Wer von bexio zu einer anderen Software wechselt, braucht seine Daten in Dateien: Kontakte, Artikel, Rechnungen, Buchhaltung und Lohn. Diese Anleitung zeigt, wo Sie die Exporte in bexio finden. Bei KMU | base geht es noch einfacher: Sie tragen einen Zugangsschlüssel ein, und wir holen die Daten selbst ab.
Vorher: was Sie brauchen
Melden Sie sich mit einem Benutzer an, der alle Bereiche sehen darf, also Kontakte, Verkauf, Buchhaltung und Lohn. Legen Sie einen Ordner an, in dem Sie alle Dateien sammeln. Exportieren Sie, bevor Sie bexio kündigen: Nach dem Vertragsende ist der Zugang weg, die Geschäftsbücher müssen Sie aber zehn Jahre aufbewahren (Art. 958f OR).
Schritt für Schritt: Export aus bexio
- Kontakte: Markieren Sie in den Kontakten die gewünschten Einträge und wählen Sie rechts die Aktion «Excel-Export». Für eine gefilterte Auswahl filtern Sie zuerst oben und wählen dann oben rechts «Excel-Datei».
- Artikel: In den Produkten exportieren Sie über das Drei-Punkte-Menü oben rechts mit «Alle Produkte exportieren». Lagerbestände und Lagerbewegungen holen Sie mit «Aktuelle Liste exportieren».
- Rechnungen, Offerten und Aufträge als Liste: In der jeweiligen Liste wählen Sie «Aktuelle Liste exportieren». Sie erhalten eine Excel-Datei.
- Rechnungen als PDF: Markieren Sie die Rechnungen und wählen Sie unten rechts «Multi-PDF (Mit Logopapier)» oder «Multi-PDF (Ohne Logopapier)», dann «GO».
- Offene Posten: Unter Buchhaltung › Berichte › Offene Posten wählen Sie den Stichtag und exportieren Debitoren und Kreditoren als Excel.
- Journal: Unter Buchhaltung › Berichte › «Journal» filtern Sie oben rechts nach Geschäftsjahr und klicken auf das Excel-Symbol. Wiederholen Sie das für jedes Jahr, das Sie übernehmen möchten.
- Bilanz, Erfolgsrechnung und Kontenblätter: Unter Buchhaltung › Berichte laden Sie «Bilanz», «Erfolgsrechnung» und «Kontenblatt» als Excel oder PDF herunter. Daraus ergeben sich die Eröffnungssalden zum Stichtag.
- MWST: Unter Buchhaltung › Mehrwertsteuer › «MWST Journal» wählen Sie «Alle Ziffern als Exceldatei downloaden».
Einen eigenen Knopf für den Kontenplan beschreibt die bexio-Hilfe nicht. Das Journal und die Kontenblätter enthalten aber alle Konten, die Sie benutzt haben.
Lohn und Dokumente
Sind alle Lohnabrechnungen eines Monats abgeschlossen, lassen sie sich unter Lohnabrechnung als Excel oder PDF exportieren. Lohnausweise finden Sie im Reiter «Dokumente» unter «Lohnausweise», als PDF für alle Mitarbeitenden. Dokumente aus dem Posteingang laden Sie einzeln über das Drei-Punkte-Menü mit «Herunterladen».
Der direkte Weg: Zugangsschlüssel statt Dateien
bexio bietet eine Programmierschnittstelle. Darüber kann KMU | base Ihre Daten selbst abholen: Sie erstellen in bexio einen persönlichen Zugangsschlüssel und tragen ihn in KMU | base ein. Eine App-Freigabe bei bexio braucht es dafür nicht. So kommen auch Daten mit, die sich als Datei nur mühsam exportieren lassen, etwa Mahnungen mit PDF, Projekte und archivierte Kontakte.
Praxisbeispiel: Muster Elektro GmbH
Die Muster Elektro GmbH ist eine erfundene Installationsfirma mit sechs Mitarbeitenden. Sie wechselt per 1. Januar. Im Dezember trägt sie den Zugangsschlüssel ein. KMU | base holt Kontakte, Rechnungen mit PDF, das Journal und die Lohndaten ab. Bis Ende Dezember bucht die Firma weiter in bexio; jede Nacht kommt Neues dazu. Am Stichtag zeigt der Saldenabgleich je Konto: alter Saldo gleich neuer Saldo. Erst dann gibt die Firma frei.
So löst es KMU | base
1. Wir übernehmen für Sie. Die Datenübernahme ist kostenlos und dauert werktags höchstens 24 Stunden. Alles Weitere steht auf der Seite Von bexio zu KMU | base.
2. Probelauf vor der Übernahme. Sie sehen, was neu angelegt wird und was schon vorhanden ist. Übernommen wird erst nach Ihrer Freigabe, und eine Übernahme lässt sich zurücknehmen.
3. Lohn gleich mit. Mitarbeitende, Ferien, Absenzen und Lohnabrechnungen als PDF kommen in HR | base.
Möchten Sie es selbst ausprobieren, sehen Sie sich die Demo an oder eröffnen Sie ein Testkonto.
Quellen
- bexio Hilfe: «Daten sichern / Export der Dokumente», «Kontakte exportieren (Serienbrief)», «Offene Posten exportieren» und «Lohnabrechnungen exportieren», abgerufen am 9. November 2026: help.bexio.com
- bexio API-Dokumentation, abgerufen am 9. November 2026: docs.bexio.com
- Obligationenrecht (OR, SR 220), Art. 958f: fedlex.admin.ch
Diese Anleitung beschreibt die Menüs von bexio nach der Hilfe des Herstellers; Bezeichnungen können sich ändern. Stand der Informationen: 9. November 2026.