Une bonne gestion des candidatures signifie qu’aucune candidature ne reste en plan, que tous les participants voient le même état et qu’à la fin personne ne détient plus de données que nécessaire. Pour une PME sans service de recrutement propre, c’est surtout une question d’ordre : des phases fixes, des responsabilités claires et un plan pour les documents. Ce guide montre comment organiser la gestion des candidatures de la réception à l’engagement et quelles balises juridiques s’appliquent.
Définir les phases
Un déroulement simple suffit : réception, présélection, entretien, offre, puis engagement ou refus. L’essentiel est que chaque candidature se trouve dans une seule phase et que quelqu’un soit responsable de l’étape suivante. Fixez qui examine les candidatures, qui participe aux entretiens et qui décide. Le fait que les phases portent ces noms relève de la pratique, non d’une prescription légale ; la traçabilité est importante.
Ce que vous pouvez demander et enregistrer
L’employeur ne peut traiter des données concernant le travailleur que dans la mesure où elles portent sur ses aptitudes à remplir son emploi ou sont nécessaires à l’exécution du contrat de travail ; pour le reste, la loi sur la protection des données s’applique (art. 328b CO). La LPD exige que les données personnelles soient traitées de manière licite, conforme à la bonne foi et proportionnée, qu’elles ne soient collectées que pour des finalités déterminées et reconnaissables et qu’elles soient détruites ou anonymisées dès qu’elles ne sont plus nécessaires (art. 6, al. 1 à 4, LPD).
Pour les candidatures, cela signifie selon les indications du PFPDT : les questions sur la formation et le parcours professionnel sont en règle générale admises. Les questions sur les maladies ou une grossesse ne le sont que si des motifs particuliers les justifient, par exemple un lien avec le poste mis au concours. Les données sur la santé sont des données sensibles (art. 5, let. c, ch. 2, LPD ; plus dans le guide Protection des données du dossier du personnel). Pour les demandes de références, obtenez au préalable le consentement de la candidate ou du candidat. Seules les personnes autorisées doivent voir les dossiers de candidature, en règle générale le service du personnel et les supérieurs directs.
Informer les candidats
Qui collecte des données personnelles informe la personne concernée de manière adéquate. Il faut communiquer au moins l’identité et les coordonnées du responsable du traitement, la finalité du traitement et, le cas échéant, les destinataires (art. 19, al. 1 et 2, LPD). Pour les candidatures, une courte note de protection des données a donc sa place dans le formulaire de candidature ou l’accusé de réception. Omettre intentionnellement cette information est puni, sur plainte, d’une amende de CHF 250’000 au plus (art. 60, al. 1, LPD).
Si vous voulez garder les documents pour de futurs postes, le consentement de la personne est nécessaire. Il n’est valable que s’il est exprimé librement pour un ou plusieurs traitements déterminés, après information adéquate (art. 6, al. 6, LPD). C’est ce qu’on appelle un vivier de talents.
Évaluer les candidatures et décider
Évaluez toutes les personnes selon les mêmes critères fixés au préalable, par exemple connaissances professionnelles, expérience et adéquation avec l’équipe, et consignez brièvement par écrit les impressions des entretiens. Cela crée de la comparabilité et aide plus tard si quelqu’un demande le motif du refus. Si vous utilisez un logiciel qui trie automatiquement les candidatures, tenez compte de l’art. 21 LPD : une décision prise exclusivement sur la base d’un traitement automatisé et qui affecte la personne de manière significative entraîne un devoir d’informer et donne le droit de la faire revoir par une personne physique. Le plus simple est que ce soit toujours une personne qui décide.
Refus et égalité de traitement
La loi sur l’égalité interdit expressément de discriminer à raison du sexe, aussi à l’embauche (art. 3, al. 1 et 2, LEg). En cas de refus d’embauche discriminatoire, il n’y a pas de droit au poste, mais à une indemnité (art. 5, al. 2, LEg) qui n’excède pas trois mois de salaire (art. 5, al. 4, LEg). Qui se prévaut d’une discrimination peut exiger une motivation écrite du refus (art. 8, al. 1, LEg). Le droit à l’indemnité se périme si l’action en justice n’est pas intentée dans les trois mois à compter de la communication du refus (art. 8, al. 2, LEg).
Pratique : envoyez les refus rapidement, poliment et sans jugement sur la personne. Vous indiquez un motif si la personne le demande, et alors de manière factuelle.
Conserver, vivier de talents et effacer
La loi ne fixe aucun délai pour les candidatures écartées. Selon les indications du PFPDT, vous restituez les documents des personnes non retenues et détruisez les copies. Vous pouvez garder ce qui vous appartient, par exemple lettres de candidature et questionnaires du personnel ; ceux-ci doivent aussi être détruits un jour. Avec le consentement des candidats, les documents peuvent être conservés pendant une durée fixée à l’avance s’il est prévisible qu’ils seront bientôt réutilisés. Sans consentement, un intérêt prépondérant de l’entreprise peut parfois justifier la conservation ; la personne doit alors être informée.
Pratique, non légal : une conservation d’au moins trois mois après le refus s’impose, car le délai d’action de l’art. 8, al. 2, LEg est de trois mois. Fixez ensuite un délai court et ferme, et respectez-le.
Toute personne peut demander quelles données personnelles la concernant vous traitez. Le renseignement est gratuit et fourni en règle générale dans un délai de 30 jours (art. 25, al. 6 et 7, LPD) ; la personne présente sa demande par écrit (art. 16, al. 1, OPDo).
Postes soumis à l’obligation d’annonce
Dans les genres de professions à fort taux de chômage, les postes vacants doivent être communiqués au service public de l’emploi (art. 21a, al. 3, LEI ; art. 53a ss OSE). Cela influe sur la procédure : l’ORP transmet des dossiers pertinents dans les trois jours ouvrables à compter de la réception de l’annonce complète (art. 53c, al. 1, OSE). Vous convoquez les candidats appropriés à un entretien ou à un test d’aptitude professionnelle et indiquez à l’ORP qui vous avez invité et si vous avez engagé quelqu’un (art. 21a, al. 4, LEI ; art. 53c, al. 2, OSE). Quiconque viole intentionnellement l’obligation d’annonce ou l’obligation de convoquer des personnes appropriées à un entretien ou à un test d’aptitude est puni d’une amende de CHF 40’000 au plus, de CHF 20’000 au plus en cas de négligence (art. 117a LEI). Les détails figurent dans le guide sur l’offre d’emploi.
Exemple pratique : Muster Metallbau AG
La Muster Metallbau AG est une entreprise fictive de 14 collaborateurs. Le lundi 5 octobre 2026, elle met au concours un poste de polymécanicien/ne CFC avec entrée le 1er février 2027. Jusqu’à la clôture des candidatures, le vendredi 30 octobre, 31 candidatures arrivent : 18 par la page carrière, 8 par e-mail et 5 sur papier. Neuf passent en présélection, quatre à l’entretien, la prise de rendez-vous se fait avec trois propositions chacune.
Le lundi 9 novembre 2026, l’équipe décide : une personne reçoit l’offre, 30 candidatures sont refusées. Les refus sont planifiés pour le mercredi 11 novembre, 09 h 00. Les procédures sont closes le 9 novembre ; avec le délai de six mois, les documents sont effacés à partir du 9 mai 2027. L’entreprise renvoie les originaux des candidatures papier avec le refus ; les copies numérisées suivent le délai. Deux personnes ont consenti au vivier de talents dans le formulaire (réception le 14 octobre 2026, 24 mois) : leurs documents restent jusqu’au 14 octobre 2028. Le délai d’action de trois mois de l’art. 8, al. 2, LEg court pour les refus du 11 novembre jusqu’au 11 février 2027, donc bien avant l’effacement. Le 18 novembre, une candidate écartée demande un renseignement ; la réponse est due jusqu’au 18 décembre 2026 (30 jours).
Checklist
- Phases et responsabilités fixées
- Seules les questions concernant l’aptitude pour le poste ont été posées
- Note de protection des données dans le formulaire de candidature, consentement au vivier de talents libre et séparé
- Critères fixés avant les entretiens, impressions consignées par écrit
- Décision toujours prise par une personne
- Refus envoyés rapidement, motivation prête en cas de demande
- Délai de conservation fixé et paramétré
- Vérification que le poste est soumis à l’obligation d’annonce
- Demande de renseignement traitée dans les 30 jours
- En cas d’engagement : documents repris dans le dossier du personnel, le reste effacé
La solution KMU | base
HR | base conduit les candidatures du poste au dossier du personnel. Vous trouvez tout sous Personnel › Candidatures.
1. Pipeline. L’aperçu montre vos postes avec les candidatures ouvertes et nouvelles ; avec le commutateur Pipeline, vous voyez les candidatures sous forme de cartes dans les phases Nouveau, Présélection, Entretien, Offre, Engagement et Refus (vous gérez noms et ordre dans les paramètres). Vous déplacez les cartes à la souris ou au clavier, filtrez par nom, étiquette et source, et transmettez ou refusez plusieurs candidatures à la fois.
2. Évaluer. Votre équipe évalue avec des étoiles et des critères et voit la moyenne. Les notes avec @mention avertissent les collègues ; tout figure dans une chronologie. Vous transmettez à des supérieurs ou à des externes pour évaluation, avec un délai. Par poste, vous fixez l’équipe de recrutement et les critères.
3. Entretiens. Vous fixez un rendez-vous ou envoyez jusqu’à cinq propositions, parmi lesquelles la personne choisit par lien. La personne et l’équipe reçoivent un fichier de calendrier. Les e-mails d’invitation et de refus viennent de modèles avec variables. Par défaut, les refus partent deux jours plus tard à 09 h 00 et peuvent être annulés jusque-là.
4. Protection des données. Les candidatures closes sont effacées ou anonymisées avec leurs fichiers après le délai que vous avez fixé (1 à 24 mois) ; individuellement, c’est possible à tout moment sur demande. Le réglage par défaut est de 6 mois : c’est une proposition que vous devez vérifier. Les personnes qui ont consenti dans le formulaire se trouvent sous Candidatures › Vivier de talents ; vous réglez la durée du consentement entre 6 et 36 mois, et la personne peut le révoquer à tout moment. Pour le renseignement, vous téléchargez dans la candidature avec « Exporter les renseignements » toutes les données avec les documents en ZIP ; la consultation est consignée dans le journal. Les paramètres correspondants se trouvent sous Paramètres RH › Candidatures.
5. Engager. Avec « Engager », vous créez la personne avec sa checklist d’entrée dans le dossier du personnel. Documents et photo de profil sont repris, le poste est au besoin déclaré pourvu, et les annonces se terminent. Le contrat de travail suit séparément, voir Créer un contrat de travail ; pour le temps d’essai, lisez Temps d’essai.
Limites : HR | base ne décide jamais d’une candidature. Les réponses éliminatoires du questionnaire sont marquées, mais pas refusées automatiquement, et les refus n’ont lieu que lorsque vous les déclenchez. Vous déterminez vous-même si un poste est soumis à l’obligation d’annonce et faites l’annonce à l’ORP.
Pour essayer, consultez la démo ou ouvrez un compte d’essai. Les tarifs figurent sur la page Tarifs. Pour toute question, nous vous aidons via la page Contact.
Sources
- Code des obligations (CO, OR, RS 220), art. 328b, état au 1er octobre 2026 : fedlex.admin.ch, consulté le 27.10.2026.
- Loi fédérale sur la protection des données (LPD, DSG, RS 235.1), art. 5, let. c, art. 6, 19, 21, 25, 60, état au 7 juillet 2025 : fedlex.admin.ch, consulté le 27.10.2026.
- Ordonnance sur la protection des données (OPDo, DSV, RS 235.11), art. 16, al. 1, état au 1er décembre 2025 : fedlex.admin.ch, consulté le 27.10.2026.
- Loi sur l’égalité (LEg, GlG, RS 151.1), art. 3, 5, 8, état au 1er juillet 2020 : fedlex.admin.ch, consulté le 27.10.2026.
- Loi fédérale sur les étrangers et l’intégration (LEI, AIG, RS 142.20), art. 21a et 117a, état au 12 juin 2026 : fedlex.admin.ch ; Ordonnance sur le service de l’emploi et la location de services (OSE, AVV, RS 823.111), art. 53a à 53c, état au 1er août 2024 : fedlex.admin.ch, consulté le 27.10.2026.
- PFPDT, Différentes étapes de la relation de travail (candidature ; page sans indication de date) : edoeb.admin.ch, consulté le 27.10.2026.
- PFPDT, Guide pour le traitement des données personnelles dans le secteur du travail, traitement par des personnes privées, état octobre 2014, ch. 3.1.9 (non-engagement ; rédigé sous l’ancienne loi sur la protection des données) : edoeb.admin.ch, consulté le 27.10.2026.
Ce guide ne remplace aucun conseil juridique ou fiscal. État des informations : 27.10.2026.