Un indirizzo come info@vostraazienda.ch ispira più fiducia di un indirizzo presso un fornitore di posta gratuito, e appartiene all’azienda, non alla singola persona. Chi vuole configurare caselle e-mail sul proprio dominio si trova però di fronte a domande che vanno oltre la tecnica: chi legge quale indirizzo? Che cosa succede alle vecchie e-mail? E chi può accedere a una casella in caso di assenza? Questa guida mostra che cosa le PMI dovrebbero chiarire in anticipo perché il cambio riesca senza messaggi persi.
Perché un dominio proprio per l’e-mail
L’indirizzo porta il nome della vostra azienda e rimane raggiungibile anche quando una collaboratrice lascia l’azienda: è l’azienda a decidere che cosa succede alla casella. Con un dominio unico per sito ed e-mail, le clienti e i clienti riconoscono subito i vostri messaggi e ai truffatori riesce più difficile imitare la vostra azienda. Inoltre decidete voi dove si trovano i dati e chi vi ha accesso, invece di lasciarlo a un conto privato.
Una casella di posta è però anche un mezzo di esercizio che va curato: spazio, accessi e inoltri devono essere gestiti, qualcuno è responsabile e in caso di uscita serve una regola.
Caselle personali e condivise
Distinguete due tipi di indirizzi:
| Tipo | Esempio | Chi legge | Scopo tipico |
|---|---|---|---|
| Personale | nome.cognome@... | Una persona, se necessario una sostituzione espressamente designata | Attività quotidiana, corrispondenza diretta |
| Condiviso (indirizzo di ruolo) | info@..., offerta@..., contabilita@... | Più persone con ruoli chiari | Richieste, fatture, candidature |
- Tipo
- Personale
- Esempio
- nome.cognome@...
- Chi legge
- Una persona, se necessario una sostituzione espressamente designata
- Scopo tipico
- Attività quotidiana, corrispondenza diretta
- Tipo
- Condiviso (indirizzo di ruolo)
- Esempio
- info@..., offerta@..., contabilita@...
- Chi legge
- Più persone con ruoli chiari
- Scopo tipico
- Richieste, fatture, candidature
Le caselle personali sono riservate. Le caselle condivise richiedono regole chiare: chi risponde, chi vede in lettura e come si riconosce che una richiesta è già in elaborazione? Senza queste regole le richieste restano ferme o ricevono due risposte. Come organizzare in modo affidabile le richieste dei clienti per e-mail lo mostra la guida Gestire le richieste dei clienti.
Alias e inoltri
Non ogni indirizzo ha bisogno di una propria casella. Un alias è un ulteriore indirizzo che recapita in una casella esistente. Così contatto@ può essere indirizzato a info@ senza che nessuno debba leggere due caselle. Un inoltro invia i messaggi in arrivo a un altro indirizzo, anche fuori dal dominio. Entrambi si prestano a indirizzi che compaiono su stampati, veicoli o vecchi biglietti da visita e che non volete abbandonare. Per gli inoltri verso l’esterno verificate la protezione dei dati: i messaggi lasciano allora il vostro sistema.
Accesso, sostituzione e protezione dei dati
La legge sulla protezione dei dati (LPD) richiede all’art. 8 cpv. 1 che il responsabile garantisca, con misure tecniche e organizzative appropriate, una sicurezza dei dati adeguata al rischio. Per le caselle di posta ciò significa concretamente:
- accesso solo per le persone autorizzate, documentato
- sostituzioni stabilite espressamente, non tramite la comunicazione di password
- password forti e univoche e, dove possibile, accessi separati per dispositivo
- regola per uscite e assenze: chi può leggere la casella e per quanto tempo?
- registrazione degli accessi alle caselle condivise
Particolarmente delicate sono le caselle del personale e quelle con candidature. Restringete qui il più possibile la cerchia degli autorizzati. Per la conservazione a lungo termine delle e-mail rilevanti per l’azienda leggete la guida Archiviare le e-mail.
Smartphone, Outlook e accessi per dispositivo
Molte persone non leggono la posta solo alla postazione di lavoro. Per un programma di posta su smartphone o computer serve di regola un accesso con nome utente e password. È sensato usare una password propria per ogni dispositivo. Così un telefono smarrito può essere bloccato senza disturbare tutti gli altri dispositivi, e una password non deve mai essere usata più volte. Non comunicate mai i dati di accesso per e-mail e non inseriteli nemmeno in una chat IA.
Le voci nel DNS: MX, SPF, DKIM, DMARC
Perché le vostre e-mail arrivino e non vengano considerate falsificazioni, il dominio ha bisogno di più voci nel DNS:
- MX stabilisce quale server di posta accetta i vostri messaggi in arrivo. Se questa voce cambia, cambia la ricezione.
- SPF (RFC 7208) indica i server autorizzati a inviare per il vostro dominio.
- DKIM firma i messaggi in uscita, affinché i destinatari riconoscano eventuali modifiche.
- DMARC (RFC 7489) stabilisce che cosa i destinatari fanno con i messaggi che non superano SPF o DKIM e fornisce rapporti.
Regola di base: per dominio c’è esattamente una voce SPF. Chi usa più servizi li riunisce in questa unica voce. Tenete presente anche che una voce dall’aspetto corretto non dice ancora nulla sul recapito. Controllate inoltre il traffico di posta con veri messaggi di prova a più fornitori.
Trasferire le vecchie caselle
La parte più delicata è il trasferimento dei messaggi esistenti. Un ordine collaudato:
- Inventario: elencare tutte le caselle, gli alias, gli inoltri e i messaggi di assenza, anche quelli dimenticati come gli indirizzi dello scanner.
- Creare le nuove caselle prima di modificare qualcosa nel MX.
- Copiare i vecchi messaggi, non spostarli, e confrontare numero e campioni.
- Modificare MX e altre voci non appena tutto è pronto.
- Inviare messaggi di prova a ogni indirizzo e verificare la risposta.
- Tenere ancora per un po’ il vecchio sistema, finché non è certo che lì non arriva più nulla.
In un trasferimento dell’intera azienda conta la completezza: se una singola casella resta presso il vecchio fornitore, il dominio deve funzionare con due sistemi e la responsabilità per i problemi di recapito diventa poco chiara. Per questo una regola diffusa è tenere tutte le caselle di un dominio nello stesso luogo, oppure nessuna.
Esempio pratico: Muster Gartenbau Waldmann AG
La Muster Gartenbau Waldmann AG è un’azienda inventata con 14 collaboratori. Nell’inventario figurano 8 caselle personali e 3 condivise (info@, offerta@, contabilita@), in tutto 11 caselle, più 2 alias che compaiono sulle scritte dei veicoli. Sono 13 indirizzi.
Il direttore stabilisce: la casella contabilita@ la leggono la contabile e lui stesso come sostituzione espressa, offerta@ la leggono due persone in ufficio. Gli alias portano a info@. Tutte e 11 le caselle vengono create prima che le voci di posta siano modificate. I collaboratori copiano i loro vecchi messaggi e confrontano il numero per cartella. Il giorno del passaggio, in una tranquilla mattina, la responsabile d’ufficio invia un messaggio di prova a ciascuno dei 13 indirizzi e controlla che arrivino tutti e 13. Due giorni dopo verifica se nel vecchio sistema arrivano ancora messaggi. Non è così, e il vecchio fornitore viene poi disdetto. Gli smartphone dei collaboratori del servizio esterno ricevono ciascuno un proprio accesso per dispositivo.
Checklist
- Tutte le caselle, gli alias, gli inoltri e i messaggi di assenza esistenti elencati
- Caselle personali e condivise distinte, competenze stabilite
- Sostituzioni espressamente designate, nessuna password condivisa
- Regola per uscita e assenza fissata per iscritto
- Inoltri verso l’esterno verificati sotto il profilo della protezione dei dati
- Nuove caselle create prima di modificare le voci di posta
- Vecchi messaggi copiati, numero e campioni confrontati
- SPF, DKIM e DMARC impostati, una sola voce SPF per dominio
- Messaggi di prova inviati a ogni indirizzo e risposta ottenuta
- Accessi per dispositivo separati per ogni smartphone o computer
- Vecchio sistema spento solo dopo un periodo di osservazione
La soluzione KMU | base
Con Online | base potete tenere caselle per il vostro dominio e leggerle in KMU | base. Precisazione preliminare: la messa a disposizione sul vostro dominio, cioè le voci di posta e il trasferimento dei vecchi messaggi, è accompagnata dal nostro team in singoli passi controllati; chiedeteci prima dell’avvio lo stato attuale e il vostro calendario. Il portale stesso offre una pianificazione con cui potete simulare in anticipo dominio e caselle.
1. Tutte o nessuna. Per un dominio tenete o tutte le caselle presso di noi o nessuna. Così il dominio funziona in un solo luogo, tutti gli indirizzi sono configurati allo stesso modo e non c’è responsabilità condivisa tra due fornitori. Il numero lo scegliete all’ordinazione; le condizioni si trovano sotto Prezzi.
2. Caselle personali e condivise. Le caselle personali le vedono solo il titolare e una sostituzione espressamente designata. Le caselle condivise con ruoli verificano di nuovo i diritti a ogni accesso e tengono un registro degli accessi. Indirizzi aggiuntivi come info@ o offerta@ possono essere tenuti come alias o inoltro.
3. Leggere nella centrale di posta. Leggete e rispondete alle vostre e-mail direttamente in KMU | base, nella centrale di posta e nei dossier, se volete con proposte di risposta dell’IA. Non serve un webmail separato. Le richieste dal modulo di contatto del vostro sito compaiono come richiesta in Sales | base.
4. Smartphone e Outlook. Per un programma di posta create un accesso proprio per dispositivo. La password viene mostrata una sola volta; potete rinnovarla o revocarla senza disturbare altri dispositivi. I dati di accesso non appartengono alla chat IA; la gestione dei dispositivi ne è volutamente esclusa.
5. Trasferimento accompagnato. Non dovete darci vecchie password. I messaggi esistenti li copiate dalla vecchia alla nuova casella in una procedura assistita, e noi confrontiamo il numero. Prima del passaggio delle voci di posta tutte le caselle sono create. L’effettivo recapito delle e-mail lo confermiamo solo con veri messaggi di prova, non in base a una sola voce DNS corretta.
Ciò che Online | base non sostituisce: competenze, sostituzioni e regole per uscita e conservazione le stabilite voi. Non diamo garanzie sul recapito di ogni singolo messaggio. Per la parte del dominio leggete la guida Trasferire il dominio.
Altre informazioni sul prodotto nella pagina Online base. Guardate la demo o aprite un conto di prova. In caso di domande vi aiutiamo tramite la pagina Contatto.
Fonti
- Legge federale sulla protezione dei dati (LPD; DSG, RS 235.1), art. 8 cpv. 1 e 2, stato 7 luglio 2025: fedlex.admin.ch, consultato il 04.11.2026.
- IETF: RFC 7208, Sender Policy Framework (SPF), aprile 2014: rfc-editor.org, consultato il 04.11.2026.
- IETF: RFC 7489, Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance (DMARC), marzo 2015: rfc-editor.org, consultato il 04.11.2026.
Questa guida non sostituisce una consulenza legale o fiscale. Stato delle informazioni: 04.11.2026.