Dokumente digitalisieren heisst, aus Papier eine vollständige, lesbare und richtig zugeordnete digitale Unterlage zu machen. Ein schneller Scan genügt dafür nicht. Besonders wichtig ist der Zeitpunkt, an dem Sie über das Vernichten der Papieroriginale entscheiden. Dieser Ratgeber zeigt einen kontrollierten Ablauf für ein KMU, erklärt, was Obligationenrecht, Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) und Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) dazu sagen, und trennt drei Aufgaben, die oft verwechselt werden: Texterkennung, Ablage und Aufbewahrung.
Bestand und Zweck zuerst klären
Beginnen Sie mit einem überschaubaren Bestand. Trennen Sie gewöhnliche Buchungsbelege, Verträge, Personalunterlagen und sonstige Korrespondenz. Die Einordnung hilft bei der Rechtevergabe und der Fristenprüfung und verhindert, dass ein Rechnungsstapel unbemerkt Unterlagen enthält, deren besondere Bedeutung noch niemand beurteilt hat.
Bestimmen Sie auch das Ziel: Soll die tägliche Suche einfacher werden, sollen Belege zentral zugänglich sein oder soll die Papierablage abgelöst werden? Eine digitale Arbeitskopie ist schnell nützlich, während die Entscheidung über das Original noch offen ist. Halten Sie diesen Unterschied fest. Legen Sie ausserdem vor dem ersten grossen Stapel fest, wer erfasst, wer kontrolliert und wer die Ablage bestätigt. Bei vertraulichen Inhalten gilt Art. 8 Abs. 1–2 DSG: Verantwortliche gewährleisten durch geeignete technische und organisatorische Massnahmen eine dem Risiko angemessene Datensicherheit. Die Auswahl der berechtigten Personen gehört zur Vorbereitung.
Scans vollständig und gut lesbar erfassen
Bereiten Sie das Papier so vor, dass keine Seite übersehen wird. Entfernen Sie Heftklammern, ordnen Sie zusammengehörige Blätter und kennzeichnen Sie mehrseitige Dokumente eindeutig. Kontrollieren Sie auch Rückseiten: Eine scheinbar leere Seite kann einen Vermerk oder Stempel tragen, der für das Verständnis des Geschäftsfalls wichtig ist.
Einen gesetzlichen Mindestwert für die Auflösung nennen weder Art. 957a und 958f OR noch die GeBüV. Was gilt, ist der Massstab von Art. 958f Abs. 3 OR: Die Aufbewahrung muss die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen gewährleisten, und die Unterlagen müssen jederzeit wieder lesbar gemacht werden können. Prüfen Sie deshalb am Bildschirm, ob kleine Schrift, farbige Markierungen und blasse Thermodrucke vollständig erhalten sind. Kontrollieren Sie Seitenzahl, Reihenfolge und Ränder; Schräglage und abgeschnittene Beträge machen Informationen unbrauchbar. Lassen Sie in der Einführungsphase eine zweite Person einen Teil des Bestandes durchgehen, um wiederkehrende Fehler zu finden, bevor der Ablauf auf grosse Mengen angewendet wird. Das ist eine organisatorische Empfehlung, keine gesetzliche Vorgabe.
Texterkennung als Hilfe einsetzen
Texterkennung (OCR) macht den Inhalt eines Bildscans durchsuchbar und kann Angaben für die Ablage vorschlagen. Das erkannte Wort ist aber nicht automatisch richtig. Ähnlich aussehende Zeichen, ungewöhnliche Namen oder schlecht gedruckte Beträge brauchen einen Blick. Unterscheiden Sie deshalb das Bild des Belegs, den erkannten Text und die bestätigten Angaben für die Ablage. Das Bild kann vollständig lesbar sein, während die Texterkennung einen Betrag falsch übernimmt. Korrigieren Sie dann die Angabe und nicht den Beleg.
Bei wiederkehrenden Belegen kann eine automatische Zuordnung sinnvoll sein, wenn Sie sie zunächst kontrollieren. Prüfen Sie Gesellschaft, Dokumentart und Geschäftsjahr: Auch eine fehlerfreie Texterkennung führt zur falschen Ablage, wenn die Regel nicht zum Dokument passt. Für Rechnungen im Besonderen siehe Eingangsrechnungen digitalisieren.
Was das Recht zum Vernichten der Originale sagt
Die kurze Antwort: Weder das Obligationenrecht noch die GeBüV noch die Mehrwertsteuerverordnung enthalten eine ausdrückliche Regel, die das Vernichten von Papierbelegen nach dem Scannen erlaubt oder verbietet. Die Zulässigkeit ergibt sich aus den Regeln zur Aufbewahrungsform:
- Form (Art. 958f Abs. 3 OR): Geschäftsbücher und Buchungsbelege dürfen auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden, soweit die Übereinstimmung mit den Geschäftsvorfällen gewährleistet ist und sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können. Für Mehrwertsteuerbelege verweist Art. 122 MWSTV auf die Art. 957–958f OR und die GeBüV.
- Anforderungen (GeBüV): Änderungen müssen feststellbar sein (Art. 3), das Verfahren ist zu dokumentieren (Art. 4), die Unterlagen sind sorgfältig aufzubewahren und innert angemessener Frist einsehbar zu halten (Art. 5 und 6). Auf einem veränderbaren Datenträger müssen nach Art. 9 Abs. 1 Bst. b zusätzlich die Integrität technisch gewährleistet, der Speicherzeitpunkt unverfälschbar nachweisbar, weitere Vorschriften über diese Verfahren eingehalten, die Abläufe dokumentiert und die Protokolle aufbewahrt sein. Art. 10 verlangt regelmässige Prüfungen und, bei Migration, ein Protokoll.
- Praxis der ESTV: Nach den Fragen und Antworten der ESTV zum elektronischen Geschäftsverkehr sind Papierrechnung, gescannte Papierrechnung und elektronische Rechnung gleichgestellt, weil die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung für alle Buchungsbelege gelten. In der MWST-Info 16 (Ziff. 1.4.1, Stand ab 5. Januar 2024) hält sie fest, dass elektronische Belege als Nachweis akzeptiert werden, wenn diese Grundsätze und sämtliche Anforderungen der GeBüV erfüllt sind. Als Beispiel nennt die ESTV ein Unternehmen, das Lieferantenrechnungen beim Eingang scannt, digital prüft und die Originale vernichtet. Sie hält aber auch fest: Das aufbewahrungspflichtige Unternehmen trägt die Risiken, die mit der Vernichtung des ursprünglichen Informationsträgers verbunden sind.
- Ausnahme im Gesetz: Geschäftsbericht und Revisionsbericht sind nach Art. 958f Abs. 2 OR schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren. Die Erleichterung in Abs. 3 nennt nur Geschäftsbücher und Buchungsbelege.
Nicht behandelt sind hier Vorschriften ausserhalb der Buchführung, etwa für Urkunden oder Wertpapiere. Behalten Sie solche Originale, bis eine Fachperson die Frage beantwortet hat.
Vor der Vernichtung entscheiden
Bestimmen Sie bewusst, welche Unterlagenarten überhaupt in Frage kommen: Buchungsbelege eher, Geschäftsbericht und Revisionsbericht nicht. Ein blosses Abhaken «Scan vorhanden» prüft weder die Vollständigkeit noch das Archivverfahren. Die Vernichtungsentscheidung sollte einen eigenen Prüfschritt bilden: Der Scan ist vollständig, lesbar und richtig zugeordnet, die erkannten Beträge sind kontrolliert, das Aufbewahrungsverfahren erfüllt die Anforderungen der GeBüV, und die Freigabe ist festgehalten. Wer das Verfahren nicht belegen kann, behält die Papierbelege bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist und trägt so das von der ESTV genannte Risiko der Vernichtung nicht. Zu den Grundlagen der Buchführung siehe den Ratgeber Buchführungspflicht für KMU.
Praxisbeispiel: Einen Rechnungsstapel kontrollieren
Die erfundene Servicefirma Kieselblick AG digitalisiert 36 Lieferantenrechnungen vom September 2026. Davon haben 28 eine Seite und 8 zwei Seiten, erwartet sind also 28 + 8 × 2 = 44 Seiten. Die erste Kontrolle zeigt 43 Seiten: Alle 36 Rechnungsdateien sind vorhanden, aber bei einer Rechnung fehlt die Rückseite. Die reine Dateianzahl hätte den Fehler nicht gezeigt.
Die zuständige Person scannt die betroffene Rechnung vollständig neu, prüft die Reihenfolge und kommt auf die erwarteten 44 Seiten. Zusätzlich fällt ein falsch erkannter Gesamtbetrag in den Ablagefeldern auf. Sie berichtigt die Angabe anhand des sichtbaren Belegs und hält die Prüfung fest. Danach bestätigt das Team Gesellschaft, Dokumentart und Geschäftsjahr.
Die Originale bleiben zunächst in einer bezeichneten Ablage. Erst wenn die Geschäftsleitung mit der Treuhand bestätigt hat, dass das Archivverfahren die Anforderungen der GeBüV erfüllt, entscheidet sie über die Vernichtung der Papierrechnungen. Die Frist für die Aufbewahrung ändert sich dadurch nicht: Das Geschäftsjahr 2026 endet am 31. Dezember 2026, die zehn Jahre nach Art. 958f Abs. 1 OR laufen bis zum 31. Dezember 2036, ob als Papier oder als Datei.
Checkliste vom Papier zur digitalen Unterlage
- Unterlagenarten und besondere Originale getrennt
- Zuständigkeit für Erfassung und Kontrolle bestimmt
- Vorder- und Rückseiten sowie Anlagen vollständig erfasst, Seitenzahl abgeglichen
- Reihenfolge, Ränder und Lesbarkeit am Bildschirm geprüft
- Erkannte Beträge und andere wichtige Angaben kontrolliert
- Gesellschaft, Dokumenttyp und Geschäftsjahr bestätigt
- Archivverfahren nach GeBüV geklärt und dokumentiert (Art. 3, 4, 9)
- Geschäftsbericht und Revisionsbericht nicht ersetzt, sondern schriftlich und unterzeichnet aufbewahrt
- Originale bis zur gesonderten, festgehaltenen Entscheidung geordnet erhalten
- Regelmässige Prüfung von Integrität und Lesbarkeit eingeplant, Migrationen protokolliert (Art. 10)
So löst es KMU | base
In Docu | base arbeiten Sie im Bereich «Docu | base» mit dem Menüpunkt «Eingang».
Hochladen und direkt ablegen. Hochgeladene Dateien erscheinen sofort im Eingang mit dem Zustand der Texterkennung. Sie können schon während der Erkennung oder nach einem Fehler mit Angaben von Hand ablegen; der Volltext wird nachgetragen, bestätigte Angaben bleiben erhalten. Bei Dokumenttypen, die sofort archiviert werden (etwa Eingangsrechnungen und Belege), lautet die Schaltfläche «Archivieren und weiter»: Das Dokument wird dabei sofort unveränderlich archiviert; prüfen Sie Gesellschaft und Angaben also vorher. Angaben (Felder, Dokumenttyp, Gesellschaft, Ordner) lassen sich später mit Pflichtgrund korrigieren, Datei und Fassungen bleiben unverändert.
Weitere Eingangswege. Neben dem Upload kommen Dokumente über die Scan-Adresse eines Ordners, über den Ordner «Eingang» im Laufwerk (Scan-to-Folder) und über den Scan mit der App an. Die Schnittstelle für den Kamera-Scan übernimmt mehrseitige Scans aus der App als ein PDF in den Eingang, mit Typvorschlag. Prüfen Sie die Qualität der Kamera-Aufnahmen vor der Einführung mit einem Probestapel.
Stapelscans trennen und begradigen. Auf der Seite «Eingangsregeln» (in der Einrichtungs-Checkliste unter «Eingangsregeln einrichten») legen Sie fest, dass Trennblätter mit QR-Code und Leerseiten einen Stapelscan in einzelne Dokumente teilen und schräge Scans begradigt werden. Das Trennblatt drucken Sie dort aus. Wichtig: Das gilt für Scans aus der App, aus dem Laufwerk und über die Scan-Adresse eines Ordners, nicht für den Upload im Browser; eine dort hochgeladene Sammeldatei wird nicht getrennt. Die Regeln verwalten nur Personen mit dem Recht für Dokumenttypen, Ablageregeln und Sichten.
Texterkennung lokal. Gescannte Seiten werden in Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch auf den Servern von KMU | base gelesen, ohne dass Daten nach aussen gehen. Der Eingang zeigt, ob der Text erkannt wird, erkannt wurde oder nicht lesbar war; in diesem Fall ergänzen Sie die Angaben von Hand, und die Originaldatei bleibt unter «Datei ansehen» verfügbar.
Das Produkt hat Grenzen. Aus diesen Eingangsfunktionen folgt weder eine rechtliche Bestätigung Ihres Archivverfahrens noch eine Freigabe zur Vernichtung Ihrer Papieroriginale. Der tägliche Zeitstempel (RFC 3161), der zum Nachweis des Speicherzeitpunkts nach Art. 9 GeBüV beitragen würde, ist im Funktionskatalog als geplant geführt, ebenso eine automatisch erzeugte PDF/A-Fassung neben dem Original. Klären Sie deshalb mit Ihrer Treuhand, ob Ihr gesamtes Verfahren genügt, bevor Sie Originale vernichten.
Die Anleitung zu Docu | base erläutert die Bedienung. Sehen Sie sich die Demo an oder eröffnen Sie ein Testkonto. Bei Fragen helfen wir Ihnen über die Kontaktseite weiter.
Quellen
- Obligationenrecht (OR, SR 220), Art. 957a Abs. 3 und Art. 958f Abs. 1–3, Stand 1. Oktober 2026: fedlex.admin.ch, abgerufen am 27.10.2026.
- Geschäftsbücherverordnung (GeBüV, SR 221.431), Art. 3–6 und Art. 9–10, Stand 1. Januar 2013: fedlex.admin.ch, abgerufen am 27.10.2026.
- Mehrwertsteuerverordnung (MWSTV, SR 641.201), Art. 122, Stand 1. Januar 2025: fedlex.admin.ch, abgerufen am 27.10.2026.
- ESTV: MWST-Info 16 Buchführung und Rechnungsstellung, Ziff. 1.4.1 Aufbewahrungsart, Stand ab 5. Januar 2024, abgerufen am 27.10.2026.
- ESTV: Fragen und Antworten, Abschnitt «Fragen & Antworten zum elektronischen Geschäftsverkehr», abgerufen am 27.10.2026.
- Datenschutzgesetz (DSG, SR 235.1), Art. 8 Abs. 1–2, Stand 7. Juli 2025: fedlex.admin.ch, abgerufen am 27.10.2026.
Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand der Informationen: 27.10.2026.