Wer von KLARA zu einer anderen Software wechselt, braucht seine Daten in Dateien: Berichte, Lohnkonten, Kunden und Artikel. Die KLARA-Hilfe beschreibt einige Exporte genau, andere gar nicht. Diese Anleitung zeigt, was belegt ist, und sagt ehrlich, wo wir Ihnen helfen.
Vorher: was Sie brauchen
Melden Sie sich mit einem Benutzer an, der Buchhaltung, Kunden, Artikel und Lohn sehen darf. Legen Sie einen Ordner an, in dem Sie alle Dateien sammeln. KLARA sichert Ihre Daten täglich, stellt aber keine einzelnen Backups zum Herunterladen bereit. Wenn Sie eine eigene Kopie wollen, sind die Exporte der Weg.
Exportieren Sie, bevor Sie kündigen: Nach dem Vertragsende ist der Zugang weg, die Geschäftsbücher müssen Sie aber zehn Jahre aufbewahren (Art. 958f OR).
Schritt für Schritt: Export aus KLARA
- Firmen- und Lohnberichte: Öffnen Sie den Menüpunkt «Firma – Berichte». Hier finden Sie die Berichte der Firma und des Lohns.
- Lohnkonto je Mitarbeitende: Wählen Sie «Firma» › «Berichte» › «Mitarbeiter Lohnkonto, einzeln». Die Summe für die ganze Firma liefert «Lohnkonto Unternehmen, Total». Das Format nennt die Hilfe nicht.
- Buchhaltungsberichte: Öffnen Sie «Buchhaltung», dann die Kachel «Berichte», und klicken Sie oben rechts auf «PDF herunterladen». Journal, Bilanz und Erfolgsrechnung gibt es laut Hilfe nur als PDF.
- Kunden und Partner: Öffnen Sie «Kunde / Partner» und exportieren Sie in der Filterzeile. Zur Wahl stehen Statistiken, Kunden / Partner und Notizen, für alle oder gefiltert. Auch hier nennt die Hilfe das Format nicht.
- Artikel: Im Menüpunkt «Artikel» exportieren Sie den kompletten Artikelstamm als Excel-Datei, die sich wieder importieren lässt.
- Kassenjournal: Falls Sie das Kassensystem nutzen, wählen Sie «Kassensystem – Journal», die Kasse und dann das Tagesjournal.
Was die Hilfe nicht beschreibt
Zum Kontenplan, zu den offenen Posten, zu Rechnungen als Sammel-PDF, zum Personalstamm, zu Absenzen und zu Dokumenten beschreibt die KLARA-Hilfe keinen Export. Bei Journal, Bilanz und Erfolgsrechnung gibt es nur PDF, das sich nicht als Tabelle weiterverarbeiten lässt. Für alles andere fragen Sie den KLARA-Support, ob ein Export möglich ist. Oder sagen Sie uns Bescheid: Wir zeigen Ihnen den Export gern.
Praxisbeispiel: Bäckerei Moser
Die Bäckerei Moser ist ein erfundener Familienbetrieb mit zwei Filialen und acht Mitarbeitenden. Sie wechselt per 1. Januar. Im November lädt die Inhaberin in KLARA die Berichte für Journal, Bilanz und Erfolgsrechnung als PDF herunter, dazu die Lohnkonten der Mitarbeitenden. Den Artikelstamm mit den Broten und Gebäcken exportiert sie als Excel-Datei, die Kunden über die Filterzeile. Für den Kontenplan und die offenen Posten, die die Hilfe nicht beschreibt, schreibt sie dem Support. Alle Dateien legt sie in einen Ordner und schickt sie KMU | base.
So löst es KMU | base
1. Wir übernehmen für Sie. Die Datenübernahme ist kostenlos und dauert werktags höchstens 24 Stunden. Sie liefern den Export, wir sortieren und pflegen die Daten ein. Alles Weitere steht auf der Seite Von KLARA zu KMU | base.
2. Probelauf vor der Übernahme. Sie sehen, was neu angelegt wird und was schon vorhanden ist. Übernommen wird erst nach Ihrer Freigabe, und eine Übernahme lässt sich zurücknehmen.
Möchten Sie es selbst ausprobieren, sehen Sie sich die Demo an oder eröffnen Sie ein Testkonto.
Quellen
- KLARA Hilfe: «Datenexport», «Lohnkonto» und «Backups», abgerufen am 9. November 2026: support.klara.ch, support.klara.ch, support.klara.ch
- Obligationenrecht (OR, SR 220), Art. 958f: fedlex.admin.ch
Diese Anleitung beschreibt die Menüs von KLARA nach der Hilfe des Herstellers; Bezeichnungen können sich ändern. Stand der Informationen: 9. November 2026.