Chi può lavorare alla pressa, chi guidare il carrello elevatore, chi trattare i dati dei clienti? Finché un’azienda è piccola, lo si sa a memoria. Al più tardi con il decimo collaboratore, con il lavoro a turni o con un audit, la memoria non basta più. Una matrice delle qualifiche (o matrice delle competenze) rappresenta ciò che ogni funzione deve saper fare e ciò che le persone sanno fare in modo comprovato. Questa guida mostra come costruire una matrice delle qualifiche, ricavarne le formazioni e tenere le evidenze in modo che le lacune emergano presto.
Che cos’è una matrice delle qualifiche
La matrice è una tabella. Nelle righe ci sono le persone, nelle colonne le qualifiche, ad esempio «abilitazione per carrelli elevatori», «primo soccorso» o «istruzione antincendio». Ogni casella mostra lo stato: l’evidenza c’è, fino a quando vale, manca? Due cose distinguono una matrice da un semplice elenco di partecipanti. Primo, esiste un livello richiesto: per ogni funzione è stabilito quali qualifiche sono richieste o consigliate. Secondo, mostra il livello effettivo, cioè le evidenze delle singole persone con data di validità.
Dalla differenza tra livello richiesto ed effettivo nasce il fabbisogno di formazione. La matrice non è quindi un documento per il raccoglitore, ma uno strumento di gestione: vede a colpo d’occhio dove ci sono lacune e che cosa scade nelle prossime settimane.
Che cosa richiedono la ISO 9001 e la legge
ISO 9001. Se la Sua azienda lavora secondo la ISO 9001 o vuole certificarsi, il punto di riferimento è il capitolo 7.2 («Competence», in italiano competenza). In sostanza si tratta di determinare la competenza necessaria delle persone la cui attività influisce sulla prestazione del sistema di gestione per la qualità, di assicurare la competenza sulla base di istruzione, formazione o esperienza, di adottare ove necessario misure per acquisirla, di valutarne l’efficacia e di conservare le evidenze. Una forma determinata, ad esempio una matrice, questo capitolo, a nostra conoscenza, non la prescrive. È uno strumento pratico diffuso.
Sull’edizione: dal 16 settembre 2026 vale la 6ª edizione ISO 9001:2026, che sostituisce l’edizione 2015. Numero di capitolo e indicazione di contenuto qui sopra provengono dall’edizione 2015 e non sono verificati sul testo dell’edizione 2026. Secondo un ente di certificazione svizzero si tratta complessivamente di adeguamenti moderati, senza un riorientamento di fondo. Verifichi numero e formulazione nella Sua edizione; le aziende certificate passano alla nuova edizione entro il periodo di transizione fissato dal loro ente di certificazione. Questa guida non riporta testo della norma.
Sicurezza sul lavoro. Indipendentemente da ogni norma, l’ordinanza sulla prevenzione degli infortuni e delle malattie professionali (OPI; VUV) obbliga il datore di lavoro: tutti i lavoratori occupati nell’azienda devono essere informati e istruiti in modo sufficiente e adeguato circa i pericoli connessi alla loro attività e i provvedimenti di sicurezza sul lavoro, compresi i lavoratori di altre aziende operanti nell’azienda, ad esempio il personale temporaneo. Ciò deve avvenire al momento dell’assunzione e ogniqualvolta subentri una modifica essenziale delle condizioni di lavoro e, se necessario, va ripetuto (art. 6 cpv. 1 OPI). Informazione e istruzione devono svolgersi durante il tempo di lavoro e non possono essere a carico dei lavoratori (art. 6 cpv. 4 OPI). Una matrice aiuta a provare queste istruzioni e la loro ripetizione; quali pericoli vadano valutati lo mostra la guida alla valutazione dei pericoli.
Quali altri attestati o abilitazioni siano prescritti per la Sua attività dipende dal settore e dal lavoro. Lo chiarisca con la Sua organizzazione di categoria o il Suo assicuratore. Questa guida non lo tratta.
Definire il livello richiesto: requisiti per funzione
Parta dalle funzioni, non dalle persone. Annoti per ogni funzione quali qualifiche richiede:
- Obbligatoria: senza questa evidenza l’attività non può essere svolta, o non da soli, ad esempio l’istruzione sulla macchina per l’operatore di macchina.
- Consigliata: utile, ma non un presupposto, ad esempio una formazione complementare.
Sia rigoroso con i requisiti obbligatori e si limiti allo stretto necessario. Una matrice con sessanta colonne non la cura nessuno. Stabilisca inoltre per quanto tempo vale un’evidenza e quando vuole un promemoria preventivo. Un’istruzione antincendio di solito si ripete, un apprendistato concluso no. Usi per le funzioni sempre la stessa denominazione, in modo che assegnazione e valutazione non falliscano per varianti di scrittura.
Registrare il livello effettivo e leggere la matrice
Il livello effettivo è fatto di evidenze: data di rilascio, durata di validità, eventualmente numero o luogo di deposito del certificato. La casella di una persona si suddivide di solito in cinque stati:
- Soddisfatta: l’evidenza c’è ed è valida.
- In scadenza: vale ancora, ma la data di scadenza rientra nel preavviso.
- Scaduta: non vale più.
- Mancante: un obbligo non è provato.
- Aggiuntiva: la persona ha la qualifica senza che la sua funzione la richieda.
Come indicatore serve il grado di soddisfacimento: il numero dei requisiti obbligatori soddisfatti diviso il numero di tutti i requisiti obbligatori, in percentuale. Se «in scadenza» valga ancora come soddisfatta è questione di opinioni; in pratica vale come tale finché l’evidenza è effettivamente valida e fa scattare in parallelo una formazione. Lo decida una volta e lo annoti, altrimenti più tardi confronterà mele con pere.
Formare, verificare, provare
Dalle lacune nascono le formazioni. Si è dimostrato valido un iter in quattro passi: pubblicare (contenuto, durata, date, posti), iscrivere (collaboratori stessi o superiori), svolgere e concludere, provare. Per la conclusione si prestano, a seconda del tema, una presenza, un test con soglia di superamento o il collaudo pratico. Annoti chi ha superato quale formazione e quando, per quanto tempo vale e chi l’ha confermata.
Segue poi la parte che spesso manca: l’efficacia. Dopo la formazione la persona è davvero in grado di svolgere l’attività in sicurezza? Un breve riscontro dei partecipanti e una valutazione dei superiori mostrano se la formazione ha raggiunto il suo obiettivo. L’esito fa parte delle evidenze e influisce sulla scelta delle formazioni future.
Protezione dei dati nei dati sulle competenze
Per i dati sui collaboratori vale anzitutto l’art. 328b CO: il datore di lavoro può trattarli soltanto in quanto si riferiscano all’idoneità lavorativa o siano necessari all’esecuzione del contratto di lavoro; per il resto vale la LPD (DSG). Le evidenze su singole persone sono dati personali, cioè informazioni concernenti una persona fisica identificata o identificabile (art. 5 lett. a LPD). La legge sulla protezione dei dati richiede che il trattamento sia proporzionato e che i dati siano usati solo per lo scopo riconoscibile (art. 6 cpv. 2 e 3) e che siano distrutti o resi anonimi appena non sono più necessari (art. 6 cpv. 4). A ciò si aggiungono provvedimenti tecnici e organizzativi adeguati per la sicurezza dei dati (art. 8 cpv. 1). In pratica significa: registri solo le qualifiche rilevanti per la funzione e limiti l’accesso alle persone che ne hanno bisogno per il loro compito. Verifichi per quanto tempo vada conservata un’evidenza dopo l’uscita di una persona.
Esempio pratico: Muster Metallbau AG
La Muster Metallbau AG è un’azienda fittizia. Distingue due funzioni con due qualifiche obbligatorie ciascuna:
- Magazziniere: formazione per carrellisti (evidenza) e istruzione antincendio.
- Operatore di macchina: istruzione sulla macchina e istruzione antincendio.
Tre persone lavorano come magazzinieri, due come operatori di macchina. Ne risultano 3 × 2 + 2 × 2 = 10 requisiti obbligatori. Lo stato nel giorno di verifica:
| Persona | Qualifica obbligatoria 1 | Qualifica obbligatoria 2 | Soddisfatte |
|---|---|---|---|
| Magazziniere A | Abilitazione carrello elevatore: valida | Antincendio: valida | 2 |
| Magazziniere B | Abilitazione carrello elevatore: scade tra 40 giorni | Antincendio: valida | 2 |
| Magazziniere C | Abilitazione carrello elevatore: scaduta | Antincendio: mancante | 0 |
| Operatore di macchina A | Istruzione sulla macchina: valida | Antincendio: valida | 2 |
| Operatore di macchina B | Istruzione sulla macchina: mancante | Antincendio: valida | 1 |
Contano come soddisfatte «valida» e «in scadenza»: 2 + 2 + 0 + 2 + 1 = 7 su 10 requisiti obbligatori. Il grado di soddisfacimento è del 70 per cento.
Ne derivano tre compiti. Il magazziniere C deve ripetere il corso per carrellisti e partecipare all’istruzione antincendio, l’operatore di macchina B ha bisogno dell’istruzione sulla macchina e per il magazziniere B si pianifica il rinnovo dell’abilitazione prima della data di scadenza. Una volta concluse le formazioni del magazziniere C e dell’operatore di macchina B, il numero dei requisiti obbligatori soddisfatti sale a 7 + 2 + 1 = 10 su 10, il grado di soddisfacimento quindi al 100 per cento. Il risultato confluisce come indicatore nell’obiettivo per la qualità «Qualifiche obbligatorie soddisfatte».
Checklist
- Funzioni denominate in modo uniforme
- Obbligatorio e consigliato stabiliti per ogni funzione
- Durata di validità e preavviso determinati per ogni qualifica
- Evidenze registrate con data e validità
- Istruzione sulla sicurezza sul lavoro documentata all’assunzione e in caso di modifiche essenziali
- Ripetizioni pianificate
- Formazioni pubblicate con data, posti e criterio di conclusione
- Efficacia valutata dopo la formazione
- Accesso ai dati sulle competenze limitato
- Grado di soddisfacimento valutato regolarmente e presentato alla direzione
La soluzione KMU | base
In QMS | base trova tutto sotto Nel quotidiano › Formazione. Le schede Le mie formazioni e Catalogo le vedono tutti; Matrice delle qualifiche, Piano di formazione e Quiz le vedono le persone con il diritto di gestire le formazioni.
Requisiti per funzione. Stabilisce quali qualifiche richiede una funzione, come obbligo o raccomandazione. Le qualifiche provengono dall’anagrafica delle competenze; se lì non è ancora registrato alcun tipo di qualifica, la matrice segnala che occorre prima registrare le qualifiche.
Matrice delle qualifiche. Vede persone e qualifiche con livello richiesto, livello effettivo, avviso di scadenza e grado di soddisfacimento, filtrabile per funzione. Le caselle sono contrassegnate a colori come soddisfatta, in scadenza, scaduta, mancante e aggiuntiva. Per l’assegnazione il software confronta come testo la funzione della persona con la funzione del requisito, senza distinguere maiuscole e minuscole. Varianti di scrittura come «Magazziniere» e «Addetto al magazzino» non vengono quindi riunite. Come «mancante» compaiono solo i requisiti obbligatori, le raccomandazioni non vengono contate come lacuna. «In scadenza» conta come soddisfatta nel grado di soddisfacimento, come calcolato nell’esempio qui sopra.
Catalogo della formazione. Offre formazioni in presenza, online ed e-learning, con date, luogo, link online, posti e responsabile. I collaboratori si iscrivono da soli; le date al completo portano a una lista d’attesa, le formazioni soggette ad approvazione a una richiesta. Per una formazione può stabilire per quali funzioni è obbligatoria.
Conclusione con certificato. Alla conclusione la persona riceve un numero di certificato, un certificato in PDF e una voce nell’anagrafica delle competenze con validità. La voce nasce se la formazione è collegata a una qualifica e la persona è assegnata a un collaboratore; la validità in mesi la stabilisce nella formazione.
Le mie formazioni e piano di formazione. Ogni persona vede le proprie partecipazioni e le formazioni obbligatorie in sospeso. Il piano di formazione mostra chi non ha ancora concluso quale formazione obbligatoria. Se scade la validità di una conclusione, la formazione torna in scadenza (contrassegnata «Attestato scaduto») e si può frequentare di nuovo.
Riscontro ed efficacia. I partecipanti valutano la formazione, chi gestisce ne valuta l’efficacia. Gli iscritti ricevono il giorno prima un promemoria della data della formazione.
Che cosa il software non fa: l’anagrafica delle competenze la gestiscono insieme QMS | base e HR | base; tipi di qualifica ed evidenze che non provengono da una formazione li registra in HR | base sotto Personale › Permessi e qualifiche (nel menu sotto «Altro»). Funzione ed evidenze provengono dall’anagrafica dei collaboratori: chi non vi è collegato compare senza funzione e senza livello richiesto. La matrice in QMS | base mostra le persone con un account utente attivo; i collaboratori senza account non vi compaiono. Tipi di qualifica, funzioni ed evidenze al di fuori delle formazioni li gestisce in HR | base; senza HR | base la matrice non si può costruire. La panoramica sotto Personale › Permessi e qualifiche mostra tutti i collaboratori attivi con semaforo di scadenza, ma senza livello richiesto per funzione. L’efficacia la valutano a mano le persone che gestiscono; il software non la misura.
La guida a QMS | base spiega l’utilizzo. Guardi la demo o apra un conto di prova. In caso di domande aiuta la pagina di contatto.
Fonti
- SNV: SN EN ISO 9001:2026, valida dal 16 settembre 2026, sostituisce l’edizione 2015 (negozio in italiano; norma disponibile in inglese, francese e tedesco); consultata il 27.10.2026. Il rimando al capitolo 7.2 proviene dall’edizione 2015 e non è verificato sul testo della norma 2026.
- ISO: ISO 9001:2026 (Edition 6), pubblicata il 16 settembre 2026 (in inglese); consultata il 27.10.2026.
- SQS: Revisione della norma ISO 9001:2026 – Tutte le informazioni, consultata il 27.10.2026.
- Ordinanza sulla prevenzione degli infortuni e delle malattie professionali (OPI; VUV, RS 832.30), art. 6 cpv. 1 e 4, stato 1° maggio 2018 (versione più recente disponibile su Fedlex), consultata il 27.10.2026.
- Codice delle obbligazioni (CO; OR, RS 220), art. 328b, stato 1° ottobre 2026, consultato il 27.10.2026.
- Legge federale sulla protezione dei dati (LPD; DSG, RS 235.1), art. 5 lett. a, art. 6 cpv. 2–4 e art. 8 cpv. 1, stato 7 luglio 2025, consultata il 27.10.2026.
Struttura della matrice, cifre d’esempio e svolgimento delle formazioni sono aiuti pratici redazionali. Non riproducono testo della norma ISO e non attestano la conformità alla certificazione.
Questa guida non sostituisce una consulenza legale o fiscale. Stato delle informazioni: 27.10.2026.