Qui peut travailler à la presse, conduire le chariot élévateur, traiter les données de la clientèle ? Tant que l’entreprise est petite, on le sait par cœur. Au plus tard avec le dixième collaborateur, le travail par équipes ou un audit, la mémoire ne suffit plus. Une matrice de qualification montre ce que chaque fonction doit savoir faire et ce que les personnes savent faire, preuves à l’appui. Ce guide montre comment la construire, en déduire des formations et tenir les preuves pour que les lacunes se remarquent tôt.
Ce qu’est une matrice de qualification
La matrice est un tableau. Les lignes sont les personnes, les colonnes les qualifications, par exemple « Autorisation de cariste », « Premiers secours » ou « Instruction en protection incendie ». Chaque case montre l’état : la preuve existe-t-elle, jusqu’à quand est-elle valable, manque-t-elle ? Deux choses distinguent une matrice d’une simple liste de participants. Premièrement, il y a un état requis : pour chaque fonction, on a fixé quelles qualifications sont exigées ou recommandées. Deuxièmement, elle montre l’état réel, soit les preuves de chaque personne avec leur date de validité.
L’écart entre état requis et état réel fait apparaître le besoin de formation. La matrice n’est donc pas un document pour le classeur, mais un instrument de pilotage : vous voyez d’un coup d’œil les lacunes et ce qui arrive à échéance dans les prochaines semaines.
Ce que demandent ISO 9001 et la loi
ISO 9001. Si votre entreprise travaille selon ISO 9001 ou vise la certification, le chapitre 7.2 (« Competence » en anglais, « Compétences » en français) est la référence. Par analogie, il s’agit de déterminer la compétence nécessaire des personnes dont l’activité influence la performance du système de management de la qualité, de s’assurer de cette compétence sur la base de la formation, de l’instruction ou de l’expérience, d’entreprendre au besoin des actions pour l’acquérir, d’en évaluer l’efficacité et de conserver les preuves. À notre connaissance, ce chapitre ne prescrit aucune forme, par exemple une matrice, qui reste un outil de pratique répandu.
Au sujet de l’édition : depuis le 16 septembre 2026, la 6e édition ISO 9001:2026 est en vigueur ; elle remplace l’édition 2015. Le numéro de chapitre et le résumé ci-dessus viennent de l’édition 2015 et ne sont pas vérifiés sur le texte de l’édition 2026. Selon un organisme de certification suisse, il s’agit globalement d’adaptations modérées, sans réorientation fondamentale. Vérifiez numéro et libellé dans votre édition ; les entreprises certifiées passent à la nouvelle édition dans le délai de transition de leur organisme. Ce guide ne reproduit aucun texte de la norme.
Sécurité au travail. Indépendamment de toute norme, l’ordonnance sur la prévention des accidents et des maladies professionnelles (OPA, VUV) oblige l’employeur : tous les travailleurs occupés dans l’entreprise, y compris ceux d’une entreprise tierce, par exemple le personnel temporaire, doivent être informés de manière suffisante et appropriée des risques auxquels ils sont exposés et instruits des mesures de sécurité au travail. Cela doit se faire lors de l’entrée en service et à chaque modification importante des conditions de travail, et se répéter si nécessaire (art. 6, al. 1, OPA). Information et instruction doivent se dérouler pendant les heures de travail et ne peuvent être mises à la charge des travailleurs (art. 6, al. 4, OPA). Une matrice aide à prouver ces instructions et leur répétition ; le guide sur l’appréciation des dangers présente les dangers à évaluer.
Les autres permis ou autorisations prescrits pour votre activité dépendent de la branche et du travail ; clarifiez-les avec votre organisation de branche ou votre assureur. Ce guide n’en traite pas.
Fixer l’état requis : exigences par fonction
Partez des fonctions, non des personnes. Notez pour chaque fonction les qualifications nécessaires :
- Obligatoire : sans cette preuve, l’activité ne peut pas, ou pas seul, être exercée, par exemple l’instruction sur la machine pour l’opérateur de machine.
- Recommandation : utile, mais pas indispensable, par exemple une formation complémentaire.
Soyez strict sur les exigences obligatoires et limitez-vous à l’essentiel : personne ne tient une matrice de soixante colonnes. Fixez aussi la durée de validité d’une preuve et le moment du rappel avant l’échéance. Une instruction en protection incendie se répète en général, un apprentissage achevé non. Désignez toujours les fonctions de la même façon, pour que attribution et analyse n’échouent pas sur des variantes d’écriture.
Saisir l’état réel et lire la matrice
L’état réel se compose de preuves : date d’émission, durée de validité, éventuellement numéro ou lieu de classement du certificat. La case d’une personne se répartit généralement en cinq états :
- Satisfaite : la preuve existe et est valable.
- Expire bientôt : elle est encore valable, mais l’échéance tombe dans le délai de préavis.
- Expirée : elle n’est plus valable.
- Manquante : une exigence obligatoire n’est pas prouvée.
- Supplémentaire : la personne a la qualification sans que sa fonction l’exige.
L’indicateur est le taux de satisfaction : le nombre d’exigences obligatoires satisfaites divisé par le nombre de toutes les exigences obligatoires, en pourcentage. Que « expire bientôt » compte encore comme satisfait est affaire d’appréciation ; en pratique, cela compte tant que la preuve est valable, et déclenche en parallèle une formation. Décidez-le une fois et consignez-le, sinon vous comparerez plus tard des choux et des carottes.
Former, vérifier, prouver
Les lacunes deviennent des formations. Un déroulement en quatre étapes a fait ses preuves : proposer (contenu, durée, dates, places), inscrire (les collaborateurs eux-mêmes ou leurs supérieurs), réaliser et clôturer, prouver. Pour la clôture conviennent, selon le thème, une présence, un test avec seuil de réussite ou une réception pratique. Consignez qui a réussi quelle formation et quand, sa durée de validité et qui l’a confirmée.
Vient la partie qui manque souvent : l’efficacité. Après la formation, la personne est-elle réellement en mesure d’exercer l’activité en sécurité ? Un bref retour des participants et une appréciation des supérieurs montrent si la formation a atteint son but. Le constat fait partie des preuves et oriente le choix des formations futures.
Protection des données et données de compétence
Pour les données concernant le personnel, l’art. 328b CO s’applique d’abord : l’employeur ne peut les traiter que dans la mesure où elles portent sur les aptitudes du travailleur à remplir son emploi ou sont nécessaires à l’exécution du contrat de travail ; pour le reste, la loi fédérale sur la protection des données (LPD, DSG) est applicable. Les preuves relatives à des personnes sont des données personnelles, soit des informations concernant une personne physique identifiée ou identifiable (art. 5, let. a, LPD). La LPD exige que le traitement soit proportionné et que les données ne servent qu’à la finalité reconnaissable (art. 6, al. 2 et 3), et qu’elles soient détruites ou anonymisées dès qu’elles ne sont plus nécessaires (art. 6, al. 4). S’y ajoutent des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour la sécurité des données (art. 8, al. 1). Concrètement : ne saisissez que les qualifications pertinentes pour la fonction et limitez l’accès aux personnes qui en ont besoin. Vérifiez combien de temps une preuve doit être conservée après le départ d’une personne.
Exemple pratique : Muster Metallbau AG
La Muster Metallbau AG est une entreprise fictive. Elle distingue deux fonctions comptant chacune deux qualifications obligatoires :
- Magasinier : formation de cariste (preuve) et instruction en protection incendie.
- Opérateur de machine : instruction sur la machine et instruction en protection incendie.
Trois personnes travaillent comme magasiniers, deux comme opérateurs de machine. Cela fait 3 × 2 + 2 × 2 = 10 exigences obligatoires. L’état au jour de contrôle :
| Personne | Qualification obligatoire 1 | Qualification obligatoire 2 | Satisfaites |
|---|---|---|---|
| Magasinier A | Autorisation de cariste : valide | Protection incendie : valide | 2 |
| Magasinier B | Autorisation de cariste : expire dans 40 jours | Protection incendie : valide | 2 |
| Magasinier C | Autorisation de cariste : expirée | Protection incendie : manquante | 0 |
| Opérateur machine A | Instruction machine : valide | Protection incendie : valide | 2 |
| Opérateur machine B | Instruction machine : manquante | Protection incendie : valide | 1 |
On compte « valide » et « expire bientôt » comme satisfaites : 2 + 2 + 0 + 2 + 1 = 7 exigences obligatoires sur 10. Le taux de satisfaction est de 70 pour cent.
Trois tâches en découlent : le magasinier C répète le cours de cariste et suit l’instruction en protection incendie, l’opérateur de machine B a besoin de l’instruction sur la machine, et pour le magasinier B on planifie le renouvellement de l’autorisation avant l’échéance. Une fois les formations du magasinier C et de l’opérateur de machine B terminées, le nombre d’exigences obligatoires satisfaites passe à 7 + 2 + 1 = 10 sur 10, donc le taux de satisfaction à 100 pour cent. Le résultat alimente, comme indicateur, l’objectif qualité « Qualifications obligatoires satisfaites ».
Checklist
- Fonctions désignées de façon uniforme
- Obligatoire et recommandation fixés par fonction
- Durée de validité et délai de préavis déterminés par qualification
- Preuves saisies avec date et validité
- Instruction en sécurité au travail documentée à l’entrée en service et lors de modifications importantes
- Répétitions planifiées
- Formations proposées avec date, places et critère de clôture
- Efficacité évaluée après la formation
- Accès aux données de compétence limité
- Taux de satisfaction analysé régulièrement et présenté à la direction
La solution KMU | base
Dans QMS | base, vous trouvez tout sous Au quotidien › Formations. Les onglets Mes formations et Catalogue sont visibles de tous ; Matrice de qualification, Plan de formation et Quiz le sont des personnes ayant le droit de gérer les formations.
Exigences par fonction. Vous fixez les qualifications qu’une fonction exige, comme obligation ou recommandation. Les qualifications viennent du référentiel de compétences ; si aucun type de qualification n’y est encore saisi, la matrice signale qu’il faut d’abord saisir des qualifications.
Matrice de qualification. Vous voyez personnes et qualifications avec état requis, état réel, avertissement d’expiration et taux de satisfaction, filtrables par fonction. Les cases sont signalées par couleur : satisfaite, expire bientôt, expirée, manquante et supplémentaire. Pour l’attribution, le logiciel compare comme texte la fonction de la personne et celle de l’exigence, sans tenir compte des majuscules et minuscules ; des variantes comme « Lagerist » et « Lagermitarbeiter » ne sont donc pas fusionnées. Seules les exigences obligatoires apparaissent comme « manquante » ; les recommandations ne comptent pas comme lacune. « Expire bientôt » compte comme satisfaite dans le taux de satisfaction, comme dans l’exemple ci-dessus.
Catalogue de formations. Vous proposez des formations en présentiel, en ligne et en e-learning, avec dates, lieu, lien en ligne, places et responsable. Les collaborateurs s’inscrivent eux-mêmes ; les sessions complètes mènent à une liste d’attente, les formations soumises à approbation à une demande. Pour une formation, vous pouvez fixer pour quelles fonctions elle est obligatoire.
Clôture avec certificat. À la clôture, la personne reçoit un numéro de certificat, un certificat en PDF et une entrée dans le référentiel de compétences avec validité. L’entrée est créée si la formation est liée à une qualification et la personne rattachée à un collaborateur ; la validité en mois se fixe dans la formation.
Mes formations et plan de formation. Chaque personne voit ses participations et ses formations obligatoires en attente. Le plan de formation montre qui n’a pas encore terminé quelle formation obligatoire. Lorsque la validité d’une clôture expire, la formation est de nouveau due (marquée « Attestation échue ») et peut être suivie à nouveau.
Retour et efficacité. Les participants évaluent la formation, les gestionnaires jugent son efficacité. Les personnes inscrites reçoivent un rappel de leur session la veille.
Ce que le logiciel ne fait pas : le référentiel de compétences est tenu en commun par QMS | base et HR | base ; types de qualification et preuves ne provenant pas d’une formation se saisissent dans HR | base sous Personnel › Permis et qualifications (dans le menu sous « Plus »). Fonction et preuves viennent des données des collaborateurs : qui n’y est pas relié apparaît sans fonction et sans état requis. La matrice de QMS | base montre les personnes ayant un compte utilisateur actif ; les collaborateurs sans compte n’y figurent pas. Sans HR | base, la matrice ne peut pas être construite. L’aperçu sous Personnel › Permis et qualifications montre tous les collaborateurs actifs avec un feu tricolore d’expiration, mais sans état requis par fonction. L’efficacité est jugée à la main par les gestionnaires ; le logiciel ne la mesure pas.
Le guide de QMS | base explique l’utilisation. Consultez la démo, ouvrez un compte d’essai ou contactez-nous via la page de contact.
Sources
- SNV : SN EN ISO 9001:2026, Systèmes de management de la qualité – Exigences, valable depuis le 16 septembre 2026, remplace l’édition 2015 ; consulté le 27.10.2026. L’indication de chapitre 7.2 vient de l’édition 2015 et n’est pas vérifiée sur le texte de la norme 2026.
- ISO : ISO 9001:2026 (édition 6), publiée le 16 septembre 2026 (en anglais) ; consulté le 27.10.2026.
- SQS : Révision de la norme ISO 9001:2026 – Toutes les informations, consulté le 27.10.2026.
- Ordonnance sur la prévention des accidents et des maladies professionnelles (OPA, VUV, RS 832.30), art. 6 al. 1 et 4, état au 1er mai 2018 (dernière version disponible sur Fedlex) : fedlex.admin.ch, consulté le 27.10.2026.
- Code des obligations (CO, OR, RS 220), art. 328b, état au 1er octobre 2026 : fedlex.admin.ch, consulté le 27.10.2026.
- Loi fédérale sur la protection des données (LPD, DSG, RS 235.1), art. 5 let. a, art. 6 al. 2 à 4 et art. 8 al. 1, état au 7 juillet 2025 : fedlex.admin.ch, consulté le 27.10.2026.
La structure de la matrice, les chiffres d’exemple et le déroulement des formations sont des aides rédactionnelles. Ils ne reproduisent aucun texte de la norme ISO et ne prouvent aucune conformité de certification.
Ce guide ne remplace aucun conseil juridique ou fiscal. État des informations : 27.10.2026.