L’archivage conforme à l’Olico, souvent appelé « archivage à l’épreuve de la révision » (revisionssichere Archivierung), n’est pas une notion légale : ni le code des obligations (CO, OR) ni l’ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico, GeBüV) n’emploient ce terme. Il désigne un classement qui satisfait aux exigences légales applicables aux livres et pièces comptables. Les documents doivent rester authentiques et non falsifiés, lisibles et retrouvables pendant tout le délai, et la procédure doit être décrite. Ce guide présente ces exigences pour une PME. Il sert de base à votre processus interne, mais n’atteste la conformité d’aucun logiciel ni classement.
Quels documents et quelle forme sont admis
Selon l’art. 957a, al. 3, CO, une pièce comptable est tout document écrit, établi sur support papier, sur support électronique ou sous toute forme équivalente, qui permet la vérification de la transaction ou du fait qui est l’objet de l’enregistrement. Selon l’art. 958f CO, al. 1, les livres et les pièces comptables ainsi que le rapport de gestion et le rapport de révision se conservent pendant dix ans ; ce délai court à partir de la fin de l’exercice. Selon l’al. 2, un exemplaire imprimé et signé du rapport de gestion et du rapport de révision est conservé.
Selon l’al. 3, les livres et les pièces comptables peuvent être conservés sur support papier, sur support électronique ou sous toute forme équivalente, à deux conditions : le lien avec les transactions et les autres faits sur lesquels ils portent est garanti, et leur lecture reste possible en toutes circonstances. L’Olico règle les détails sur mandat du Conseil fédéral (al. 4). Si vous tenez vos livres sous forme électronique, l’art. 2 Olico, al. 2, exige en plus que le traitement des données soit conforme au principe de régularité.
La TVA n’y change rien : pour la transmission et la conservation de pièces justificatives électroniques, l’art. 122 de l’ordonnance régissant la taxe sur la valeur ajoutée (OTVA, MWSTV) renvoie aux art. 957 à 958f CO et à l’Olico. L’Administration fédérale des contributions (AFC) écrit dans l’Info TVA 16 (ch. 1.4.1, état dès le 5 janvier 2024) que les livres et pièces conservés exclusivement sous forme électronique ont la même force probante que ceux lisibles sans moyen auxiliaire, si toutes les exigences de l’Olico sont remplies. Pour la comptabilité en général, voir le guide Obligation de tenir une comptabilité : guide PME.
Authentiques et non falsifiés : les modifications doivent être décelables
L’art. 3 Olico exige que le mode de tenue, de saisie et de conservation garantisse que les livres et les pièces comptables ne puissent être modifiés sans que la modification soit apparente. L’ordonnance n’interdit donc pas une correction, elle exige qu’elle reste visible. La copie rectifiée d’une facture ne doit pas écraser silencieusement le fichier précédent. Consignez ce qui est nouveau, qui l’a modifié, quand, et à quelle version la nouvelle se rapporte.
Une somme de contrôle (hash) montre si le contenu d’un fichier a changé depuis son classement. Elle ne dit rien sur le caractère complet et correct de la pièce à la saisie : une pièce mal numérisée reste fausse avec une somme de contrôle valide. Exhaustivité, exactitude du contenu et protection contre toute modification inaperçue exigent donc chacune leurs propres contrôles.
Supports modifiables : quatre conditions
L’art. 9 Olico distingue deux types de supports d’information. Sont non modifiables notamment le papier, les supports d’images et les supports de données non modifiables. Selon l’al. 2, sont modifiables les supports sur lesquels les informations peuvent être modifiées ou supprimées sans que l’opération soit détectable sur le support de données lui-même ; l’ordonnance cite notamment les disques durs ou disques amovibles et les disques à l’état solide (solid-state). La mémoire d’un serveur ordinaire sur disques durs ou SSD relève donc en règle générale des supports modifiables.
Pour ces supports, les quatre conditions suivantes doivent être remplies selon l’al. 1, let. b :
- Des procédés techniques garantissent l’intégrité des informations enregistrées (la signature électronique est citée en exemple).
- Le moment où les informations ont été enregistrées peut être prouvé sans possibilité de falsification (un système d’horodatage est cité en exemple).
- Les autres prescriptions relatives à l’utilisation du procédé en question qui existent au moment de l’enregistrement sont respectées.
- Les procédures et les modes d’utilisation de ces supports sont consignés, et les informations nécessaires (protocoles, journal de bord des connexions [log files]) sont également conservées.
L’ordonnance ne prescrit ni format de fichier ni produit. Ce qui compte, c’est que l’ensemble de la procédure remplisse les quatre conditions. Une chaîne de hachage peut étayer la première ; elle ne remplace pas la preuve du moment de l’enregistrement. Faites-vous donc montrer, pour chaque système, quelle condition est remplie et par quel moyen, et laquelle ne l’est pas.
Documenter la procédure
Selon l’art. 4 Olico, al. 1, l’organisation, les compétences, les processus, les procédures et l’infrastructure (matériel et logiciels) utilisée se documentent, selon la nature et la taille de l’entreprise, dans des instructions de travail permettant de comprendre les livres et pièces comptables. Décrivez le parcours réel, de la réception à la conservation puis à la consultation, y compris les cas d’erreur : qui contrôle une numérisation incomplète ? Qui évalue un écart signalé ?
Selon l’al. 2, les instructions de travail doivent être mises à jour et conservées selon les mêmes principes et aussi longtemps que les livres tenus conformément à elles. Conservez donc aussi les versions antérieures : c’est la seule manière d’expliquer plus tard le traitement d’un exercice ancien.
Organiser les archives : accès, journal, disponibilité
Les art. 5 à 8 Olico fixent l’organisation :
- Soin (art. 5) : les livres et les pièces comptables se conservent avec soin et ordre, et à l’abri des effets dommageables.
- Disponibilité (art. 6) : une personne autorisée doit pouvoir les consulter et les vérifier dans un délai raisonnable jusqu’à la fin du délai de conservation ; le personnel, les appareils et les instruments auxiliaires nécessaires à la consultation et à la vérification sont mis à disposition. Sur demande, les livres doivent aussi pouvoir être rendus lisibles sans l’aide d’instruments auxiliaires.
- Organisation (art. 7) : les informations archivées sont séparées des informations actuelles ou signalées de telle manière que la distinction soit possible ; la responsabilité des données archivées est clairement réglée et consignée dans un document.
- Archives (art. 8) : les informations sont inventoriées systématiquement et protégées contre les accès non autorisés. Les consultations et les accès sont enregistrés, et ces enregistrements sont soumis à la même obligation de conservation que les supports de données.
Une copie de sauvegarde ne suffit pas à elle seule. Définissez aussi comment les journaux d’accès sont conservés et fournis de façon compréhensible lors d’un contrôle.
Contrôler et migrer les données
L’art. 10 Olico exige de contrôler régulièrement l’intégrité et la lisibilité des supports d’information. L’ordonnance n’indique pas la fréquence : fixez un rythme régulier et consignez les résultats. Lors d’une migration de données, soit le transfert vers un autre format ou support, exhaustivité et exactitude doivent être préservées, et disponibilité et lisibilité rester suffisantes. Le transfert fait l’objet d’un procès-verbal, conservé avec les informations. Testez un changement de système avec des types de documents réels de votre entreprise avant de désactiver l’ancien.
Exemple pratique : corriger une erreur de numérisation de manière traçable
L’entreprise de production fictive Auenwerk AG clôture son exercice le 31 décembre. En octobre 2026, elle numérise une pile de 24 factures fournisseurs et les classe. Dans la pile, 20 factures comptent une page et 4 en comptent deux : 20 + 4 × 2 = 28 pages attendues. Le classement contient 24 fichiers, ce qui correspond aux 24 factures. Lors du rapprochement mensuel avec la liste de la pile, les fichiers archivés ne totalisent pourtant que 27 pages : pour une facture de deux pages, le verso manque. Autant de fichiers que de factures ne prouve pas une saisie complète.
La personne responsable numérise à nouveau la facture complète, vérifie nombre et ordre des pages, puis la classe comme nouvelle version rattachée à la précédente, en consignant le motif de la correction. La première version est conservée, non écrasée (art. 3 Olico). Les deux versions font partie de la preuve : l’exercice 2026 se termine le 31 décembre 2026, le délai de l’art. 958f CO, al. 1, court dix ans, donc jusqu’au 31 décembre 2036.
Le cas montre deux contrôles distincts : l’exhaustivité se vérifie sur la pile papier, l’absence de modification ultérieure sur l’état archivé. Un contrôle d’intégrité n’aurait pas ajouté la page manquante. Pour numériser et classer les factures fournisseurs, voir le guide Numériser les factures fournisseurs : étapes et règles.
Checklist pour votre procédure d’archivage
- Types de documents, versions de référence et délais déterminés.
- Réception et exhaustivité contrôlées de façon traçable (nombre de pages, versos).
- Modifications décelables, corrections explicables et consignées avec leur motif (art. 3).
- Pour chaque système, on sait comment les quatre conditions des supports modifiables sont remplies, en particulier la preuve du moment de l’enregistrement (art. 9).
- Instructions de travail décrivant le processus réel, conservées avec leurs versions antérieures (art. 4).
- Accès enregistrés, enregistrements soumis à la même obligation de conservation (art. 8).
- Intégrité et lisibilité contrôlées régulièrement, résultats consignés (art. 10).
- Migrations vérifiées quant à l’exhaustivité et consignées dans un procès-verbal (art. 10).
- Rapport de gestion et rapport de révision conservés sous forme imprimée et signée (art. 958f CO, al. 2).
La solution KMU | base
Dans Docu | base, les fonctions d’archivage se trouvent dans l’espace « Docu | base », sous l’entrée « Archives ». Elle apparaît pour les personnes disposant du droit de consulter les archives.
1. Enregistrer sans modification possible. Chaque version devient une entrée d’archive distincte et non modifiable ; les corrections n’existent que comme nouvelle version renvoyant à l’original. Dans la « Boîte de réception », pour les types de documents archivés immédiatement (par exemple factures fournisseurs et justificatifs), Docu | base signale au classement que le document est archivé immédiatement sans modification possible : vérifiez donc société et indications au préalable. Les rectifications ultérieures des champs, du type de document, de la société et du dossier exigent un motif, et l’historique des champs consigne qui a modifié quoi et pourquoi. Le fichier et les versions restent inchangés.
2. Prouver que rien n’a été modifié. Chaque fichier reçoit une somme de contrôle SHA-256 ; des chaînes de hachage sur les entrées et le journal attestent que document et journal d’accès n’ont pas changé depuis le classement. Consultations, téléchargements, accès par lien de partage et accès refusés sont consignés dans un journal chaîné.
3. Documenter la procédure. Sous « Archives », ouvrez la « Documentation de procédure » : vous remplissez votre partie du modèle, enregistrez des versions avec une date de validité et les téléchargez en PDF ; la partie de l’exploitant est jointe. La documentation est elle-même conservée dans les archives. Vous devez décrire correctement votre propre processus de saisie et de contrôle : un modèle repris tel quel ne décrit pas votre entreprise.
4. Contrôler chaque mois. Docu | base vérifie chaque mois hashs, chaînes, ancrages existants et lisibilité de chaque fichier, et alerte en cas d’écart. Les résultats figurent sur la page des archives, dans la section consacrée à la révision et à la fiduciaire.
5. Remettre à la révision. Avec le droit de gérer les archives, vous y téléchargez aussi un export complet vérifiable au format ZIP : fichiers, métadonnées, liste des hashs, extrait du journal, chaînes et instructions de contrôle. La révision vérifie exhaustivité et absence de modification avec le script joint, sans accès à Docu | base.
Le produit a des limites. L’horodatage quotidien (RFC 3161) de l’état des archives est prévu dans le catalogue des fonctions, non réalisé. Or la preuve non falsifiable du moment de l’enregistrement selon l’art. 9 Olico, al. 1, let. b, ch. 2, fait partie des quatre conditions. De même, une version PDF/A générée automatiquement à côté de l’original est prévue. Les fonctions réalisées ne garantissent donc pas une conformité complète à l’Olico. Examinez l’ensemble de la procédure avec votre fiduciaire avant de renoncer aux originaux papier ou aux sauvegardes existantes.
Le guide d’utilisation de Docu | base explique la manipulation. Consultez la démo ou ouvrez un compte d’essai. Pour toute question, nous vous aidons volontiers via la page Contact.
Sources
- Code des obligations (OR ; CO, RS 220), art. 957a al. 3 et art. 958f al. 1 à 4, état au 1er octobre 2026 : fedlex.admin.ch, consulté le 27.10.2026.
- Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico, GeBüV, RS 221.431), art. 2 à 10, état au 1er janvier 2013 : fedlex.admin.ch, consulté le 27.10.2026.
- Ordonnance régissant la taxe sur la valeur ajoutée (OTVA, MWSTV, RS 641.201), art. 122, état au 1er janvier 2025 : fedlex.admin.ch, consulté le 27.10.2026.
- AFC : Info TVA 16 Comptabilité et facturation, ch. 1.4.1 Type de conservation, état dès le 5 janvier 2024, consulté le 27.10.2026.
Ce guide ne remplace aucun conseil juridique ou fiscal. État des informations : 27.10.2026.