Bewerbermanagement: Von der Stelle zur Anstellung

Gutes Bewerbermanagement heisst, dass keine Bewerbung liegen bleibt, alle Beteiligten denselben Stand sehen und am Ende niemand mehr Daten hat, als er braucht. Für ein KMU ohne eigene Rekrutierungsabteilung ist das vor allem eine Frage der Ordnung: feste Phasen, klare Zuständigkeiten und ein Plan, was mit den Unterlagen geschieht. Dieser Ratgeber zeigt, wie Sie das Bewerbermanagement vom Eingang bis zur Einstellung aufbauen und welche rechtlichen Leitplanken dabei gelten.

Phasen festlegen

Ein einfacher Ablauf genügt: Eingang, Vorauswahl, Interview, Angebot, danach Einstellung oder Absage. Entscheidend ist, dass jede Bewerbung genau in einer Phase steht und dass jemand für den nächsten Schritt zuständig ist. Legen Sie fest, wer Bewerbungen sichtet, wer an den Gesprächen teilnimmt und wer entscheidet. Dass die Phasen so heissen, ist Praxis und keine gesetzliche Vorgabe; wichtig ist die Nachvollziehbarkeit.

Was Sie fragen und speichern dürfen

Der Arbeitgeber darf Daten über Arbeitnehmende nur bearbeiten, soweit sie deren Eignung für das Arbeitsverhältnis betreffen oder zur Durchführung des Arbeitsvertrags erforderlich sind; im Übrigen gilt das Datenschutzgesetz (Art. 328b OR). Das DSG verlangt, dass Personendaten rechtmässig, nach Treu und Glauben und verhältnismässig bearbeitet werden, dass sie nur zu einem bestimmten und erkennbaren Zweck beschafft werden und dass sie vernichtet oder anonymisiert werden, sobald sie dafür nicht mehr erforderlich sind (Art. 6 Abs. 1 bis 4 DSG).

Für Bewerbungen heisst das nach den Hinweisen des EDÖB: Fragen zu Ausbildung und beruflichem Werdegang sind in der Regel erlaubt. Fragen nach Krankheiten oder einer Schwangerschaft sind nur zulässig, wenn besondere Gründe sie rechtfertigen, etwa ein Bezug zur ausgeschriebenen Stelle. Daten über die Gesundheit gelten als besonders schützenswert (Art. 5 Bst. c Ziff. 2 DSG; mehr im Ratgeber Datenschutz im Personalwesen). Bei Referenzauskünften holen Sie vorher die Einwilligung der Bewerberin oder des Bewerbers ein. Die Bewerbungsunterlagen dürfen nur befugte Personen sehen, in der Regel die Personalabteilung und die direkten Vorgesetzten.

Bewerbende informieren

Wer Personendaten beschafft, informiert die betroffene Person angemessen. Mindestens mitzuteilen sind Identität und Kontaktdaten des Verantwortlichen, der Bearbeitungszweck und gegebenenfalls die Empfänger der Daten (Art. 19 Abs. 1 und 2 DSG). Bei Bewerbungen gehört deshalb ein kurzer Datenschutzhinweis ins Bewerbungsformular oder in die Eingangsbestätigung. Die vorsätzliche Verletzung dieser Informationspflicht wird auf Antrag mit Busse bis CHF 250’000 bestraft (Art. 60 Abs. 1 DSG).

Wollen Sie die Unterlagen für spätere Stellen behalten, braucht es die Einwilligung der Person. Sie ist nur gültig, wenn sie nach angemessener Information freiwillig für eine oder mehrere bestimmte Bearbeitungen erteilt wird (Art. 6 Abs. 6 DSG). Das nennt man Talent-Pool.

Bewerbungen bewerten und entscheiden

Bewerten Sie alle Personen nach denselben, vorher festgelegten Kriterien, zum Beispiel Fachwissen, Erfahrung und Passung zum Team, und halten Sie die Eindrücke aus den Gesprächen kurz schriftlich fest. Das schafft Vergleichbarkeit und hilft später, wenn jemand nach dem Grund der Absage fragt. Setzen Sie Software ein, die Bewerbungen automatisch aussortiert, beachten Sie Art. 21 DSG: Eine Entscheidung, die ausschliesslich auf automatisierter Bearbeitung beruht und die Person erheblich beeinträchtigt, löst Informationspflichten aus und gibt ihr das Recht auf Überprüfung durch einen Menschen. Der einfachste Weg ist, dass immer eine Person entscheidet.

Absagen und Gleichbehandlung

Das Gleichstellungsgesetz verbietet die Benachteiligung wegen des Geschlechts ausdrücklich auch bei der Anstellung (Art. 3 Abs. 1 und 2 GlG). Wird eine Anstellung diskriminierend abgelehnt, besteht kein Anspruch auf die Stelle, sondern auf eine Entschädigung (Art. 5 Abs. 2 GlG) von höchstens drei Monatslöhnen (Art. 5 Abs. 4 GlG). Wer eine Diskriminierung geltend macht, kann eine schriftliche Begründung der Ablehnung verlangen (Art. 8 Abs. 1 GlG). Der Anspruch auf die Entschädigung verwirkt, wenn nicht innert drei Monaten nach der Mitteilung der Ablehnung geklagt wird (Art. 8 Abs. 2 GlG).

Praxis: Versenden Sie Absagen zügig, höflich und ohne Wertung der Person. Einen Grund nennen Sie, wenn die Person danach fragt, und dann sachlich.

Aufbewahren, Talent-Pool und Löschen

Das Gesetz nennt keine feste Frist für abgelehnte Bewerbungen. Nach den Hinweisen des EDÖB geben Sie die Unterlagen der nicht berücksichtigten Personen zurück und vernichten Kopien. Behalten dürfen Sie, was Ihnen selbst gehört, etwa Bewerbungsschreiben und Personalfragebögen; auch diese sind irgendwann zu vernichten. Mit Zustimmung der Bewerbenden dürfen Unterlagen für eine im Voraus festgelegte Dauer aufbewahrt werden, wenn absehbar ist, dass sie bald wieder gebraucht werden. Ohne Zustimmung kann unter Umständen ein überwiegendes Interesse des Unternehmens die Aufbewahrung rechtfertigen, dann ist die Person zu informieren.

Praxis, nicht gesetzlich: Eine Aufbewahrung von mindestens drei Monaten nach der Absage ist naheliegend, weil die Klagefrist nach Art. 8 Abs. 2 GlG drei Monate beträgt. Setzen Sie danach eine feste, kurze Frist und halten Sie sie ein.

Jede Person kann Auskunft darüber verlangen, welche Personendaten Sie über sie bearbeiten. Die Auskunft ist kostenlos und wird in der Regel innert 30 Tagen erteilt (Art. 25 Abs. 6 und 7 DSG); das Begehren stellt die Person schriftlich (Art. 16 Abs. 1 DSV).

Meldepflichtige Stellen

In Berufsarten mit hoher Arbeitslosigkeit müssen offene Stellen der öffentlichen Arbeitsvermittlung gemeldet werden (Art. 21a Abs. 3 AIG, Art. 53a ff. AVV). Das wirkt sich auf das Verfahren aus: Das RAV übermittelt innert drei Arbeitstagen nach der vollständigen Meldung passende Dossiers (Art. 53c Abs. 1 AVV). Sie laden geeignete Kandidatinnen und Kandidaten zu einem Gespräch oder einer Eignungsabklärung ein und teilen dem RAV mit, wen Sie eingeladen und ob Sie jemanden angestellt haben (Art. 21a Abs. 4 AIG, Art. 53c Abs. 2 AVV). Wer die Meldepflicht oder die Pflicht, geeignete Personen zu einem Bewerbungsgespräch oder einer Eignungsabklärung einzuladen, vorsätzlich verletzt, wird mit Busse bis CHF 40’000 bestraft, bei Fahrlässigkeit bis CHF 20’000 (Art. 117a AIG). Einzelheiten stehen im Ratgeber zum Stelleninserat.

Praxisbeispiel: Muster Metallbau AG

Die Muster Metallbau AG ist ein erfundener Betrieb mit 14 Mitarbeitenden. Sie schreibt am Montag, 5. Oktober 2026, eine Stelle als Polymechaniker/in EFZ mit Eintritt am 1. Februar 2027 aus. Bis zum Bewerbungsschluss am Freitag, 30. Oktober, gehen 31 Bewerbungen ein: 18 über die Karriereseite, 8 per Mail und 5 auf Papier. Neun kommen in die Vorauswahl, vier zum Interview, die Terminwahl erfolgt mit je drei Vorschlägen.

Am Montag, 9. November 2026, entscheidet das Team: Eine Person erhält das Angebot, 30 Bewerbungen werden abgesagt. Die Absagen sind für Mittwoch, 11. November, 09:00 Uhr geplant. Die Verfahren sind am 9. November abgeschlossen; mit der Frist von sechs Monaten werden die Unterlagen ab dem 9. Mai 2027 gelöscht. Die Originale der Papierbewerbungen schickt die Firma mit der Absage zurück; eingescannte Kopien laufen mit der Frist ab. Zwei Personen haben im Formular dem Talent-Pool zugestimmt (Eingang am 14. Oktober 2026, 24 Monate): Ihre Unterlagen bleiben bis zum 14. Oktober 2028. Die dreimonatige Klagefrist nach Art. 8 Abs. 2 GlG endet für die Absagen vom 11. November am 11. Februar 2027, also lange vor der Löschung. Am 18. November verlangt eine abgelehnte Bewerberin Auskunft; die Antwort ist bis zum 18. Dezember 2026 fällig (30 Tage).

Checkliste

Phasen und Zuständigkeiten festgelegt
Nur Fragen gestellt, die die Eignung für die Stelle betreffen
Datenschutzhinweis im Bewerbungsformular, Einwilligung für den Talent-Pool freiwillig und getrennt
Kriterien vor den Gesprächen festgelegt, Eindrücke schriftlich festgehalten
Entscheid trifft immer eine Person
Absagen zügig versendet, Begründung auf Nachfrage bereit
Aufbewahrungsfrist festgelegt und eingestellt
Prüfung, ob die Stelle der Meldepflicht unterliegt
Auskunftsbegehren innert 30 Tagen beantwortet
Bei Anstellung: Unterlagen in die Personalakte übernommen, Rest gelöscht

So löst es KMU | base

HR | base führt die Bewerbungen von der Stelle bis zur Personalakte. Sie finden alles unter Personal › Bewerbungen.

1. Pipeline. Die Übersicht zeigt Ihre Stellen mit offenen und neuen Bewerbungen; mit dem Umschalter Pipeline sehen Sie die Bewerbungen als Karten in den Phasen Neu, Vorauswahl, Interview, Angebot, Eingestellt und Abgesagt (Namen und Reihenfolge pflegen Sie in den Einstellungen). Sie verschieben Karten mit der Maus oder der Tastatur, filtern nach Name, Tag und Quelle und leiten mehrere Bewerbungen auf einmal weiter oder sagen sie ab.

2. Bewerten. Ihr Team bewertet mit Sternen und Kriterien und sieht den Durchschnitt. Notizen mit @Erwähnung benachrichtigen Kolleginnen und Kollegen; alles steht in einer Zeitleiste. Vorgesetzte oder Externe leiten Sie mit Frist zur Beurteilung weiter. Pro Stelle legen Sie Hiring-Team und Kriterien fest.

3. Gespräche. Sie legen einen Termin fest oder senden bis zu fünf Vorschläge, aus denen die Person per Link wählt. Person und Team erhalten eine Kalenderdatei. Einladungs- und Absagemails kommen aus Vorlagen mit Platzhaltern. Absagen gehen standardmässig zwei Tage später um 09:00 Uhr hinaus und lassen sich bis dahin stornieren.

4. Datenschutz. Abgeschlossene Bewerbungen werden nach der von Ihnen gesetzten Frist (1 bis 24 Monate) samt Dateien gelöscht oder anonymisiert; einzeln geht es auf Wunsch jederzeit. Voreingestellt sind 6 Monate, das ist ein Vorschlag, den Sie prüfen müssen. Personen, die im Bewerbungsformular zugestimmt haben, finden Sie unter Bewerbungen › Talent-Pool; die Dauer der Einwilligung stellen Sie zwischen 6 und 36 Monaten ein, und Sie können sie jederzeit widerrufen. Für die Auskunft laden Sie in der Bewerbung mit «Auskunft exportieren» alle Daten samt Unterlagen als ZIP herunter; der Abruf wird protokolliert. Die Einstellungen dazu finden Sie unter HR-Einstellungen › Bewerbungen.

5. Einstellen. Mit «Einstellen» legen Sie die Person mit Eintrittscheckliste in der Personalakte an. Unterlagen und Profilbild werden übernommen, auf Wunsch wird die Stelle besetzt, und die Inserate enden. Der Arbeitsvertrag folgt separat, siehe Arbeitsvertrag erstellen; zur Probezeit lesen Sie Probezeit im Arbeitsvertrag.

Grenzen: HR | base entscheidet nie über eine Bewerbung. K.-o.-Antworten im Fragebogen werden markiert, aber nicht automatisch abgesagt, und Absagen erfolgen erst, wenn Sie sie auslösen. Ob eine Stelle meldepflichtig ist und die Meldung an das RAV nehmen Sie selbst vor.

Möchten Sie es selbst ausprobieren, sehen Sie sich die Demo an oder eröffnen Sie ein Testkonto. Zu den Preisen informiert die Seite Preise. Bei Fragen helfen wir Ihnen über die Kontaktseite weiter.

Quellen

Obligationenrecht (OR, SR 220), Art. 328b, Stand 1. Oktober 2026: fedlex.admin.ch, abgerufen am 27.10.2026.
Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG, SR 235.1), Art. 5 Bst. c, Art. 6, 19, 21, 25, 60, Stand 7. Juli 2025: fedlex.admin.ch, abgerufen am 27.10.2026.
Datenschutzverordnung (DSV, SR 235.11), Art. 16 Abs. 1, Stand 1. Dezember 2025: fedlex.admin.ch, abgerufen am 27.10.2026.
Gleichstellungsgesetz (GlG, SR 151.1), Art. 3, 5, 8, Stand 1. Juli 2020: fedlex.admin.ch, abgerufen am 27.10.2026.
Ausländer- und Integrationsgesetz (AIG, SR 142.20), Art. 21a und 117a, Stand 12. Juni 2026: fedlex.admin.ch; Arbeitsvermittlungsverordnung (AVV, SR 823.111), Art. 53a bis 53c, Stand 1. August 2024: fedlex.admin.ch, abgerufen am 27.10.2026.
EDÖB, Verschiedene Phasen des Arbeitsverhältnisses (Bewerbung; Seite ohne Datumsangabe): edoeb.admin.ch, abgerufen am 27.10.2026.
EDÖB, Leitfaden für die Bearbeitung von Personendaten im Arbeitsbereich, private Personen, Stand Oktober 2014, Ziff. 3.1.9 (Nichtanstellung; noch zum früheren Datenschutzgesetz verfasst): edoeb.admin.ch, abgerufen am 27.10.2026.