Offerte Rechnung Ablauf: Wie wird aus einer Verkaufschance eine korrekt vorbereitete Rechnung, ohne dass Kundendaten, Leistungsumfang oder Zuständigkeiten unterwegs verloren gehen? Ein klarer Ablauf verbindet Verkauf und Administration. Er unterscheidet Kundenentscheid, Leistung, Rechnungsstellung und Zahlung und sorgt dafür, dass jede Stelle weiss, was als Nächstes zu prüfen ist. Dieser Ratgeber zeigt die Übergabe Schritt für Schritt und nennt die Kontrollen, die sich bewährt haben.
Verkaufschance und Beleg unterscheiden
Eine Verkaufschance beschreibt die Aussicht auf einen Auftrag. Eine Offerte konkretisiert, welche Leistung Sie zu welchen Bedingungen anbieten. Ein Auftrag dokumentiert den übernommenen Leistungsumfang, und eine Rechnung fordert die entsprechende Zahlung an. Diese unterschiedlichen Aufgaben sollten auch dann erkennbar bleiben, wenn alle Unterlagen aus denselben Stammdaten entstehen.
Nach Art. 1 Abs. 1–2 OR kommt ein Vertrag durch übereinstimmende gegenseitige Willensäusserungen zustande; diese können ausdrücklich oder stillschweigend erfolgen. Eine Ausnahme von der ausdrücklichen Annahme nennt Art. 6 OR: Ist wegen der besonderen Natur des Geschäfts oder nach den Umständen eine ausdrückliche Annahme nicht zu erwarten, gilt der Vertrag als abgeschlossen, wenn der Antrag nicht binnen angemessener Frist abgelehnt wird. Verlassen Sie sich nicht darauf, sondern halten Sie die Annahme fest.
Die interne Kennzeichnung einer Verkaufschance als gewonnen ersetzt diesen rechtlichen Vorgang nicht. Prüfen Sie deshalb, was die Kundschaft tatsächlich angenommen hat und ob noch Vorbehalte oder offene Punkte bestehen.
Für den Betrieb empfiehlt sich eine kurze Übergaberegel: Der Verkauf verantwortet den bestätigten Umfang, die leistungserbringende Stelle meldet den abrechenbaren Stand und die Administration kontrolliert den Rechnungsentwurf. Diese Aufteilung ist ein Praxisvorschlag. In einem kleinen Unternehmen können dieselben Personen mehrere Aufgaben übernehmen, solange die Kontrollen klar bleiben.
Die Offerte als Ausgangspunkt prüfen
Vor der Übergabe müssen Kundenadresse, Ansprechperson, Positionen und allfällige Ergänzungen stimmen. Ein Mail mit einer Änderung kann den akzeptierten Umfang beeinflussen. Halten Sie fest, auf welche Fassung sich die Annahme bezieht. Eine ältere Datei mit derselben Überschrift ist dafür zu wenig eindeutig, wenn zwischenzeitlich Positionen ergänzt wurden.
Klären Sie auch, ob die Rechnung an dieselbe Gesellschaft geht, die das Angebot angenommen hat. Eine Kontaktperson kann für mehrere Unternehmen tätig sein. Eine Rechnung an die falsche Gesellschaft erzeugt Rückfragen und erschwert die Zuordnung von Zahlung und Leistung. Der Rechnungsadressat sollte daher bewusst geprüft und nicht aus einem früheren Fall kopiert werden.
Offene Punkte gehören in die Übergabe, etwa noch nicht bestätigte Mengen oder eine geplante Zusatzleistung. Sie verschwinden nicht dadurch, dass ein Beleg umgewandelt wird. Wie eine Offerte aufgebaut sein sollte, zeigt der Ratgeber Offerte schreiben; er ergänzt diesen Ablauf um die fachliche Gestaltung des Ausgangsdokuments.
Leistung und Abrechnungsstand festhalten
Ein gewonnener Auftrag ist nicht automatisch vollständig abrechenbar. Je nach Vereinbarung müssen Leistungen zuerst erbracht, Mengen bestätigt oder andere Voraussetzungen erfüllt werden. Prüfen Sie den konkreten Vertrag. Für diesen Ratgeber wird keine allgemeine gesetzliche Regel behauptet, wonach jede Rechnung erst nach vollständiger Leistung zulässig wäre. Wenn die Vereinbarung Anzahlungen oder Teilrechnungen vorsieht, hilft der Ratgeber Teilrechnung, Anzahlung, Schlussrechnung.
Bilden Sie in Ihrer Arbeitsorganisation wenigstens ab, ob noch eine Freigabe zur Abrechnung fehlt, ein Rechnungsentwurf vorliegt oder die Rechnung bereits ausgestellt wurde. Die Begriffe sind organisatorische Kategorien. Definieren Sie insbesondere, ob Ihre interne Auswertung mit «fakturiert» einen Entwurf oder eine ausgestellte Rechnung meint. Sonst vergleichen zwei Abteilungen unterschiedliche Zustände.
Zusatzarbeiten brauchen eine ebenso klare Grundlage wie die ursprünglichen Positionen. Legen Sie die Bestätigung und den abweichenden Umfang zur Übergabe. Wenn eine Menge noch unklar ist, sollte die Administration sie zurückfragen können. Ein sichtbar unvollständiger Entwurf ist besser prüfbar als eine scheinbar fertige Rechnung, deren Angaben auf Annahmen beruhen.
Rechnungsinhalt und Versand kontrollieren
Nach Art. 26 Abs. 1 MWSTG hat der Leistungserbringer dem Leistungsempfänger auf Verlangen eine Rechnung auszustellen, die den Anforderungen der Absätze 2 und 3 genügt. Nach Abs. 2 muss sie Leistungserbringer, Leistungsempfänger und Art der Leistung eindeutig identifizieren und in der Regel folgende Elemente enthalten:
- Name und Ort des Leistungserbringers, den Hinweis auf die Eintragung im Register der steuerpflichtigen Personen und die Nummer, unter der er eingetragen ist
- Name und Ort des Leistungsempfängers
- Datum oder Zeitraum der Leistung, soweit er nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt
- Art, Gegenstand und Umfang der Leistung
- das Entgelt für die Leistung
- den anwendbaren Steuersatz und den geschuldeten Steuerbetrag; schliesst das Entgelt die Steuer ein, genügt die Angabe des Steuersatzes (Abs. 2 lit. f)
Ein sauber übernommener Positionstext ersetzt die Kontrolle der übrigen Pflichtangaben nicht. Trennen Sie ausserdem das Erstellen des Entwurfs vom Ausstellen und Versenden: Eine interne Handlung soll keine versehentliche externe Nachricht auslösen. Kontrollieren Sie die Vorschau, die Zahlungsangaben und den vorgesehenen Versandempfänger. Der Ratgeber QR-Rechnung erstellen erläutert den Zahlteil; dessen Richtigkeit allein bestätigt noch nicht den vollständigen Rechnungsinhalt.
Praxisbeispiel: Raumwerk Linden AG
Die Raumwerk Linden AG (erfunden) richtet für die Beispiel Treuhand AG (ebenfalls erfunden) einen Besprechungsraum ein. Im Deal stehen zwei Positionen: 18 Montagestunden zu CHF 110.00 und Material für CHF 1’520.00.
| Position | Menge | Preis CHF | Betrag CHF |
|---|---|---|---|
| Montage | 18 h | 110.00 | 1’980.00 |
| Material (erste Fassung) | 1 | 1’520.00 | 1’520.00 |
| Summe netto | 3’500.00 |
Vor der Offerte streicht die Kundschaft im Gespräch Material für CHF 200.00. Die Verkaufsperson ändert die Position im Deal: Material noch CHF 1’320.00, Summe netto CHF 3’300.00 (1’980.00 plus 1’320.00). Erst danach erstellt sie die Offerte, stellt sie in Finance aus und sendet sie. Mit dem Normalsatz von 8,1 Prozent (Art. 25 Abs. 1 MWSTG) Mehrwertsteuer (CHF 267.30) ergibt das CHF 3’567.30. Die Kundschaft sagt schriftlich zu; die Verkaufsperson hält die Zusage fest und wandelt die Offerte in einen Auftrag um.
Nach der Montage meldet die Technikerin die Leistung als vollständig erbracht. Die Administration wandelt den Auftrag in eine Rechnung um, prüft den Entwurf gegen die Zusage und die Rapporte, kontrolliert Adresse und Vorschau und stellt die Rechnung aus.
Der Deal steht in der Auswertung weiter mit dem Wert, den die Verkaufsperson dort eingetragen hat. Hätte sie die CHF 200.00 erst im Offertentwurf bei Finance gestrichen, stünde der Deal weiter mit CHF 3’500.00 in der Statistik, während die Rechnung CHF 3’300.00 netto ausweist. Das Beispiel zeigt daher eine Kontrollaufgabe: Der Abgleich zwischen Zusage, Deal und Beleg geschieht durch Menschen. Eine gewonnene Verkaufschance ist ausserdem noch kein Zahlungseingang, und auch eine ausgestellte Rechnung kann offen sein. Trennen Sie in der Besprechung Verkaufserfolg, verrechnete Leistungen und eingegangene Mittel.
Belegkette und offene Übergaben nachverfolgen
Für Rückfragen sollte sich erkennen lassen, aus welchem Angebot eine Rechnung entstanden ist. Bewahren Sie auch die massgebenden Ergänzungen und Bestätigungen nachvollziehbar auf. Als Buchungsbeleg gelten alle schriftlichen Aufzeichnungen auf Papier oder in elektronischer oder vergleichbarer Form, die notwendig sind, um den einer Buchung zugrunde liegenden Geschäftsvorfall nachvollziehen zu können (Art. 957a Abs. 3 OR). Ob eine Offerte oder Zusage dazu gehört, hängt davon ab, ob sie dafür notwendig ist; die Einordnung richtet sich nach Inhalt und Funktion, nicht nach dem Namen.
Nach Art. 958f Abs. 1 OR sind Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsbericht und Revisionsbericht zehn Jahre aufzubewahren; die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres. Art. 958f Abs. 3 OR erlaubt die elektronische Aufbewahrung von Geschäftsbüchern und Buchungsbelegen, soweit die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen und Sachverhalten gewährleistet ist und sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können. Für Geschäftsbericht und Revisionsbericht gilt nach Abs. 2 die schriftliche und unterzeichnete Aufbewahrung.
Nehmen Sie gewonnene, noch nicht verrechnete Vorgänge regelmässig gemeinsam durch. Fragen Sie nach dem tatsächlichen Hinderungsgrund: fehlende Leistungsmeldung, ungeklärte Adresse oder noch nicht vereinbarter Umfang.
Checkliste vor der Rechnungsstellung
- Annahme und massgebende Angebotsfassung sind dokumentiert.
- Nachträge und entfallene Positionen wurden berücksichtigt, auch im Deal-Wert.
- Rechnungsgesellschaft und Kundenadresse stimmen.
- Abrechenbarer Leistungsstand ist bestätigt.
- Positionen, Mengen und Summen sind nachgerechnet.
- Steuerliche Behandlung und Rechnungsangaben nach Art. 26 MWSTG wurden geprüft.
- Vorschau, Zahlungsangaben und Versandempfänger stimmen.
- Verantwortung für Ausstellen und Versand ist geklärt.
- «Fakturiert» ist intern definiert (Entwurf oder ausgestellt).
- Offene Zahlung und gewonnene Verkaufschance werden getrennt verfolgt.
So löst es KMU | base
Sales | base und Finance | base teilen sich die Belege. Der Weg aus dem Deal:
1. Angebot im Deal erfassen. Im Menü Verkauf öffnen Sie Deals und den Deal. Das Angebot stellen Sie aus mehreren Positionen zusammen, einmalig, monatlich oder jährlich, mit Rabatt je Position oder auf das ganze Angebot; der Deal-Wert folgt dem Angebot, bei wiederkehrenden Positionen mit dem ersten Jahreswert («Angebot mit mehreren Positionen und Takt»).
2. Offerte erstellen. Im Block «Offerte, Auftrag, Rechnung» erstellen Sie mit «Offerte erstellen» die Offerte als Entwurf in Finance («Offerte, Auftrag und Rechnung direkt aus dem Deal»). Dafür braucht es Finance | base und zusätzlich das Recht «Finance: Verkauf» mindestens in der Stufe «Bearbeiten». Offerten und Rechnungen stellen Sie in Finance aus und versenden sie dort; Sales versendet nie automatisch.
3. Umwandeln. Nach der Annahme wählen Sie «In Auftrag umwandeln» oder «In Rechnung umwandeln». Positionen und Preise werden übernommen, ohne Abtippen («Umwandeln entlang der Kette»). Enthält das Angebot wiederkehrende Positionen, entstehen aus dem Auftrag eine Rechnung für das Einmalige und je Takt eine Serie in Finance, als Entwurf und ohne automatischen Versand.
4. In Finance prüfen und ausstellen. Mit «In Finance öffnen» springen Sie zum Beleg. Dort prüfen Sie die PDF-Vorschau, bevor Sie festschreiben («Vorschau vor dem Ausstellen»). Fehlt die Kundenadresse (Strasse, PLZ, Ort), zeigt der Deal, sobald eine Rechnung ansteht, einen Hinweis mit Link zum Kontakt. Am Beleg führt «Aus dem Sales-Deal» zurück zum Deal («Rückweg zum Sales-Deal»); Ursprung und Folgebelege mit Status sehen Sie in der Belegkette («Belegkette am Beleg»).
5. Stand im Deal sehen. Offerten, Aufträge und Rechnungen erscheinen mit Stand, auch bezahlt, in der Zeitachse des Deals («Zeitachse mit Belegen und Einwilligungen»). Ist die Offerte ausgestellt oder der Auftrag erteilt, schlägt der Deal einen Stufenwechsel vor, den Sie mit einem Klick bestätigen. Mit der Einstellung «Deal-Pflege» unter Sales-Einstellungen › Automatik und Nachfassen folgen die Deals den Belegen von selbst («Deal-Pflege nach Belegen (abschaltbar)»).
6. Nicht Verrechnetes erkennen. Auf der Seite Deals zeigt die Summenzeile «Gewonnen, fakturiert» und «Gewonnen, nicht fakturiert» («Gewonnen nach fakturiert/unfakturiert»). Die Zahl ist kein Nachweis eines Zahlungseingangs.
Grenzen.
- Als fakturiert zählt in dieser Auswertung ein Deal, sobald ihm eine Rechnung zugeordnet ist, auch als nicht ausgestellter Entwurf. Behandeln Sie die Zahl als Hinweis, nicht als Beleg.
- Der Deal-Wert folgt dem Angebot im Deal, nicht der Rechnung in Finance. Änderungen im Beleg ziehen den Deal-Wert nicht nach.
- Rechnungen bleiben beim Umwandeln immer Entwurf. Ein Auftrag, der aus einer ausgestellten Offerte entsteht, wird dagegen sogleich ausgestellt; versendet wird er nicht.
- Sales | base prüft nicht, ob der Leistungsstand erreicht oder die Zusage vollständig ist.
Die Bedienung im Einzelnen finden Sie in der Anleitung zu Sales | base. Vereinbaren Sie ergänzend, wer den bestätigten Inhalt an Finance übergibt und wer die letzte Vorschau prüft. Sehen Sie sich die Demo an oder eröffnen Sie ein Testkonto. Für Fragen nutzen Sie den Kontakt. Die Preise finden Sie unter Preise.
Quellen
- Obligationenrecht (OR, SR 220), Art. 1 Abs. 1–2, Art. 6, Art. 957a Abs. 3 und Art. 958f Abs. 1–3, Stand 1. Oktober 2026: fedlex.admin.ch, abgerufen am 27.10.2026.
- Bundesgesetz über die Mehrwertsteuer (MWSTG, SR 641.20), Art. 25 Abs. 1 und Art. 26 Abs. 1–2, Stand 31. März 2025: fedlex.admin.ch, abgerufen am 27.10.2026.
Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand der Informationen: 27.10.2026.