Boîtes e-mail sur son domaine : les points à clarifier

Une adresse comme info@votreentreprise.ch inspire plus de confiance qu’une adresse chez un fournisseur de messagerie gratuit, et elle appartient à l’entreprise, pas à la personne. Celui qui veut mettre en place des boîtes e-mail sur son propre domaine se heurte toutefois à des questions qui dépassent la technique : qui lit quelle adresse ? Que deviennent les anciens e-mails ? Et qui peut accéder à une boîte en cas d’absence ? Ce guide montre ce que les PME devraient clarifier au préalable pour que le changement se passe sans message perdu.

Pourquoi un domaine propre pour l’e-mail

L’adresse porte le nom de votre entreprise et reste joignable même lorsqu’une collaboratrice quitte l’entreprise : c’est l’entreprise qui décide de ce qu’il advient de la boîte. Avec un domaine unique pour le site et l’e-mail, vos clientes et clients reconnaissent vos messages au premier coup d’œil et les fraudeurs ont plus de mal à imiter votre entreprise. De plus, vous déterminez où se trouvent les données et qui y a accès, au lieu de le laisser à un compte privé.

Une boîte aux lettres est cependant aussi un moyen d’exploitation qui demande à être entretenu : le stockage, les accès et les redirections doivent être gérés, quelqu’un est responsable, et il faut une règle en cas de départ.

Boîtes personnelles et boîtes partagées

Distinguez deux types d’adresses :

Type	Exemple	Qui lit	Usage typique
Personnelle	prenom.nom@...	Une personne, au besoin une suppléance expressément désignée	Affaires courantes, correspondance directe
Partagée (adresse de rôle)	info@..., offre@..., comptabilite@...	Plusieurs personnes avec des rôles clairs	Demandes, factures, candidatures

Type: Personnelle
Exemple: prenom.nom@...
Qui lit: Une personne, au besoin une suppléance expressément désignée
Usage typique: Affaires courantes, correspondance directe

Type: Partagée (adresse de rôle)
Exemple: info@..., offre@..., comptabilite@...
Qui lit: Plusieurs personnes avec des rôles clairs
Usage typique: Demandes, factures, candidatures

Les boîtes personnelles sont confidentielles. Les boîtes partagées exigent des règles claires : qui répond, qui voit en lecture, et comment reconnaître qu’une demande est déjà en cours de traitement ? Sans ces règles, des demandes restent en suspens ou reçoivent deux réponses. Le guide Traiter les demandes clients montre comment organiser de manière fiable les demandes de clients par e-mail.

Alias et redirections

Toutes les adresses n’ont pas besoin de leur propre boîte. Un alias est une adresse supplémentaire qui distribue dans une boîte existante. On peut ainsi faire pointer contact@ sur info@ sans que personne ait à lire deux boîtes. Une redirection envoie les messages entrants à une autre adresse, y compris en dehors du domaine. Les deux conviennent pour des adresses qui figurent sur des imprimés, des véhicules ou d’anciennes cartes de visite et que vous ne voulez pas abandonner. Pour les redirections vers l’extérieur, vérifiez la protection des données : les messages quittent alors votre système.

Accès, suppléance et protection des données

La loi sur la protection des données (LPD) exige à l’art. 8, al. 1, que le responsable garantisse, par des mesures techniques et organisationnelles appropriées, une sécurité des données adaptée au risque. Pour les boîtes e-mail, cela signifie concrètement :

accès réservé aux personnes autorisées, documenté
suppléances fixées expressément, pas par transmission de mots de passe
mots de passe forts et uniques et, si possible, accès séparés par appareil
règle pour les départs et les absences : qui peut lire la boîte, et pour combien de temps ?
enregistrement des accès aux boîtes partagées

Les boîtes du personnel et celles qui reçoivent des candidatures sont particulièrement sensibles. Restreignez ici très étroitement le cercle des personnes autorisées. Pour la conservation à long terme des e-mails importants pour l’entreprise, lisez le guide Archiver les e-mails.

Mobile, Outlook et accès par appareil

Beaucoup de personnes ne lisent pas leurs e-mails seulement au poste de travail. Pour un programme de messagerie sur mobile ou sur ordinateur, il faut en général un accès avec nom d’utilisateur et mot de passe. Il est judicieux d’utiliser un mot de passe propre pour chaque appareil. Ainsi, un téléphone perdu peut être bloqué sans déranger tous les autres appareils, et un mot de passe n’a jamais à être utilisé plusieurs fois. Ne transmettez jamais des données d’accès par e-mail et ne les saisissez pas non plus dans un chat IA.

Les entrées DNS : MX, SPF, DKIM, DMARC

Pour que vos e-mails arrivent et ne soient pas pris pour des faux, le domaine a besoin de plusieurs entrées dans le DNS :

MX détermine quel serveur de messagerie accepte vos messages entrants. Si cette entrée change, la réception change.
SPF (RFC 7208) nomme les serveurs autorisés à envoyer pour votre domaine.
DKIM signe les messages sortants afin que les destinataires remarquent des modifications.
DMARC (RFC 7489) détermine ce que les destinataires font des messages qui échouent à SPF ou à DKIM, et fournit des rapports.

Règle de base : il n’y a qu’une seule entrée SPF par domaine. Celui qui utilise plusieurs services les réunit dans cette unique entrée. Notez aussi qu’une entrée d’apparence correcte ne dit encore rien de la distribution. Contrôlez en plus le trafic de messagerie avec de vrais messages de test envoyés à plusieurs fournisseurs.

Reprendre les anciennes boîtes

La partie la plus délicate est la reprise des messages existants. Un ordre éprouvé :

Inventaire : lister toutes les boîtes, alias, redirections et messages d’absence, y compris les oubliés comme les adresses de scanner.
Créer les nouvelles boîtes avant de modifier quoi que ce soit au MX.
Copier les anciens messages, ne pas les déplacer, et comparer le nombre et des échantillons.
Modifier MX et autres entrées dès que tout est prêt.
Envoyer des messages de test à chaque adresse et vérifier la réponse.
Garder encore un moment l’ancien système, jusqu’à ce qu’il soit sûr que plus rien n’y arrive.

Lors d’un déménagement de toute l’entreprise, l’exhaustivité compte : si une seule boîte reste chez l’ancien fournisseur, le domaine doit fonctionner avec deux systèmes et la responsabilité des problèmes de distribution devient floue. C’est pourquoi une règle courante veut que l’on tienne toutes les boîtes d’un domaine au même endroit, ou aucune.

Exemple pratique : Muster Gartenbau Waldmann AG

Muster Gartenbau Waldmann AG est une entreprise fictive de 14 collaborateurs. L’inventaire comprend 8 boîtes personnelles et 3 boîtes partagées (info@, offre@, comptabilite@), soit 11 boîtes au total, plus 2 alias figurant sur le marquage des véhicules. Cela fait 13 adresses.

Le directeur fixe : la boîte comptabilite@ est lue par la comptable et par lui-même comme suppléance expresse, offre@ est lue par deux personnes au bureau. Les alias renvoient vers info@. Les 11 boîtes sont toutes créées avant que les entrées de messagerie soient modifiées. Les collaborateurs copient leurs anciens messages et comparent le nombre par dossier. Le jour de la bascule, un matin tranquille, la responsable de bureau envoie un message de test à chacune des 13 adresses et contrôle que les 13 arrivent. Deux jours plus tard, elle vérifie si des messages arrivent encore dans l’ancien système. Ce n’est pas le cas, et l’ancien fournisseur est ensuite résilié. Les téléphones des collaborateurs du service externe reçoivent chacun un accès propre par appareil.

Checklist

Toutes les boîtes, alias, redirections et messages d’absence existants listés
Boîtes personnelles et partagées distinguées, responsabilités fixées
Suppléances expressément désignées, pas de mots de passe partagés
Règle de départ et d’absence consignée par écrit
Redirections vers l’extérieur contrôlées du point de vue de la protection des données
Nouvelles boîtes créées avant la modification des entrées de messagerie
Anciens messages copiés, nombre et échantillons comparés
SPF, DKIM et DMARC définis, une seule entrée SPF par domaine
Messages de test envoyés à chaque adresse et réponse obtenue
Accès par appareil séparés pour chaque mobile ou ordinateur
Ancien système éteint seulement après une période d’observation

La solution KMU | base

Avec Online | base, vous pouvez tenir des boîtes pour votre domaine et les lire dans KMU | base. Précision préalable : la mise à disposition sur votre domaine, c’est-à-dire les entrées de messagerie et la reprise des anciens messages, est accompagnée par notre équipe en étapes distinctes et contrôlées ; demandez-nous avant le début où nous en sommes et quel est votre calendrier. Le portail lui-même offre une planification qui vous permet de passer en revue à l’avance le domaine et les boîtes.

1. Toutes ou aucune. Pour un domaine, vous tenez soit toutes les boîtes chez nous, soit aucune. Ainsi le domaine fonctionne à un seul endroit, toutes les adresses sont configurées de la même manière et il n’y a pas de responsabilité partagée entre deux prestataires. Vous choisissez le nombre lors de la commande ; les conditions figurent sous Prix.

2. Boîtes personnelles et partagées. Seul le titulaire ainsi qu’une suppléance expressément désignée voient les boîtes personnelles. Les boîtes partagées avec rôles vérifient à nouveau les droits à chaque accès et tiennent un journal des accès. Des adresses supplémentaires comme info@ ou offre@ peuvent être tenues comme alias ou redirection.

3. Lire dans la centrale de messagerie. Vous lisez et répondez à vos e-mails directement dans KMU | base, dans la centrale de messagerie et dans les dossiers, si vous le souhaitez avec des propositions de réponse de l’IA. Vous n’avez pas besoin d’un webmail séparé. Les demandes du formulaire de contact de votre site apparaissent comme demande dans Sales | base.

4. Mobile et Outlook. Pour un programme de messagerie, vous créez un accès propre à l’appareil. Le mot de passe n’est affiché qu’une seule fois ; vous pouvez le renouveler ou le révoquer sans déranger d’autres appareils. Les données d’accès n’ont pas leur place dans le chat IA ; la gestion des appareils en est volontairement exclue.

5. Reprise accompagnée. Vous n’avez pas à nous donner d’anciens mots de passe. Vous copiez les messages existants de l’ancienne boîte vers la nouvelle dans un déroulement encadré, et nous comparons le nombre. Avant la bascule des entrées de messagerie, toutes les boîtes sont créées. Nous ne confirmons la distribution effective des e-mails qu’avec de vrais messages de test, pas à partir d’une seule entrée DNS correcte.

Ce qu’Online | base ne remplace pas : vous fixez les responsabilités, les suppléances et les règles de départ et de conservation. Nous ne donnons aucune garantie sur la distribution de chaque message. Pour la partie domaine, lisez le guide Déménager un domaine.

Plus d’informations sur le produit sur la page Online base. Consultez la démo ou ouvrez un compte d’essai. En cas de questions, nous vous aidons via la page Contact.

Sources

Loi fédérale sur la protection des données (LPD, DSG, RS 235.1), art. 8, al. 1 et 2, état au 7 juillet 2025 : fedlex.admin.ch, consulté le 04.11.2026.
IETF : RFC 7208, Sender Policy Framework (SPF), avril 2014 : rfc-editor.org, consulté le 04.11.2026.
IETF : RFC 7489, Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance (DMARC), mars 2015 : rfc-editor.org, consulté le 04.11.2026.

Ce guide ne remplace aucun conseil juridique ou fiscal. État des informations : 04.11.2026.

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