Un negozio online per PMI raramente fallisce per la pagina dell’ordinazione, ma per ciò che le sta intorno: gli articoli nel negozio sono diversi da quelli in contabilità, la giacenza non torna e ogni ordinazione deve essere trasferita a mano in una fattura. Questa guida mostra di che cosa ha davvero bisogno un piccolo negozio, quali domande chiarire prima dell’avvio e come collegare ordinazione, magazzino e fattura in un flusso continuo.
Di che cosa ha davvero bisogno un negozio per PMI
La tecnica di una pagina di ordinazione è oggi il problema più piccolo. Decisivi sono sette elementi che devono funzionare insieme:
- Anagrafica articoli con numero, denominazione, descrizione, foto e prezzo
- Magazzino, perché non venga venduto ciò che non c’è
- Pagamento adatto ai vostri clienti e alla vostra contabilità
- Spedizione con costi, paesi di consegna e opzione di ritiro
- Indicazioni legali: note legali, prezzi, condizioni generali, protezione dei dati
- Conferma dell’ordinazione, che la cliente riceve subito
- Contabilizzazione: ogni ordinazione deve finire nei vostri libri come ordine, fattura e movimento di magazzino
Quanti più di questi elementi si trovano in programmi separati, tanto più lavoro manuale nasce, e con esso gli errori.
Negozio e contabilità: separati o collegati?
Molti negozi sono sistemi autonomi con un proprio elenco di articoli. Ciò ha un prezzo: curate articoli, prezzi e giacenze in due luoghi e li riconciliate. Variazioni di prezzo nel negozio che mancano in contabilità e ordinazioni che non sfociano mai in una fattura sono le conseguenze tipiche.
L’alternativa è un negozio che attinge i suoi dati dalla contabilità clienti. Allora c’è un solo elenco di articoli, una sola giacenza e una fattura per ordinazione. Lo svantaggio è che il negozio vale quanto la cura dei dati anagrafici in contabilità. Per una PMI con un assortimento contenuto prevale però di solito il vantaggio.
Creare gli articoli in modo corretto
Un articolo creato bene risparmia domande in seguito:
- Un numero di articolo univoco e una denominazione comprensibile
- Stabilire il prezzo netto o lordo e mantenerlo con coerenza. Chi calcola al netto deve poter esporre correttamente l’imposta sul valore aggiunto alla fine
- Foto di buona qualità, meglio se con una descrizione per ogni immagine
- Peso e dimensioni, perché i costi di spedizione possano essere calcolati correttamente
- Gestire le varianti come dimensione o colore come articoli distinti con una giacenza propria, invece di nasconderle nella denominazione
- Descrizione e indicazioni per i motori di ricerca per ogni articolo, in ogni lingua in cui vendete
- Categorie che i visitatori capiscono, in una struttura con al massimo due o tre livelli
Le promozioni dovrebbero essere registrate con una data di inizio e di fine, così da concludersi da sole.
Scegliere i metodi di pagamento
Per una PMI che serve soprattutto clienti commerciali e clientela abituale, la fattura con polizza di versamento QR è spesso la soluzione più ovvia: è diffusa in Svizzera, si elabora bene in contabilità e non richiede alcun contratto con un fornitore di servizi di pagamento. Se la clientela deve pagare prima della spedizione, si presta il pagamento anticipato, in cui la merce viene spedita solo dopo l’accredito. Carta o TWINT sono attesi da molti clienti privati, ma presuppongono un contratto con un fornitore di servizi di pagamento. Riflettete prima dell’avvio su quali metodi di pagamento si aspetta davvero il vostro pubblico e pianificate subito la riconciliazione degli incassi in contabilità. La parte relativa alla fattura è descritta nella guida sulla fattura QR.
Spedizione e magazzino
Stabilite prima dell’avvio:
- i metodi di spedizione, per esempio Posta A, Posta B e ritiro in loco
- i costi di spedizione per classe o peso e un’eventuale soglia di gratuità
- i paesi di consegna, per esempio solo la Svizzera e il Liechtenstein
- il valore minimo dell’ordinazione, se gli ordini piccoli non sono redditizi
- la giacenza e una soglia oltre la quale indicate «solo pochi pezzi»
La giacenza dovrebbe diminuire automaticamente a ogni ordinazione. Come gestire altrimenti le giacenze lo tratta la guida Gestione del magazzino nelle PMI.
Aspetti legali del commercio online
Chi offre merci online deve rispettare alcuni obblighi. La legge federale contro la concorrenza sleale (LCSl) richiede all’art. 3 cpv. 1 lett. s, tra l’altro, indicazioni chiare e complete sull’identità e sull’indirizzo di contatto, compreso l’indirizzo e-mail, un’indicazione delle singole fasi tecniche che portano alla conclusione del contratto, nonché mezzi per riconoscere e correggere gli errori di inserimento prima dell’ordinazione. Inoltre l’ordinazione del cliente deve essere confermata senza indugio per via elettronica. I prezzi nei confronti dei consumatori devono essere indicati come prezzi finali secondo l’art. 16 LCSl e l’ordinanza sull’indicazione dei prezzi.
A ciò si aggiungono condizioni generali, un’informativa sulla protezione dei dati e regole su consegna e restituzione. Se raccogliete dati personali come nome e indirizzo, le clienti e i clienti devono esserne informati secondo l’art. 19 della legge sulla protezione dei dati (LPD). Tenete presente anche che in Svizzera, per i normali acquisti online, di regola non esiste un diritto di revoca legale come nell’UE; se e come offrite restituzioni lo regolate voi stessi nelle vostre condizioni. In caso di dubbio fate verificare questi testi dal punto di vista giuridico. Un software può prevedere lo spazio per essi, ma non li scrive.
Il flusso dopo l’ordinazione
Un flusso continuo si presenta così:
| Passo | Che cosa succede | Chi |
|---|---|---|
| Ordinazione | La cliente mette gli articoli nel carrello e conclude l’acquisto | Clientela |
| Ordine | Dall’ordinazione nasce un ordine | Sistema |
| Fattura | Viene generata una fattura QR | Sistema |
| Magazzino | La giacenza diminuisce | Sistema |
| Conferma | La cliente riceve una conferma con la fattura | Sistema |
| Spedizione | La merce viene imballata, spedita e contrassegnata come spedita | Collaboratori |
| Pagamento | L’incasso viene riconciliato | Contabilità |
- Passo
- Ordinazione
- Che cosa succede
- La cliente mette gli articoli nel carrello e conclude l’acquisto
- Chi
- Clientela
- Passo
- Ordine
- Che cosa succede
- Dall’ordinazione nasce un ordine
- Chi
- Sistema
- Passo
- Fattura
- Che cosa succede
- Viene generata una fattura QR
- Chi
- Sistema
- Passo
- Magazzino
- Che cosa succede
- La giacenza diminuisce
- Chi
- Sistema
- Passo
- Conferma
- Che cosa succede
- La cliente riceve una conferma con la fattura
- Chi
- Sistema
- Passo
- Spedizione
- Che cosa succede
- La merce viene imballata, spedita e contrassegnata come spedita
- Chi
- Collaboratori
- Passo
- Pagamento
- Che cosa succede
- L’incasso viene riconciliato
- Chi
- Contabilità
È importante che un doppio invio della stessa ordinazione non porti a una seconda fattura. Un sistema pulito riconosce le ripetizioni, per esempio per il ricaricamento della pagina, e le tratta come la stessa ordinazione.
Esempio pratico: Muster Imkerei Sonnenhang
La Muster Imkerei Sonnenhang è un’azienda familiare inventata che vende miele, candele e confezioni regalo. Finora le ordinazioni arrivavano per e-mail e per telefono; le fatture le scriveva a mano la figlia la sera. Ora la famiglia crea 12 articoli, di cui tre varietà di miele, ciascuna in due formati di vasetto come articoli distinti con una giacenza propria: 6 articoli di miele, più 4 candele e 2 confezioni regalo, in tutto 12.
Come metodi di spedizione la famiglia sceglie Posta B e ritiro in azienda, come metodo di pagamento la fattura con polizza di versamento QR. Di un articolo di miele, descritto in tedesco e francese, ci sono 40 vasetti in magazzino. Poi una cliente ne ordina 6: la giacenza scende automaticamente a 34, nasce un ordine con fattura QR e la cliente riceve una conferma. Nell’elenco dei compiti compare una spedizione aperta. La figlia imballa il pacco, inserisce il numero di spedizione e contrassegna l’ordinazione come spedita. La fattura non deve più scriverla; deve solo riconciliare gli incassi. Condizioni di restituzione e CGC la famiglia le ha fatte verificare in precedenza da uno specialista.
Checklist
- Assortimento e numeri di articolo stabiliti, varianti gestite come articoli distinti
- Prezzi uniformemente netti o lordi, imposta sul valore aggiunto chiarita
- Foto con descrizione, peso e dimensioni rilevati
- Metodi di pagamento scelti e riconciliazione degli incassi chiarita
- Metodi di spedizione, costi di spedizione, paesi di consegna e valore minimo dell’ordinazione stabiliti
- Giacenze rilevate e diminuite a ogni ordinazione
- Note legali con indirizzo di contatto ed e-mail presenti
- CGC, informativa sulla protezione dei dati e regole di restituzione verificate
- Conferma dell’ordinazione formulata e provata
- Un’ordinazione di prova svolta fino alla fattura
- Responsabilità della spedizione stabilita
La soluzione KMU | base
Il negozio di Online | base non è un sistema autonomo, ma accede a Finance | base. Per questo Online | base e Finance | base devono essere sottoscritti.
1. Dati anagrafici in Finance | base. Articoli, varianti, prezzi netti, listini, magazzino e documenti restano in Finance. Lì curate inoltre i testi del negozio in tedesco, francese, italiano e inglese, le indicazioni per i motori di ricerca, un albero delle categorie, più foto per articolo con ordine e testo alternativo, peso, dimensioni, classe di spedizione e promozioni. Gestite le varianti come articoli Finance distinti con prezzo e giacenza propri; la visibilità si imposta per sito.
2. Attivazione con condizioni preliminari. Un nuovo negozio è dapprima inattivo. Può essere attivato solo con almeno un metodo di spedizione, i vostri testi di CGC e di protezione dei dati e un modello per la conferma dell’ordinazione. Questi testi legali li scrivete e li verificate voi stessi; non inventiamo testi standard. Se in seguito modificate un testo legale, la cassa riceve una nuova versione legale.
3. Cassa e ordinazione. Il carrello funziona per gli ospiti e per i clienti con conto. Prezzi, imposta sul valore aggiunto e spedizione li calcola il server, non il browser del visitatore. Con un’ordinazione nascono ordine, fattura QR e uscita di magazzino. Un nuovo invio della stessa ordinazione dà la stessa ordinazione, non una seconda. I metodi di pagamento sono oggi la fattura con polizza di versamento QR e il pagamento anticipato con polizza QR. Carta e TWINT sono in preparazione, ma non ancora disponibili.
4. Spedizione e conferma. Registrate metodi e costi di spedizione, una soglia di gratuità, i paesi di consegna e un valore minimo dell’ordinazione. L’e-mail di conferma con la fattura QR parte attraverso l’invio comune di KMU | base. Le spedizioni aperte compaiono in «I miei compiti»; il contrassegno di spedizione lo apponete in Finance.
5. Riprendere un negozio esistente. Se il vostro sito attuale ha un negozio, il nostro team legge gli articoli, voi verificate l’abbinamento e gli articoli arrivano in Finance dopo la verifica. I nuovi articoli vengono dapprima creati come inattivi, i prezzi senza conversione automatica di valuta. Per saperne di più leggete la guida Rifacimento del sito web.
Ciò che il negozio non fa: non scrive i vostri testi legali né li verifica, e oggi non conosce il pagamento con carta. La gestione del magazzino e dei prezzi resta una vostra cura in Finance | base. Come modificare poi testi e immagini lo descrive la guida Gestire il sito web con l’IA.
Altre informazioni sul prodotto nella pagina Online base. Guardate la demo o aprite un conto di prova. In caso di domande vi aiutiamo tramite la pagina Contatto. Le condizioni attuali si trovano sotto Prezzi.
Fonti
- Legge federale contro la concorrenza sleale (LCSl; UWG, RS 241), art. 3 cpv. 1 lett. s e art. 16, stato 1° gennaio 2025: fedlex.admin.ch, consultato il 04.11.2026.
- Legge federale sulla protezione dei dati (LPD; DSG, RS 235.1), art. 19, stato 7 luglio 2025: fedlex.admin.ch, consultato il 04.11.2026.
Questa guida non sostituisce una consulenza legale o fiscale. Stato delle informazioni: 04.11.2026.