Jedes KMU ist von Lieferanten abhängig: vom Stahlhändler, der Verpackung, dem Transportunternehmen oder der IT-Firma. Wenn ein Lieferant schlecht liefert, merkt es zuerst die Kundschaft. Eine Lieferantenbewertung macht aus Bauchgefühl eine nachvollziehbare Entscheidung: Sie legen wenige Kriterien fest, vergeben Punkte, berechnen eine Gesamtnote und leiten daraus ab, wie viel Vertrauen der Lieferant verdient. Dieser Ratgeber zeigt, wie Sie eine Lieferantenbewertung im Betrieb aufbauen, wie die Note zustande kommt und wie Sie die Neubewertung im Griff behalten.
Wozu eine Lieferantenbewertung dient
Die Bewertung beantwortet drei Fragen. Erstens: Mit wem arbeiten wir weiter, und mit wem nur unter Auflagen? Zweitens: Wo lohnt sich ein Gespräch, weil die Qualität sinkt oder Termine regelmässig platzen? Drittens: Können wir gegenüber Kundschaft und Auditoren belegen, dass wir unsere Zulieferer im Blick haben?
Wichtig ist der Massstab. Wer nur Preise vergleicht, übersieht die Folgekosten: Nacharbeit, Reklamationen, Eilsendungen. Ein günstiger Lieferant, der jede dritte Lieferung zu spät bringt, kann unter dem Strich mehr kosten als ein Lieferant mit höherem Preis, der zuverlässig liefert. Eine Bewertung mit mehreren Kriterien macht diesen Zusammenhang sichtbar.
Bewerten Sie nicht alle Lieferanten gleich tief. Für die Büromaterial-Bestellung genügt eine kurze Notiz, für den Lieferanten, dessen Teile in Ihr Produkt eingebaut werden, braucht es regelmässige Bewertung mit Nachweisen.
Was ISO 9001 dazu sagt
Wenn Ihr Betrieb nach ISO 9001 arbeitet oder zertifiziert werden möchte, ist Kapitel 8.4 der Bezugspunkt. Es behandelt die Steuerung extern bereitgestellter Prozesse, Produkte und Dienstleistungen (englisch «Control of externally provided processes, products and services») und gliedert sich in allgemeine Anforderungen (8.4.1), Art und Umfang der Steuerung (8.4.2) und die Information an die externen Anbieter (8.4.3). Sinngemäss geht es darum, Kriterien für Auswahl, Leistungsüberwachung und Neubeurteilung externer Anbieter festzulegen, die Steuerung am Risiko auszurichten und den Anbietern zu sagen, was Sie von ihnen erwarten. Als Nachweis bewahren Sie die Ergebnisse der Beurteilungen auf.
Eine bestimmte Methode schreibt dieses Kapitel nach unserem Verständnis nicht vor. Gewichtete Punkte, wie sie hier beschrieben werden, sind ein verbreitetes Praxiswerkzeug, keine Normvorgabe.
Zur Ausgabe: Seit dem 16. September 2026 gilt die 6. Ausgabe ISO 9001:2026; sie ersetzt die Ausgabe 2015. Kapitelnummern und Inhaltsangaben oben stammen aus der Ausgabe 2015 und sind nicht am Text der Ausgabe 2026 geprüft. Nach Angaben einer Schweizer Zertifizierungsstelle handelt es sich insgesamt um moderate Anpassungen ohne grundlegende Neuausrichtung. Prüfen Sie Nummern und Wortlaut in Ihrer Ausgabe; zertifizierte Betriebe stellen innerhalb der von ihrer Zertifizierungsstelle festgelegten Übergangsfrist um. Dieser Ratgeber gibt keinen Normtext wieder.
Kriterien und Gewichte festlegen
Wählen Sie wenige Kriterien, die Sie wirklich beurteilen können. Fünf haben sich bewährt:
- Qualität: Entsprechen die Lieferungen der Bestellung, wie viel muss nachgearbeitet oder zurückgeschickt werden?
- Termintreue: Wie oft kommt die Ware zum vereinbarten Zeitpunkt?
- Preis-Leistung: Stimmt das Verhältnis, auch unter Berücksichtigung von Folgekosten?
- Kommunikation: Antwortet der Lieferant verständlich und rechtzeitig, informiert er bei Verzögerungen von sich aus?
- Reklamationsabwicklung: Wie schnell und wie sauber löst er Beanstandungen?
Vergeben Sie je Kriterium 1 bis 5 Punkte, wobei 1 «ungenügend» und 5 «sehr gut» bedeutet. Damit die Punkte vergleichbar bleiben, halten Sie schriftlich fest, was eine 5 und was eine 1 heisst. Für die Termintreue könnte das zum Beispiel so aussehen (eine Beispielskala, keine Vorgabe): 5 Punkte ab 95 Prozent pünktlicher Lieferungen, 4 Punkte bei 90 bis 94, 3 Punkte bei 80 bis 89, 2 Punkte bei 70 bis 79, darunter 1 Punkt.
Gewichten Sie die Kriterien nach ihrer Bedeutung für Ihren Betrieb. Die Gesamtnote ist der gewichtete Mittelwert: Jede Punktzahl wird mit ihrem Gewicht multipliziert, die Summe teilen Sie durch die Summe der Gewichte. Ein Beispiel mit den Gewichten Qualität 3, Termintreue 2 und je 1 für die drei übrigen Kriterien ist weiter unten durchgerechnet.
Ziehen Sie Daten heran, wo es sie gibt: Reklamationen, die Sie dem Lieferanten zuordnen können, Wareneingangsprüfungen, die Liefertreue aus Ihren Bestellungen. Die Punkte setzt aber weiterhin eine Person. Eine Zahl allein ersetzt das Urteil nicht, etwa wenn ein Lieferant wegen eines Streiks einmal ausfiel.
Von der Gesamtnote zum Status
Die Note ist nur der Zwischenschritt. Entscheidend ist, was Sie daraus ableiten. Eine einfache Regel mit drei Stufen genügt den meisten KMU:
- Zugelassen: Gesamtnote ab 4. Der Lieferant gilt als zuverlässig, Sie bewerten ihn in der Regel einmal jährlich neu.
- Bedingt zugelassen: Gesamtnote ab 3, aber unter 4. Sie arbeiten weiter, sprechen die Schwächen an und bewerten häufiger, zum Beispiel halbjährlich.
- Gesperrt: Gesamtnote unter 3. Es werden keine neuen Bestellungen mehr ausgelöst, bis die Ursachen behoben sind.
Zusätzlich lohnt sich eine Mindestregel: Erhält ein einzelnes Kriterium nur 1 Punkt, ist der Lieferant höchstens «bedingt zugelassen», auch wenn der Durchschnitt gut ist. Sonst verdeckt ein guter Preis ein gravierendes Qualitätsproblem.
Diese Schwellen und Intervalle sind Praxis, nicht gesetzlich oder normativ vorgeschrieben. Legen Sie sie für Ihren Betrieb fest und halten Sie sie in einer kurzen Arbeitsanweisung fest. Neue Lieferanten starten mit dem Status «neu» und erhalten die erste Bewertung nach den ersten Lieferungen.
Selbstauskunft und Datenschutz
Nicht alles sehen Sie von aussen. Eine Selbstauskunft fragt beim Lieferanten nach Zertifikaten und deren Gültigkeit, nach einer Ansprechperson für Qualität, nach seiner Liefertreue, dem Umgang mit Reklamationen und wesentlichen Änderungen wie einem Standort- oder Eigentümerwechsel. Diese Angaben sind Selbstdeklarationen. Sie ersetzen weder eine Prüfung der Zertifikate noch Ihre eigene Erfahrung, sind aber ein guter Ausgangspunkt.
Wenn Sie dabei Namen, E-Mail-Adressen oder Telefonnummern von Mitarbeitenden des Lieferanten erfassen, sind das Personendaten, also Angaben, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person beziehen (Art. 5 Bst. a DSG). Das Datenschutzgesetz gilt nach Art. 2 Abs. 1 für die Bearbeitung von Personendaten natürlicher Personen. Für Sie heisst das: Erfassen Sie nur, was Sie für die Lieferantenbewertung brauchen, nutzen Sie die Angaben nur dafür (Art. 6 Abs. 2 und 3) und löschen oder anonymisieren Sie sie, wenn sie nicht mehr erforderlich sind (Art. 6 Abs. 4). Informieren Sie die erfassten Ansprechpersonen, etwa über Ihre Datenschutzerklärung, mindestens über Ihre Identität und Kontaktdaten und den Zweck (Art. 19 Abs. 1 und 2 DSG); stammen die Angaben vom Lieferanten und nicht von der Person selbst, nennen Sie auch die Kategorien der Daten (Art. 19 Abs. 3 DSG). Ist der Lieferant ein Einzelunternehmen, ist auch die Bewertung selbst eine Personendatenbearbeitung. Bei wesentlichen Lieferanten kann ein Lieferantenaudit vor Ort die Selbstauskunft ergänzen.
Praxisbeispiel: Muster Metallbau AG
Die Muster Metallbau AG ist ein erfundenes Unternehmen. Es bewertet drei Lieferanten mit den Gewichten Qualität 3, Termintreue 2, Preis-Leistung 1, Kommunikation 1 und Reklamationsabwicklung 1. Die Gewichte ergeben zusammen 8.
| Lieferant | Qualität (×3) | Termin (×2) | Preis (×1) | Komm. (×1) | Rekl. (×1) | Gesamtnote | Status |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Muster Stahlhandel AG | 4 | 3 | 5 | 4 | 3 | 3.75 | bedingt |
| Muster Verpackungen GmbH | 5 | 4 | 3 | 4 | 4 | 4.25 | zugelassen |
| Muster Beschichtung AG | 5 | 4 | 4 | 5 | 1 | 4.13 | bedingt |
Die Rechnung: Beim Stahlhandel ergeben 4 × 3 + 3 × 2 + 5 + 4 + 3 zusammen 30 Punkte, geteilt durch 8 ergibt 3.75. Bei den Verpackungen sind es 15 + 8 + 3 + 4 + 4 = 34, geteilt durch 8 ergibt 4.25. Bei der Beschichtung sind es 15 + 8 + 4 + 5 + 1 = 33, geteilt durch 8 ergibt 4.125, gerundet 4.13.
Die Beschichtung liegt rechnerisch über 4. Weil aber die Reklamationsabwicklung nur 1 Punkt erhielt, ist sie nach der Mindestregel höchstens «bedingt zugelassen». Der Anlass: Eine Lieferung mit Farbabweichung blieb wochenlang unbeantwortet. Die Muster Metallbau AG erfasst den Fall als Reklamation beim Lieferanten und bespricht ihn im nächsten Gespräch.
Beim Stahlhandel stützt sich die Termin-Note 3 auf zehn pünktliche von zwölf Bestellungen in zwölf Monaten, das sind rund 83 Prozent; nach der Beispielskala oben ergibt das 3 Punkte. Bewertet wurde am 15.10.2026. Für die beiden «bedingt» eingestuften Lieferanten ist die Neubewertung nach sechs Monaten am 15.04.2027 vorgesehen, für die Verpackungen nach zwölf Monaten am 15.10.2027.
Checkliste
- Lieferanten nach Bedeutung eingeteilt (wesentlich oder untergeordnet)
- Kriterien, Gewichte und Punkteskala schriftlich festgelegt
- Schwellen für «zugelassen», «bedingt zugelassen» und «gesperrt» definiert
- Mindestregel für einzelne Kriterien mit 1 Punkt festgelegt
- Neubewertungs-Intervall je Status bestimmt
- Verantwortliche Person für die Bewertung benannt
- Selbstauskunft für wesentliche Lieferanten eingeholt
- Reklamationen den Lieferanten zugeordnet
- Ansprechpersonen nur im nötigen Umfang erfasst und der Zweck mitgeteilt
- Bewertungen nachvollziehbar aufbewahrt
So löst es KMU | base
In QMS | base finden Sie die Lieferanten im Menü unter Betrieb und Nachweise › Lieferanten.
Lieferantenliste mit Status. Sie führen Lieferanten mit Kategorie, Leistung, Ansprechperson und Status: neu, zugelassen, bedingt oder gesperrt. Die Liste zeigt Gesamtnote, Zahl der Reklamationen und den Termin der nächsten Bewertung; ist sie fällig, steht «Bewertung fällig» dabei. Sie filtern nach Status und suchen nach dem Namen.
Bewertung nach gewichteten Kriterien. Sie vergeben 1 bis 5 Punkte nach Qualität, Termintreue, Preis-Leistung, Kommunikation und Reklamationsabwicklung oder nach eigenen Kriterien. Die Standardgewichte sind Qualität 3, Termintreue 2 und je 1 für die übrigen; Gewichte und Kriterien passen Sie an. Die Vorschau zeigt Gesamtnote und Statusvorschlag: ab 4 zugelassen, ab 3 bedingt, darunter gesperrt; ein Kriterium mit 1 Punkt erlaubt höchstens «bedingt». Sie übernehmen den Vorschlag oder wählen den Status selbst. Den Termin der nächsten Bewertung setzt die Software selbst: 12 Monate bei «zugelassen», 6 Monate bei «bedingt», bei «neu» und «gesperrt» keinen. Ein Status lässt sich auch ohne neue Bewertung übersteuern, etwa nach einem Vorfall.
Fällige Lieferantenbewertung. Die QM-Leitung erhält am Fälligkeitstag eine Erinnerung. Voraussetzung ist, dass die QM-Leitung in den Einstellungen benannt ist.
Selbstauskunft des Lieferanten. Mit einem Klick fordern Sie beim Lieferanten eine Selbstauskunft an (Zertifikate, Qualitätskontakt, Liefertreue, Reklamationen, Änderungen). Der Lieferant beantwortet sie über einen Link ohne Konto, seine Antworten erscheinen beim Lieferanten. Den Link leiten Sie selbst an den Lieferanten weiter; QMS | base versendet ihn nicht.
Lieferanten mit Finance verknüpft. Sie verbinden den Lieferanten mit dem Kreditor in Finance | base; die Suche übernimmt Name und E-Mail. Beim Lieferanten sehen Sie dann die Liefertreue der letzten zwölf Monate, sie erscheint auch in der Managementbewertung.
Reklamation an den Lieferanten. Eine Nichtkonformität mit Lieferantenbezug erfassen Sie direkt beim Lieferanten, mit Referenz auf Bestellung, Lieferschein oder Charge. Sie gehört zu den Meldungen, die dazu nötigen Rechte vorausgesetzt.
Kennzahlen automatisch aus den Daten. Ein Qualitätsziel kann seinen Istwert selbst aus der Lieferantenbewertung holen; berücksichtigt wird je Lieferant die letzte Bewertung, gesperrte Lieferanten bleiben ausser Betracht.
Was die Software nicht tut: Die Punkte setzen Personen von Hand; weder Reklamationen noch die Liefertreue aus Finance | base ergeben automatisch eine Note. Die Lieferanten pflegen Sie in QMS | base selbst, aus den gemeinsamen Kontakten werden sie derzeit nicht übernommen. Die Liefertreue zeigt sich nur, wenn Finance | base gebucht ist und der Lieferant mit einem Kreditor verknüpft wurde.
Die Anleitung zu QMS | base erläutert die Bedienung. Sehen Sie sich die Demo an oder eröffnen Sie ein Testkonto. Bei Fragen hilft die Kontaktseite weiter.
Quellen
- SNV: SN EN ISO 9001:2026, Qualitätsmanagementsysteme – Anforderungen, gültig seit 16. September 2026, ersetzt die Ausgabe 2015; abgerufen am 27.10.2026. Die Kapitelangaben (8.4, 8.4.1 bis 8.4.3) stammen aus der Ausgabe 2015 und sind nicht am Normtext 2026 geprüft.
- ISO: ISO 9001:2026 (Edition 6), veröffentlicht am 16. September 2026; abgerufen am 27.10.2026.
- SQS: ISO 9001:2026 Normrevision – Alle Informationen, abgerufen am 27.10.2026.
- Datenschutzgesetz (DSG, SR 235.1), Art. 2 Abs. 1, Art. 5 Bst. a, Art. 6 Abs. 2 bis 4 und Art. 19 Abs. 1 bis 3, Stand 7. Juli 2025: fedlex.admin.ch, abgerufen am 27.10.2026.
Gewichte, Schwellen, Intervalle und die Beispielskala sind redaktionelle Praxishilfen. Sie geben keinen ISO-Normtext wieder und belegen keine Zertifizierungskonformität.
Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand der Informationen: 27.10.2026.