Ein guter Start entscheidet mit darüber, ob neue Mitarbeitende bleiben. Im KMU fehlt oft die Zeit, deshalb geht im Eintrittsstress Wichtiges unter: die Anmeldung bei der Pensionskasse, die Sicherheitsinstruktion, der Zugang zum Postfach. Eine Onboarding Checkliste legt fest, wer was bis wann erledigt. Dieser Ratgeber zeigt, welche Pflichten das Gesetz beim Eintritt setzt, wie Sie den Ablauf in Phasen gliedern und was Sie schon vor dem ersten Arbeitstag erledigen können.
Was das Recht beim Eintritt verlangt
Die meisten Punkte einer Eintrittsliste sind Praxis. Ein paar sind aber gesetzliche Pflichten:
- Schriftliche Information: Bei einem unbefristeten Arbeitsverhältnis oder einem von mehr als einem Monat müssen Sie die Person spätestens einen Monat nach Beginn schriftlich informieren über Namen der Vertragsparteien, Beginn, Funktion, Lohn und allfällige Lohnzuschläge sowie die wöchentliche Arbeitszeit (Art. 330b Abs. 1 OR). Ein Vertrag mit diesen fünf Angaben erfüllt das. Mehr dazu im Ratgeber Arbeitsvertrag erstellen.
- Probezeit: Der erste Monat gilt als Probezeit; eine andere Dauer von höchstens drei Monaten vereinbaren Sie schriftlich (Art. 335b Abs. 1 und 2 OR). Details im Ratgeber Probezeit im Arbeitsvertrag.
- Datenschutz: Sie dürfen nur Daten bearbeiten, die die Eignung betreffen oder für den Vertrag erforderlich sind (Art. 328b OR). Wer Personendaten beschafft, informiert die betroffene Person angemessen, mindestens über Identität und Kontaktdaten des Verantwortlichen, den Bearbeitungszweck und gegebenenfalls die Empfänger (Art. 19 Abs. 1 und 2 DSG).
- Sicherheit: Information und Anleitung über Gefahren und Schutzmassnahmen erfolgen im Zeitpunkt des Stellenantritts, während der Arbeitszeit (Art. 6 Abs. 1 und 4 VUV).
- Unfallversicherung: Sie beginnt am Tag, an dem das Arbeitsverhältnis anfängt oder erstmals Lohnanspruch besteht, in jedem Fall aber, wenn sich die Person auf den Weg zur Arbeit begibt (Art. 3 Abs. 1 UVG). Wer mindestens acht Stunden pro Woche bei Ihnen arbeitet, ist auch gegen Nichtberufsunfälle versichert (Art. 13 Abs. 1 UVV).
- Pensionskasse: Die obligatorische Versicherung beginnt mit dem Antritt (Art. 10 Abs. 1 BVG), sofern die Eintrittsschwelle überschritten ist und keine Ausnahme gilt, etwa ein befristeter Vertrag von höchstens drei Monaten (Art. 1j BVV 2). Siehe den Ratgeber zur BVG-Eintrittsschwelle.
- Familienzulagen: Der Arbeitgeber informiert über den Anspruch, stellt das Antragsformular bereit und leitet es an die Familienausgleichskasse weiter (BSV).
- Quellensteuer: Bei quellensteuerpflichtigen Personen melden Sie die Anstellung innert acht Tagen ab Stellenantritt (Art. 5 Abs. 1 QStV).
Für die Zeiterfassung gelten eigene Regeln, die der Ratgeber Arbeitszeiterfassung erklärt.
Der Ablauf in vier Phasen
Die Fristen unten sind Vorschläge aus der Praxis, keine gesetzlichen Fristen. Sie sind als Tage vor oder nach dem Eintritt gerechnet.
| Phase | Aufgaben | Meist zuständig |
|---|---|---|
| Vor dem Eintritt (etwa sechs Wochen bis eine Woche) | Vertrag erstellen und senden; GAV und Mindestlohn prüfen; unterschriebene Unterlagen zurückerhalten; Personaldossier eröffnen; Stammdaten und Lohn (Lohnbuchhaltung) erfassen; Bewilligung klären; Anmeldungen bei Pensionskasse, Unfall- und Krankentaggeldversicherung vorbereiten | HR, Finanzen |
| Preboarding (etwa 14 bis 3 Tage vorher) | Willkommensmail mit Infos zum ersten Tag; Einführungsprogramm; Gotte oder Götti bestimmen; Team informieren | HR, Vorgesetzte |
| Erster Arbeitstag | Empfang und Rundgang; Arbeitsmittel gegen Quittung übergeben; Reglemente erklären; Datenschutzinformation abgeben; Sicherheitsinstruktion; IT-Einführung | Vorgesetzte, HR, IT |
| Einarbeitung und Probezeit | Feedback nach der ersten Woche; Ziele vereinbaren; Schulungen planen; erste Lohnabrechnung kontrollieren; Probezeitgespräch vor Ablauf | Vorgesetzte, Finanzen, HR |
Zusätzliche Punkte hängen von der Person ab: Aufenthaltsbewilligung, Quellensteuer, Geschäftsfahrzeug, Schutzausrüstung, Staplerausweis oder Fahrerkarte. Eine gute Vorlage blendet sie nur bei Bedarf ein.
Preboarding: Angaben vor dem Eintritt sammeln
Vor dem ersten Tag brauchen Sie von der neuen Person Personalien, Adresse, AHV-Nummer, Bankverbindung, Notfallkontakt und Unterlagen wie Ausweis oder Bewilligung. Statt Papier und Mails kann die Person sie selbst erfassen. Erheben Sie nur, was Sie wirklich brauchen (Art. 328b OR), und sagen Sie ihr, wozu die Daten dienen (Art. 19 DSG). Sinnvoll sind ein befristeter Link und eine Prüfung der Angaben durch HR, bevor sie in die Personalakte gelangen.
Wer ist wofür zuständig?
Weisen Sie jeden Punkt einer Rolle oder einer Person zu: HR, Vorgesetzte, IT, Finanzen. Nur so sehen alle, was offen ist. Die Vorgesetzten kennen Arbeitsplatz und Einarbeitung, die IT Konto und Gerät, die Finanzen Lohn und Versicherungen, HR hält die Fäden zusammen. Vereinbaren Sie, wer bei Abwesenheit einspringt.
Praxisbeispiel: Elektro Gisler AG
Die Elektro Gisler AG ist ein erfundenes Unternehmen. Sofia Rossi beginnt am Montag, 8. März 2027, als Disponentin im Vollpensum. Ihr Jahreslohn beträgt CHF 62'400 (13 × 4'800). Sie hat eine Aufenthaltsbewilligung B und ein Kind. Drei Monate Probezeit stehen schriftlich im Vertrag. Die Firma arbeitet mit den Standardfristen der Vorlage:
| Datum | Aufgabe | Wer | Hintergrund |
|---|---|---|---|
| Mo 25.1.2027 | Vertrag senden (42 Tage vor Eintritt) | HR | Mit den fünf Angaben erfüllt er Art. 330b OR |
| Mo 8.2.2027 | Unterschriebene Unterlagen zurück (28 Tage vorher) | HR | Familienzulagen: Belege einfordern |
| Mo 15.2.2027 | Stammdaten erfassen (21 Tage vorher) | HR | |
| Fr 26.2.2027 | Lohn in der Lohnbuchhaltung erfassen (10 Tage vorher) | Finanzen | Lohn 62'400, Quellensteuer-Tarifcode |
| Mo 1.3.2027 | Willkommensmail (7 Tage vorher) | HR | |
| Mi 3.3.2027 | Anmeldung AHV, Pensionskasse, UVG, KTG (5 Tage vorher) | HR | 62'400 liegt über der Schwelle von CHF 23'040; koordinierter Lohn 62'400 − 26'880 = 35'520 |
| Mo 8.3.2027 | Erster Tag: Empfang, Sicherheitsinstruktion, Datenschutzinformation | Vorgesetzte, HR | Art. 6 VUV, Art. 19 DSG |
| Do 11.3.2027 | Quellensteuer anmelden (3 Tage nach Eintritt) | HR | Gesetzliche Frist acht Tage; vorsichtig bis Mo 15.3.2027 |
| Sa 13.3.2027 | Feedback nach der ersten Woche (5 Tage nach Eintritt) | Vorgesetzte | Kalendertage: fällt auf ein Wochenende |
| Mo 15.3.2027 | Antrag Familienzulagen an die FAK (7 Tage nach Eintritt) | HR | |
| Mi 7.4.2027 | Erste Lohnabrechnung kontrollieren (30 Tage nach Eintritt) | Finanzen | Abzüge, Zulagen, Quellensteuer |
Die Bewilligung und die Quellensteuer waren in der Erfassung angehakt. Der Quellensteuerpunkt ist deshalb auf der Liste, bei einer Schweizer Person fehlt er. Die Information nach Art. 330b OR ist schon mit dem Vertrag erfüllt; sonst wäre sie spätestens am 8. April 2027 fällig. Bei kurzfristigem Eintritt würde die Software verstrichene Fristen auf den Eintrittstag legen und als «nachholen» markieren.
Checkliste
- Vertrag mit den fünf Angaben nach Art. 330b OR und schriftlicher Probezeit unterzeichnet
- Bewilligung, Quellensteuerpflicht und GAV-Unterstellung geklärt
- Personalstammdaten, Lohn und Versicherungen in der Lohnbuchhaltung erfasst
- Pensionskasse, Unfall- und Krankentaggeldversicherung angemeldet; Familienzulagen beantragt
- Quellensteuer innert acht Tagen gemeldet (falls zutreffend)
- Zugänge, Arbeitsplatz und Arbeitsmittel bereit, Übergabe gegen Quittung
- Datenschutzinformation abgegeben, Reglemente erklärt
- Sicherheitsinstruktion am ersten Tag durchgeführt und dokumentiert
- Feedbackgespräch nach der ersten Woche, Ziele für die Probezeit vereinbart
- Erste Lohnabrechnung kontrolliert, Probezeitgespräch terminiert
So löst es KMU | base
HR | base erstellt die Eintrittscheckliste automatisch, datiert jeden Punkt und lässt die neue Person Angaben vor dem Eintritt selbst erfassen.
1. Eintritt erfassen. Unter Personal › Mitarbeitende › Neuen Eintritt erfassen tragen Sie Eintritt, Pensum, Probezeit und weitere Angaben ein. Unter «Was trifft zu?» wählen Sie, was auf die Person zutrifft, zum Beispiel Quellensteuer, Bewilligung, Arbeitsmittel oder Schutzausrüstung. Mit «Eintritt erfassen und Checkliste erstellen» entsteht die Checkliste von selbst; ändern Sie später Eintritt oder Angaben, passt sie sich an. Erledigte Punkte bleiben unverändert.
2. Vorlage und Fälligkeiten. Neue Kunden starten mit rund 90 fertigen Punkten für Eintritt und Austritt (Schweizer KMU-Standardvorlage). Jeder Punkt wird automatisch datiert, abgeleitet von Eintritt, Probezeitgespräch, Probezeitende, Austritt oder Kündigung plus Tage; Überfälliges ist farbig markiert. Die Vorlage passen Sie unter Personal › Onboarding an: Punkte, Rolle, Fälligkeit, Bedingung und Unterpunkte.
3. Preboarding. Unter Personal › Mehr › Preboarding senden Sie der neuen Person einen befristeten Link (3 bis 60 Tage, Vorgabe 14) an die private Adresse, mit Infos zum ersten Tag, Ansprechperson, Willkommenstext und optional dem Vertrag als PDF. Auf der Willkommensseite ohne Anmeldung erfasst sie Personalien, Adresse, Telefon, AHV, IBAN und Kontoinhaber, Notfallkontakt und Bewilligung samt Gültigkeit; AHV und IBAN werden geprüft. HR prüft die Angaben, gibt sie bei Bedarf zur Korrektur zurück oder übernimmt sie in die Personalakte; die passenden Checklistenpunkte werden abgehakt.
4. Zuweisen. Sie weisen einzelne Punkte oder die ganze Checkliste einer Person zu, die per Mail einen Link erhält. Die Aufgaben stehen dann unter Persönlich › Meine Aufgaben – alle Apps. Punkte für IT und Finanzen weisen Sie am besten einer festen Person zu.
5. Freie Checklisten für alles andere. Für Themen ausserhalb von Eintritt und Austritt, etwa Jahresabschluss, Messe, Umzug oder das Onboarding eines Kunden, gibt es in jeder App unter Persönlich › Checklisten freie gemeinsame Checklisten. Sie beginnen leer oder mit einer Vorlage, teilen die Liste mit Personen, Teams oder Rollen und legen fest, wer bearbeiten, nur abhaken oder nur lesen darf. Zuständige Punkte erscheinen ebenfalls unter Meine Aufgaben, Kommentare mit @-Erwähnung landen in der Glocke.
Das müssen Sie wissen:
- Die Fristen und Hinweise der Vorlage sind Vorschläge aus der Praxis in Kalendertagen und können auf ein Wochenende oder einen Feiertag fallen. Gesetzliche Fristen, etwa bei der Quellensteuer, prüfen Sie selbst.
- Das Preboarding setzt voraus, dass die Person als Eintritt erfasst ist; die Bestätigung des Vertrags über den Link ersetzt keine Unterschrift unter dem Vertrag.
- Die Vorlage ist branchenneutral. Passen Sie Punkte, Rollen und Bedingungen an Ihren Betrieb an.
- Den Vertrag selbst erstellen Sie getrennt von der Checkliste.
Möchten Sie es selbst ausprobieren, sehen Sie sich die Demo an oder eröffnen Sie ein Testkonto. Bei Fragen helfen wir Ihnen über die Kontaktseite weiter.
Quellen
- Obligationenrecht (OR, SR 220), Art. 328b, 330b Abs. 1 und 335b Abs. 1 und 2, Stand 1. Oktober 2026: fedlex.admin.ch, abgerufen am 27.10.2026.
- Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG, SR 235.1), Art. 19, Stand 7. Juli 2025: fedlex.admin.ch, abgerufen am 27.10.2026.
- Verordnung über die Verhütung von Unfällen und Berufskrankheiten (VUV, SR 832.30), Art. 6, Stand 1. Mai 2018: fedlex.admin.ch, abgerufen am 27.10.2026.
- Bundesgesetz über die Unfallversicherung (UVG, SR 832.20), Art. 3 Abs. 1, Stand 1. Januar 2026: fedlex.admin.ch; Verordnung über die Unfallversicherung (UVV, SR 832.202), Art. 13 Abs. 1, Stand 1. Januar 2026: fedlex.admin.ch, abgerufen am 27.10.2026.
- Bundesgesetz über die berufliche Alters-, Hinterlassenen- und Invalidenvorsorge (BVG, SR 831.40), Art. 10 Abs. 1, Stand 1. Januar 2025, und BVV 2 (SR 831.441.1), Art. 1j, Stand 1. Januar 2025: fedlex.admin.ch, abgerufen am 27.10.2026.
- Verordnung des EFD über die Quellensteuer bei der direkten Bundessteuer (QStV, SR 642.118.2), Art. 5 Abs. 1, Stand 10. Januar 2025: fedlex.admin.ch, abgerufen am 27.10.2026.
- BSV, Familienzulagen, Organisation: bsv.admin.ch, abgerufen am 27.10.2026.
Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand der Informationen: 27.10.2026.