Eine Adresse wie info@ihrefirma.ch wirkt vertrauenswürdiger als eine Adresse bei einem kostenlosen Mailanbieter, und sie gehört der Firma, nicht der einzelnen Person. Wer E-Mail-Postfächer auf der eigenen Domain einrichten will, steht aber vor Fragen, die über die Technik hinausgehen: Wer liest welche Adresse? Was passiert mit den alten Mails? Und wer darf bei Abwesenheit auf ein Postfach zugreifen? Dieser Ratgeber zeigt, was KMU vorab klären sollten, damit der Wechsel ohne verlorene Nachrichten gelingt.
Warum eine eigene Domain für E-Mail
Die Adresse trägt Ihren Firmennamen und bleibt auch dann erreichbar, wenn eine Mitarbeiterin die Firma verlässt: Die Firma entscheidet, was mit dem Postfach geschieht. Mit einer einheitlichen Domain für Website und E-Mail erkennen Kundinnen und Kunden Ihre Nachrichten auf Anhieb und Betrüger haben es schwerer, Ihre Firma nachzuahmen. Dazu kommt, dass Sie bestimmen, wo die Daten liegen und wer Zugriff hat, statt das einem privaten Konto zu überlassen.
Ein Postfach ist aber auch ein Betriebsmittel, das gepflegt werden will: Speicher, Zugänge und Weiterleitungen müssen verwaltet werden, jemand ist verantwortlich, und beim Austritt braucht es eine Regel.
Persönliche und gemeinsame Postfächer
Unterscheiden Sie zwei Arten von Adressen:
| Art | Beispiel | Wer liest | Typischer Zweck |
|---|---|---|---|
| Persönlich | vorname.nachname@... | Eine Person, bei Bedarf eine ausdrücklich bestimmte Vertretung | Tagesgeschäft, direkte Korrespondenz |
| Gemeinsam (Rollenadresse) | info@..., offerte@..., buchhaltung@... | Mehrere Personen mit klaren Rollen | Anfragen, Rechnungen, Bewerbungen |
- Art
- Persönlich
- Beispiel
- vorname.nachname@...
- Wer liest
- Eine Person, bei Bedarf eine ausdrücklich bestimmte Vertretung
- Typischer Zweck
- Tagesgeschäft, direkte Korrespondenz
- Art
- Gemeinsam (Rollenadresse)
- Beispiel
- info@..., offerte@..., buchhaltung@...
- Wer liest
- Mehrere Personen mit klaren Rollen
- Typischer Zweck
- Anfragen, Rechnungen, Bewerbungen
Persönliche Postfächer sind vertraulich. Gemeinsame Postfächer brauchen klare Regeln: Wer antwortet, wer sieht mit, und wie erkennt man, dass eine Anfrage schon bearbeitet wird? Ohne diese Regeln bleiben Anfragen liegen oder werden doppelt beantwortet. Wie Sie Kundenanfragen per Mail zuverlässig organisieren, zeigt der Ratgeber Kundenanfragen bearbeiten.
Aliase und Weiterleitungen
Nicht jede Adresse braucht ein eigenes Postfach. Ein Alias ist eine weitere Adresse, die in ein bestehendes Postfach zustellt. So lässt sich kontakt@ auf info@ legen, ohne dass jemand zwei Postfächer lesen muss. Eine Weiterleitung schickt eingehende Nachrichten an eine andere Adresse, auch ausserhalb der Domain. Beides eignet sich für Adressen, die auf Drucksachen, Fahrzeugen oder alten Visitenkarten stehen und die Sie nicht aufgeben wollen. Prüfen Sie bei Weiterleitungen nach extern den Datenschutz: Nachrichten verlassen dann Ihr System.
Zugriff, Vertretung und Datenschutz
Das Datenschutzgesetz (DSG) verlangt in Art. 8 Abs. 1, dass der Verantwortliche durch geeignete technische und organisatorische Massnahmen eine dem Risiko angemessene Datensicherheit gewährleistet. Für Mailpostfächer heisst das konkret:
- Zugriff nur für berechtigte Personen, dokumentiert
- Vertretungen ausdrücklich festlegen, nicht durch Passwortweitergabe
- Starke, einmalige Passwörter und, wo möglich, getrennte Zugänge pro Gerät
- Regel für Austritt und Abwesenheit: Wer darf das Postfach lesen, und für wie lange?
- Aufzeichnung der Zugriffe auf gemeinsame Postfächer
Besonders heikel sind Personalpostfächer und Postfächer mit Bewerbungen. Setzen Sie hier den Kreis der Berechtigten besonders eng. Zur langfristigen Aufbewahrung geschäftsrelevanter Mails lesen Sie den Ratgeber E-Mails archivieren.
Handy, Outlook und Gerätezugänge
Viele lesen Mails nicht nur am Arbeitsplatz. Für ein Mailprogramm auf dem Handy oder Computer braucht es in der Regel einen Zugang mit Benutzername und Passwort. Sinnvoll ist es, für jedes Gerät ein eigenes Passwort zu verwenden. So lässt sich ein verlorenes Telefon sperren, ohne alle anderen Geräte zu stören, und ein Passwort muss nie mehrfach verwendet werden. Geben Sie Zugangsdaten nie per Mail weiter und tippen Sie sie auch nicht in einen KI-Chat.
Die Einträge im DNS: MX, SPF, DKIM, DMARC
Damit Ihre Mails ankommen und nicht als Fälschung gelten, braucht die Domain mehrere Einträge im DNS:
- MX legt fest, welcher Mailserver Ihre eingehenden Nachrichten annimmt. Ändert sich dieser Eintrag, wechselt der Empfang.
- SPF (RFC 7208) nennt die Server, die für Ihre Domain senden dürfen.
- DKIM signiert ausgehende Nachrichten, damit Empfänger Veränderungen erkennen.
- DMARC (RFC 7489) legt fest, was Empfänger mit Nachrichten tun, die SPF oder DKIM nicht bestehen, und liefert Berichte.
Grundregel: Pro Domain gibt es genau einen Eintrag für SPF. Wer mehrere Dienste verwendet, fasst sie in diesem einen Eintrag zusammen. Beachten Sie auch, dass ein korrekt aussehender Eintrag noch nichts über die Zustellung aussagt. Prüfen Sie den Mailverkehr zusätzlich mit echten Testnachrichten an mehrere Anbieter.
Alte Postfächer umziehen
Der heikelste Teil ist der Umzug der bisherigen Nachrichten. Eine bewährte Reihenfolge:
- Inventar: alle Postfächer, Aliase, Weiterleitungen und Abwesenheitsmeldungen auflisten, auch vergessene wie Scanner-Adressen.
- Neue Postfächer anlegen, bevor am MX etwas geändert wird.
- Alte Nachrichten kopieren, nicht verschieben, und Anzahl und Stichproben vergleichen.
- MX und weitere Einträge umstellen, sobald alles bereit ist.
- Testmails an jede Adresse senden und die Antwort prüfen.
- Altes System noch eine Weile behalten, bis sicher ist, dass nichts mehr dort eintrifft.
Bei einem Umzug der gesamten Firma zählt Vollständigkeit: Bleibt ein einzelnes Postfach beim alten Anbieter, muss die Domain mit zwei Systemen zusammenspielen, und die Zuständigkeit für Zustellprobleme wird unklar. Deshalb ist es eine verbreitete Regel, entweder alle Postfächer einer Domain am selben Ort zu führen oder keines.
Praxisbeispiel: Muster Gartenbau Waldmann AG
Die Muster Gartenbau Waldmann AG ist ein erfundener Betrieb mit 14 Mitarbeitenden. Im Inventar stehen 8 persönliche Postfächer und 3 gemeinsame (info@, offerte@, buchhaltung@), zusammen 11 Postfächer, dazu 2 Aliase, die auf Fahrzeugbeschriftungen stehen. Das sind 13 Adressen.
Der Geschäftsführer legt fest: Das Postfach buchhaltung@ lesen die Buchhalterin und er als ausdrückliche Vertretung, offerte@ lesen zwei Personen im Büro. Die Aliase leiten auf info@. Alle 11 Postfächer werden angelegt, bevor die Mail-Einträge geändert werden. Die Mitarbeitenden kopieren ihre alten Nachrichten und vergleichen die Anzahl je Ordner. Am Umschalttag an einem ruhigen Morgen schickt die Büroleiterin eine Testnachricht an jede der 13 Adressen und kontrolliert, dass alle 13 ankommen. Zwei Tage später prüft sie, ob im alten System noch Nachrichten eintreffen. Das ist nicht der Fall, und der alte Anbieter wird danach gekündigt. Die Handys der Aussendienstmitarbeitenden erhalten je einen eigenen Gerätezugang.
Checkliste
- Alle bestehenden Postfächer, Aliase, Weiterleitungen und Abwesenheitsmeldungen aufgelistet
- Persönliche und gemeinsame Postfächer unterschieden, Zuständigkeiten festgelegt
- Vertretungen ausdrücklich bestimmt, keine geteilten Passwörter
- Regel für Austritt und Abwesenheit schriftlich festgehalten
- Weiterleitungen nach extern auf Datenschutz geprüft
- Neue Postfächer angelegt, bevor die Mail-Einträge geändert werden
- Alte Nachrichten kopiert, Anzahl und Stichproben verglichen
- SPF, DKIM und DMARC gesetzt, genau ein SPF-Eintrag je Domain
- Testnachrichten an jede Adresse gesendet und beantwortet
- Gerätezugänge pro Handy oder Computer getrennt
- Altes System erst nach einer Beobachtungszeit abgeschaltet
So löst es KMU | base
Mit Online | base können Sie Postfächer für Ihre Domain führen und in KMU | base lesen. Zur Einordnung vorab: Die Bereitstellung auf Ihrer Domain, also Mail-Einträge und Umzug der alten Nachrichten, begleitet unser Team in einzelnen, kontrollierten Schritten; fragen Sie uns vor dem Start nach dem aktuellen Stand und Ihrem Zeitplan. Das Portal selbst bietet eine Planung, mit der Sie Domain und Postfächer vorab durchspielen können.
1. Alle oder keines. Für eine Domain führen Sie entweder alle Postfächer bei uns oder keines. So läuft die Domain an einem Ort, alle Adressen sind gleich eingerichtet, und es gibt keine geteilte Zuständigkeit zwischen zwei Anbietern. Die Anzahl wählen Sie bei der Bestellung; die Konditionen stehen unter Preise.
2. Persönliche und gemeinsame Postfächer. Persönliche Postfächer sehen nur die Inhaberin oder der Inhaber sowie eine ausdrücklich bestimmte Vertretung. Gemeinsame Postfächer mit Rollen prüfen die Rechte bei jedem Zugriff erneut und führen ein Zugriffsprotokoll. Zusätzliche Adressen wie info@ oder offerte@ lassen sich als Alias oder Weiterleitung führen.
3. Lesen in der Mail-Zentrale. Sie lesen und beantworten Ihre Mails direkt in KMU | base, in der Mail-Zentrale und in den Dossiers, auf Wunsch mit KI-Antwortvorschlägen. Ein separates Webmail brauchen Sie nicht. Anfragen aus dem Kontaktformular Ihrer Website erscheinen als Anfrage in Sales | base.
4. Handy und Outlook. Für ein Mailprogramm erzeugen Sie einen eigenen Gerätezugang. Das Passwort wird nur einmal angezeigt; Sie können es erneuern oder widerrufen, ohne andere Geräte zu stören. Zugangsdaten gehören nicht in den KI-Chat; die Geräteverwaltung ist bewusst davon ausgenommen.
5. Umzug begleitet. Alte Passwörter müssen Sie uns nicht geben. Die bisherigen Nachrichten kopieren Sie in einem betreuten Ablauf von Ihrem alten ins neue Postfach, wir vergleichen die Anzahl. Vor dem Umschalten der Mail-Einträge sind alle Postfächer angelegt. Ob Mails tatsächlich zugestellt werden, bestätigen wir erst mit echten Testnachrichten, nicht allein aus einem korrekten DNS-Eintrag.
Was Online | base nicht ersetzt: Die Zuständigkeiten, Vertretungen und Regeln für Austritt und Aufbewahrung legen Sie fest. Zusagen zur Zustellung jeder einzelnen Nachricht geben wir nicht. Zum Domain-Teil lesen Sie den Ratgeber Domain umziehen.
Mehr zum Produkt auf der Seite Online base. Sehen Sie sich die Demo an oder eröffnen Sie ein Testkonto. Bei Fragen helfen wir Ihnen über die Kontaktseite weiter.
Quellen
- Datenschutzgesetz (DSG, SR 235.1), Art. 8 Abs. 1–2, Stand 7. Juli 2025: fedlex.admin.ch, abgerufen am 04.11.2026.
- IETF: RFC 7208, Sender Policy Framework (SPF), April 2014: rfc-editor.org, abgerufen am 04.11.2026.
- IETF: RFC 7489, Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance (DMARC), März 2015: rfc-editor.org, abgerufen am 04.11.2026.
Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand der Informationen: 04.11.2026.