispiel: Muster Glaserei AG

Die Muster Glaserei AG ist ein erfundenes Unternehmen mit 22 Mitarbeitenden. Frau Keller, Disponentin, ist am 1. März 2021 eingetreten und hat am Freitag, 25. September 2026, gekündigt. Sie steht im sechsten Dienstjahr, es gilt die Frist von zwei Monaten auf Monatsende. Das Arbeitsverhältnis endet am Montag, 30. November 2026.

Die Personalverantwortliche erfasst den Austritt. Die Termine der Vorlage zählen in Kalendertagen ab Kündigung (K) oder Austritt (A) und werden bei Wochenenden nicht verschoben:

Aufgabe	Bezug	Termin
Kündigungsbestätigung versenden	K + 3	Mo, 28.09.2026
Ferien- und Überstundensaldo berechnen	K + 7	Fr, 02.10.2026
Zeugnisentwurf bei Vorgesetzten einholen	A − 30	Sa, 31.10.2026
Austritt bei der Pensionskasse melden	A − 14	Mo, 16.11.2026
Austrittsgespräch	A − 10	Fr, 20.11.2026
Zeugnis ausstellen	A − 3	Fr, 27.11.2026
Rückgaben, Zugänge sperren, Schlusslohn	A	Mo, 30.11.2026
Lohnausweis ausstellen	A + 30	Mi, 30.12.2026

Frau Keller hat noch vier Ferientage; sie bezieht sie vom 3. bis 6. November. Ihr Überstundensaldo beträgt 12,5 Stunden. Sie vereinbart mit dem Vorgesetzten keinen Ausgleich durch Freizeit, und der Vertrag schliesst den Zuschlag nicht aus. Deshalb werden die Stunden ausbezahlt: 12,5 h × CHF 36.00 Normallohn × 1,25 = CHF 562.50. Der Schlusslohn ist am 30. November fällig. Den Termin vom Samstag, 31. Oktober, zieht die Personalverantwortliche auf Freitag, 30. Oktober, vor.

Checkliste

Kündigung, Zugang und Austrittsdatum festgehalten, Sperrfristen geprüft
Kündigungsbestätigung mit Austrittsdatum versendet
Ferien- und Überstundensaldo geklärt, Bezug in die Frist gelegt
Schlusslohn zum Austrittstag fällig und abgerechnet
Austritt der Pensionskasse gemeldet, Person über Freizügigkeitsleistung informiert
Person auf Unfallversicherung und Abredeversicherung hingewiesen
Bescheinigung für die Arbeitslosenversicherung auf Verlangen bereit
Ausgleichskasse, Familienzulagen und gegebenenfalls Quellensteuer abgemeldet
Arbeitsmittel gegen Quittung zurückgenommen, Zugänge gesperrt
Zeugnis ausgestellt, Konkurrenzverbot geprüft
Lohnausweis ausgestellt
Akte geschlossen, Aufbewahrungsfristen je Unterlage festgelegt

So löst es KMU | base

HR | base erzeugt die Checkliste aus dem Austritt und verteilt die Aufgaben. Die Meldungen an Pensionskasse, Versicherer und Ausgleichskasse bleiben Ihre Aufgabe: Die Checkliste erinnert daran, sie versendet nichts an die Stellen.

1. Austritt erfassen. Öffnen Sie unter Personal › Mitarbeitende die Person und wählen Sie im Menü Weitere Aktionen den Punkt Austritt erfassen. Sie geben Kündigungsdatum und Austrittsgrund ein (Kündigung durch Arbeitnehmer/in, Kündigung durch Arbeitgeber, gegenseitiges Einvernehmen oder Pensionierung). Das früheste Austrittsdatum wird vorgeschlagen und lässt sich ändern; der letzte Arbeitstag ist optional. Bei einer Kündigung durch den Arbeitgeber nach der Probezeit weist HR | base auf die Sperrfrist nach Art. 336c OR hin. Das ist ein Hinweis, keine Rechtsberatung.

2. Checkliste. Mit dem Austritt entsteht die Checkliste mit den Abschnitten Kündigung und Kommunikation, Sozialversicherungen und Lohn, Rückgaben und Zugänge sowie Abschluss. Die Punkte haben Fälligkeiten ab Kündigung bzw. Austritt und eine zuständige Rolle; Sie finden sie in der Akte unter «Checkliste Austritt» und gesammelt unter Personal › Pendenzen. Die Checkliste lässt sich als PDF drucken, und die Vorgesetzten erhalten eine Mail inklusive Formular zum Austrittsgespräch. Vorlage und Zuständige passen Sie unter Personal › Onboarding an. Die Termine sind Vorschläge.

3. Arbeitsmittel. In der Akte erfassen Sie Ausgabe und Rückgabe und erstellen die Quittungen. Bei einem Austritt warnt die Akte, solange etwas nicht zurückgegeben ist. Das Sperren der Zugänge ist ein Punkt der Checkliste, den eine Person abhakt; die Software sperrt nicht von selbst.

4. Zeugnis und Lohn. Das Schlusszeugnis erstellen Sie im Reiter «Arbeitszeugnis» mit Entwurf, Prüfung und Freigabe nach dem Vier-Augen-Prinzip und laden es als PDF oder DOCX herunter. Ist die Übertragung an die angebundene Lohnsoftware eingerichtet, geht der Austritt automatisch dorthin. Die Übertragung ist standardmässig ausgeschaltet.

5. Aufbewahrung. Nach Ablauf der Frist erscheint die Person in einer Löschliste unter den Löschfristen; das Löschen bestätigen Sie selbst. Die Frist ist ein Vorschlag, den Sie vorher fachlich freigeben.

Möchten Sie es selbst ausprobieren, sehen Sie sich die Demo an oder eröffnen Sie ein Testkonto. Zu den Preisen informiert die Seite Preise. Bei Fragen helfen wir Ihnen über die Kontaktseite weiter.

Quellen

Obligationenrecht (OR, SR 220), Art. 128 Ziff. 3, 321c, 329d, 330a, 335, 335c, 339 bis 339d, 340 bis 340c, 341, 958f, Stand 1. Oktober 2026: fedlex.admin.ch, abgerufen am 27.10.2026.
Arbeitsgesetz (ArG, SR 822.11), Art. 12 und 13, Stand 1. September 2023: fedlex.admin.ch, abgerufen am 27.10.2026.
Bundesgesetz über die berufliche Alters-, Hinterlassenen- und Invalidenvorsorge (BVG, SR 831.40), Art. 10 Abs. 3, Stand 1. Januar 2025: fedlex.admin.ch, abgerufen am 27.10.2026.
Freizügigkeitsgesetz (FZG, SR 831.42), Art. 2 bis 4, Stand 1. Januar 2024: fedlex.admin.ch, abgerufen am 27.10.2026.
Bundesgesetz über die Unfallversicherung (UVG, SR 832.20), Art. 3 Abs. 2 und 3, Stand 1. Januar 2026: fedlex.admin.ch; Verordnung über die Unfallversicherung (UVV, SR 832.202), Art. 8, Stand 1. Januar 2026: fedlex.admin.ch, abgerufen am 27.10.2026.
Arbeitslosenversicherungsgesetz (AVIG, SR 837.0), Art. 88 Abs. 1 Bst. b, Stand 1. Januar 2026: fedlex.admin.ch, abgerufen am 27.10.2026.
Bundesgesetz über die direkte Bundessteuer (DBG, SR 642.11), Art. 100 und Art. 127 Abs. 1 Bst. a, Stand 2. September 2026: fedlex.admin.ch, abgerufen am 27.10.2026.
Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV 1, SR 822.111), Art. 73 Abs. 2, Stand 1. September 2024: fedlex.admin.ch, abgerufen am 27.10.2026.
Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG, SR 235.1), Art. 6 Abs. 4, Stand 7. Juli 2025: fedlex.admin.ch, abgerufen am 27.10.2026.
EDÖB, Leitfaden für die Bearbeitung von Personendaten im Arbeitsbereich, private Personen, Stand Oktober 2014 (Ziff. 3.3.1, noch zum früheren Datenschutzgesetz verfasst): edoeb.admin.ch, abgerufen am 27.10.2026.
EDÖB, Verschiedene Phasen des Arbeitsverhältnisses: edoeb.admin.ch, abgerufen am 27.10.2026.