Archivage des e-mails en PME : obligations et mise en œuvre

La commande arrive par e-mail, la confirmation de commande repart par e-mail, et l’accord sur le prix figure quelque part dans l’échange. Pour beaucoup de PME, la boîte e-mail est de fait l’archive : personne ne l’a décidé, mais personne ne classe autrement les e-mails. Cela soulève des questions qu’un dirigeant pose rarement : dois-je conserver les e-mails ? Lesquels ? Combien de temps ? Et la boîte e-mail peut-elle seulement l’assurer ? Ce guide ordonne l’archivage des e-mails selon ce que dit réellement la loi et montre comment le mettre en œuvre sans perdre de vue les données personnelles.

Dois-je conserver les e-mails ?

La réponse est nuancée. L’art. 958f, al. 1, du code des obligations (CO, OR) exige de conserver pendant dix ans les livres et les pièces comptables ainsi que le rapport de gestion et le rapport de révision ; ce délai court à partir de la fin de l’exercice. Cet article ne connaît pas de catégorie « correspondance commerciale » : il n’impose donc pas de conserver chaque e-mail. L’obligation se rattache aux documents cités.

Ce n’est pas un blanc-seing. Premièrement, un e-mail peut être une pièce comptable (voir ci-dessous). Deuxièmement, la loi fédérale régissant la taxe sur la valeur ajoutée (LTVA, MWSTG) exige des assujettis qu’ils conservent dûment leurs livres comptables, pièces justificatives, papiers d’affaires et autres documents pertinents jusqu’à la prescription absolue de la créance fiscale ; l’art. 958f CO demeure réservé (art. 70, al. 2, LTVA). Le texte ne dit pas quels e-mails comptent parmi les papiers d’affaires ou autres documents pertinents ; consultez votre fiduciaire. Troisièmement, des contrats, d’autres lois ou votre intérêt à disposer de preuves peuvent suggérer une conservation plus longue ou plus large. Ces questions n’ont pas leur place ici.

Quand un e-mail est une pièce comptable

La notion est définie à l’art. 957a, al. 3, CO : une pièce comptable est tout document écrit, établi sur support papier, sur support électronique ou sous toute forme équivalente, qui permet la vérification de la transaction ou du fait qui est l’objet de l’enregistrement. Selon ce texte, ce n’est pas le format qui décide, mais la fonction. Un e-mail qui déclenche une commande, confirme une livraison ou fixe un prix sur lequel repose ensuite une facture peut être une pièce comptable. Un e-mail de fixation de rendez-vous ou une newsletter ne l’est en général pas.

Vous jugez d’après la transaction, non d’après l’expéditeur, si un e-mail est une pièce. Règle empirique de la pratique, non règle légale : si vous ne pouviez pas expliquer l’écriture sans cet e-mail, conservez-le. Le guide Traiter numériquement les factures fournisseurs présente le traitement correct des factures entrantes reçues par e-mail.

Ce que CO et Olico exigent de l’archive

Les livres et les pièces comptables peuvent être conservés sur support papier, sur support électronique ou sous toute forme équivalente, pour autant que le lien avec les transactions et les autres faits concernés soit garanti et que leur lecture reste possible en toutes circonstances (art. 958f, al. 3, CO). L’ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico, GeBüV) règle les détails. Points importants pour les e-mails :

Intégrité : selon l’art. 3 Olico, les pièces comptables doivent être saisies et conservées de manière à ne pas pouvoir être modifiées sans que la modification soit apparente.
Disponibilité : selon l’art. 6, al. 1, Olico, elles doivent pouvoir être consultées et contrôlées par une personne autorisée dans un délai raisonnable jusqu’à la fin du délai de conservation.
Inventaire et protection d’accès : selon l’art. 8 Olico, les informations doivent être inventoriées systématiquement et protégées contre les accès non autorisés ; les consultations et les accès sont enregistrés.
Documentation : selon l’art. 4, al. 1, Olico, l’organisation, les compétences, les procédures et l’infrastructure doivent être documentées dans des instructions de travail, selon la nature et la taille de l’entreprise, de façon que les livres et les pièces comptables puissent être compris.
Contrôle régulier : selon l’art. 10, al. 1, Olico, les supports d’information doivent être contrôlés régulièrement quant à leur intégrité et à leur lisibilité.

Le tableau d’ensemble est expliqué dans le guide Obligation de tenir une comptabilité en PME.

Pourquoi la boîte e-mail n’est pas une archive

Une boîte e-mail ordinaire sert à la distribution, non à la traçabilité. En règle générale, on peut déplacer, modifier ou supprimer des e-mails sans trace probante. Qui utilise une boîte e-mail comme archive de pièces doit clarifier deux choses. Premièrement : l’art. 9, al. 1, let. b, Olico pose pour les supports d’information modifiables des conditions supplémentaires, qui doivent toutes être remplies, entre autres des procédés techniques garantissant l’intégrité des informations enregistrées, un moment d’enregistrement prouvable sans possibilité de falsification et des procédures documentées avec protocoles conservés. Selon l’art. 9, al. 2, un support d’information est modifiable lorsque des informations enregistrées peuvent être modifiées ou supprimées sans que l’opération soit détectable sur le support. Ne supposez pas que votre boîte e-mail remplit ces conditions : clarifiez-le avec la fiduciaire ou la révision. Deuxièmement : lors du départ d’une personne, sa boîte e-mail est souvent désactivée ou supprimée, et les e-mails disparaissent avec elle. C’est un risque pratique, non une conséquence juridique.

Les e-mails contiennent des données personnelles : la LPD

Presque chaque e-mail contient des noms et des adresses e-mail, donc des indications qui se rapportent à une personne physique identifiée ou identifiable (art. 5, let. a, LPD). Le « traitement » comprend expressément, selon l’art. 5, let. d, LPD, aussi la conservation et l’archivage. Il en découle qu’une archive e-mail est soumise aux principes de l’art. 6 LPD : le traitement doit être conforme aux principes de la bonne foi et de la proportionnalité (al. 2), les données ne sont collectées que pour des finalités déterminées et reconnaissables, puis traitées de manière compatible avec elles (al. 3), et elles sont détruites ou anonymisées dès qu’elles ne sont plus nécessaires au regard des finalités du traitement (al. 4). S’y ajoute la sécurité des données : les responsables du traitement et les sous-traitants assurent, par des mesures organisationnelles et techniques appropriées, une sécurité adéquate des données par rapport au risque encouru (art. 8, al. 1, LPD). Et toute personne peut demander au responsable du traitement si des données personnelles la concernant sont traitées (art. 25, al. 1, LPD) ; une archive consultable facilite une telle réponse.

En pratique : archivez ce que vous pouvez justifier, non tout par précaution. Séparez ce qui n’a pas sa place dans l’archive générale, par exemple les candidatures et les autres e-mails du personnel. Et réglez dans une directive ce que les boîtes commerciales peuvent contenir. Ce sont des recommandations de la pratique.

Exemple pratique : Berger Metall AG

Berger Metall AG est une entreprise fictive de 25 collaborateurs à Musterstadt ; l’exercice correspond à l’année civile. Les commandes passent par les boîtes collectives « vente » et « achat ». À l’automne 2026, la directrice décide :

L’archive e-mail est activée.
Les deux boîtes collectives sont connectées ; la boîte de la responsable du personnel reste délibérément à l’écart.
Docu | base récupère les e-mails des années 2022 à 2026 lors de la première synchronisation dans les boîtes IMAP connectées ; les e-mails isolés plus anciens sont repris comme fichiers d’export.
Une directive précise : commandes, confirmations de commande et accords de prix passent par les boîtes collectives, non par des adresses privées.

Un e-mail du 12.03.2027 illustre l’effet. Un client commande 120 supports à CHF 155.00, soit CHF 18’600.00. L’e-mail déclenche la commande sur laquelle repose la facture ; c’est donc vraisemblablement une pièce comptable. Le délai court dès la fin de l’exercice 2027, le 31.12.2027, et dure dix ans jusqu’au 31.12.2037 (art. 958f, al. 1, CO). Un e-mail de rendez-vous du même jour, dans lequel un client demande seulement si quelqu’un est joignable jeudi, n’est pas une pièce. L’archive reprenant des boîtes entières, il s’y retrouve néanmoins. La directrice précise donc dans la directive que les boîtes collectives ne contiennent que des échanges professionnels, et vérifie avant l’échéance si les e-mails sans caractère de pièce doivent être supprimés plus tôt (art. 6, al. 4, LPD).

Checklist

Il est établi quels e-mails sont des pièces comptables (fonction, non format)
La fiduciaire ou la révision est associée à la question de la conservation des e-mails
Les boîtes qui sont archivées sont définies ; les e-mails RH et les candidatures sont exclus
L’archivage est inaltérable et avec journal d’accès
La durée de conservation est fixée (dix ans dès la fin de l’exercice pour les pièces selon l’art. 958f CO)
La procédure et les compétences sont documentées (art. 4 Olico)
L’intégrité et la lisibilité sont contrôlées régulièrement (art. 10 Olico)
Une directive sur l’utilisation des boîtes commerciales existe
La suppression après l’échéance du délai est réglée, avec validation par une deuxième personne
Collaborateurs sortants : la boîte e-mail est sauvegardée ou archivée avant sa suppression

La solution KMU | base

Dans Docu | base, l’archive e-mail est un domaine que vous activez ou désactivez vous-même. Voici le chemin.

1. Activer l’archive. Sous Plus › Archive e-mail, vous décidez si Docu | base archive les e-mails de manière conforme aux exigences de révision (« Activer »/« Désactiver »). La page requiert un droit d’administration pour Docu. Docu | base ne dépose pas dans l’archive e-mail générale les e-mails du domaine du personnel de KMU | base, par exemple les candidatures de HR | base. En revanche, tout ce qui se trouve dans une boîte connectée ou un fichier importé est archivé intégralement. Ne connectez donc pas de boîtes contenant des candidatures ou des e-mails du personnel.

2. Importer des e-mails. Vous reprenez des e-mails isolés (.eml) ou des boîtes entières (.mbox) à partir de fichiers, jusqu’à 25 Mo par import. Docu | base reprend les e-mails inchangés, détecte les doublons et archive immédiatement. Pour les fonds plus importants, utilisez une boîte IMAP.

3. Connecter des boîtes. Sous « Ajouter une boîte », vous saisissez la désignation, le serveur IMAP, le port, le nom d’utilisateur, le mot de passe et les dossiers (valeur par défaut « INBOX, Sent »). Le mot de passe est enregistré chiffré. Docu | base ne fait que lire la boîte, il n’y déplace ni ne supprime rien. La synchronisation s’exécute d’un clic (« Synchroniser maintenant ») et en plus automatiquement chaque nuit.

4. Archiver, retrouver, prouver. Chaque e-mail devient une entrée d’archive propre et inaltérable avec le message original, ses en-têtes et ses pièces jointes. Une somme de contrôle (SHA-256) par fichier et une chaîne de hachage sur les entrées et le journal aident à prouver que l’e-mail et le journal d’accès n’ont pas été modifiés depuis le dépôt. Lectures, téléchargements et accès refusés sont journalisés en chaîne. La recherche en texte intégral retrouve les e-mails par contenu et indications. Les e-mails entrent dans la classe de conservation « E-mail » ; Docu | base propose dix ans dès la fin de l’exercice. Le programme ne juge pas si un e-mail est soumis à conservation : cela reste votre décision.

5. Supprimer avec une deuxième personne. Vous ne supprimez des documents échus que sur demande, qu’une deuxième personne valide ou refuse. Une suppression anticipée n’est possible qu’avec un motif juridique (demande de suppression selon la LPD, révocation, finalité disparue ou erreur de classement) et jamais pour les classes avec délai légal. Docu | base ne tient pas la classe « E-mail » pour un délai légal. Avant de supprimer un e-mail par anticipation, vérifiez donc vous-même s’il s’agit d’une pièce comptable au sens de l’art. 958f CO.

6. Documenter la procédure. Pour la documentation selon l’art. 4 Olico, vous remplissez votre partie du modèle, déposez des versions avec date de validité et les téléchargez en PDF.

Ce que Docu | base ne fait pas : il reprend des e-mails à partir de fichiers et de boîtes IMAP ; l’archivage automatique de chaque e-mail à l’envoi ne fait pas partie de l’offre actuelle. Le programme ne décide pas quels e-mails sont des pièces comptables et ne bloque pas de lui-même la suppression anticipée de pièces de la classe « E-mail ». Et une archive n’est pas une preuve de conformité : vous appréciez avec la fiduciaire ou la révision si l’ensemble de votre procédure satisfait à l’Olico.

Pour l’essayer vous-même, consultez la démo ou ouvrez un compte d’essai. En cas de questions, nous vous aidons via la page Contact. Les conditions actuelles figurent sous Tarifs.

Sources

Code des obligations (CO, OR, RS 220), art. 957a, al. 3, et art. 958f, al. 1 et 3, état au 1er octobre 2026 : fedlex.admin.ch, consulté le 27.10.2026.
Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico, GeBüV, RS 221.431), art. 3, 4, al. 1, 6, al. 1, 8, 9, al. 1 et 2, 10, al. 1, état au 1er janvier 2013 : fedlex.admin.ch, consulté le 27.10.2026.
Loi fédérale régissant la taxe sur la valeur ajoutée (LTVA, MWSTG, RS 641.20), art. 70, al. 2, état au 31 mars 2025 : fedlex.admin.ch, consulté le 27.10.2026.
Loi fédérale sur la protection des données (LPD, DSG, RS 235.1), art. 5, let. a et d, art. 6, al. 2 à 4, art. 8, al. 1, et art. 25, al. 1, état au 7 juillet 2025 : fedlex.admin.ch, consulté le 27.10.2026.

Ce guide ne remplace aucun conseil juridique ou fiscal. État des informations : 27.10.2026.

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