Dall’offerta alla fattura: come si passa da un’opportunità di vendita a una fattura preparata correttamente, senza perdere per strada dati dei clienti, volume della prestazione o competenze? Un iter chiaro collega vendite e amministrazione. Distingue decisione del cliente, prestazione, fatturazione e pagamento e fa sì che ogni ufficio sappia che cosa verificare dopo. Questa guida mostra il passaggio passo per passo e indica i controlli che si sono dimostrati validi.
Distinguere opportunità di vendita e documento
Un’opportunità di vendita descrive la prospettiva di un ordine. Un’offerta concretizza quale prestazione offre a quali condizioni. Un ordine documenta il volume di prestazione assunto, e una fattura richiede il pagamento corrispondente. Questi compiti diversi dovrebbero restare riconoscibili anche quando tutti i documenti nascono dagli stessi dati di base.
Secondo l’art. 1 cpv. 1–2 CO il contratto si perfeziona con la manifestazione concorde della reciproca volontà dei contraenti; questa può essere espressa o tacita. Un’eccezione all’accettazione espressa la prevede l’art. 6 CO: se la natura particolare del negozio o le circostanze non fanno attendere un’accettazione espressa, il contratto si considera concluso se la proposta non è respinta entro un congruo termine. Non vi faccia affidamento, ma documenti l’accettazione.
La marcatura interna di un’opportunità come vinta non sostituisce questo atto giuridico. Verifichi quindi che cosa la clientela abbia effettivamente accettato e se sussistano ancora riserve o punti aperti.
Per l’esercizio si raccomanda una breve regola di passaggio: le vendite rispondono del volume confermato, l’ufficio che esegue la prestazione segnala lo stato fatturabile e l’amministrazione controlla la bozza di fattura. Questa ripartizione è una proposta di prassi. In una piccola azienda le stesse persone possono assumere più compiti, purché i controlli restino chiari.
Verificare l’offerta come punto di partenza
Prima del passaggio devono essere corretti indirizzo del cliente, persona di riferimento, posizioni ed eventuali integrazioni. Una e-mail con una modifica può influire sul volume accettato. Annoti a quale versione si riferisce l’accettazione. Un vecchio file con lo stesso titolo non è abbastanza univoco, se nel frattempo sono state aggiunte posizioni.
Chiarisca anche se la fattura va alla stessa società che ha accettato l’offerta. Una persona di contatto può operare per più aziende. Una fattura alla società sbagliata genera richieste e complica l’assegnazione di pagamento e prestazione. Il destinatario della fattura va quindi verificato consapevolmente e non copiato da un caso precedente.
I punti aperti, come quantità non ancora confermate o una prestazione aggiuntiva prevista, vanno nel passaggio. Non scompaiono perché un documento viene convertito. Come dovrebbe essere strutturata un’offerta lo mostra la guida Scrivere un’offerta; integra questo iter con la configurazione tecnica del documento di partenza.
Registrare prestazione e stato di fatturazione
Un ordine vinto non è automaticamente fatturabile per intero. A seconda dell’accordo, le prestazioni devono prima essere eseguite, le quantità confermate o altri presupposti adempiuti. Verifichi il contratto concreto. Questa guida non afferma alcuna regola di legge generale secondo cui ogni fattura sarebbe ammessa solo dopo la prestazione completa. Se l’accordo prevede anticipi o fatture parziali, aiuta la guida Fattura finale, anticipi e fatture parziali.
Rappresenti nella Sua organizzazione almeno se manca ancora un’autorizzazione alla fatturazione, se esiste una bozza di fattura o se la fattura è già stata emessa. I termini sono categorie organizzative. Definisca in particolare se la Sua analisi interna con «fatturato» intende una bozza o una fattura emessa. Altrimenti due reparti confrontano stati diversi.
I lavori aggiuntivi richiedono una base chiara quanto le posizioni originarie. Allegi al passaggio la conferma e il volume divergente. Se una quantità è ancora poco chiara, l’amministrazione deve poterla richiedere. Una bozza visibilmente incompleta si verifica meglio di una fattura apparentemente finita, le cui indicazioni si basano su ipotesi.
Controllare contenuto e invio della fattura
Secondo l’art. 26 cpv. 1 LIVA (legge federale concernente l’imposta sul valore aggiunto; MWSTG) il fornitore della prestazione rilascia, su richiesta, al destinatario una fattura che soddisfi i requisiti dei capoversi 2 e 3. Secondo il cpv. 2 deve specificare chiaramente fornitore, destinatario e genere della prestazione e contenere di regola i seguenti elementi:
- nome e luogo del fornitore della prestazione, l’indicazione che è iscritto nel registro dei contribuenti nonché il numero con cui è iscritto
- nome e luogo del destinatario della prestazione
- data o periodo della fornitura della prestazione, se non sono identici alla data della fattura
- genere, oggetto ed entità della prestazione
- l’ammontare della controprestazione
- l’aliquota d’imposta applicabile e l’ammontare d’imposta dovuto; se la controprestazione comprende l’imposta, è sufficiente indicare l’aliquota (cpv. 2 lett. f)
Un testo di posizione ripreso correttamente non sostituisce il controllo delle altre indicazioni obbligatorie. Separi inoltre la creazione della bozza dall’emissione e dall’invio: un’azione interna non deve far partire un messaggio esterno per errore. Controlli l’anteprima, i dati di pagamento e il destinatario previsto per l’invio. La guida Creare una fattura QR spiega la polizza di versamento; la sua correttezza da sola non conferma ancora il contenuto completo della fattura.
Esempio pratico: Raumwerk Linden AG
La Raumwerk Linden AG (fittizia) allestisce una sala riunioni per la Beispiel Treuhand AG (anch’essa fittizia). Nel deal ci sono due posizioni: 18 ore di montaggio a CHF 110.00 e materiale per CHF 1’520.00.
| Posizione | Quantità | Prezzo CHF | Importo CHF |
|---|---|---|---|
| Montaggio | 18 h | 110.00 | 1’980.00 |
| Materiale (prima versione) | 1 | 1’520.00 | 1’520.00 |
| Totale netto | 3’500.00 |
Prima dell’offerta la clientela stralcia nel colloquio materiale per CHF 200.00. La venditrice modifica la posizione nel deal: materiale ora CHF 1’320.00, totale netto CHF 3’300.00 (1’980.00 più 1’320.00). Solo dopo crea l’offerta, la emette in Finance e la invia. Con l’aliquota normale dell’8,1 per cento (art. 25 cpv. 1 LIVA) di imposta sul valore aggiunto (CHF 267.30) risultano CHF 3’567.30. La clientela accetta per iscritto; la venditrice annota l’accettazione e converte l’offerta in un ordine.
Dopo il montaggio il tecnico segnala la prestazione come eseguita per intero. L’amministrazione converte l’ordine in una fattura, verifica la bozza rispetto all’accettazione e ai rapporti, controlla indirizzo e anteprima ed emette la fattura.
Nell’analisi il deal resta con il valore che la venditrice vi ha inserito. Se avesse stralciato i CHF 200.00 solo nella bozza d’offerta in Finance, il deal resterebbe nella statistica a CHF 3’500.00, mentre la fattura espone CHF 3’300.00 netti. L’esempio mostra quindi un compito di controllo: il confronto tra accettazione, deal e documento lo fanno le persone. Un’opportunità di vendita vinta non è inoltre un incasso, e anche una fattura emessa può essere aperta. Nella riunione separi successo di vendita, prestazioni fatturate e mezzi incassati.
Seguire catena documentale e passaggi aperti
Per le richieste deve potersi riconoscere da quale offerta è nata una fattura. Conservi in modo tracciabile anche le integrazioni e conferme determinanti. Sono considerati documenti contabili i documenti scritti, su supporto cartaceo, elettronico o in forma analoga, necessari per ricostruire un’operazione o un evento oggetto di una registrazione contabile (art. 957a cpv. 3 CO). Se un’offerta o un’accettazione ne faccia parte dipende dal fatto che sia necessaria a tale scopo; la classificazione dipende da contenuto e funzione, non dal nome.
Secondo l’art. 958f cpv. 1 CO i libri di commercio, i documenti contabili, la relazione sulla gestione e la relazione di revisione sono conservati per dieci anni; il termine decorre dalla fine dell’esercizio. L’art. 958f cpv. 3 CO consente la conservazione elettronica di libri e documenti contabili, sempreché sia garantita la concordanza con le operazioni e gli eventi cui si riferiscono e possano essere resi leggibili in ogni momento. Per relazione sulla gestione e relazione di revisione vale, secondo il cpv. 2, la conservazione su supporto cartaceo e munita di firma.
Riveda regolarmente insieme le pratiche vinte e non ancora fatturate. Chieda l’effettivo ostacolo: comunicazione della prestazione mancante, indirizzo non chiarito o volume non ancora concordato.
Checklist prima della fatturazione
- Accettazione e versione determinante dell’offerta sono documentate.
- Integrazioni e posizioni venute meno sono state considerate, anche nel valore del deal.
- Società destinataria della fattura e indirizzo del cliente sono corretti.
- Lo stato di prestazione fatturabile è confermato.
- Posizioni, quantità e totali sono ricalcolati.
- Trattamento fiscale e indicazioni della fattura secondo l’art. 26 LIVA sono stati verificati.
- Anteprima, dati di pagamento e destinatario dell’invio sono corretti.
- La responsabilità per emissione e invio è chiarita.
- «Fatturato» è definito internamente (bozza o emessa).
- Pagamento aperto e opportunità di vendita vinta sono seguiti separatamente.
La soluzione KMU | base
Sales | base e Finance | base condividono i documenti. Il percorso dal deal:
1. Registrare l’offerta nel deal. Nel menu Vendita apra Trattative e il deal. L’offerta la compone da più posizioni, una tantum, mensili o annuali, con sconto per posizione o sull’intera offerta; il valore del deal segue l’offerta e, per le posizioni ricorrenti, il valore del primo anno («Offerta con più posizioni e periodicità»).
2. Creare l’offerta. Nel blocco «Offerta, ordine, fattura» crea con «Creare offerta» l’offerta come bozza in Finance («Offerta, ordine e fattura direttamente dal deal»). Servono Finance | base e inoltre il diritto «Finance: vendita» almeno nel livello «Modificare». Offerte e fatture le emette e le invia in Finance; Sales non invia mai automaticamente.
3. Convertire. Dopo l’accettazione sceglie «Convertire in ordine» o «Convertire in fattura». Posizioni e prezzi vengono ripresi, senza ridigitare («Convertire lungo la catena»). Se l’offerta contiene posizioni ricorrenti, dall’ordine nascono una fattura per le voci una tantum e, per ogni periodicità, una serie in Finance, come bozza e senza invio automatico.
4. Verificare ed emettere in Finance. Con «Aprire in Finance» salta al documento. Lì controlla l’anteprima PDF prima di confermare definitivamente («Anteprima prima dell’emissione»). Se manca l’indirizzo del cliente (via, NPA, località), il deal mostra, appena una fattura è in sospeso, un avviso con link al contatto. Sul documento «Dall’affare Sales» riporta al deal («Ritorno al deal di Sales»); origine e documenti successivi con stato li vede nella catena documentale («Catena documentale sul documento»).
5. Vedere lo stato nel deal. Offerte, ordini e fatture compaiono con lo stato, anche pagato, nella cronologia del deal («Cronologia con documenti e consensi»). Se l’offerta è emessa o l’ordine conferito, il deal propone un cambio di fase che conferma con un clic. Con l’impostazione «Manutenzione trattative» in Impostazioni Sales › Automazione e solleciti i deal seguono da soli i documenti («Manutenzione dei deal secondo i documenti (disattivabile)»).
6. Riconoscere ciò che non è fatturato. Nella pagina Trattative la riga dei totali mostra «Vinti, fatturati» e «Vinti, non fatturati» («Vinti per fatturato/non fatturato»). Il numero non è una prova di incasso.
Limiti.
- In questa analisi un deal conta come fatturato appena gli è assegnata una fattura, anche come bozza non emessa. Consideri il numero un indizio, non un documento.
- Il valore del deal segue l’offerta nel deal, non la fattura in Finance. Le modifiche nel documento non adeguano il valore del deal.
- Le fatture restano sempre bozza nella conversione. Un ordine che nasce da un’offerta emessa viene invece emesso subito; non viene inviato.
- Sales | base non verifica se lo stato della prestazione sia raggiunto o l’accettazione completa.
Il funzionamento nel dettaglio è nella guida a Sales | base. Concordi inoltre chi trasmette a Finance il contenuto confermato e chi controlla l’ultima anteprima. Guardi la demo o apra un conto di prova. Per domande usi i contatti. I prezzi si trovano alla pagina Prezzi.
Fonti
- Codice delle obbligazioni (CO; OR, RS 220), art. 1 cpv. 1–2, art. 6, art. 957a cpv. 3 e art. 958f cpv. 1–3, stato 1° ottobre 2026: fedlex.admin.ch, consultato il 27.10.2026.
- Legge federale concernente l’imposta sul valore aggiunto (LIVA; MWSTG, RS 641.20), art. 25 cpv. 1 e art. 26 cpv. 1–2, stato 31 marzo 2025: fedlex.admin.ch, consultato il 27.10.2026.
Questa guida non sostituisce una consulenza legale o fiscale. Stato delle informazioni: 27.10.2026.