Termini di conservazione Svizzera: per quali documenti valgono dieci anni, quando inizia il termine e quando è ammessa la cancellazione? Un unico numero per tutto l’archivio non esiste. Il termine dipende dal tipo di documento e dalla base giuridica. Questa guida espone le regole fondamentali documentate per libri di commercio, documenti contabili, imposta sul valore aggiunto e documenti sul tempo di lavoro e mostra come ricavarne un quadro dei termini tracciabile. Non è un elenco completo di tutti gli obblighi di conservazione: si aggiungono norme di settore e fattispecie particolari.
Classificare i documenti in base al contenuto
Inizi con un elenco dei Suoi tipi di documento, ad esempio documenti contabili, libri di commercio, relazione sulla gestione, contratti, elenchi del tempo di lavoro e corrispondenza generale. Non è il tipo di file a decidere il termine, ma il contenuto. Un’e-mail può essere un semplice accordo su un appuntamento oppure documentare un’operazione commerciale. Secondo l’art. 957a cpv. 3 del Codice delle obbligazioni (CO; OR) sono documenti contabili i documenti scritti, redatti su supporto cartaceo, su supporto elettronico o in forma analoga, necessari per ricostruire un’operazione o un evento oggetto di una registrazione contabile.
Per ogni tipo di documento stabilisca chi risponde dell’assegnazione giuridica e quale base vale. Se manca una base, registri la questione da chiarire invece di adottare un termine presunto abituale. Un termine non calcolabile è una fattispecie aperta e non un segnale di via libera alla cancellazione.
Dieci anni secondo il Codice delle obbligazioni
Secondo l’art. 958f cpv. 1 CO, i libri di commercio, i documenti contabili, la relazione sulla gestione e la relazione di revisione sono conservati per dieci anni. Il termine di conservazione decorre dalla fine dell’esercizio. Non decorre quindi dieci anni dalla data della singola fattura né dalla data in cui ha caricato un file.
Secondo il cpv. 2, la relazione sulla gestione e la relazione di revisione sono conservate su supporto cartaceo e munite di firma. Secondo il cpv. 3, i libri e i documenti contabili possono essere conservati su supporto cartaceo, su supporto elettronico o in forma analoga, sempreché sia garantita la concordanza con le operazioni e gli altri eventi cui si riferiscono e possano essere resi leggibili in ogni momento. Durata e forma della conservazione sono due questioni diverse. Se l’esercizio non termina con l’anno civile, conta la sua fine effettiva. Per la contabilità in sé veda la guida Obbligo contabile per le PMI.
Imposta sul valore aggiunto: regole proprie, termini in parte più lunghi
Chi è assoggettato all’imposta sul valore aggiunto deve conservare debitamente libri contabili, giustificativi, carte d’affari e altri documenti pertinenti secondo l’art. 70 cpv. 2 della legge federale concernente l’imposta sul valore aggiunto (LIVA; MWSTG) fino alla prescrizione assoluta del credito fiscale; resta salvo l’art. 958f CO. Secondo l’art. 42 cpv. 6 LIVA, il diritto di tassazione si prescrive in ogni caso in dieci anni dalla fine del periodo fiscale in cui è sorto il credito fiscale. Secondo l’art. 34 cpv. 2 LIVA il periodo fiscale è l’anno civile. La possibilità di considerare, su richiesta, l’esercizio commerciale come periodo fiscale (cpv. 3) non è ancora in vigore secondo Fedlex. L’AFC conferma sulla propria pagina dedicata al controllo IVA che i documenti vanno conservati in ordine e classificati per esercizio fino alla prescrizione assoluta.
Nell’Info IVA 16 (n. 1.4.2) l’AFC scrive tuttavia che il termine di conservazione inizia alla fine dell’esercizio; i documenti vanno conservati ordinati per periodo fiscale. Legge e prassi fissano quindi l’inizio in modo diverso. In caso di esercizio divergente calcoli perciò entrambe le varianti e si attenga alla data che termina più tardi.
Una regola particolare è contenuta nell’art. 70 cpv. 3 LIVA: i documenti commerciali necessari per il calcolo dello sgravio fiscale successivo e del consumo proprio di beni immobili devono essere conservati per 20 anni. Il contesto: per i beni immobili l’importo dell’imposta precedente viene ridotto linearmente di un ventesimo all’anno (art. 31 cpv. 3 e art. 32 cpv. 2 LIVA). Il testo di legge non indica un inizio del termine. Anche l’AFC indica 20 anni sulla propria pagina, ma nell’Info IVA 16 (n. 1.4.2, stato dal 5 gennaio 2024) per tali documenti indica 26 anni, ad esempio fatture di fornitori, contratti di compravendita, conteggi IVA, conti del libro mastro e contratti di locazione. Entrambe le indicazioni provengono dall’AFC e si contraddicono. Chi possiede immobili chiarisce quindi il termine con la fiduciaria o con l’AFC. Non è una regola generale conservare per 20 anni tutti i documenti di un’impresa immobiliare: si tratta dei documenti necessari per il calcolo citato.
Quadro: termini con riferimento
| Documenti | Termine | Inizio | Base |
|---|---|---|---|
| Libri di commercio, documenti contabili, relazione sulla gestione, relazione di revisione | 10 anni | Fine dell’esercizio | Art. 958f cpv. 1 CO |
| Libri contabili, giustificativi, carte d’affari, altri documenti pertinenti (persone assoggettate all’IVA) | fino alla prescrizione assoluta, cioè 10 anni | dopo la fine del periodo fiscale (anno civile); prassi AFC: fine dell’esercizio | Art. 70 cpv. 2, art. 42 cpv. 6, art. 34 cpv. 2 LIVA |
| Documenti commerciali per sgravio fiscale successivo e consumo proprio di beni immobili | 20 anni (prassi AFC: 26 anni) | non indicato nella legge | Art. 70 cpv. 3 LIVA; Info IVA 16 |
| Elenchi e altri atti sul tempo di lavoro | almeno 5 anni | dopo la fine della loro validità | Art. 73 cpv. 2 OLL 1 |
| Istruzioni di lavoro per la tenuta e la conservazione dei libri | per la stessa durata dei libri tenuti in base ad esse | – | Art. 4 cpv. 2 Olc |
| Registrazioni su accessi e consultazioni dell’archivio | come i supporti di dati | – | Art. 8 Olc |
Per contratti, corrispondenza o documenti del personale al di fuori di questa tabella, le disposizioni qui lette non indicano un termine generale. Se un contratto o un’e-mail serve a provare un’operazione commerciale, è un giustificativo contabile (art. 957a cpv. 3 CO) e rientra nell’art. 958f. Prassi, non legge: come orientamento per gli altri contratti serve spesso il termine di prescrizione decennale dell’art. 127 CO; esso inizia a decorrere in momenti diversi a seconda del credito. Per i documenti sul tempo di lavoro veda Registrazione del tempo di lavoro: obbligo per le PMI.
Protezione dei dati: conservare non significa memorizzare senza limiti
Secondo l’art. 6 cpv. 2–4 LPD il trattamento di dati personali deve essere proporzionato e vincolato a una finalità. I dati personali sono distrutti o resi anonimi non appena non sono più necessari per lo scopo del trattamento. Un obbligo legale di conservazione può giustificare l’ulteriore trattamento; l’art. 31 cpv. 1 LPD menziona la giustificazione «dalla legge».
Documenti quindi perché i documenti con dati personali servono ancora. Una vecchia lista di contatti non è un giustificativo contabile solo perché si trova nella stessa cartella. Viceversa, una richiesta di cancellazione non cancella da sola un obbligo di conservazione in corso. Secondo l’art. 6 cpv. 5 LPD vanno inoltre adottate misure adeguate per l’esattezza dei dati; corregga assegnazioni errate senza modificare inosservatamente la prova di un’operazione soggetta a conservazione. I conflitti tra richieste di cancellazione e conservazione vanno chiariti nel merito e non affidati a una cancellazione automatica.
Esempio pratico: calcolare i termini per Weidenraum
L’azienda commerciale fittizia Weidenraum AG chiude il proprio esercizio il 31 dicembre. Una fattura di un fornitore del 12.02.2026 appartiene all’esercizio 2026. Questo termina il 31.12.2026, i dieci anni secondo l’art. 958f CO terminano il 31.12.2036. Una verifica per la cancellazione è possibile al più presto dal 01.01.2037, e solo se non vi ostano altri obblighi o motivi.
La società sorella Weidenraum Logistik AG ha un esercizio dal 1° luglio al 30 giugno. La stessa fattura del 12.02.2026 appartiene per essa all’esercizio 01.07.2025–30.06.2026. Secondo il CO il termine dura fino al 30.06.2036. Se il giustificativo appartiene al periodo fiscale 2026, per l’imposta sul valore aggiunto vale: dieci anni dopo la fine dell’anno civile 2026, cioè fino al 31.12.2036. Determinante è la data più tardiva, qui prolungata di sei mesi.
Con l’acquisto di un immobile nel 2026 Weidenraum raccoglie i documenti per lo sgravio fiscale successivo. La legge indica 20 anni senza inizio del termine. Se per ipotesi si calcola dalla fine dell’esercizio 2026, risulta il 31.12.2046; i 26 anni dell’indicazione AFC portano al 31.12.2052. L’azienda documenta l’ipotesi per scritto e la chiarisce con la fiduciaria. Se l’azienda ipotizza che gli elenchi del tempo di lavoro 2026 valgano fino al 31.12.2026, li conserva almeno fino al 31.12.2031. Per un contratto di locazione la cui fine è ancora aperta, l’azienda non inserisce un termine inventato, ma annota la necessità di chiarimento e la persona responsabile.
Controllare prima di una cancellazione
Una data di scadenza raggiunta è il motivo di una verifica, non di una cancellazione automatica. Controlli se i documenti appartengono davvero alla classe assegnata, se il calcolo si basa su dati corretti e se procedimenti in corso o altri motivi richiedono un’ulteriore conservazione, ad esempio un controllo fiscale in corso. Includa tutti gli archivi: fascicoli cartacei, copie in altri sistemi e copie di sicurezza. Documenti per scritto chi ha verificato la classificazione e approvato la cancellazione. L’aspetto tecnico e organizzativo della conservazione, ad esempio integrità e registrazione, è disciplinato dall’Olc.
Checklist per il Suo quadro dei termini
- Tipo di documento determinato in base al contenuto
- Base giuridica e stato della versione verificato documentati
- Esercizio e sua fine registrati correttamente
- In caso di assoggettamento IVA: termine calcolato anche dalla fine del periodo fiscale, vale il termine che finisce più tardi
- Documenti immobiliari per sgravio fiscale successivo e consumo proprio valutati separatamente, inizio del termine chiarito
- Eventi mancanti e questioni giuridiche aperte contrassegnati in modo visibile
- Documenti con dati personali verificati per finalità e necessità
- Ulteriori motivi di conservazione chiariti prima di una cancellazione
- Persone responsabili e iter decisionale determinati
La soluzione KMU | base
In Docu | base apra sotto «Docu | base» la voce di menu «Archivio». Lì vede, per i documenti che può vedere, quali termini scadono presto, quali documenti sono bloccati e dove manca ancora un evento che fa scattare il termine.
Classi con termine. Ogni documento ha una classe di conservazione con termine e base giuridica, ad esempio 10 anni dalla fine dell’esercizio o 20 anni per documenti IVA relativi a immobili. L’inizio del termine dipende dalla classe: dalla fine dell’esercizio, dalla data del documento o da un evento come la fine del contratto. Finché l’evento manca, il termine resta aperto e nulla viene cancellato.
Quadro dei termini. L’«Archivio» mostra che cosa scade in 90 giorni, che cosa è cancellabile, che cosa è bloccato e dove manca ancora un evento che fa scattare il termine.
Blocco di cancellazione e principio dei quattro occhi. Con un blocco di cancellazione blocca documenti per società, classe o anno, ad esempio per un procedimento o un controllo fiscale. I documenti scaduti li cancella solo su richiesta, che una seconda persona approva o respinge.
Limiti. Le classi sono un ausilio organizzativo, non una verifica giuridica del Suo caso singolo; faccia confermare i termini registrati dalla Sua fiduciaria o consulenza legale prima dell’uso produttivo. La classe per i documenti contabili calcola dieci anni dalla fine dell’esercizio. Non esiste un calcolo proprio del termine IVA più lungo in caso di esercizio divergente, né una maschera con cui, come cliente, possa prolungare il termine di singoli documenti. Verifichi tali casi a mano prima di una cancellazione. La classe per i documenti immobiliari lavora con 20 anni dalla fine dell’esercizio; i 26 anni dell’indicazione AFC non vi sono rappresentati.
La guida a Docu | base descrive l’utilizzo. Provi la demo oppure apra un conto di prova. In caso di domande La aiutiamo tramite la pagina Contatti.
Fonti
- Codice delle obbligazioni (CO, RS 220), art. 127, 957a cpv. 3 e art. 958f, stato 1° ottobre 2026: fedlex.admin.ch, consultato il 27.10.2026.
- Legge federale concernente l’imposta sul valore aggiunto (LIVA; MWSTG, RS 641.20), art. 31 cpv. 3, art. 32 cpv. 2, art. 34, art. 42 cpv. 6 e art. 70, stato 31 marzo 2025: fedlex.admin.ch, consultato il 27.10.2026.
- Ordinanza 1 concernente la legge sul lavoro (OLL 1; ArGV 1, RS 822.111), art. 73 cpv. 2, stato 1° settembre 2024: fedlex.admin.ch, consultato il 27.10.2026.
- Ordinanza sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio (Olc; GeBüV, RS 221.431), art. 4 cpv. 2 e art. 8, stato 1° gennaio 2013: fedlex.admin.ch, consultato il 27.10.2026.
- Legge federale sulla protezione dei dati (LPD, RS 235.1), art. 6 cpv. 2–5 e art. 31 cpv. 1, stato 7 luglio 2025: fedlex.admin.ch, consultato il 27.10.2026.
- AFC: Controllo IVA, sezione «Per quanto tempo devo conservare i libri contabili?», consultato il 27.10.2026.
- AFC: Info IVA 16 Contabilità e fatturazione, n. 1.4.2 Periodo di conservazione stato dal 5 gennaio 2024, consultato il 27.10.2026.
Questa guida non sostituisce una consulenza legale o fiscale. Stato delle informazioni: 27.10.2026.