Délais de conservation en Suisse : pour quels documents dix ans s’appliquent-ils, quand le délai commence-t-il et quand une suppression est-elle admise ? Il n’existe pas de durée unique pour tout le classement. Le délai dépend du type de document et de sa base légale. Ce guide expose les règles de base établies pour les livres comptables, les pièces comptables, la taxe sur la valeur ajoutée et les documents sur le temps de travail, et montre comment en tirer un aperçu des délais compréhensible. Il ne recense pas toutes les obligations de conserver : des prescriptions sectorielles et des situations particulières s’y ajoutent.
Classer les documents selon leur contenu
Commencez par un inventaire de vos types de documents, par exemple pièces comptables, livres comptables, rapport de gestion, contrats, listes de temps de travail et correspondance générale. Le type de fichier ne décide pas du délai, le contenu si. Un e-mail peut n’être qu’une prise de rendez-vous ou prouver une transaction. Selon l’art. 957a, al. 3, CO, une pièce comptable est tout document écrit, établi sur support papier, sur support électronique ou sous toute forme équivalente, qui permet la vérification de la transaction ou du fait qui est l’objet de l’enregistrement.
Fixez pour chaque type de document qui assume le classement juridique et quelle base s’applique. À défaut de base, inscrivez la question à clarifier plutôt que d’adopter un délai prétendument usuel. Un délai impossible à calculer est une question ouverte, pas un feu vert pour supprimer.
Dix ans selon le code des obligations
Selon l’art. 958f CO, al. 1, les livres et les pièces comptables ainsi que le rapport de gestion et le rapport de révision se conservent pendant dix ans ; ce délai court à partir de la fin de l’exercice. Le délai ne court donc pas depuis la date de chaque facture ni depuis celle où vous avez téléversé un fichier.
Selon l’al. 2, un exemplaire imprimé et signé du rapport de gestion et du rapport de révision est conservé. Selon l’al. 3, les livres et les pièces comptables peuvent l’être sur support papier, sur support électronique ou sous toute forme équivalente, pour autant que le lien avec les transactions et les autres faits sur lesquels ils portent soit garanti et que leur lecture reste possible en toutes circonstances. Durée et forme de conservation sont deux questions distinctes. Si l’exercice ne se termine pas avec l’année civile, sa fin effective compte. Pour la comptabilité elle-même, voir le guide Obligation de tenir une comptabilité : guide PME.
TVA : règles propres, délais parfois plus longs
Les assujettis à la TVA conservent dûment leurs livres comptables, pièces justificatives, papiers d’affaires et autres documents pertinents, selon l’art. 70, al. 2, de la loi régissant la taxe sur la valeur ajoutée (LTVA, MWSTG), jusqu’à l’expiration de la prescription absolue de la créance fiscale ; l’art. 958f CO est réservé. Selon l’art. 42, al. 6, LTVA, le droit de taxation se prescrit dans tous les cas par dix ans à compter de la fin de la période fiscale pendant laquelle la créance est née. Selon l’art. 34, al. 2, LTVA, la période fiscale correspond à l’année civile. La possibilité d’utiliser l’exercice commercial sur demande (al. 3) n’est pas encore en vigueur selon Fedlex. L’AFC confirme, sur sa page consacrée au contrôle TVA, que les documents se conservent ordonnés et classés par exercice jusqu’à la prescription absolue.
Dans l’Info TVA 16 (ch. 1.4.2), l’AFC écrit toutefois que le délai commence à la fin de l’exercice et que les documents se conservent classés par période fiscale. Loi et pratique fixent donc le début différemment. Si l’exercice est atypique, calculez les deux variantes et retenez la date la plus tardive.
L’art. 70, al. 3, LTVA contient une règle spéciale : les documents commerciaux nécessaires au calcul des prestations à soi-même ou du dégrèvement ultérieur de l’impôt préalable portant sur des biens immobiliers se conservent 20 ans. En effet, pour les immeubles, l’impôt préalable est réduit linéairement d’un vingtième par année écoulée (art. 31, al. 3, et art. 32, al. 2, LTVA). Le texte légal ne mentionne pas de début du délai. L’AFC cite aussi 20 ans sur sa page, mais indique dans l’Info TVA 16 (ch. 1.4.2, état dès le 5 janvier 2024) 26 ans pour ces documents, par exemple factures fournisseurs, contrats de vente, décomptes TVA, comptes du grand livre et contrats de bail. Les deux indications viennent de l’AFC et se contredisent. Si vous possédez des immeubles, clarifiez donc le délai avec votre fiduciaire ou l’AFC. Il n’existe pas de règle générale imposant de conserver 20 ans tous les documents d’une société immobilière : seuls comptent les documents nécessaires au calcul mentionné.
Aperçu : délais et références
| Documents | Délai | Début | Base |
|---|---|---|---|
| Livres, pièces comptables, rapport de gestion, rapport de révision | 10 ans | Fin de l’exercice | Art. 958f CO, al. 1 |
| Livres comptables, pièces justificatives, papiers d’affaires, autres documents pertinents (assujettis à la TVA) | jusqu’à la prescription absolue, soit 10 ans | après la fin de la période fiscale (année civile) ; pratique de l’AFC : fin de l’exercice | Art. 70, al. 2, art. 42, al. 6, art. 34, al. 2, LTVA |
| Documents commerciaux pour le calcul des prestations à soi-même et du dégrèvement ultérieur de l’impôt préalable (biens immobiliers) | 20 ans (pratique de l’AFC : 26 ans) | non mentionné dans la loi | Art. 70, al. 3, LTVA ; Info TVA 16 |
| Registres et autres pièces sur le temps de travail | au moins 5 ans | après la fin de leur validité | Art. 73, al. 2, OLT 1 |
| Instructions de travail pour la tenue et la conservation des livres | aussi longtemps que les livres tenus selon elles | – | Art. 4, al. 2, Olico |
| Enregistrements des consultations et des accès aux archives | comme les supports de données | – | Art. 8 Olico |
Pour les contrats, la correspondance ou les documents du personnel qui ne figurent pas dans ce tableau, les prescriptions lues ici ne fixent pas de délai général. Si un contrat ou un e-mail sert à prouver une transaction, il est une pièce comptable (art. 957a CO, al. 3) et relève de l’art. 958f. Pratique, non légale : pour les autres contrats, on s’oriente souvent sur le délai de prescription de dix ans de l’art. 127 CO, qui commence à des moments différents selon la créance. Sur les documents relatifs au temps de travail, voir Enregistrement du temps de travail : obligations.
Protection des données : conserver ne veut pas dire stocker sans limite
Selon l’art. 6, al. 2 à 4, de la loi fédérale sur la protection des données (LPD, DSG), le traitement de données personnelles doit être proportionné et lié à une finalité. Les données personnelles sont détruites ou anonymisées dès qu’elles ne sont plus nécessaires au regard des finalités du traitement. Une obligation légale de conserver peut justifier la poursuite du traitement ; l’art. 31, al. 1, LPD mentionne la justification « par la loi ».
Documentez donc pourquoi des documents à caractère personnel sont encore nécessaires. Une ancienne liste de contacts n’est pas une pièce comptable du seul fait qu’elle se trouve dans le même dossier. À l’inverse, une demande de suppression ne met pas fin d’elle-même à une obligation de conserver en cours. Selon l’art. 6, al. 5, LPD, des mesures appropriées garantissent en outre l’exactitude des données ; corrigez les attributions erronées sans modifier à votre insu la preuve d’une transaction soumise à conservation. Les conflits entre demande de suppression et conservation relèvent d’une clarification spécialisée, non d’une suppression automatique.
Exemple pratique : calculer les délais pour Weidenraum
La société commerciale fictive Weidenraum AG clôture son exercice le 31 décembre. Une facture fournisseur du 12.02.2026 appartient à l’exercice 2026. Celui-ci prend fin le 31.12.2026, et les dix ans de l’art. 958f CO s’achèvent le 31.12.2036. Un contrôle en vue de la suppression n’entre en considération qu’à partir du 01.01.2037, et seulement si aucune autre obligation ni aucun autre motif ne s’y oppose.
Sa société sœur Weidenraum Logistik AG a un exercice du 1er juillet au 30 juin. La même facture du 12.02.2026 relève chez elle de l’exercice 01.07.2025–30.06.2026. Selon le CO, le délai court jusqu’au 30.06.2036. Si la pièce relève de la période fiscale 2026, la TVA impose dix ans après la fin de l’année civile 2026, soit jusqu’au 31.12.2036. La date la plus tardive fait foi, ici prolongée de six mois.
À l’achat d’un immeuble en 2026, Weidenraum rassemble les documents pour le dégrèvement ultérieur de l’impôt préalable. La loi mentionne 20 ans sans début de délai. En retenant par hypothèse la fin de l’exercice 2026, on obtient le 31.12.2046 ; les 26 ans indiqués par l’AFC mènent au 31.12.2052. L’entreprise consigne l’hypothèse par écrit et la clarifie avec la fiduciaire. Si elle admet que les listes de temps de travail 2026 valent jusqu’au 31.12.2026, elle les conserve au moins jusqu’au 31.12.2031. Pour un contrat de bail dont la fin est encore ouverte, l’entreprise n’invente pas de délai : elle note le besoin de clarification et la personne responsable.
Contrôler avant une suppression
Une date d’échéance atteinte est l’occasion d’un contrôle, non d’une suppression automatique. Vérifiez que les documents appartiennent bien à la classe attribuée, que le calcul repose sur des données exactes et qu’aucune procédure en cours ou autre motif n’exige une conservation prolongée, par exemple un contrôle fiscal en cours. Incluez tous les classements : dossiers papier, copies dans d’autres systèmes et sauvegardes. Consignez par écrit qui a contrôlé le classement et autorisé la suppression. L’aspect technique et organisationnel de la conservation, par exemple intégrité et journalisation, est réglé par l’Olico.
Checklist pour votre aperçu des délais
- Type de document déterminé d’après le contenu
- Base légale et état de la version examinée consignés
- Exercice et sa fin saisis correctement
- En cas d’assujettissement à la TVA : délai calculé aussi dès la fin de la période fiscale, délai le plus tardif retenu
- Documents d’immeubles pour le dégrèvement ultérieur et le prélèvement évalués séparément, début du délai clarifié
- Événements manquants et questions juridiques ouvertes marqués de façon visible
- Documents à caractère personnel examinés selon la finalité et la nécessité
- Autres motifs de conservation clarifiés avant une suppression
- Personnes responsables et voie de décision déterminées
La solution KMU | base
Dans Docu | base, ouvrez l’entrée « Archives » sous « Docu | base ». Pour les documents que vous avez le droit de voir, vous y découvrez quels délais expirent bientôt, quels documents sont bloqués et où un événement déclencheur de délai manque encore.
Classes avec délai. Chaque document a une classe de conservation avec délai et base légale, par exemple 10 ans dès la fin de l’exercice ou 20 ans pour les documents TVA relatifs aux immeubles. Le début du délai dépend de la classe : fin de l’exercice, date du document ou événement tel que la fin du contrat. Tant que l’événement manque, le délai reste ouvert et rien n’est supprimé.
Aperçu des délais. Les « Archives » montrent ce qui expire dans 90 jours, ce qui peut être supprimé, ce qui est bloqué et où un événement déclencheur manque encore.
Blocage de suppression et principe des quatre yeux. Un blocage de suppression verrouille des documents par société, classe ou année, par exemple pour une procédure ou un contrôle fiscal. Vous ne supprimez des documents échus que sur demande, qu’une seconde personne approuve ou refuse.
Limites. Les classes sont une aide d’organisation, non un examen juridique de votre cas ; faites confirmer les délais enregistrés par votre fiduciaire ou votre conseil juridique avant l’usage productif. La classe des pièces comptables compte dix ans dès la fin de l’exercice. Il n’existe pas de calcul propre du délai TVA plus long en cas d’exercice atypique, ni de masque de saisie permettant à votre entreprise de prolonger le délai de documents individuels. Vérifiez ces cas à la main avant toute suppression. La classe des documents d’immeubles travaille avec 20 ans dès la fin de l’exercice ; les 26 ans de l’indication de l’AFC n’y figurent pas.
Le guide d’utilisation de Docu | base décrit la manipulation. Consultez la démo ou ouvrez un compte d’essai. Pour toute question, nous vous aidons volontiers via la page Contact.
Sources
- Code des obligations (OR ; CO, RS 220), art. 127, 957a al. 3 et art. 958f, état au 1er octobre 2026 : fedlex.admin.ch, consulté le 27.10.2026.
- Loi fédérale régissant la taxe sur la valeur ajoutée (LTVA, MWSTG, RS 641.20), art. 31 al. 3, art. 32 al. 2, art. 34, art. 42 al. 6 et art. 70, état au 31 mars 2025 : fedlex.admin.ch, consulté le 27.10.2026.
- Ordonnance 1 relative à la loi sur le travail (OLT 1, ArGV 1, RS 822.111), art. 73 al. 2, état au 1er septembre 2024 : fedlex.admin.ch, consulté le 27.10.2026.
- Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico, GeBüV, RS 221.431), art. 4 al. 2 et art. 8, état au 1er janvier 2013 : fedlex.admin.ch, consulté le 27.10.2026.
- Loi fédérale sur la protection des données (LPD, DSG, RS 235.1), art. 6 al. 2 à 5 et art. 31 al. 1, état au 7 juillet 2025 : fedlex.admin.ch, consulté le 27.10.2026.
- AFC : Contrôle TVA, section « Combien de temps dois-je conserver les livres comptables ? », consulté le 27.10.2026.
- AFC : Info TVA 16 Comptabilité et facturation, ch. 1.4.2 Durée de conservation, état dès le 5 janvier 2024, consulté le 27.10.2026.
Ce guide ne remplace aucun conseil juridique ou fiscal. État des informations : 27.10.2026.