Wer von Proffix Px5 zu einer anderen Software wechselt, braucht seine Daten in Dateien: Adressen, Artikel, Buchhaltung und mehr. Proffix kennt dafür ein einheitliches Prinzip, das in fast allen Tabellen gleich funktioniert. Diese Anleitung zeigt es und sagt ehrlich, wo die Herstellerhilfe keine eigene Seite zu einem Bereich hat.
Vorher: was Sie brauchen
Melden Sie sich mit einem Benutzer an, der alle Bereiche sehen darf, die Sie mitnehmen möchten, also Adressen, Artikel, Buchhaltung und gegebenenfalls Lohn. Die Exportrechte lassen sich in der Benutzerverwaltung von Proffix einschränken. Fehlt der Befehl «Exportieren» im Kontextmenü, bitten Sie Ihre Administratorin oder Ihren Administrator, das Recht zu vergeben. Legen Sie ausserdem einen Ordner an, in dem Sie alle Dateien sammeln.
Exportieren Sie, bevor Sie kündigen: Nach dem Vertragsende ist der Zugang weg, die Geschäftsbücher müssen Sie aber zehn Jahre aufbewahren (Art. 958f OR).
Schritt für Schritt: Export aus Proffix Px5
- Tabelle öffnen: Öffnen Sie die Liste, die Sie mitnehmen möchten, etwa die Adressen, die Artikel, den Kontenplan oder das Journal.
- Kontextmenü: Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Tabelle. Es öffnet sich das Kontextmenü.
- Umfang wählen: Wählen Sie «ausgewählten Zeilen» oder «ganze Tabelle» exportieren. Für einen Wechsel nehmen Sie in der Regel die ganze Tabelle.
- Format wählen: Wählen Sie Microsoft Excel oder Text (CSV) und speichern Sie die Datei in Ihrem Sammelordner. Alternativ kopieren Sie mit Ctrl+C in die Zwischenablage und fügen den Inhalt in Excel ein.
- Adressen: In der Adressverwaltung suchen Sie zuerst nach den gewünschten Einträgen. Per Rechtsklick exportieren Sie «alle Daten» oder «ausgewählte Daten» als CSV oder Excel. So kommen Kunden, Lieferanten und Kontakte mit.
- Wiederholen: Gehen Sie dieselben Schritte für jede weitere Tabelle durch. Bei der Buchhaltung exportieren Sie die Journale jedes Jahres, das Sie übernehmen möchten.
Für wiederkehrende Aufgaben bietet Proffix zusätzlich ein Export-Modul mit eigenen Exportdefinitionen, die sich bündeln lassen. Für einen einmaligen Wechsel genügt in aller Regel das Kontextmenü.
Was die Herstellerhilfe nicht einzeln beschreibt
Für Artikel, Kontenplan, Journal, offene Posten, Lohnjournal und Personalstamm beschreibt die Proffix-Hilfe keine eigenen Seiten. Diese Bereiche exportieren Sie über dasselbe Kontextmenü-Prinzip aus der jeweiligen Liste. Für Rechnungs-PDF, Dokumente und Absenzen haben wir keine Beschreibung gefunden. Schreiben Sie in diesem Fall dem Proffix-Support oder sagen Sie uns Bescheid: Wir zeigen Ihnen den Export gern.
Praxisbeispiel: Alpstein Bau AG
Die Alpstein Bau AG ist eine erfundene Baufirma mit zwanzig Mitarbeitenden. Sie wechselt per 1. Januar. Im November öffnet die Buchhalterin in Proffix die Adressen und exportiert die ganze Tabelle als Excel. Dasselbe macht sie mit den Artikeln, dem Kontenplan, den Journalen der letzten drei Jahre und den offenen Posten. Fehlt ein Befehl, fragt sie die Administration nach dem Exportrecht. Alle Dateien legt sie in einen Ordner und schickt sie KMU | base. Bis Ende Dezember bucht die Firma weiter in Proffix; für die Nachträge wird der Export am Stichtag wiederholt.
So löst es KMU | base
1. Wir übernehmen für Sie. Die Datenübernahme ist kostenlos und dauert werktags höchstens 24 Stunden. Sie liefern den Export, wir sortieren und pflegen die Daten ein. Alles Weitere steht auf der Seite Von Proffix (Px5) zu KMU | base.
2. Probelauf vor der Übernahme. Sie sehen, was neu angelegt wird und was schon vorhanden ist. Übernommen wird erst nach Ihrer Freigabe, und eine Übernahme lässt sich zurücknehmen.
Möchten Sie es selbst ausprobieren, sehen Sie sich die Demo an oder eröffnen Sie ein Testkonto.
Quellen
- Proffix Blog: «Exportmöglichkeiten in Proffix Px5» und «Datentabellen exportieren in Px5», abgerufen am 9. November 2026: proffix.ch, proffix.ch
- Obligationenrecht (OR, SR 220), Art. 958f: fedlex.admin.ch
Diese Anleitung beschreibt die Menüs von Proffix (Px5) nach der Hilfe des Herstellers; Bezeichnungen können sich ändern. Stand der Informationen: 9. November 2026.