Ein Online-Shop für KMU scheitert selten an der Bestellseite, sondern am Drumherum: Die Artikel stehen im Shop anders als in der Buchhaltung, der Lagerbestand stimmt nicht, und jede Bestellung muss von Hand in eine Rechnung übertragen werden. Dieser Ratgeber zeigt, was ein kleiner Shop wirklich braucht, welche Fragen Sie vor dem Start klären sollten und wie sich Bestellung, Lager und Rechnung zu einem durchgehenden Ablauf verbinden lassen.
Was ein KMU-Shop wirklich braucht
Die Technik einer Bestellseite ist heute das kleinste Problem. Entscheidend sind sieben Bausteine, die zusammenpassen müssen:
- Artikelstamm mit Nummer, Bezeichnung, Beschreibung, Fotos und Preis
- Lager, damit nichts verkauft wird, was nicht vorhanden ist
- Zahlung, die zu Ihren Kunden und zu Ihrer Buchhaltung passt
- Versand mit Kosten, Lieferländern und Abholoption
- Rechtliche Angaben: Impressum, Preise, Geschäftsbedingungen, Datenschutz
- Bestellbestätigung, die die Kundin sofort erhält
- Verbuchung: Jede Bestellung muss als Auftrag, Rechnung und Lagerbewegung in Ihren Büchern landen
Je mehr dieser Bausteine in getrennten Programmen liegen, desto mehr Handarbeit entsteht, und mit der Handarbeit die Fehler.
Shop und Buchhaltung: getrennt oder verbunden?
Viele Shops sind eigenständige Systeme mit eigener Artikelliste. Das hat einen Preis: Sie pflegen Artikel, Preise und Bestände an zwei Orten und gleichen sie ab. Preisänderungen im Shop, die in der Buchhaltung fehlen, und Bestellungen, die nie in einer Rechnung enden, sind die typischen Folgen.
Die Alternative ist ein Shop, der seine Daten aus der Verkaufsbuchhaltung bezieht. Dann gibt es nur eine Artikelliste, nur einen Lagerbestand und eine Rechnung pro Bestellung. Der Nachteil ist, dass der Shop nur so gut ist wie die Pflege der Stammdaten in der Buchhaltung. Für ein KMU mit überschaubarem Sortiment überwiegt aber meist der Vorteil.
Artikel sauber anlegen
Ein sauber angelegter Artikel erspart später Rückfragen:
- Eine eindeutige Artikelnummer und eine verständliche Bezeichnung
- Netto- oder Bruttopreis festlegen und konsequent beibehalten. Wer netto rechnet, muss die Mehrwertsteuer am Ende korrekt ausweisen können
- Fotos in guter Qualität, am besten mit Beschreibung für jedes Bild
- Gewicht und Masse, damit sich Versandkosten korrekt berechnen lassen
- Varianten wie Grösse oder Farbe als eigene Artikel mit eigenem Bestand führen, statt sie in der Bezeichnung zu verstecken
- Beschreibung und Suchmaschinen-Angaben je Artikel, in jeder Sprache, in der Sie verkaufen
- Kategorien, die Besucher verstehen, in einer Struktur mit höchstens zwei bis drei Ebenen
Aktionen sollten mit einem Start- und Enddatum hinterlegt werden, damit sie sich von selbst beenden.
Zahlungsarten wählen
Für ein KMU, das hauptsächlich Geschäftskunden und Stammkundschaft bedient, ist die Rechnung mit QR-Zahlteil oft die naheliegende Lösung: Sie ist in der Schweiz verbreitet, gut buchhalterisch zu verarbeiten und braucht keinen Vertrag mit einem Zahlungsdienstleister. Wenn Ihre Kundschaft vor dem Versand bezahlen soll, bietet sich die Vorkasse an, bei der die Ware erst nach Zahlungseingang versendet wird. Karte oder TWINT erwarten viele Privatkunden, sie setzen aber einen Vertrag mit einem Zahlungsdienstleister voraus. Überlegen Sie vor dem Start, welche Zahlungsarten Ihre Zielgruppe wirklich erwartet, und planen Sie die Abstimmung der Zahlungseingänge in der Buchhaltung gleich mit. Den Rechnungsteil beschreibt der Ratgeber zur QR-Rechnung.
Versand und Lager
Legen Sie vor dem Start fest:
- Versandarten, etwa Post A, Post B und Abholung vor Ort
- Versandkosten je Klasse oder Gewicht und eine mögliche Gratisgrenze
- Lieferländer, zum Beispiel nur die Schweiz und Liechtenstein
- Mindestbestellwert, falls kleine Bestellungen nicht rentieren
- Lagerbestand und eine Schwelle, ab der Sie «nur noch wenige» anzeigen
Der Lagerbestand sollte sich mit jeder Bestellung automatisch verringern. Wie Sie Bestände sonst führen, behandelt der Ratgeber Lagerbewirtschaftung im KMU.
Rechtliches im Online-Handel
Wer Waren online anbietet, muss einige Pflichten beachten. Das Bundesgesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) verlangt in Art. 3 Abs. 1 lit. s unter anderem klare und vollständige Angaben über Identität und Kontaktadresse einschliesslich E-Mail-Adresse, einen Hinweis auf die einzelnen technischen Schritte, die zu einem Vertragsabschluss führen, sowie Mittel zum Erkennen und Korrigieren von Eingabefehlern vor der Bestellung. Zudem ist die Bestellung des Kunden unverzüglich auf elektronischem Weg zu bestätigen. Preise gegenüber Konsumentinnen und Konsumenten müssen nach Art. 16 UWG und der Preisbekanntgabeverordnung als Endpreise angegeben werden.
Hinzu kommen Allgemeine Geschäftsbedingungen, eine Datenschutzerklärung und Regeln zu Lieferung und Rückgabe. Wenn Sie Personendaten wie Name und Adresse erheben, sind Kundinnen und Kunden darüber nach Art. 19 des Datenschutzgesetzes (DSG) zu informieren. Beachten Sie auch, dass in der Schweiz für gewöhnliche Online-Käufe in der Regel kein gesetzliches Widerrufsrecht wie in der EU besteht; ob und wie Sie Rückgaben anbieten, regeln Sie selbst in Ihren Bedingungen. Lassen Sie diese Texte im Zweifel rechtlich prüfen. Eine Software kann den Platz dafür bereitstellen, die Texte schreibt sie nicht.
Der Ablauf nach der Bestellung
Ein durchgehender Ablauf sieht so aus:
| Schritt | Was passiert | Wer |
|---|---|---|
| Bestellung | Kundin legt Artikel in den Warenkorb und schliesst den Kauf ab | Kundschaft |
| Auftrag | Aus der Bestellung entsteht ein Auftrag | System |
| Rechnung | Eine QR-Rechnung wird erzeugt | System |
| Lager | Der Bestand verringert sich | System |
| Bestätigung | Die Kundin erhält eine Bestätigung mit der Rechnung | System |
| Versand | Die Ware wird verpackt, versendet und als versendet markiert | Mitarbeitende |
| Zahlung | Der Zahlungseingang wird abgeglichen | Buchhaltung |
- Schritt
- Bestellung
- Was passiert
- Kundin legt Artikel in den Warenkorb und schliesst den Kauf ab
- Wer
- Kundschaft
- Schritt
- Auftrag
- Was passiert
- Aus der Bestellung entsteht ein Auftrag
- Wer
- System
- Schritt
- Rechnung
- Was passiert
- Eine QR-Rechnung wird erzeugt
- Wer
- System
- Schritt
- Lager
- Was passiert
- Der Bestand verringert sich
- Wer
- System
- Schritt
- Bestätigung
- Was passiert
- Die Kundin erhält eine Bestätigung mit der Rechnung
- Wer
- System
- Schritt
- Versand
- Was passiert
- Die Ware wird verpackt, versendet und als versendet markiert
- Wer
- Mitarbeitende
- Schritt
- Zahlung
- Was passiert
- Der Zahlungseingang wird abgeglichen
- Wer
- Buchhaltung
Wichtig ist, dass eine doppelte Absendung derselben Bestellung nicht zu einer zweiten Rechnung führt. Ein sauberes System erkennt Wiederholungen, etwa durch ein erneutes Laden der Seite, und behandelt sie als dieselbe Bestellung.
Praxisbeispiel: Muster Imkerei Sonnenhang
Die Muster Imkerei Sonnenhang ist ein erfundener Familienbetrieb, der Honig, Kerzen und Geschenkboxen verkauft. Bisher kamen Bestellungen per Mail und Telefon; die Rechnungen schrieb die Tochter am Abend von Hand. Nun legt die Familie 12 Artikel an, davon drei Honigsorten, jede in zwei Glasgrössen als eigene Artikel mit eigenem Bestand: 6 Honigartikel, dazu 4 Kerzen und 2 Geschenkboxen, zusammen 12.
Als Versandarten wählt die Familie Post B und Abholung auf dem Hof, als Zahlungsart die Rechnung mit QR-Zahlteil. Von einem Honigartikel, beschrieben in Deutsch und Französisch, liegen 40 Gläser an Lager. Dann bestellt eine Kundin 6 Gläser: Der Bestand sinkt automatisch auf 34, es entsteht ein Auftrag mit QR-Rechnung, und die Kundin erhält eine Bestätigung. In der Aufgabenliste erscheint eine offene Sendung. Die Tochter verpackt das Paket, trägt die Sendungsnummer ein und markiert die Bestellung als versendet. Die Rechnung muss sie nicht mehr schreiben; sie gleicht nur noch die Zahlungseingänge ab. Rückgabebedingungen und AGB hat die Familie zuvor von einer Fachperson prüfen lassen.
Checkliste
- Sortiment und Artikelnummern festgelegt, Varianten als eigene Artikel geführt
- Preise einheitlich netto oder brutto, Mehrwertsteuer geklärt
- Fotos mit Beschreibung, Gewicht und Masse erfasst
- Zahlungsarten gewählt und Abstimmung der Zahlungseingänge geklärt
- Versandarten, Versandkosten, Lieferländer und Mindestbestellwert festgelegt
- Lagerbestände erfasst und werden pro Bestellung verringert
- Impressum mit Kontaktadresse und E-Mail vorhanden
- AGB, Datenschutzerklärung und Rückgabe-Regeln geprüft
- Bestellbestätigung formuliert und getestet
- Eine Testbestellung bis zur Rechnung durchgespielt
- Zuständigkeit für den Versand festgelegt
So löst es KMU | base
Der Shop von Online | base ist kein eigenständiges System, sondern greift auf Finance | base zu. Dafür müssen Online | base und Finance | base gebucht sein.
1. Stammdaten in Finance | base. Artikel, Varianten, Netto-Preise, Preislisten, Lager und Belege bleiben in Finance. Zusätzlich pflegen Sie dort die Shop-Texte in Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch, die Angaben für Suchmaschinen, einen Kategorienbaum, mehrere Fotos je Artikel mit Reihenfolge und Alternativtext, Gewicht, Masse, Versandklasse und Aktionen. Varianten führen Sie als eigene Finance-Artikel mit eigenem Preis und Lager; die Sichtbarkeit legen Sie je Website fest.
2. Aktivierung mit Voraussetzungen. Ein neuer Shop ist zuerst inaktiv. Aktivieren lässt er sich erst mit mindestens einer Versandart, Ihren AGB- und Datenschutztexten und einer Vorlage für die Bestellbestätigung. Diese Rechtstexte schreiben und prüfen Sie selbst; wir erfinden keine Standardtexte. Ändern Sie später einen Rechtstext, erhält die Kasse eine neue Rechtsversion.
3. Kasse und Bestellung. Der Warenkorb arbeitet für Gäste und für Kunden mit Konto. Preise, Mehrwertsteuer und Versand rechnet der Server aus, nicht der Browser des Besuchers. Mit einer Bestellung entstehen Auftrag, QR-Rechnung und Lagerabgang. Eine wiederholte Absendung derselben Bestellung ergibt dieselbe Bestellung, keine zweite. Zahlungsarten sind heute die Rechnung mit QR-Zahlteil und die Vorkasse mit QR-Zahlteil. Karte und TWINT sind in Vorbereitung, aber noch nicht verfügbar.
4. Versand und Bestätigung. Sie hinterlegen Versandarten und -kosten, eine Gratisgrenze, Lieferländer und einen Mindestbestellwert. Die Bestätigungsmail mit der QR-Rechnung geht über den gemeinsamen Versand von KMU | base. Offene Sendungen erscheinen in «Meine Aufgaben»; die Versandmarkierung setzen Sie in Finance.
5. Bestehenden Shop übernehmen. Hat Ihre heutige Website einen Shop, liest unser Team die Artikel ein, Sie prüfen die Zuordnung, und die Artikel gelangen nach der Prüfung in Finance. Neue Artikel werden zunächst inaktiv angelegt, Preise ohne automatische Währungsumrechnung. Weiter lesen Sie dazu im Ratgeber Website-Relaunch planen.
Was der Shop nicht tut: Er schreibt weder Ihre Rechtstexte noch prüft er sie, und er kennt heute keine Kartenzahlung. Lagerführung und Preise bleiben Ihre Pflege in Finance | base. Wie Sie danach Texte und Bilder ändern, beschreibt der Ratgeber Website per KI pflegen.
Mehr zum Produkt auf der Seite Online base. Sehen Sie sich die Demo an oder eröffnen Sie ein Testkonto. Bei Fragen helfen wir Ihnen über die Kontaktseite weiter. Die aktuellen Konditionen finden Sie unter Preise.
Quellen
- Bundesgesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG, SR 241), Art. 3 Abs. 1 lit. s und Art. 16, Stand 1. Januar 2025: fedlex.admin.ch, abgerufen am 04.11.2026.
- Datenschutzgesetz (DSG, SR 235.1), Art. 19, Stand 7. Juli 2025: fedlex.admin.ch, abgerufen am 04.11.2026.
Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand der Informationen: 04.11.2026.