Aufbewahrungsfristen Schweiz: Für welche Unterlagen gelten zehn Jahre, wann beginnt die Frist und wann ist eine Löschung zulässig? Eine einzige Zahl für die gesamte Ablage gibt es nicht. Die Frist hängt von der Art der Unterlage und der Rechtsgrundlage ab. Dieser Ratgeber legt die belegten Grundregeln für Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Mehrwertsteuer und Arbeitszeitunterlagen dar und zeigt, wie Sie daraus eine nachvollziehbare Fristenübersicht entwickeln. Er ist keine vollständige Liste aller Aufbewahrungspflichten: Branchenvorschriften und besondere Sachverhalte kommen dazu.
Unterlagen nach ihrem Inhalt einordnen
Beginnen Sie mit einem Verzeichnis Ihrer Unterlagenarten, zum Beispiel Buchungsbelege, Geschäftsbücher, Geschäftsbericht, Verträge, Arbeitszeitlisten und allgemeine Korrespondenz. Der Dateityp entscheidet nicht über die Frist, der Inhalt schon. Eine Mail kann eine blosse Terminabsprache sein oder einen Geschäftsvorfall belegen. Als Buchungsbeleg gelten nach Art. 957a Abs. 3 OR alle schriftlichen Aufzeichnungen auf Papier oder in elektronischer oder vergleichbarer Form, die nötig sind, um den einer Buchung zugrunde liegenden Geschäftsvorfall oder Sachverhalt nachvollziehen zu können.
Legen Sie je Unterlagenart fest, wer die rechtliche Zuordnung verantwortet und welche Grundlage gilt. Fehlt eine Grundlage, tragen Sie die Frage zur Klärung ein, statt eine vermeintlich übliche Frist zu übernehmen. Eine nicht berechenbare Frist ist ein offener Sachverhalt und kein Freigabesignal zum Löschen.
Zehn Jahre nach Obligationenrecht
Nach Art. 958f Abs. 1 OR sind Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsbericht und Revisionsbericht zehn Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres. Sie läuft also nicht zehn Jahre ab dem einzelnen Rechnungsdatum oder dem Datum, an dem Sie eine Datei hochgeladen haben.
Geschäftsbericht und Revisionsbericht sind nach Abs. 2 schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren. Geschäftsbücher und Buchungsbelege dürfen nach Abs. 3 auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden, wenn die Übereinstimmung mit den Geschäftsvorfällen gewährleistet ist und sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können. Dauer und Form der Aufbewahrung sind zwei verschiedene Fragen. Bei einem Geschäftsjahr, das nicht mit dem Kalenderjahr endet, zählt dessen tatsächliches Ende. Zur Buchführung selbst siehe den Ratgeber Buchführungspflicht für KMU.
Mehrwertsteuer: eigene Regeln, teils längere Fristen
Wer mehrwertsteuerpflichtig ist, muss Geschäftsbücher, Belege, Geschäftspapiere und sonstige Aufzeichnungen nach Art. 70 Abs. 2 MWSTG bis zum Eintritt der absoluten Verjährung der Steuerforderung aufbewahren; Art. 958f OR bleibt vorbehalten. Die absolute Verjährung tritt nach Art. 42 Abs. 6 MWSTG in jedem Fall zehn Jahre nach Ablauf der Steuerperiode ein, in der die Steuerforderung entstanden ist. Als Steuerperiode gilt nach Art. 34 Abs. 2 MWSTG das Kalenderjahr. Die Möglichkeit, auf Antrag das Geschäftsjahr zu verwenden (Abs. 3), ist laut Fedlex noch nicht in Kraft. Die ESTV bestätigt auf ihrer Seite zur MWST-Kontrolle, dass die Unterlagen geordnet und je Geschäftsjahr klassiert bis zur absoluten Verjährung aufzubewahren sind.
Die ESTV schreibt in der MWST-Info 16 (Ziff. 1.4.2) allerdings, die Aufbewahrungsfrist beginne mit dem Ablauf des Geschäftsjahres; die Unterlagen seien nach Steuerperiode geordnet aufzubewahren. Gesetz und Praxis setzen den Beginn also unterschiedlich an. Bei einem abweichenden Geschäftsjahr rechnen Sie deshalb beide Varianten und halten sich an das später endende Datum.
Eine Sonderregel enthält Art. 70 Abs. 3 MWSTG: Geschäftsunterlagen, die für die Berechnung der Einlageentsteuerung und des Eigenverbrauchs von unbeweglichen Gegenständen benötigt werden, sind 20 Jahre aufzubewahren. Der Hintergrund: Bei unbeweglichen Gegenständen wird der Vorsteuerbetrag linear um einen Zwanzigstel pro Jahr reduziert (Art. 31 Abs. 3 und Art. 32 Abs. 2 MWSTG). Der Gesetzestext nennt keinen Fristbeginn. Die ESTV führt auf ihrer Seite ebenfalls 20 Jahre, nennt in der MWST-Info 16 (Ziff. 1.4.2, Stand ab 5. Januar 2024) aber für solche Unterlagen 26 Jahre, etwa Lieferantenrechnungen, Kaufverträge, MWST-Abrechnungen, Hauptbuchkonten und Mietverträge. Beide Angaben stammen von der ESTV und widersprechen sich. Wer Liegenschaften besitzt, klärt die Frist daher mit der Treuhand oder der ESTV. Das ist keine pauschale Regel, alle Unterlagen eines Immobilienunternehmens 20 Jahre aufzubewahren: Es geht um die Unterlagen, die für die genannte Berechnung nötig sind.
Übersicht: Fristen mit Fundstelle
| Unterlagen | Frist | Beginn | Grundlage |
|---|---|---|---|
| Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsbericht, Revisionsbericht | 10 Jahre | Ablauf des Geschäftsjahres | Art. 958f Abs. 1 OR |
| Geschäftsbücher, Belege, Geschäftspapiere, Aufzeichnungen (MWST-pflichtige Personen) | bis zur absoluten Verjährung, d. h. 10 Jahre | nach Ablauf der Steuerperiode (Kalenderjahr); ESTV-Praxis: Ablauf des Geschäftsjahres | Art. 70 Abs. 2, Art. 42 Abs. 6, Art. 34 Abs. 2 MWSTG |
| Geschäftsunterlagen zur Einlageentsteuerung und zum Eigenverbrauch bei unbeweglichen Gegenständen | 20 Jahre (ESTV-Praxis: 26 Jahre) | im Gesetz nicht genannt | Art. 70 Abs. 3 MWSTG; MWST-Info 16 |
| Verzeichnisse und Unterlagen zur Arbeitszeit | mindestens 5 Jahre | nach Ablauf ihrer Gültigkeit | Art. 73 Abs. 2 ArGV 1 |
| Arbeitsanweisungen zur Führung und Aufbewahrung der Bücher | gleich lang wie die damit geführten Bücher | – | Art. 4 Abs. 2 GeBüV |
| Aufzeichnungen über Zugriffe und Zutritte zum Archiv | wie die Datenträger | – | Art. 8 GeBüV |
Für Verträge, Korrespondenz oder Personalunterlagen ausserhalb dieser Tabelle nennen die hier gelesenen Vorschriften keine allgemeine Frist. Gehört ein Vertrag oder eine Mail zum Nachweis eines Geschäftsvorfalls, ist sie Buchungsbeleg (Art. 957a Abs. 3 OR) und fällt unter Art. 958f. Praxis, nicht gesetzlich: Als Orientierung für sonstige Verträge dient oft die zehnjährige Verjährungsfrist von Art. 127 OR; sie beginnt je nach Forderung zu verschiedenen Zeitpunkten. Zu den Arbeitszeitunterlagen siehe Arbeitszeiterfassung: Pflicht für KMU.
Datenschutz: Aufbewahren heisst nicht unbegrenzt speichern
Nach Art. 6 Abs. 2–4 DSG muss die Bearbeitung von Personendaten verhältnismässig und zweckgebunden sein. Personendaten werden vernichtet oder anonymisiert, sobald sie zum Zweck der Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind. Eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht kann die weitere Bearbeitung rechtfertigen; Art. 31 Abs. 1 DSG nennt die Rechtfertigung «durch Gesetz».
Dokumentieren Sie deshalb, weshalb personenbezogene Unterlagen noch gebraucht werden. Eine alte Kontaktliste ist kein Buchungsbeleg, nur weil sie im selben Ordner liegt. Umgekehrt erledigt ein Löschbegehren eine laufende Aufbewahrungspflicht nicht von selbst. Nach Art. 6 Abs. 5 DSG sind ausserdem angemessene Massnahmen für die Richtigkeit der Daten zu treffen; berichtigen Sie falsche Zuordnungen, ohne den Nachweis eines aufbewahrungspflichtigen Geschäftsfalls unbemerkt zu verändern. Konflikte zwischen Löschbegehren und Aufbewahrung gehören in die fachliche Klärung und nicht in einen automatischen Löschlauf.
Praxisbeispiel: Fristen für Weidenraum berechnen
Die erfundene Handelsfirma Weidenraum AG schliesst ihr Geschäftsjahr am 31. Dezember ab. Eine Lieferantenrechnung vom 12.02.2026 gehört zum Geschäftsjahr 2026. Dieses läuft am 31.12.2026 ab, die zehn Jahre nach Art. 958f OR enden am 31.12.2036. Eine Löschprüfung kommt frühestens ab 01.01.2037 in Frage, und nur, wenn keine weitere Pflicht oder kein anderer Grund entgegensteht.
Die Schwesterfirma Weidenraum Logistik AG hat ein Geschäftsjahr vom 1. Juli bis 30. Juni. Dieselbe Rechnung vom 12.02.2026 gehört bei ihr zum Geschäftsjahr 01.07.2025–30.06.2026. Nach OR läuft die Frist bis zum 30.06.2036. Gehört der Beleg zur Steuerperiode 2026, gilt für die Mehrwertsteuer: zehn Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres 2026, also bis zum 31.12.2036. Massgebend ist das spätere Datum, hier um sechs Monate verlängert.
Beim Kauf einer Liegenschaft im Jahr 2026 sammelt Weidenraum die Unterlagen für die Einlageentsteuerung. Das Gesetz nennt 20 Jahre ohne Fristbeginn. Rechnet man mit dem Ablauf des Geschäftsjahres 2026 als Annahme, ergibt sich der 31.12.2046; die 26 Jahre der ESTV-Angabe führen zum 31.12.2052. Die Firma hält die Annahme schriftlich fest und klärt sie mit der Treuhand. Nimmt die Firma an, dass die Arbeitszeitlisten 2026 bis 31.12.2026 gelten, bewahrt sie diese mindestens bis 31.12.2031 auf. Für einen Mietvertrag, dessen Ende noch offen ist, setzt die Firma keine erfundene Frist ein, sondern vermerkt den Klärungsbedarf und die zuständige Person.
Vor einer Löschung kontrollieren
Ein erreichtes Fristdatum ist der Anlass für eine Prüfung, nicht für eine automatische Löschung. Kontrollieren Sie, ob die Unterlagen wirklich zur zugeordneten Klasse gehören, ob die Berechnung auf richtigen Angaben beruht und ob offene Verfahren oder andere Gründe eine weitere Aufbewahrung erfordern, zum Beispiel eine laufende Steuerprüfung. Beziehen Sie alle Ablagen ein: Papierakten, Kopien in anderen Systemen und Sicherungen. Halten Sie schriftlich fest, wer die Einordnung geprüft und die Löschung freigegeben hat. Die technische und organisatorische Seite der Aufbewahrung, etwa Integrität und Protokollierung, regelt die GeBüV.
Checkliste für Ihre Fristenübersicht
- Unterlagenart anhand des Inhalts bestimmt
- Rechtsgrundlage und geprüfter Fassungsstand festgehalten
- Geschäftsjahr und dessen Ende richtig erfasst
- Bei MWST-Pflicht: Frist ab Ende der Steuerperiode mitgerechnet, später endende Frist massgebend
- Liegenschaftsunterlagen für Einlageentsteuerung und Eigenverbrauch gesondert beurteilt, Fristbeginn geklärt
- Fehlende Ereignisse und offene Rechtsfragen sichtbar markiert
- Personenbezogene Unterlagen nach Zweck und Erforderlichkeit geprüft
- Weitere Aufbewahrungsgründe vor einer Löschung abgeklärt
- Zuständige Personen und Entscheidungsweg bestimmt
So löst es KMU | base
In Docu | base öffnen Sie unter «Docu | base» den Menüpunkt «Archiv». Dort sehen Sie für die Dokumente, die Sie sehen dürfen, welche Fristen bald ablaufen, welche Dokumente gesperrt sind und wo ein fristauslösendes Ereignis noch fehlt.
Klassen mit Frist. Jedes Dokument hat eine Aufbewahrungsklasse mit Frist und Rechtsgrundlage, etwa 10 Jahre ab Ende Geschäftsjahr oder 20 Jahre für MWST-Unterlagen zu Immobilien. Der Fristbeginn richtet sich nach der Klasse: ab Ende des Geschäftsjahres, ab Dokumentdatum oder ab einem Ereignis wie dem Vertragsende. Solange das Ereignis fehlt, bleibt die Frist offen und nichts wird gelöscht.
Fristen-Übersicht. Das «Archiv» zeigt, was in 90 Tagen abläuft, was löschbar ist, was gesperrt ist und wo ein fristauslösendes Ereignis noch fehlt.
Löschsperre und Vier-Augen-Prinzip. Mit einer Löschsperre sperren Sie Dokumente nach Gesellschaft, Klasse oder Jahr, etwa für ein Verfahren oder eine Steuerprüfung. Abgelaufene Dokumente löschen Sie nur auf Antrag, den eine zweite Person freigibt oder ablehnt.
Grenzen. Die Klassen sind ein Hilfsmittel für die Organisation, keine Rechtsprüfung Ihres Einzelfalls; lassen Sie die hinterlegten Fristen vor dem produktiven Einsatz von Ihrer Treuhand oder Rechtsberatung bestätigen. Die Klasse für Buchungsbelege rechnet zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahres. Eine eigene Berechnung der längeren MWST-Frist bei abweichendem Geschäftsjahr gibt es nicht, ebenso keine Eingabemaske, mit der Sie als Kundin oder Kunde die Frist einzelner Dokumente verlängern. Prüfen Sie solche Fälle vor einer Löschung von Hand. Die Klasse für Immobilienunterlagen arbeitet mit 20 Jahren ab Ende des Geschäftsjahres; die 26 Jahre der ESTV-Angabe sind darin nicht abgebildet.
Die Anleitung zu Docu | base beschreibt die Bedienung. Sehen Sie sich die Demo an oder eröffnen Sie ein Testkonto. Bei Fragen helfen wir Ihnen über die Kontaktseite weiter.
Quellen
- Obligationenrecht (OR, SR 220), Art. 127, 957a Abs. 3 und Art. 958f, Stand 1. Oktober 2026: fedlex.admin.ch, abgerufen am 27.10.2026.
- Mehrwertsteuergesetz (MWSTG, SR 641.20), Art. 31 Abs. 3, Art. 32 Abs. 2, Art. 34, Art. 42 Abs. 6 und Art. 70, Stand 31. März 2025: fedlex.admin.ch, abgerufen am 27.10.2026.
- Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV 1, SR 822.111), Art. 73 Abs. 2, Stand 1. September 2024: fedlex.admin.ch, abgerufen am 27.10.2026.
- Geschäftsbücherverordnung (GeBüV, SR 221.431), Art. 4 Abs. 2 und Art. 8, Stand 1. Januar 2013: fedlex.admin.ch, abgerufen am 27.10.2026.
- Datenschutzgesetz (DSG, SR 235.1), Art. 6 Abs. 2–5 und Art. 31 Abs. 1, Stand 7. Juli 2025: fedlex.admin.ch, abgerufen am 27.10.2026.
- ESTV: MWST-Kontrolle, Abschnitt zur Aufbewahrung der Geschäftsbücher, abgerufen am 27.10.2026.
- ESTV: MWST-Info 16 Buchführung und Rechnungsstellung, Ziff. 1.4.2 Aufbewahrungsdauer, Stand ab 5. Januar 2024, abgerufen am 27.10.2026.
Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand der Informationen: 27.10.2026.