Numériser des documents, c’est transformer du papier en un document numérique complet, lisible et correctement attribué. Un scan rapide ne suffit pas. Le moment où vous décidez de détruire les originaux papier est particulièrement important. Ce guide présente un processus contrôlé pour une PME, explique ce que disent le code des obligations (CO, OR), l’ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico, GeBüV) et l’Administration fédérale des contributions (AFC), et distingue trois tâches souvent confondues : reconnaissance de texte, classement et conservation.
Clarifier d’abord l’ensemble des documents et le but
Commencez par un ensemble restreint de documents. Séparez les pièces comptables ordinaires, les contrats, les documents du personnel et la correspondance diverse. Ce tri facilite l’attribution des droits et le contrôle des délais, et évite qu’une pile de factures contienne à votre insu des documents dont personne n’a encore évalué l’importance particulière.
Déterminez aussi l’objectif : faciliter la recherche quotidienne, rendre les pièces accessibles à tous ou remplacer le classement papier ? Une copie de travail numérique est vite utile, alors que la décision sur l’original reste ouverte. Consignez cette distinction. Avant la première grande pile, fixez aussi qui saisit, qui contrôle et qui confirme le classement. Pour les contenus confidentiels, l’art. 8 de la loi fédérale sur la protection des données (LPD, DSG), al. 1 et 2, s’applique : les responsables du traitement et les sous-traitants assurent, par des mesures organisationnelles et techniques appropriées, une sécurité adéquate des données personnelles par rapport au risque encouru. Le choix des personnes autorisées fait partie de la préparation.
Saisir des scans complets et bien lisibles
Préparez le papier pour qu’aucune page ne soit oubliée. Retirez les agrafes, ordonnez les feuilles qui vont ensemble et repérez clairement les documents de plusieurs pages. Contrôlez aussi les versos : une page apparemment vide peut porter une mention ou un tampon important pour comprendre la transaction.
Ni les art. 957a et 958f CO ni l’Olico ne fixent de résolution minimale. Le critère est celui de l’art. 958f CO, al. 3 : le lien avec les transactions et les autres faits concernés doit être garanti et la lecture des documents doit rester possible en toutes circonstances. Vérifiez donc à l’écran que les petits caractères, les marquages en couleur et les tickets thermiques pâles sont entièrement conservés. Contrôlez nombre de pages, ordre et marges ; une inclinaison ou un montant coupé rendent l’information inutilisable. En phase d’introduction, faites relire une partie de l’ensemble par une seconde personne afin de repérer les erreurs récurrentes avant d’appliquer le processus à de grandes quantités. C’est une recommandation d’organisation, non une exigence légale.
Utiliser la reconnaissance de texte comme aide
La reconnaissance de texte (OCR) rend le contenu d’un scan consultable par recherche et peut proposer des indications pour le classement. Un mot reconnu n’est pourtant pas automatiquement exact. Les caractères d’aspect semblable, les noms inhabituels ou les montants mal imprimés demandent un coup d’œil. Distinguez donc l’image de la pièce, le texte reconnu et les indications confirmées pour le classement. L’image peut être parfaitement lisible alors que la reconnaissance reprend un montant erroné. Corrigez alors l’indication, non la pièce.
Pour les pièces récurrentes, une attribution automatique peut être utile si vous la contrôlez d’abord. Vérifiez la société, le type de document et l’exercice : même sans erreur de reconnaissance, le classement sera faux si la règle ne convient pas au document. Pour les factures en particulier, voir Numériser les factures fournisseurs : étapes et règles.
Ce que dit le droit sur la destruction des originaux
En bref : ni le code des obligations, ni l’Olico, ni l’ordonnance régissant la taxe sur la valeur ajoutée (OTVA, MWSTV) ne contiennent de règle expresse qui autorise ou interdise de détruire des pièces papier après numérisation. L’admissibilité découle des règles sur la forme de conservation :
- Forme (art. 958f CO, al. 3) : les livres et les pièces comptables peuvent être conservés sur support papier, sur support électronique ou sous toute forme équivalente, pour autant que le lien avec les transactions et les autres faits sur lesquels ils portent soit garanti et que leur lecture reste possible en toutes circonstances. Pour les pièces justificatives électroniques en matière de TVA, l’art. 122 OTVA renvoie aux art. 957 à 958f CO et à l’Olico.
- Exigences (Olico) : les modifications doivent rester apparentes (art. 3), la procédure doit être documentée (art. 4), les documents se conservent avec soin et restent consultables dans un délai raisonnable (art. 5 et 6). Sur un support modifiable, l’art. 9, al. 1, let. b, exige en plus que des procédés techniques garantissent l’intégrité des informations enregistrées, que le moment de l’enregistrement puisse être prouvé sans possibilité de falsification, que les autres prescriptions relatives à l’utilisation du procédé soient respectées, que les procédures et les modes d’utilisation soient consignés et que les informations nécessaires (protocoles, journal de bord des connexions) soient conservées. L’art. 10 exige des contrôles réguliers et, en cas de migration, un procès-verbal.
- Pratique de l’AFC : selon les questions et réponses de l’AFC sur le commerce électronique en matière de TVA, facture papier, facture papier numérisée et facture électronique sont assimilées, car les principes d’une comptabilité régulière valent pour toutes les pièces comptables. Dans l’Info TVA 16 (ch. 1.4.1, état dès le 5 janvier 2024), elle indique que les pièces électroniques sont acceptées comme preuve si ces principes et toutes les exigences de l’Olico sont remplis. Elle cite l’exemple d’une entreprise qui numérise les factures fournisseurs à leur réception, les vérifie numériquement et détruit les originaux. Elle précise toutefois : l’entreprise tenue de conserver supporte les risques liés à la destruction du support d’information original.
- Exception légale : un exemplaire imprimé et signé du rapport de gestion et du rapport de révision est conservé selon l’art. 958f CO, al. 2. L’allègement de l’al. 3 ne vise que les livres et les pièces comptables.
Les prescriptions extérieures à la comptabilité, par exemple pour les actes authentiques ou les papiers-valeurs, ne sont pas traitées ici. Gardez ces originaux jusqu’à ce qu’un spécialiste ait répondu à la question.
Décider avant la destruction
Déterminez consciemment quels types de documents entrent en ligne de compte : plutôt les pièces comptables, pas le rapport de gestion ni le rapport de révision. Cocher « scan disponible » ne vérifie ni l’exhaustivité ni la procédure d’archivage. La décision de destruction devrait constituer une étape de contrôle distincte : le scan est complet, lisible et correctement attribué, les montants reconnus sont contrôlés, la procédure de conservation remplit les exigences de l’Olico et l’approbation est consignée. Qui ne peut pas prouver la procédure garde les pièces papier jusqu’à l’expiration du délai de conservation et n’assume ainsi pas le risque de destruction mentionné par l’AFC. Pour les bases de la comptabilité, voir le guide Obligation de tenir une comptabilité : guide PME.
Exemple pratique : contrôler une pile de factures
L’entreprise de services fictive Kieselblick AG numérise 36 factures fournisseurs de septembre 2026. Parmi elles, 28 comptent une page et 8 en comptent deux : 28 + 8 × 2 = 44 pages attendues. Le premier contrôle en montre 43 : les 36 fichiers de factures sont là, mais le verso d’une facture manque. Le simple nombre de fichiers n’aurait pas révélé l’erreur.
La personne responsable numérise à nouveau la facture concernée en entier, vérifie l’ordre et atteint les 44 pages attendues. Elle remarque en outre un montant total mal reconnu dans les champs de classement. Elle rectifie l’indication d’après la pièce visible et consigne le contrôle. L’équipe confirme ensuite société, type de document et exercice.
Les originaux restent d’abord dans un classement désigné. Ce n’est qu’après confirmation, avec la fiduciaire, que la procédure d’archivage remplit les exigences de l’Olico que la direction décide de la destruction des factures papier. Le délai de conservation ne change pas : l’exercice 2026 se termine le 31 décembre 2026, les dix ans de l’art. 958f CO, al. 1, courent jusqu’au 31 décembre 2036, sur papier comme sous forme de fichier.
Checklist du papier au document numérique
- Types de documents et originaux particuliers séparés
- Responsabilité de la saisie et du contrôle déterminée
- Recto, verso et annexes saisis en entier, nombre de pages rapproché
- Ordre, marges et lisibilité contrôlés à l’écran
- Montants reconnus et autres indications importantes contrôlés
- Société, type de document et exercice confirmés
- Procédure d’archivage selon l’Olico clarifiée et documentée (art. 3, 4, 9)
- Rapport de gestion et rapport de révision non remplacés, mais conservés par écrit et signés
- Originaux conservés en ordre jusqu’à une décision distincte et consignée
- Contrôle régulier de l’intégrité et de la lisibilité prévu, migrations consignées (art. 10)
La solution KMU | base
Dans Docu | base, vous travaillez dans l’espace « Docu | base » avec l’entrée « Boîte de réception ».
Téléverser et classer directement. Les fichiers téléversés apparaissent aussitôt dans la boîte de réception avec l’état de la reconnaissance de texte. Vous pouvez classer à la main avec des indications pendant la reconnaissance ou après une erreur ; le texte intégral est ajouté ensuite, les indications confirmées sont conservées. Pour les types de documents archivés immédiatement (par exemple factures fournisseurs et justificatifs), le bouton s’intitule « Archiver et continuer » : le document est alors archivé immédiatement sans modification possible ; vérifiez donc société et indications au préalable. Les indications (champs, type de document, société, dossier) peuvent être corrigées plus tard avec un motif obligatoire ; le fichier et les versions restent inchangés.
Autres voies d’entrée. Outre le téléversement, les documents arrivent par l’adresse de scan d’un dossier, par le dossier « Eingang » du lecteur (scan vers dossier) et par le scan avec l’app. L’interface du scan par caméra reprend les scans de plusieurs pages de l’app sous forme d’un seul PDF dans la boîte de réception, avec une proposition de type. Vérifiez la qualité des prises de vue avec une pile d’essai avant l’introduction.
Séparer et redresser les numérisations par lot. Sur la page « Règles d’entrée » (dans la checklist de configuration sous « Configurer les règles d’entrée »), vous définissez que des feuilles de séparation avec code QR et des pages vides divisent un lot en documents distincts et que les scans inclinés sont redressés. Vous y imprimez la feuille de séparation. Important : cela vaut pour les scans de l’app, du lecteur et de l’adresse de scan d’un dossier, pas pour le téléversement dans le navigateur ; un fichier collectif téléversé là n’est pas séparé. Seules les personnes disposant du droit « Gérer les types de documents, règles de classement et vues » gèrent ces règles.
Reconnaissance de texte locale. Les pages numérisées sont lues en allemand, français, italien et anglais sur les serveurs de KMU | base, sans que des données sortent. La boîte de réception indique si le texte est en cours de reconnaissance, a été reconnu ou n’était pas lisible ; dans ce cas, vous complétez les indications à la main, et le fichier original reste disponible sous « Voir le fichier ».
Le produit a des limites. Ces fonctions d’entrée n’impliquent ni confirmation juridique de votre procédure d’archivage ni autorisation de détruire vos originaux papier. L’horodatage quotidien (RFC 3161), qui contribuerait à prouver le moment de l’enregistrement selon l’art. 9 Olico, est prévu dans le catalogue des fonctions, tout comme une version PDF/A générée automatiquement à côté de l’original. Clarifiez donc avec votre fiduciaire si l’ensemble de votre procédure suffit avant de détruire des originaux.
Le guide d’utilisation de Docu | base décrit la manipulation. Consultez la démo ou ouvrez un compte d’essai. Pour toute question, nous vous aidons volontiers via la page Contact.
Sources
- Code des obligations (OR ; CO, RS 220), art. 957a al. 3 et art. 958f al. 1 à 3, état au 1er octobre 2026 : fedlex.admin.ch, consulté le 27.10.2026.
- Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico, GeBüV, RS 221.431), art. 3 à 6 et art. 9 à 10, état au 1er janvier 2013 : fedlex.admin.ch, consulté le 27.10.2026.
- Ordonnance régissant la taxe sur la valeur ajoutée (OTVA, MWSTV, RS 641.201), art. 122, état au 1er janvier 2025 : fedlex.admin.ch, consulté le 27.10.2026.
- AFC : Info TVA 16 Comptabilité et facturation, ch. 1.4.1 Type de conservation, état dès le 5 janvier 2024, consulté le 27.10.2026.
- AFC : Questions et réponses, section « Questions & réponses sur le commerce électronique en matière de TVA », consulté le 27.10.2026.
- Loi fédérale sur la protection des données (LPD, DSG, RS 235.1), art. 8 al. 1 et 2, état au 7 juillet 2025 : fedlex.admin.ch, consulté le 27.10.2026.
Ce guide ne remplace aucun conseil juridique ou fiscal. État des informations : 27.10.2026.