Non ogni richiesta è un’opportunità di vendita. Chi vuole qualificare i lead decide presto e in modo comprensibile quali potenziali clienti meritano tempo e a quali basta una cortese risposta standard. Ciò evita due errori: le buone richieste restano ferme perché la casella di posta è piena, e si investono ore in offerte che non portano mai a un ordine. Questa guida spiega che cos’è un lead, con quali domande verificarlo, come funziona un semplice sistema a punti e quali aspetti giuridici considerare nel valutare e nello scrivere ai potenziali clienti.
Che cos’è un lead – e che cosa no
Un lead è un potenziale cliente per il quale è ancora aperto se ne nascerà un’opportunità di vendita. Arriva tramite il modulo di contatto, per e-mail, per telefono, con una raccomandazione o da una fiera. Il lead è il primo gradino prima del contatto e prima del deal (l’opportunità di vendita con valore, fase e data di chiusura). La distinzione è utile: nella ricezione dei lead può esserci molto, nella pipeline solo ciò che si tratta davvero. Lead e contatti sono elenchi separati: l’archivio dei contatti è la Sua base, la ricezione dei lead è la coda che lo precede.
La qualificazione: quattro domande
Uno schema diffuso nella prassi chiede quattro cose. È uno strumento di lavoro, non una norma:
- Bisogno: quale problema vuole risolvere la persona e la nostra offerta è adatta?
- Mezzi: esiste un budget o almeno un ordine di grandezza?
- Decisione: la persona parla per sé o decide qualcun altro? Chi deve firmare?
- Tempistica: entro quando deve essere pronta la soluzione?
Non è necessario rispondere a tutte e quattro al primo contatto. Una breve domanda di precisazione o una telefonata di cinque minuti di solito basta. È più importante che l’esito venga annotato: qualificato o no, con una frase di motivazione. Così anche la collega, dopo un mese, capisce perché il caso è andato in quel modo.
Anche la decisione «non è adatto» merita una buona conclusione. Chiuda il lead indicando il motivo (per esempio «fuori dalla nostra zona» o «nessun bisogno») e risponda con cortesia. Un rifiuto chiaro e cortese risparmia a entrambe le parti un’attesa.
Un semplice sistema a punti
Un sistema a punti (scoring) ordina le richieste in arrivo secondo la probabilità. Ha senso quando arrivano molte richieste e si sa che cosa distingue quelle buone da quelle meno buone. Le regole restano semplici e comprensibili:
- Scelga poche caratteristiche già note alla ricezione: provenienza, valore stimato, se è stato indicato un numero di telefono, se la richiesta arriva da un indirizzo e-mail gratuito.
- Assegni punti positivi e negativi. Un valore d’ordine molto piccolo può costare punti.
- Stabilisca soglie: da quanti punti telefona subito, quando verifica, quando risponde con un’e-mail standard?
- Dopo alcuni mesi verifichi le regole sulla realtà. I lead con molti punti sono davvero diventati ordini? In caso contrario, i punti non sono giusti.
Un punteggio è un ausilio per l’ordine di trattazione, non un giudizio sulla persona. A decidere deve restare un essere umano.
Diritto: dati, valutazione e pubblicità
Le vendite non sono uno spazio senza regole. Tre punti sono particolarmente importanti.
Dati personali. La legge federale sulla protezione dei dati (LPD; DSG) protegge le informazioni concernenti persone fisiche (art. 5 lett. a). Un lead con nome, e-mail e numero di telefono è quindi coperto. I dati possono essere raccolti soltanto per uno scopo determinato e riconoscibile e trattati ulteriormente solo in modo compatibile con tale scopo (art. 6 cpv. 3 LPD). La richiesta di un’offerta permette di rispondere, non senza altro di inviare newsletter. Se non ha raccolto gli indirizzi presso la persona stessa, per esempio da una ricerca, deve informarla su identità, scopo e categorie di dati trattati, al più tardi entro un mese dalla ricezione (art. 19 cpv. 1, 2, 3 e 5 LPD). La legge prevede eccezioni, per esempio quando l’informazione richiede un onere sproporzionato (art. 20 cpv. 2 lett. b LPD).
Valutazione. Un sistema a punti che valuta in modo automatizzato dati personali può valere come profilazione: la legge intende con ciò ogni trattamento automatizzato di dati personali che serve a valutare determinati aspetti personali di una persona fisica, per esempio interessi, comportamento o situazione economica (art. 5 lett. f LPD). Si ha una profilazione a rischio elevato quando il collegamento tra dati permette di valutare aspetti essenziali della personalità (art. 5 lett. g LPD); se in tal caso è necessario il consenso, deve essere espresso (art. 6 cpv. 7 lett. b LPD). Per regole basate su provenienza, entità dell’ordine o dati sull’azienda ciò non appare probabile; è una valutazione, non una consulenza sul singolo caso. Non valuti caratteristiche personali che non c’entrano con l’affare. L’obbligo di informare sulle decisioni individuali automatizzate (art. 21 LPD) riguarda decisioni basate esclusivamente su un trattamento automatizzato che hanno per la persona effetti giuridici o conseguenze significative. Se alla fine è una persona a decidere se qualificare o chiudere, non è il caso.
Pubblicità. Una richiesta non è un consenso alla pubblicità. La pubblicità di massa trasmessa mediante telecomunicazione (per esempio per e-mail) richiede in linea di principio il consenso preliminare, l’indicazione corretta del mittente e l’avviso di una possibilità di opposizione agevole e gratuita (art. 3 cpv. 1 lett. o della legge federale contro la concorrenza sleale, LCSl; UWG). L’eccezione per la clientela esistente presuppone che le coordinate siano state ottenute nella vendita di merci o prestazioni, con l’indicazione della possibilità di opporsi; vale solo per la pubblicità relativa a merci o prestazioni proprie analoghe (art. 3 cpv. 1 lett. o LCSl). L’Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT; EDÖB) indica come presupposto un acquisto o l’uso di una prestazione. Una semplice richiesta non soddisfa quindi tale presupposto. Per le chiamate pubblicitarie valgono inoltre l’art. 3 cpv. 1 lett. u e v LCSl. L’annotazione nell’elenco telefonico con cui qualcuno indica di non voler ricevere pubblicità da persone con cui non ha una relazione commerciale (la cosiddetta annotazione con asterisco) va rispettata; chi non figura affatto nell’elenco è tutelato allo stesso modo (lett. u); le chiamate pubblicitarie presuppongono che venga visualizzato un numero chiamante iscritto nell’elenco telefonico e il cui uso sia consentito (lett. v).
Esempio pratico: Muster Küchenbau AG
La Muster Küchenbau AG (fittizia) riceve cinque richieste in una settimana. Ha stabilito le seguenti regole di esempio. I punti sono scelti liberamente:
| Regola | Punti |
|---|---|
| Provenienza «raccomandazione» | +30 |
| Provenienza «fiera» | +20 |
| Provenienza «sito web» | +10 |
| Valore stimato superiore a CHF 20’000 | +20 |
| Valore stimato inferiore a CHF 5’000 | −10 |
| Numero di telefono indicato | +10 |
| Indirizzo e-mail gratuito | −10 |
Soglie: da 40 punti richiamata il giorno lavorativo successivo, da 20 a 39 punti verifica, sotto risposta standard.
| Lead | Provenienza | Valore (CHF) | Telefono | Indirizzo e-mail | Punti |
|---|---|---|---|---|---|
| A | raccomandazione | 38’000 | sì | azienda | 30 + 20 + 10 = 60 |
| B | sito web | 12’000 | sì | azienda | 10 + 0 + 10 = 20 |
| C | sito web | 3’500 | no | gratuito | 10 − 10 − 10 = −10 |
| D | fiera | 24’000 | no | azienda | 20 + 20 = 40 |
| E | raccomandazione | 4’800 | sì | azienda | 30 − 10 + 10 = 30 |
La somma di tutti i punti è 140. A e D vengono richiamati il giorno lavorativo successivo. B ed E vengono verificati: la venditrice chiarisce il bisogno con una richiamata. C riceve una cortese risposta standard con una fascia di prezzo e viene chiuso con il motivo «budget». Dopo un trimestre l’azienda controlla se le raccomandazioni hanno davvero portato più ordini dei contatti di fiera. In caso contrario adatta i punti.
Dal lead all’opportunità di vendita
I lead qualificati diventano contatto e deal. Con essi dovrebbero passare tutte le note, gli allegati e lo storico, in modo che nessuno debba raccontare di nuovo la storia. Verifichi prima se la persona o l’azienda esiste già come contatto, altrimenti nasce un doppione. Pianifichi subito il passo successivo, per esempio un appuntamento o l’offerta. Come dovrebbe essere strutturata un’offerta è spiegato nella guida Scrivere un’offerta.
Checklist
- Quattro domande di qualificazione stabilite (bisogno, mezzi, decisione, tempistica)
- Regole a punti con poche caratteristiche commerciali e con soglie
- Ogni qualificazione o rifiuto annotato con motivazione
- Responsabilità per i nuovi lead chiara (chi, entro quando)
- Doppioni verificati prima della conversione
- Obbligo di informare adempiuto per i dati non raccolti direttamente (art. 19 LPD)
- Richiesta non trattata come consenso alla pubblicità (art. 3 cpv. 1 lett. o LCSl)
- Regole a punti confrontate con la realtà dopo alcuni mesi
La soluzione KMU | base
In Sales | base le richieste arrivano nella ricezione dei lead e vengono valutate lì, prima di diventare contatto e deal.
1. Ricezione dei lead. Nel menu Vendita apra Lead. L’elenco è ordinato per punteggio; vede stato, responsabile, team, punteggio e data di ricezione e filtra per stato, responsabile e team («Ricezione dei lead con valutazione»). I nuovi lead li registra con «Nuovo lead». Già mentre digita e-mail o azienda, Sales La avvisa se lead o contatto esistono già, con un link per aprirli («Avviso di doppioni durante la registrazione»).
2. Punteggio e regole. Il punteggio è la somma delle regole di punteggio applicabili, ciascuna elencata singolarmente; i punti possono anche essere negativi. Le regole le stabilisce tramite «Team e regole»: le regole di assegnazione distribuiscono i nuovi lead a una persona, a un team a rotazione o alla direzione del team; le regole di punteggio assegnano punti in base a campi come provenienza, valore, telefono o dominio e-mail («Team, regole di assegnazione e di punteggio»).
3. Passi sul lead. Sul lead vede i passi Nuovo, In esame, Qualificato e Convertito, con un pulsante principale per il passo successivo. Le richieste non adatte le chiude con un motivo; il motivo è obbligatorio («Lead con barra dei passi»). Note, allegati e passi pianificati come richiamata o appuntamento li annota sul lead.
4. Convertire. «Convertire un lead in contatto e deal» crea in un solo passo contatto e opportunità di vendita. I contatti esistenti vengono collegati, quelli mancanti creati, e lo storico passa al deal. Nel deal, sotto «Dati», la provenienza «da lead» porta alla richiesta originale.
5. Prequalificare le aziende. Nei contatti contrassegna il potenziale con A, B o C e un motivo («Prequalificazione A/B/C»), nel contatto sotto la scheda Altro. La regola è: A solo con segnale d’acquisto e almeno una corrispondenza media; senza segnale, con corrispondenza elevata B è il massimo, altrimenti C. Nell’elenco dei contatti filtra per potenziale.
Due limiti: le richieste dal Suo sito web Sales le riceve tramite un’interfaccia firmata («Ricezione di lead da moduli web e sistemi terzi»). Chiave e indirizzo li trova nelle impostazioni; un modulo già pronto non esiste, è chi cura il Suo sito web a predisporre il passaggio. Moduli ospitati o landing page Sales | base oggi non li offre. E il punteggio non sostituisce il Suo giudizio: telefoni prima di rifiutare un lead solo a causa del punteggio.
Il funzionamento nel dettaglio è nella guida a Sales | base. Se desidera provarlo di persona, guardi la demo o apra un conto di prova. I prezzi si trovano alla pagina Prezzi; in caso di domande La aiutiamo tramite la pagina dei contatti.
Fonti
- Legge federale sulla protezione dei dati (LPD; DSG, RS 235.1), art. 5 lett. a, f e g, art. 6 cpv. 3 e 7, art. 19 cpv. 1–3 e 5, art. 20 cpv. 2 lett. b, art. 21 cpv. 1, stato 7 luglio 2025: fedlex.admin.ch, consultato il 27.10.2026.
- Legge federale contro la concorrenza sleale (LCSl; UWG, RS 241), art. 3 cpv. 1 lett. o, u e v, stato 1° gennaio 2025: fedlex.admin.ch, consultato il 27.10.2026.
- IFPDT: Pubblicità e marketing (pagina senza indicazione di data), consultato il 27.10.2026.
Questa guida non sostituisce una consulenza legale o fiscale. Stato delle informazioni: 27.10.2026.