De l’offre à la facture : comment une opportunité de vente devient-elle une facture correctement préparée, sans que données client, périmètre de la prestation ou responsabilités se perdent en route ? Un processus clair relie vente et administration. Il distingue décision du client, prestation, facturation et paiement, et veille à ce que chaque service sache ce qu’il doit vérifier ensuite. Ce guide présente le passage étape par étape et les contrôles qui ont fait leurs preuves.
Distinguer opportunité de vente et document
Une opportunité de vente décrit la perspective d’une commande. Une offre précise quelle prestation vous proposez à quelles conditions. Une commande documente le périmètre repris, et une facture réclame le paiement correspondant. Ces tâches différentes doivent rester reconnaissables, même si tous les documents naissent des mêmes données de base.
Selon l’art. 1, al. 1 et 2, CO, le contrat est parfait lorsque les parties ont, réciproquement et d’une manière concordante, manifesté leur volonté, expressément ou tacitement. L’art. 6 CO prévoit une exception à l’acceptation expresse : lorsque l’auteur de l’offre ne devait pas, en raison de la nature spéciale de l’affaire ou des circonstances, s’attendre à une acceptation expresse, le contrat est réputé conclu si l’offre n’a pas été refusée dans un délai convenable. Ne vous y fiez pas, mais consignez l’acceptation.
Marquer en interne une opportunité comme gagnée ne remplace pas cette opération juridique. Vérifiez donc ce que la clientèle a réellement accepté et s’il reste des réserves ou des points ouverts.
Pour l’exploitation, une courte règle de transmission est recommandée : la vente répond du périmètre confirmé, le service qui fournit la prestation annonce l’état facturable et l’administration contrôle le brouillon de facture. Cette répartition est une proposition de pratique. Dans une petite entreprise, les mêmes personnes peuvent assumer plusieurs tâches, pourvu que les contrôles restent clairs.
Vérifier l’offre comme point de départ
Avant la transmission, adresse du client, interlocuteur, positions et éventuels compléments doivent être exacts. Un e-mail contenant une modification peut influencer le périmètre accepté. Consignez à quelle version se rapporte l’acceptation : un ancien fichier portant le même titre est trop peu clair si des positions ont été ajoutées entre-temps.
Clarifiez aussi si la facture va à la même société que celle qui a accepté l’offre. Une personne de contact peut travailler pour plusieurs entreprises. Une facture adressée à la mauvaise société suscite des questions et complique l’attribution du paiement et de la prestation. Le destinataire de la facture doit donc être vérifié consciemment, non copié d’un cas antérieur.
Les points ouverts appartiennent à la transmission, par exemple des quantités non confirmées ou une prestation supplémentaire prévue. Ils ne disparaissent pas parce qu’un document est converti. La structure d’une offre est décrite dans Rédiger une offre, qui complète ce processus par la conception du document de départ.
Consigner la prestation et l’état de facturation
Une commande gagnée n’est pas automatiquement facturable en totalité. Selon l’accord, il faut d’abord fournir des prestations, confirmer des quantités ou remplir d’autres conditions. Examinez le contrat concret. Ce guide n’affirme aucune règle légale générale selon laquelle toute facture ne serait admissible qu’après la prestation complète. Si l’accord prévoit des avances ou des factures partielles, voir Facture partielle, avance, facture finale.
Dans votre organisation, représentez au moins s’il manque encore une validation de facturation, si un brouillon de facture existe ou si la facture est déjà émise. Ces notions sont des catégories d’organisation. Définissez notamment si « facturé » désigne dans votre analyse interne un brouillon ou une facture émise, sinon deux services comparent des états différents.
Les travaux supplémentaires exigent une base aussi claire que les positions initiales. Joignez à la transmission la confirmation et le périmètre divergent. Si une quantité reste floue, l’administration doit pouvoir la redemander. Un brouillon visiblement incomplet se vérifie mieux qu’une facture en apparence prête dont les indications reposent sur des suppositions.
Contrôler contenu et envoi de la facture
Selon l’art. 26, al. 1, de la loi fédérale régissant la taxe sur la valeur ajoutée (LTVA, MWSTG), le fournisseur délivre au destinataire, à sa demande, une facture répondant aux exigences des al. 2 et 3. Selon l’al. 2, elle doit permettre d’identifier clairement le fournisseur, le destinataire et le genre de prestation et, en règle générale, mentionner :
- le nom du fournisseur et la localité, l’indication de son inscription au registre des assujettis et le numéro sous lequel il est inscrit
- le nom du destinataire de la prestation et la localité
- la date ou la période de la prestation, si elle diffère de la date de la facture
- le genre, l’objet et le volume de la prestation
- le montant de la contre-prestation
- le taux d’imposition applicable et le montant de l’impôt dû ; si l’impôt est inclus dans la contre-prestation, l’indication du taux suffit (al. 2, let. f)
Un libellé de position repris proprement ne remplace pas le contrôle des autres mentions obligatoires. Séparez en outre la création du brouillon de l’émission et de l’envoi : une action interne ne doit pas déclencher par inadvertance un message externe. Contrôlez l’aperçu, les coordonnées de paiement et le destinataire prévu de l’envoi. Le guide Créer une facture QR explique la partie paiement ; son exactitude seule ne confirme pas encore le contenu complet de la facture.
Exemple pratique : Raumwerk Linden AG
La Raumwerk Linden AG (fictive) aménage une salle de réunion pour la Beispiel Treuhand AG (également fictive). Le deal comprend deux positions : 18 heures de montage à CHF 110.00 et du matériel pour CHF 1’520.00.
| Position | Quantité | Prix CHF | Montant CHF |
|---|---|---|---|
| Montage | 18 h | 110.00 | 1’980.00 |
| Matériel (première version) | 1 | 1’520.00 | 1’520.00 |
| Total net | 3’500.00 |
Avant l’offre, la clientèle retire lors de l’entretien du matériel pour CHF 200.00. La personne de vente modifie la position dans le deal : matériel CHF 1’320.00, total net CHF 3’300.00 (1’980.00 plus 1’320.00). Ce n’est qu’ensuite qu’elle établit l’offre, l’émet dans Finance et l’envoie. Avec la TVA au taux normal de 8,1 pour cent (art. 25, al. 1, LTVA), soit CHF 267.30, cela donne CHF 3’567.30. La clientèle accepte par écrit ; la personne de vente consigne l’accord et convertit l’offre en commande.
Après le montage, la technicienne annonce la prestation comme entièrement fournie. L’administration convertit la commande en facture, contrôle le brouillon par rapport à l’accord et aux rapports d’intervention, vérifie adresse et aperçu, et émet la facture.
Dans l’analyse, le deal figure toujours avec la valeur que la personne de vente y a saisie. Si elle n’avait retiré les CHF 200.00 que dans le brouillon d’offre chez Finance, le deal figurerait encore dans la statistique avec CHF 3’500.00, tandis que la facture indique CHF 3’300.00 net. L’exemple montre donc une tâche de contrôle : le rapprochement entre accord, deal et document est fait par des personnes. Une opportunité gagnée n’est en outre pas un encaissement, et une facture émise peut elle aussi rester ouverte. Séparez, lors de la réunion, succès de vente, prestations facturées et fonds encaissés.
Suivre la chaîne de documents et les transmissions en suspens
Pour les questions ultérieures, on doit pouvoir reconnaître de quelle offre une facture est issue. Conservez aussi de façon traçable les compléments et confirmations déterminants. Est pièce comptable tout document écrit, établi sur support papier, sur support électronique ou sous toute forme équivalente, qui permet la vérification de la transaction ou du fait qui est l’objet de l’enregistrement (art. 957a, al. 3, CO). Qu’une offre ou un accord en fasse partie dépend de son caractère nécessaire à cette vérification ; le classement se fait selon contenu et fonction, non selon le nom.
Selon l’art. 958f, al. 1, CO, livres, pièces comptables, rapport de gestion et rapport de révision se conservent dix ans, dès la fin de l’exercice. L’art. 958f, al. 3, CO autorise la conservation électronique des livres et pièces comptables si le lien avec les transactions et faits sous-jacents est garanti et si leur lecture reste possible en toutes circonstances. Pour rapport de gestion et rapport de révision, l’al. 2 prescrit la conservation sous forme imprimée et signée.
Passez régulièrement en revue ensemble les dossiers gagnés mais pas encore facturés. Demandez le véritable obstacle : annonce de prestation manquante, adresse non clarifiée ou périmètre pas encore convenu.
Checklist avant la facturation
- Acceptation et version déterminante de l’offre sont documentées.
- Compléments et positions supprimées ont été pris en compte, y compris dans la valeur du deal.
- Société à facturer et adresse du client sont exactes.
- L’état de prestation facturable est confirmé.
- Positions, quantités et totaux sont recalculés.
- Traitement fiscal et mentions de facture selon l’art. 26 LTVA sont vérifiés.
- Aperçu, coordonnées de paiement et destinataire de l’envoi sont exacts.
- La responsabilité de l’émission et de l’envoi est clarifiée.
- « Facturé » est défini en interne (brouillon ou émis).
- Paiement ouvert et opportunité gagnée sont suivis séparément.
La solution KMU | base
Sales | base et Finance | base se partagent les documents. Le chemin depuis le deal :
1. Saisir l’offre dans le deal. Dans le menu Vente, ouvrez Affaires puis le deal. Vous composez l’offre de plusieurs positions, uniques, mensuelles ou annuelles, avec rabais par position ou sur toute l’offre ; la valeur du deal suit l’offre, pour les positions récurrentes avec la valeur de la première année (« Offre à plusieurs positions et périodicité »).
2. Établir l’offre. Dans le bloc « Offre, commande, facture », « Créer une offre » établit l’offre en brouillon dans Finance (« Offre, commande et facture directement depuis le deal »). Il faut pour cela Finance | base et en plus le droit « Finance : vente » au moins au niveau « Modifier ». Vous émettez et envoyez offres et factures dans Finance ; Sales n’envoie jamais automatiquement.
3. Convertir. Après l’acceptation, choisissez « Convertir en commande » ou « Convertir en facture ». Positions et prix sont repris, sans ressaisie (« Conversion le long de la chaîne »). Si l’offre contient des positions récurrentes, la commande génère une facture pour l’unique et, par périodicité, une série dans Finance, en brouillon et sans envoi automatique.
4. Vérifier et émettre dans Finance. Avec « Ouvrir dans Finance », vous passez au document. Vous y contrôlez l’aperçu PDF avant de verrouiller (« Aperçu avant l’émission »). Si l’adresse du client (rue, NPA, localité) manque, le deal affiche, dès qu’une facture est à établir, un avis avec lien vers le contact. Sur le document, « Issu de l’affaire Sales » ramène au deal (« Retour vers l’affaire Sales ») ; origine et documents suivants avec leur état figurent dans la chaîne de documents (« Chaîne de documents sur le document »).
5. Voir l’état dans le deal. Offres, commandes et factures apparaissent avec leur état, paiement compris, dans la chronologie du deal (« Chronologie avec documents et consentements »). Une fois l’offre émise ou la commande passée, le deal propose un changement d’étape que vous confirmez d’un clic. Avec le réglage « Entretien des affaires » sous Paramètres Sales › Automatisation et relances, les deals suivent seuls les documents (« Entretien des affaires d’après les documents (désactivable) »).
6. Repérer le non-facturé. Sur la page Affaires, la ligne de totaux affiche « Gagné, facturé » et « Gagné, non facturé » (« Gagné selon facturé/non facturé »). Ce chiffre ne prouve pas un encaissement.
Limites.
- Dans cette analyse, un deal compte comme facturé dès qu’une facture lui est attribuée, même en brouillon non émis. Traitez ce chiffre comme un indice, non comme une pièce.
- La valeur du deal suit l’offre dans le deal, non la facture dans Finance. Les modifications du document ne mettent pas à jour la valeur du deal.
- Lors de la conversion, les factures restent toujours en brouillon. Une commande issue d’une offre émise est en revanche émise aussitôt ; elle n’est pas envoyée.
- Sales | base ne vérifie pas si l’état de prestation est atteint ni si l’accord est complet.
Le guide de Sales | base décrit l’utilisation. Convenez en outre de qui transmet le contenu confirmé à Finance et de qui contrôle l’aperçu final. Consultez la démo ou ouvrez un compte d’essai. Pour vos questions, utilisez le contact. Les tarifs figurent sous Tarifs.
Sources
- Code des obligations (CO, OR, RS 220), art. 1, al. 1 et 2, art. 6, art. 957a, al. 3 et art. 958f, al. 1 à 3, état au 1er octobre 2026, consulté le 27.10.2026.
- Loi fédérale régissant la taxe sur la valeur ajoutée (LTVA, MWSTG, RS 641.20), art. 25, al. 1 et art. 26, al. 1 et 2, état au 31 mars 2025, consulté le 27.10.2026.
Ce guide ne remplace aucun conseil juridique ou fiscal. État des informations : 27.10.2026.