Un buon inizio contribuisce a decidere se i nuovi collaboratori restano. Nelle PMI manca spesso il tempo, e così nella fretta dell’entrata si perde ciò che conta: l’annuncio alla cassa pensione, l’istruzione sulla sicurezza, l’accesso alla casella di posta. Una checklist onboarding stabilisce chi fa che cosa entro quando. Questa guida mostra quali obblighi la legge impone all’entrata, come articolare il processo in fasi e che cosa può già sbrigare prima del primo giorno di lavoro.
Che cosa richiede il diritto all’entrata
La maggior parte dei punti di una lista di entrata è prassi. Alcuni sono però obblighi di legge:
- Informazione scritta: in un rapporto di lavoro a tempo indeterminato o di durata superiore a un mese, deve informare per scritto la persona, al più tardi un mese dopo l’inizio, su nome dei contraenti, inizio, funzione, salario ed eventuali supplementi salariali nonché durata settimanale del lavoro (art. 330b cpv. 1 CO). Un contratto con queste cinque indicazioni lo adempie. Maggiori dettagli nella guida Creare un contratto di lavoro.
- Periodo di prova: il primo mese di lavoro è considerato tempo di prova; una durata diversa, di al massimo tre mesi, la convenga per scritto (art. 335b cpv. 1 e 2 CO). Dettagli nella guida sul periodo di prova nel contratto di lavoro.
- Protezione dei dati: può trattare soltanto dati che si riferiscono all’idoneità lavorativa o sono necessari all’esecuzione del contratto (art. 328b CO). Chi raccoglie dati personali informa in modo adeguato la persona interessata, almeno sull’identità e i dati di contatto del titolare del trattamento, sullo scopo del trattamento e, se del caso, sui destinatari (art. 19 cpv. 1 e 2 LPD).
- Sicurezza: informazione e istruzione sui pericoli e sui provvedimenti di sicurezza avvengono al momento dell’assunzione, durante il tempo di lavoro (art. 6 cpv. 1 e 4 OPI).
- Assicurazione contro gli infortuni: inizia il giorno in cui comincia il rapporto di lavoro oppure in cui nasce il diritto al salario, in ogni caso però dal momento in cui la persona si avvia al lavoro (art. 3 cpv. 1 LAINF). Chi lavora presso di Lei almeno otto ore alla settimana è assicurato anche contro gli infortuni non professionali (art. 13 cpv. 1 OAINF).
- Cassa pensione: l’assicurazione obbligatoria inizia con il rapporto di lavoro (art. 10 cpv. 1 LPP), se la soglia d’entrata è superata e non vale alcuna eccezione, ad esempio un contratto a tempo determinato di al massimo tre mesi (art. 1j OPP 2). Si veda la guida sulla soglia d’entrata LPP.
- Assegni familiari: il datore di lavoro informa sul diritto, mette a disposizione il modulo di richiesta e lo inoltra alla cassa di compensazione per assegni familiari (UFAS).
- Imposta alla fonte: per le persone assoggettate all’imposta alla fonte annuncia l’assunzione entro otto giorni dall’inizio dell’attività (art. 5 cpv. 1 OIFo).
Per la registrazione del tempo di lavoro valgono regole proprie, spiegate nella guida sulla registrazione del tempo di lavoro.
Il processo in quattro fasi
I termini qui sotto sono proposte della prassi, non termini di legge. Sono calcolati in giorni prima o dopo l’entrata.
| Fase | Compiti | Di solito responsabile |
|---|---|---|
| Prima dell’entrata (da circa sei settimane a una settimana) | Preparare e inviare il contratto; verificare CCL e salario minimo; riavere i documenti firmati; aprire il dossier del personale; registrare dati di base e salario (contabilità salari); chiarire il permesso; preparare gli annunci a cassa pensione, assicurazione contro gli infortuni e assicurazione d’indennità giornaliera di malattia | HR, finanze |
| Preboarding (da circa 14 a 3 giorni prima) | E-mail di benvenuto con informazioni sul primo giorno; programma d’introduzione; designare una madrina o un padrino; informare il team | HR, superiori |
| Primo giorno di lavoro | Accoglienza e giro dell’azienda; consegna dei mezzi di lavoro contro ricevuta; spiegare i regolamenti; consegnare l’informativa sulla protezione dei dati; istruzione sulla sicurezza; introduzione IT | Superiori, HR, IT |
| Inserimento e periodo di prova | Feedback dopo la prima settimana; concordare gli obiettivi; pianificare la formazione; controllare il primo conteggio del salario; colloquio sul periodo di prova prima della scadenza | Superiori, finanze, HR |
Altri punti dipendono dalla persona: permesso di dimora, imposta alla fonte, veicolo di servizio, equipaggiamento di protezione, patente per carrelli elevatori o carta del conducente. Un buon modello li mostra solo in caso di bisogno.
Preboarding: raccogliere i dati prima dell’entrata
Prima del primo giorno servono dalla nuova persona dati personali, indirizzo, numero AVS, coordinate bancarie, contatto d’emergenza e documenti come carta d’identità o permesso. Invece di carta e e-mail, la persona può registrarli da sé. Raccolga soltanto ciò che serve davvero (art. 328b CO) e le dica a che cosa servono i dati (art. 19 LPD). Sono utili un link a scadenza e una verifica dei dati da parte di HR prima che entrino nel dossier del personale.
Chi è responsabile di che cosa?
Assegni ogni punto a un ruolo o a una persona: HR, superiori, IT, finanze. Solo così tutti vedono che cosa è ancora aperto. I superiori conoscono il posto di lavoro e l’inserimento, l’IT l’account e il dispositivo, le finanze il salario e le assicurazioni; HR tiene insieme i fili. Convenga chi subentra in caso di assenza.
Esempio pratico: Elektro Gisler AG
La Elektro Gisler AG è un’azienda fittizia. Sofia Rossi inizia lunedì 8 marzo 2027 come addetta alla pianificazione degli interventi a tempo pieno. Il suo salario annuo è di CHF 62’400 (13 × 4’800). Ha un permesso di dimora B e un figlio. Tre mesi di periodo di prova sono fissati per scritto nel contratto. L’azienda lavora con i termini standard del modello:
| Data | Compito | Chi | Contesto |
|---|---|---|---|
| Lu 25.1.2027 | Inviare il contratto (42 giorni prima dell’entrata) | HR | Con le cinque indicazioni adempie l’art. 330b CO |
| Lu 8.2.2027 | Documenti firmati di ritorno (28 giorni prima) | HR | Assegni familiari: richiedere i giustificativi |
| Lu 15.2.2027 | Registrare i dati di base (21 giorni prima) | HR | |
| Ve 26.2.2027 | Registrare il salario nella contabilità salari (10 giorni prima) | Finanze | Salario 62’400, codice tariffale dell’imposta alla fonte |
| Lu 1.3.2027 | E-mail di benvenuto (7 giorni prima) | HR | |
| Me 3.3.2027 | Annuncio AVS, cassa pensione, LAINF, IGM (5 giorni prima) | HR | 62’400 supera la soglia di CHF 23’040; salario coordinato 62’400 − 26’880 = 35’520 |
| Lu 8.3.2027 | Primo giorno: accoglienza, istruzione sulla sicurezza, informativa sulla protezione dei dati | Superiori, HR | Art. 6 OPI, art. 19 LPD |
| Gi 11.3.2027 | Annunciare l’imposta alla fonte (3 giorni dopo l’entrata) | HR | Termine legale otto giorni; in via prudenziale entro Lu 15.3.2027 |
| Sa 13.3.2027 | Feedback dopo la prima settimana (5 giorni dopo l’entrata) | Superiori | Giorni di calendario: cade in un fine settimana |
| Lu 15.3.2027 | Richiesta degli assegni familiari alla CAF (7 giorni dopo l’entrata) | HR | |
| Me 7.4.2027 | Controllare il primo conteggio del salario (30 giorni dopo l’entrata) | Finanze | Trattenute, assegni, imposta alla fonte |
Permesso e imposta alla fonte erano spuntati nella registrazione. Il punto sull’imposta alla fonte compare perciò nella lista; per una persona svizzera non c’è. L’informazione secondo l’art. 330b CO è già adempiuta con il contratto; altrimenti sarebbe scaduta al più tardi l’8 aprile 2027. In caso di entrata a breve termine, il software porrebbe i termini scaduti al giorno dell’entrata e li contrassegnerebbe come «da recuperare».
Checklist
- Contratto con le cinque indicazioni secondo l’art. 330b CO e periodo di prova scritto firmato
- Permesso, assoggettamento all’imposta alla fonte e sottoposizione al CCL chiariti
- Dati di base del personale, salario e assicurazioni registrati nella contabilità salari
- Cassa pensione, assicurazione contro gli infortuni e assicurazione d’indennità giornaliera di malattia annunciate; assegni familiari richiesti
- Imposta alla fonte annunciata entro otto giorni (se pertinente)
- Accessi, posto di lavoro e mezzi di lavoro pronti, consegna contro ricevuta
- Informativa sulla protezione dei dati consegnata, regolamenti spiegati
- Istruzione sulla sicurezza svolta il primo giorno e documentata
- Colloquio di feedback dopo la prima settimana, obiettivi per il periodo di prova concordati
- Primo conteggio del salario controllato, colloquio sul periodo di prova fissato
La soluzione KMU | base
HR | base crea automaticamente la checklist di entrata, data ogni punto e lascia che la nuova persona registri da sé i dati prima dell’entrata.
1. Registrare l’entrata. In Personale › Collaboratori › Registrare una nuova entrata inserisce entrata, grado d’occupazione, periodo di prova e altri dati. In «Cosa si applica?» sceglie ciò che vale per la persona, ad esempio imposta alla fonte, permesso, mezzi di lavoro o equipaggiamento di protezione. Con «Registrare l’entrata e creare la checklist» la checklist nasce da sola; se in seguito modifica l’entrata o i dati, si adegua. I punti già svolti restano invariati.
2. Modello e scadenze. I nuovi clienti partono con circa 90 punti pronti per entrata e uscita (modello standard per PMI svizzere). Ogni punto viene datato automaticamente, in base a entrata, colloquio sul periodo di prova, fine del periodo di prova, uscita o disdetta più giorni; ciò che è scaduto è evidenziato a colori. Il modello lo adatta in Personale › Onboarding: punti, ruolo, scadenza, condizione e sottopunti.
3. Preboarding. In Personale › Altro › Preboarding invia alla nuova persona un link a scadenza (da 3 a 60 giorni, predefinito 14) all’indirizzo privato, con informazioni sul primo giorno, persona di contatto, testo di benvenuto e, facoltativamente, il contratto in PDF. Sulla pagina di benvenuto senza registrazione la persona inserisce dati personali, indirizzo, telefono, AVS, IBAN e titolare del conto, contatto d’emergenza e permesso con validità; AVS e IBAN vengono verificati. HR verifica i dati, li rimanda se necessario per la correzione oppure li riprende nel dossier del personale; i punti corrispondenti della checklist vengono spuntati.
4. Assegnare. Assegna singoli punti o l’intera checklist a una persona, che riceve un link per e-mail. I compiti compaiono poi in Personale › Le mie attività – tutte le app. I punti per IT e finanze li assegni preferibilmente a una persona fissa.
5. Checklist libere per tutto il resto. Per i temi al di fuori di entrata e uscita, ad esempio chiusura annuale, fiera, trasloco o onboarding di un cliente, ogni app offre in Personale › Checklist checklist condivise libere. Si parte vuoti o da un modello, si condivide la lista con persone, team o ruoli e si stabilisce chi può modificare, solo spuntare o solo leggere. I punti assegnati compaiono anche in Le mie attività; i commenti con menzione @ arrivano nella campanella.
Da sapere:
- I termini e le indicazioni del modello sono proposte della prassi in giorni di calendario e possono cadere in un fine settimana o in un giorno festivo. I termini legali, ad esempio per l’imposta alla fonte, li verifica Lei stesso.
- Il preboarding presuppone che la persona sia registrata come entrata; la conferma del contratto tramite il link non sostituisce la firma sotto il contratto.
- Il modello è neutro rispetto al settore. Adatti punti, ruoli e condizioni alla Sua azienda.
- Il contratto lo crea separatamente dalla checklist.
Se desidera provare di persona, guardi la demo o apra un conto di prova. In caso di domande ci contatti tramite la pagina dei contatti.
Fonti
- Codice delle obbligazioni (CO; OR, RS 220), art. 328b, 330b cpv. 1 e 335b cpv. 1 e 2, stato 1° ottobre 2026: fedlex.admin.ch, consultato il 27.10.2026.
- Legge federale sulla protezione dei dati (LPD; DSG, RS 235.1), art. 19, stato 7 luglio 2025: fedlex.admin.ch, consultato il 27.10.2026.
- Ordinanza sulla prevenzione degli infortuni e delle malattie professionali (OPI; VUV, RS 832.30), art. 6, stato 1° maggio 2018: fedlex.admin.ch, consultato il 27.10.2026.
- Legge federale sull’assicurazione contro gli infortuni (LAINF; UVG, RS 832.20), art. 3 cpv. 1, stato 1° gennaio 2026: fedlex.admin.ch; Ordinanza sull’assicurazione contro gli infortuni (OAINF; UVV, RS 832.202), art. 13 cpv. 1, stato 1° gennaio 2026: fedlex.admin.ch, consultato il 27.10.2026.
- Legge federale sulla previdenza professionale per la vecchiaia, i superstiti e l’invalidità (LPP; BVG, RS 831.40), art. 10 cpv. 1, stato 1° gennaio 2025, e OPP 2 (RS 831.441.1), art. 1j, stato 1° gennaio 2025: fedlex.admin.ch, consultato il 27.10.2026.
- Ordinanza del DFF sull’imposta alla fonte nel quadro dell’imposta federale diretta (OIFo; QStV, RS 642.118.2), art. 5 cpv. 1, stato 10 gennaio 2025: fedlex.admin.ch, consultato il 27.10.2026.
- UFAS, Assegni familiari, Organizzazione: bsv.admin.ch, consultato il 27.10.2026.
Questa guida non sostituisce una consulenza legale o fiscale. Stato delle informazioni: 27.10.2026.