Topal kennt für fast alle Inhalte denselben Grundsatz: Was in einer Tabelle steht, lässt sich exportieren. Für den Wechsel kommt der Export des Hauptbuchs, der Kontoblätter und, wenn Sie alles mitnehmen möchten, des ganzen Mandanten dazu. Diese Anleitung folgt der Online-Hilfe des Herstellers.
Vorher: was Sie brauchen
Melden Sie sich mit einem Benutzer an, der alle Bereiche sehen und exportieren darf. Legen Sie einen Ordner an, in dem Sie alle Dateien sammeln. Exportieren Sie, bevor Sie Topal kündigen: Nach dem Vertragsende ist der Zugang weg, die Geschäftsbücher müssen Sie aber zehn Jahre aufbewahren (Art. 958f OR). Notieren Sie sich das Datum des letzten Exports; was danach gebucht wird, müsste nachgetragen werden.
Schritt für Schritt: Export aus Topal
- Grundprinzip: Die Inhalte der Tabellen (Grids) lassen sich laut Hilfe immer als XML, Excel und CSV exportieren. Sie öffnen dazu das Kontextmenü der Tabelle (Rechtsklick) und wählen den Export.
- Hauptbuch (Buchungen, Journal): Filtern Sie zuerst auf das gewünschte Geschäftsjahr. Im Kontextmenü des Hauptbuch-Grids exportieren Sie «gefiltert» (alle angezeigten Buchungen) oder «ausgewählt». Danach stehen die XML-Datei, ein anderer Mandant, «Export nach Excel» oder CSV zur Wahl. Wiederholen Sie das für jedes Jahr.
- Kontoblätter: Über die Reports können Sie Kontoblätter nach Excel exportieren.
- Ganzer Mandant: Der XML-Export bietet laut Hilfe die Optionen «Kompletter Mandant», «Geschäftsjahr», «Mandant für den Treuhänder» sowie eine benutzerdefinierte Auswahl. Daneben gibt es einen HRM2-Export. Für den Wechsel ist «Kompletter Mandant» die sicherste Wahl.
- Topal Payroll: In allen Tabellenansichten wählen Sie per Rechtsklick «Exportieren», zum Beispiel nach Excel. So lassen sich Personalstamm-Listen und Lohnjournal-Ansichten ausgeben, sofern sie als Tabelle erscheinen.
- Excel-Add-in: Das Add-in «Topal» erzeugt Excel-Blätter zu Stammdaten, Kontenplandaten, Adressen, Buchungen, Debitoren und Kreditoren.
Legen Sie die Dateien nach Jahr und Art ab, zum Beispiel «2025_Hauptbuch.xlsx». Das spart später das Rätselraten.
Kontenplan, Adressen und weitere Daten
Zum Kontenplan nennt die Hilfe eine Übertragung in einen anderen Mandanten; als Datei gelingt er über das Grid-Prinzip aus Schritt 1. Auch Adressen und Personenkonten lassen sich laut Funktionsliste in eine Datei oder einen anderen Mandanten exportieren; einen Menüpfad dazu haben wir nicht gefunden. Zu offenen Posten, Rechnungs-PDFs, Absenzen und Dokumenten beschreibt die Hilfe keinen Export. Fragen Sie den Topal-Support, oder lassen Sie sich von uns helfen: Wir zeigen Ihnen den Export gern.
Praxisbeispiel: Muster Elektro GmbH
Die Muster Elektro GmbH ist eine erfundene Installationsfirma mit sechs Mitarbeitenden. Ihre Treuhänderin exportiert aus Topal das Hauptbuch der letzten drei Jahre nach Excel, dazu die Kontoblätter und einmal den kompletten Mandanten als XML für das Archiv. Aus Topal Payroll kommt die Personalliste als Excel-Datei. KMU | base liest die Dateien im Probelauf ein. Erst wenn der Saldenvergleich je Konto stimmt, gibt die Firma frei.
So löst es KMU | base
1. Wir übernehmen für Sie. Die Datenübernahme ist kostenlos und dauert werktags höchstens 24 Stunden. Sie liefern den Export, wir sortieren und pflegen die Daten ein. Alles Weitere steht auf der Seite Von Topal zu KMU | base.
2. Probelauf vor der Übernahme. Sie sehen, was neu angelegt wird und was schon vorhanden ist. Übernommen wird erst nach Ihrer Freigabe, und eine Übernahme lässt sich zurücknehmen.
3. Unsicher, welche Datei fehlt? Wir zeigen Ihnen den Export gern, bevor Sie Topal kündigen.
Möchten Sie es selbst ausprobieren, sehen Sie sich die Demo an oder eröffnen Sie ein Testkonto.
Quellen
- Topal Online-Hilfe: Tabellen exportieren, abgerufen am 9. November 2026: info.topal.ch
- Topal Online-Hilfe: Funktionen im Kontextmenü, abgerufen am 9. November 2026: info.topal.ch
- Topal Online-Hilfe: Export, abgerufen am 9. November 2026: info.topal.ch
- Topal Release Notes: Export von Kontoblättern in Excel, abgerufen am 9. November 2026: info.topal.ch
- Topal Payroll Release Notes: Tabellendarstellungen exportieren, abgerufen am 9. November 2026: info.topal.ch
- Topal Business Intelligence: Excel-Add-in, abgerufen am 9. November 2026: info.topal.ch
- Topal Funktionsliste Finanzbuchhaltung (2021), abgerufen am 9. November 2026: www.topal.ch
- Obligationenrecht (OR, SR 220), Art. 958f (Aufbewahrung der Geschäftsbücher): fedlex.admin.ch
Diese Anleitung beschreibt die Menüs von Topal nach der Hilfe des Herstellers; Bezeichnungen können sich ändern. Stand der Informationen: 9. November 2026.